Кваліфіковані виплати допомоги при стихійних лихах за Розділом 139: Як роботодавці можуть допомогти працівникам без оподаткування

Коли ураган зупиняє ваше місто, лісова пожежа змушує вашу команду евакуюватися, або зимовий шторм залишає половину вашого штату без електрики на тиждень, вашим першим інстинктом є бажання допомогти. Ви хочете видати постраждалому працівнику 2000 доларів на готель, покрити вартість заміни затопленого автомобіля або оплатити екстрений догляд за дитиною, поки школи закриті.

Якщо ви проведете цю виплату через payroll як бонус або "додаткову оплату", ви обкладете працівника федеральним податком на доходи, соціальним страхуванням та Medicare, а також податками штату — і обкладете себе відповідними нарахуваннями на payroll — на гроші, які Конгрес спеціально звільнив від оподаткування. Розділ 139 Податкового кодексу США дозволяє вам відшкодовувати відповідні витрати, пов'язані з відповідним стихійним лихом, без податку на доходи, без податку на payroll та взагалі без звітування у формі W-2. Просто потрібно користуватися ним правильно.

Цей посібник пояснює, коли застосовується Розділ 139, що ви можете і не можете оплачувати, як задокументувати це без створення паперового жаху та як відобразити це в обліку, щоб ваші записи залишалися чистими.

Що таке Розділ 139 і чому він існує​

Розділ 139 був доданий Законом про податкову допомогу жертвам тероризму від 2001 року, після 11 вересня. До цього виплати від роботодавця працівнику майже завжди вважалися оподатковуваною заробітною платою, навіть якщо мотивом була щедрість після стихійного лиха. Єдиним способом отримати безподаткову допомогу було через кваліфіковану благодійну організацію.

Конгрес створив вузький, практичний виняток: "кваліфікована виплата допомоги при стихійному лиху" виключається з валового доходу, виключається із заробітної плати для утримання податку на доходи, із заробітної плати для FICA та FUTA, а також із чистого заробітку для податку на самозайнятість. Роботодавець все одно може відрахувати виплату тією ж мірою, що й заробітну плату — немає жодного штрафу за відрахування за те, що вона безподаткова.

Під Розділом 139 немає жодних нормативних актів. Основними інструкціями IRS є Rev. Rul. 2003-12 та законодавча історія (Технічне пояснення Об'єднаного комітету з оподаткування JCX-93-01), а також Публікація 3833 для благодійних організацій. Це насправді хороша новина: правила навмисно легкі щодо формальностей, оскільки вони були написані для надзвичайних обставин.

Що вважається "кваліфікованим стихійним лихом"​

Не кожна погана подія кваліфікується. Розділ 139(c) визначає кваліфіковане стихійне лихо як будь-яке з наступного:

1. Федерально оголошене стихійне лихо. Президент визначає відповідно до Закону Стаффорда, що лихо потребує федеральної допомоги. Це найпоширеніший тригер для роботодавців — FEMA перераховує їх на fema.gov/disaster/declarations. Лише у 2026 фінансовому році FEMA оголосила 82 стихійні лиха до 30 червня, а з 2020 по середину 2026 року було понад 820 федерально оголошених стихійних лих, не враховуючи COVID-19.
2. Лихо, що стало результатом терористичного або військового акту, як визначено в Розділі 692(c)(2).
3. Лихо, що стало результатом аварії за участю загального перевізника, або будь-яка інша подія, яку Міністр фінансів визначає як катастрофічну.
4. Лихо, визначене федеральним органом, органом штату або місцевим органом влади таким, що потребує допомоги від федерального уряду, уряду штату або місцевого уряду.

