Ви витратили 80 доларів на подарунок подяки своєму найкращому клієнту, поклали чек у папку з витратами та вирішили, що просто отримали собі відрахування на 80 доларів. Це не так. IRS дозволить вам відняти лише 25 доларів із цієї суми — і цей ліміт не змінювався з 1962 року.
Ось федеральне правило ділових подарунків в одному незручному реченні: бути щедрим — це добре, але не означає, що ви можете зробити відрахування. Щойно ви зрозумієте, де проходить межа 25 доларів, як правило застосовується до подружжя та сімей, що повністю випадає з-під дії цього правила, і чому подарунки працівникам регулюються зовсім іншими правилами, ви зможете перестати залишати платіжні відомості незахищеними та перестати завищувати відрахування, які не витримають перевірки.
Основне правило: 25 доларів на особу за податковий рік
Якщо ви даруєте ділові подарунки у процесі своєї торгівлі чи бізнесу, ви можете відняти не більше 25 доларів вартості подарунків, які ви даруєте прямо чи опосередковано будь-якій одній особі протягом податкового року. Це все правило, з розділу запитань і відповідей IRS про бізнес-витрати та глави 3 Публікації 463.
Декілька слів у цьому реченні відіграють велику роль:
- На особу, на рік. Три подарунки по 20 доларів тому самому клієнту протягом року становлять 60 доларів витрат, але лише 25 доларів відрахувань. Десять подарунків по 20 доларів десяти різним клієнтам становлять 200 доларів витрат і 200 доларів відрахувань, оскільки кожен одержувач має власний ліміт у 25 доларів.
- Прямо чи опосередковано. Дарування подарунка дружині клієнта або передача його вашим діловим партнером від вашого імені не створює другого ліміту. Подарунок подружжю клієнта або членам його родини, як правило, вважається подарунком клієнту, тому сукупна вартість, розподілена між ними, все одно обмежується 25 доларами.
- Курс вашої торгівлі чи бізнесу. Подарунок має бути діловим подарунком, а не особистим. Подарунки друзям або родині, які не пов'язані з вашим бізнесом, не підпадають під цю категорію відрахувань незалежно від суми.
Що випадає з-під дії правила 25 доларів
Ліміт 25 доларів поширюється на сам подарунок, але не на все, що пов'язане з ним. Існують чітко визначені винятки, які можуть збільшити ваші відрахування, не порушуючи ліміт:
- Дрібні предмети з рекламою. Предмети вартістю 4 долари або менше з чітко надрукованим назавжди ім'ям вашої компанії — такі як ручки, календарі чи брелоки — не вважаються подарунками для цілей відрахування. Вони класифікуються як рекламні та повністю віднімаються, без обмеження.
- Супутні витрати. Пакування, страхування та доставка подарунка не враховуються в ліміт 25 доларів. Однак, якщо ви додаєте значну вартість через гравіювання, що підвищує цінність, це включається в ліміт.
- Витрати на відпочинок. Вартість квитків на захід разом із клієнтом, де ви обидва присутні, класифікується як розваги, а не як подарунок, і регулюється іншими правилами відрахувань.
Ці межі мають значення, оскільки неправильна класифікація подарунка як реклами чи розваги призводить до інших правил відрахування. Реклама без обмежень за сумою, але вимагає інших обґрунтувань. Розваги мають окремі вимоги до підтвердження ділового зв'язку.
Найпоширеніша пастка для власників: подарунки клієнтам проти подарунків працівникам
Саме тут добре налаштовані компанії створюють податкові зобов'язання щодо заробітної плати. Подарунки клієнтам і подарунки працівникам звучать схоже, але регулюються різними частинами податкового кодексу.
Подарунки клієнтам і потенційним клієнтам: ліміт відрахування 25 доларів
Подарунки клієнтам, постачальникам та джерелам рекомендацій підпадають під обмеження ділових подарунків, описане вище в Розділі 274(b). Ви віднімаєте до 25 доларів за одержувача, як описано вище. Ви ведете записи про ділову мету, як описано нижче.
Подарунки працівникам: не існує безоподатковуваного "подарунка"
Для цілей федерального податку на зайнятість, не існує такого поняття, як безоподатковуваний "подарунок" працівнику. Ось чому:
Грошові кошти та їх еквіваленти завжди є заробітною платою. Готівка, чеки, подарункові картки, подарункові сертифікати та кредити, завантажені на картку, завжди є оподатковуваною заробітною платою, незалежно від суми. Немає мінімального порогу, нижче якого подарункова картка стає безоподатковуваною. Це федеральне правило, а не сіра зона.