Надзвичайний стан через COVID-19, оголошений 13 березня 2020 року, є причиною того, чому багато роботодавців вперше почули про Розділ 139. Оскільки Президент оголосив його надзвичайним станом відповідно до Закону Стаффорда, COVID-19 став кваліфікованим стихійним лихом, що дозволило роботодавцям відшкодовувати витрати на тестування, ЗІЗ, засоби для прибирання та витрати на віддалену роботу без оподаткування протягом певного періоду. Та сама логіка застосовувалася до оголошень про великі стихійні лиха через лісові пожежі в Каліфорнії у січні 2025 року та штормів у Техасі у 2025 році: як тільки FEMA публікує оголошення, Розділ 139 активується для людей, постраждалих від цього лиха, незалежно від того, де вони живуть чи працюють.

Ваш крок: Перш ніж платити, перевірте сторінку оголошень FEMA щодо номера оголошення, типу події та періоду події. Збережіть PDF-копію оголошення. Вона потрібна, щоб показати, що виплата була пов'язана з кваліфікованим стихійним лихом, якщо у вас коли-небудь запитають.

Що ви можете оплачувати без оподаткування​

Розділ 139(b) обмежує кваліфіковані виплати допомоги при стихійних лихах сумами, виплаченими особі або на її користь для відшкодування або оплати двох категорій витрат:

1. Розумні та необхідні особисті, сімейні, побутові або похоронні витрати​

Понесені внаслідок кваліфікованого стихійного лиха. Подумайте про витрати, яких ви не мали б, якби не лихо. Приклади, які IRS схвалила в Rev. Rul. 2003-12 та пов'язаних інструкціях, включають:

• Медичні, стоматологічні витрати та витрати на психічне здоров'я, не покриті страхуванням
• Тимчасове житло, оренда або готельні витрати, поки ваш будинок непридатний для проживання
• Транспортні витрати, щоб дістатися до роботи або евакуюватися, включаючи ремонт особистого автомобіля, пошкодженого внаслідок лиха
• Їжа, одяг та основні предмети особистої гігієни
• Догляд за дітьми або літніми людьми, який необхідний, оскільки школи чи заклади догляду закрилися через лихо
• Похоронні та поховальні витрати
• Витрати на заміну предметів особистого майна, не покритих страхуванням, коли вони пов'язані з особистими/сімейними потребами

2. Розумні та необхідні витрати на ремонт або відновлення особистого житла — або ремонт чи заміну його вмісту​

Тією мірою, якою потреба зумовлена кваліфікованим стихійним лихом. Особисте житло може бути у власності або орендованим. Це включає розумні витрати на приведення будинку до придатного для проживання стану та заміну меблів, побутової техніки чи одягу, втрачених під час події.

Два практичні розширення, які роботодавці часто пропускають:

• Виплата може бути грошовою або натуральною. Надання працівнику генератора, що належить компанії, пряме бронювання готелю або оплата підряднику за забивання вікон у будинку можуть кваліфікуватися, а не лише грошові відшкодування.
• Немає встановленого законом ліміту суми. Ви можете заплатити 500 доларів або 15 000 доларів; критерієм є те, чи можна розумно очікувати, що сума відповідає понесеним витратам.

Що не кваліфікується​

Розділ 139 прямо виключає дві категорії, і ця відмінність має значення:

• Виплати за витрати, які іншим чином відшкодовуються страхуванням або іншою компенсацією. Розділ 139 призначений для невідшкодованих, кишенькових витрат. Якщо страхова компанія працівника вже оплатила готель, ви не можете також оплатити його без оподаткування. Координуйтеся зі страховими виплатами.
• Виплати заміщення доходу. Втрачена заробітна плата, втрачений бізнес-дохід, допомога по безробіттю та виплати, що замінюють заробітну плату або оклад, — наприклад, виплата чиєїсь регулярної зарплати, поки вони не можуть працювати, — є оподатковуваними. Навіть якщо лихо спричинило втрату роботи, заміщення доходу не є кваліфікованою виплатою допомоги при стихійному лиху.

Поширена пастка: роботодавець, який хоче "продовжувати платити" переміщеному працівнику протягом двох тижнів, не вимагаючи роботи. Це оподатковувана заробітна плата, а не Розділ 139, навіть із добрими намірами. Якщо ви також відшкодуєте цьому працівнику готель і харчування під час евакуації, готель і харчування можуть бути за Розділом 139, тоді як продовження заробітної плати залишається заробітною платою.

Як Розділ 139 порівнюється з подарунками та благодійністю​

Працівники часто запитують: "Чи не можемо ми просто назвати це подарунком?" Відповідно до Розділу 102(c), переказ від роботодавця працівнику не може бути виключений як подарунок. Виняток для подарунків не застосовується до переказів між роботодавцем і працівником, тому маркування виплати як "подарунок" не робить її безподатковою.

Благодійні шляхи працюють, але з суворішими правилами:

• Виплати від благодійної організації (включаючи публічну благодійну організацію, спонсоровану роботодавцем) зазвичай виключаються з доходу одержувача як подарунки відповідно до Розділу 102, згідно зі стандартами Публікації IRS 3833 для благодійних класів та визначень, заснованих на потребах.
• Публічні благодійні організації, спонсоровані роботодавцем, можуть допомагати працівникам у разі будь-якого стихійного лиха або навіть не пов'язаної з лихом надзвичайної скрути, за умови, що програма обслуговує благодійний клас, використовує об'єктивні критерії, засновані на потребах, і використовує незалежний відбірковий комітет, щоб вигода для роботодавця була побічною.
• Приватні фонди та фонди, що радяться донорам, спонсоровані роботодавцем, є більш обмеженими: вони можуть надавати безподаткову допомогу працівникам роботодавця-спонсора лише у зв'язку з кваліфікованим стихійним лихом відповідно до Розділу 139, а не для загальної скрути.

Прямі виплати за Розділом 139 від роботодавця є простішими, коли потреба пов'язана з кваліфікованим стихійним лихом і тип витрат відповідає. Вам не потрібно створювати благодійну організацію, отримувати визначення IRS або створювати незалежний комітет. Для довгострокових або ширших програм публічна благодійна організація все ж може мати сенс.

Податковий режим та режим payroll: Чому це важливо для обох сторін​

Коли виплата кваліфікується, переваги накопичуються:

• Для працівника: Виключається з валового доходу. Не підлягає федеральному податку на доходи, соціальному страхуванню, Medicare або федеральному податку на безробіття. Не включається у форму W-2 або 1099. Працівник також не може подвійно відрахувати відшкодовані витрати.
• Для роботодавця: Відраховується як звичайні та необхідні бізнес-витрати відповідно до Розділу 162, тією ж мірою, що й якби виплата була оподатковуваною заробітною платою. Жодних утримань або депозитів податків на payroll. Жодного інформаційного звітування.
• Для обох: Жодних тестів на недискримінацію, як у разі додаткових пільг за Розділом 132. Ви можете допомогти працівникам, які фактично постраждали, навіть якщо це одна людина в одній локації, без необхідності пропонувати ту саму суму всім.

Зв'язок із бухгалтерією: Оскільки кваліфіковані виплати допомоги при стихійних лихах не є заробітною платою, вони не повинні проходити через вашу систему payroll. Проведення їх як "інших виплат" у payroll неправильно створить заробітну плату у формі W-2, спричинить утримання та завищить ваші витрати на податки на payroll. Відображайте їх окремим рядком у головній книзі, наприклад, "Допомога працівникам при стихійних лихах — Сек. 139" або "Інші пільги працівникам — Кваліфіковані виплати при стихійних лихах". Тримайте їх поза валовою заробітною платою, поза формами 941 та поза сумами заробітної плати для податку на безробіття штату, якщо ваш штат спеціально не вимагає їх включення (більшість штатів, які дотримуються Податкового кодексу США, слідують федеральному виключенню, але уточніть у свого CPA для вашого штату).

Документація: Мінімальна вимога, розумна практика​

Однією з найбільш сприятливих для роботодавців рис Розділу 139 є те, чого він не вимагає. Закон не накладає жодних вимог щодо підтвердження або отримання квитанцій. Законодавча історія говорить, що особи не будуть зобов'язані звітувати про фактичні витрати, за умови, що сума виплати може бути розумно очікуваною як відповідна понесеним витратам. Rev. Rul. 2003-12 дійшов того самого висновку: працівникам не потрібно було подавати квитанції про медичні витрати, тимчасове житло та транспортні гранти, щоб виключити їх з оподаткування.