Лише невеликі, нечасті матеріальні предмети кваліфікуються як несуттєві додаткові пільги. Щоб не оподатковуватись, подарунок має бути матеріальним майном (не готівкою чи її еквівалентом), мати невелику вартість (як правило, значно нижче 100 доларів) і надаватися нечасто. Індичка на День подяки або квіти на день народження — це приклади, які проходять перевірку. Подарункова картка на 25 доларів — ні.
Нагороди працівникам мають окремий ліміт, але не для готівки. Нагороди за визначні досягнення можуть бути виключені з доходу до 1,600 доларів для кваліфікованих планів, але лише якщо вони є матеріальними предметами, такими як годинники чи грамоти. Готівка та подарункові картки ніколи не кваліфікуються для цього виключення.
Наслідок простий: якщо ви даруєте працівнику подарункову картку, вона проходить через розрахунок заробітної плати з відповідними податками на зайнятість, утриманням і звітністю. Якщо ви намагаєтеся обійти це, класифікуючи її як діловий подарунок або несуттєву пільгу, ви створюєте ризик недотримання вимог щодо заробітної плати.
Чому це критично: остаточність відрахувань проти ризику заробітної плати
Ліміт подарунків — це питання розміру відрахування; подарунки працівникам — це питання звітності щодо заробітної плати. Ці два питання пов'язані, оскільки помилки в подарунках працівникам дорожчі, ніж втрата відрахування.
Надмірне відрахування подарунка клієнту коштує вам лише різниці в податках із завищеної суми, плюс можливі штрафи. Незадекларована подарункова картка працівнику створює відповідальність за податки на зайнятість, яка включає ваші частки податків FICA та податку на безробіття, утриманий податок на прибуток, який ви не стягнули, і штрафи, які можуть перевищувати саму суму подарунка. Це той самий випадок, який перетворює невеликий подарунок на дорогу перевірку.
Помилки також можуть виникнути при класифікації. Припустимо, ви даруєте працівнику пляшку вина за 30 доларів. Це матеріальний предмет, але чи є він несуттєвою пільгою? Можливо, якщо це рідкісний випадок. Але якщо ви даруєте її щомісяця, це вже не "нечасто", і вона стає оподатковуваною заробітною платою. Багато компаній виявляють цю проблему лише під час аудиту.
Правила ведення обліку для подарунків
Щоб захистити відрахування, які ви робите, та підтвердити, що ви все правильно зробили з працівниками, потрібні записи, які відповідають вимогам IRS до підтвердження:
- Сума витрат. Скільки коштував подарунок, окремо від супутніх витрат.
- Дата. Коли ви придбали та вручили подарунок.
- Опис. Що це було та його ділова мета.
- Одержувач. Конкретна особа, яка отримала подарунок, та їхні стосунки з вашим бізнесом.
- Діловий зв'язок. Як цей подарунок слугує вашому бізнесу — залучення клієнта, підтримка відносин, визнання співробітника.
Це ті самі записи, які ви ведете для будь-яких ділових витрат, але з додатковою деталлю: ідентифікація одержувача. Це відрізняє правило 25 доларів, оскільки ліміт застосовується до особи, а не до операції. Без імені одержувача ви не можете підтвердити, що дотримуєтеся ліміту.
Чотири помилки, через які компанії втрачають гроші (або наражаються на ризик)
Більшість проблем із подарунками походять не від незнання правила 25 доларів, а від того, як воно застосовується на практиці. Ось чотири типові способи, якими компанії помиляються:
1. Відрахування повної вартості кожного подарунка клієнту
Подарунок клієнту на 75 доларів, віднятий як 75 доларів, є завищенням на 50 доларів на одного одержувача. У 40 клієнтів це 2,000 доларів недозволених відрахувань плюс ризик точності. Обмежте кожного одержувача 25 доларами у своїх податкових робочих таблицях, навіть якщо ваш внутрішній звіт про витрати показує повну суму.
2. Розгляд подарункових карток працівникам як безоподатковуваних
Це помилка з найвищим ризиком у цьому списку. Подарункові картки є заробітною платою незалежно від суми. Проведення їх через рахунок витрат без розрахунку заробітної плати створює несплачені податки на зайнятість, які можуть бути стягнуті під час перевірки разом зі штрафами. Навіть якщо ви вважаєте, що сума занадто мала, щоб мати значення, сукупність багатьох подарункових карток швидко стає значною.