Це не означає, що ви повинні платити без жодного запису. Мінімальна, розумна документація захищає ваше відрахування та демонструє намір, якщо IRS запитає через роки. Файл із найкращими практиками для кожної програми включає:

1. Односторінковий письмовий план. Дата, кваліфіковане стихійне лихо (з номером оголошення FEMA та періодом події), мета, відповідні працівники (наприклад, "працівники, чиє основне місце проживання знаходиться в округах, перелічених у FEMA DR-XXX, і які понесли невідшкодовані особисті/сімейні/побутові витрати внаслідок лиха"), категорії витрат, що покриваються, максимальна сума або формула, а також дати початку та закінчення програми.
2. Заява працівника. Коротка підписана заява: "Я підтверджую, що постраждав від [лихо], поніс кваліфіковані витрати приблизно на суму $____, не був і не очікую бути відшкодованим страхуванням або іншим чином за цю суму, і розумію, що заміщення доходу не покривається." Вам не потрібно збирати квитанції, але ви можете, якщо хочете контролювати витрати або запобігати зловживанням.
3. Запис про виплати. Список одержувачів, суми, дати та короткий опис ("тимчасове житло — 5 ночей").

Немає вимоги подавати будь-що до IRS для застосування Розділу 139. Прийняття письмового плану та зберігання його з вашими податковими записами достатньо.

Практичний посібник для малих роботодавців​

Вам не потрібен консультант із пільг, щоб добре використовувати Розділ 139. П'ять кроків покривають більшість ситуацій:

Крок 1: Підтвердьте кваліфіковане стихійне лихо. Знайдіть оголошення FEMA. Зверніть увагу на дату оголошення — виплати за Розділом 139 мають бути за витрати, понесені внаслідок цього лиха, а не до нього. Для терористичних актів або подій із загальним перевізником збережіть повідомлення про визначення.

Крок 2: Визначте, хто і що. Чи покриватимете ви лише погодинний персонал, чи також і тих, хто на окладі? Лише працівників, чиє місце проживання знаходиться в оголошеній зоні, чи будь-якого працівника, переміщеного під час подорожі? Чи покриватимете ви догляд за дітьми та транспорт, чи лише житло та медичні витрати? Зафіксуйте межі письмово. Ви можете обмежитися розумними та необхідними витратами; ви не зобов'язані покривати все.

Крок 3: Оберіть просту структуру суми. Два підходи працюють: (a) відшкодування до ліміту із заявою або (b) фіксовані гранти на людину залежно від рівня впливу. Наприклад: 1000 доларів для працівників, які евакуювалися, 2500 доларів для тих, чий будинок був непридатний для проживання більше трьох днів. Ключове — "розумно очікувано відповідними" — плоскі 10 000 доларів кожному працівнику незалежно від впливу захистити важче, ніж диференційовані суми, прив'язані до потреб.

Крок 4: Чітко повідомте. Скажіть працівникам простою мовою: це безподаткова кваліфікована виплата допомоги при стихійному лиху за Розділом 139, а не бонус; вона покриває невідшкодовані особисті/сімейні/побутові витрати та витрати на ремонт житла внаслідок [лихо]; втрачена заробітна плата та суми, оплачені страхуванням, не підлягають; вам не потрібно надавати квитанції, але ви повинні чесно засвідчити; виплата не з'явиться у вашій формі W-2 і не підлягатиме оподаткуванню.

Крок 5: Платіть і відображайте правильно. Платіть окремим чеком або ACH із пам'яткою, як-от "Сек. 139 Допомога при стихійних лихах — [Назва лиха]." Кодуйте на не-payroll рахунок головної книги. Зберігайте план, роздруківку оголошення FEMA, заяви та список виплат разом щонайменше сім років.