3. Змішування подарунків із рекламою або розвагами
Брендована ручка за 3 долари — це реклама, а не подарунок. Квитки на баскетбольний матч, які ви відвідуєте разом із клієнтом, — це розваги, а не подарунок. Плутанина в цих категоріях призводить до неправильних правил відрахування та слабших обґрунтувань під час перевірки. Розваги мають окремі критерії, як-от безпосередня ділова дискусія або супутні обставини, які не стосуються подарунків.
4. Пропуск записів, бо сума мала
Невеликі подарунки — це ті, які найчастіше оплачуються готівкою, купуються на особистих картках або вручаються без записів. Саме ці подарунки зникають під час аудиту, оскільки немає підтвердження одержувача чи ділової мети. Дисципліна запису кожної операції, незалежно від суми, — ось що захищає ваші відрахування.
Простий робочий процес на кінець року
- Витягніть рахунки подарунків. Експортуйте всі операції, закодовані як подарунки клієнтам, працівникам та нагороди за рік.
- Відсортуйте за одержувачем. Підсумуйте витрати на кожну особу в усіх покупцях, картках і звітах про відшкодування — включаючи подарунки, які дарувало ваше подружжя чи партнери від того самого бізнесу.
- Застосуйте ліміти. Для не-працівників обмежте відніману вартість 25 доларами на одержувача; перенесіть надлишок у невіднімані. Для працівників підтвердіть, що кожен еквівалент готівки з'являється у заробітній платі, а кожен матеріальний предмет або кваліфікується як несуттєвий, або пройшов через розрахунок заробітної плати.
- Перевірте винятки. Виділіть кваліфіковані брендовані предмети вартістю 4 долари або менше та окремо вказані супутні витрати на доставку, пакування та гравіювання, які не додають значної вартості.
- Виправте книги до закриття. Перекласифікуйте зараз, поки існують чеки та спогади. Виправлення грудневого подарунка наступного жовтня — це те, як з'являються вигадані деталі.
- Звірте розрахунок заробітної плати. Прив'яжіть список подарункових карток працівникам до заробітної плати у графі 1 форми W-2 та підтвердіть, що утримання було зібране — збільшуючи суми на додаток там, де ваша політика обіцяє працівникам чисту суму.
Як це відстежувати без безкінечних електронних таблиць
Правило 25 доларів — це насправді проблема відстеження за одержувачем, і саме це загальне ведення бухгалтерії погано обробляє, коли подарунки ховаються в п'яти рахунках із розмитими позначками.
Практична структура в будь-якій системі подвійного запису:
Expenses:Gifts:Clients:Deductible— обмежено 25 доларами на одержувача на рік.Expenses:Gifts:Clients:Nondeductible— перевищення понад 25 доларів, яке зберігається видимим, а не видаляється, щоб витрати залишалися чесними.Expenses:Gifts:Promo-Items— кваліфіковані брендовані розповсюдження вартістю 4 долари або менше.Expenses:Employee-Awards:Taxable-Wages— подарункові картки та грошові нагороди, завжди прив'язані до розрахунку заробітної плати.Expenses:Employee-Awards:De-Minimis— кваліфіковані матеріальні подарунки.
Записуйте одержувача та ділову мету в описі операції або вкладеній примітці під час реєстрації. Наприкінці року відніманий залишок вже обчислений, невідніманий надлишок вже ізольований, а звірка заробітної плати — це коротка звірка, а не судово-криміналістичний проєкт. Якщо ви ведете книги у звичайному тексті, той самий розподіл рахунків плюс послідовна анотація recipient: та purpose: дає вам пошуковий слід аудиту, який ваш майбутній "я" оцінить.
Спростіть своє фінансове управління
Правильне застосування правила подарунка на 25 доларів — це здебільшого питання запису правильної деталі в правильний час: одержувача, мету та суму в правильному рахунку. Beancount.io надає бухгалтерію у звичайному тексті, яка дає вам повну прозорість і контроль над вашими фінансовими даними, тому ліміти на одержувача та звірки заробітної плати залишаються перевірюваними, а не похованими в чорній скриньці. Почніть безкоштовно і побачте, чому розробники та фінансові професіонали переходять на бухгалтерію у звичайному тексті.