Поширені помилки, які перетворюють безподаткове на оподатковуване​

• Проведення через payroll. Навіть якщо ви позначите це як "виплату при стихійному лиху" у програмному забезпеченні payroll, більшість систем трактуватимуть це як заробітну плату та утримуватимуть податки. Використовуйте кредиторську заборгованість або ручний позацикловий платіж, не пов'язаний із payroll.
• Покриття втраченої заробітної плати. Розділ 139 не стосується заміщення доходу. Не включайте продовження заробітної плати у безподаткову виплату. Розділіть ці дві речі.
• Ігнорування страхових відшкодувань. Якщо працівник пізніше отримує страхові виплати за ту саму витрату, безподаткова сума мала бути лише невідшкодованою частиною. Ваша заява має враховувати це, і ви повинні попросити працівників повідомити вас, якщо їм пізніше відшкодують.
• Відсутність зв'язку з кваліфікованим стихійним лихом. Пожежа в будинку, яка зачіпає одного працівника, без федерального, державного чи місцевого визначення стихійного лиха, не є подією за Розділом 139. Допомога все одно щедра, але вона оподатковується, якщо не спрямована через кваліфіковану благодійну програму.
• Забування про відповідність штату. Більшість штатів ґрунтуються на федеральному валовому доході, тому вони слідують Розділу 139, але деякі вимагають доповнень або мають інші тригери утримання. Швидка перевірка під час податкового сезону запобігає повідомленню від штату.
• Відсутність записів. "Не потрібне підтвердження" не означає "не потрібен план". Без письмового плану з посиланням на лихо аудитор має лише вашу пам'ять.

Спільне використання відпусток та інші супутні правила​

Розділ 139 — не єдине податкове правило, пов'язане зі стихійними лихами, і їх легко сплутати:

• Плани спільного використання відпусток: Відповідно до Notice 2006-59 та попередніх інструкцій, працівники можуть жертвувати накопичену відпустку до спільного фонду для колег, постраждалих від великого стихійного лиха; донори не оподатковуються за відпустку, яку вони віддають, а одержувачі оподатковуються за відпустку, яку вони використовують, як за звичайну заробітну плату. Це відрізняється від Розділу 139, де одержувач не оподатковується.
• Програми пожертвувань на основі відпусток роботодавця: Роботодавець може дозволити працівникам відмовитися від відпустки, щоб роботодавець здійснював грошові виплати на користь благодійної організації, що допомагає жертвам стихійних лих; донори не оподатковуються, а роботодавець відраховує виплату як благодійний внесок, а не як компенсацію.

Якщо ваша мета — передати гроші постраждалому працівнику з найкращим податковим результатом для цього працівника, пряма виплата за Розділом 139 (коли витрати кваліфікуються) краща за виплату через спільне використання відпусток.

Що зробити цього тижня​

Вам не потрібно чекати наступного прогнозу урагану, щоб бути готовим. Помістіть односторінковий шаблон допомоги при стихійних лихах у свої файли зараз. Включіть порожнє поле для номера оголошення FEMA, короткий список категорій витрат, які ви покриватимете, ліміт $____ та один абзац заяви працівника. Поділіться ним зі своїм постачальником payroll та бухгалтером, щоб вони знали, що ці виплати потрібно тримати поза розрахунком payroll, коли ви активуєте план.

Коли стихійне лихо вразить вашу громаду, ви діятимете швидко, допоможете людям, які підтримують ваш бізнес, і зробите це так, як задумав податковий кодекс: працівник отримує повну суму, ви зберігаєте відрахування, і жоден із вас не платить податок на payroll за допомогу, яку ніколи не слід було розглядати як заробітну плату.

Спростіть своє фінансове управління​

Допомагати працівникам під час стихійного лиха легше, коли ваші фінансові записи вже впорядковані. Відокремлення кваліфікованих виплат допомоги при стихійних лихах від payroll, правильне відстеження невідшкодованих витрат та збереження чіткого аудиторського сліду — усе зводиться до дисциплінованої бухгалтерії. Beancount.io надає вам бухгалтерію у вигляді звичайного тексту з контролем версій, яка робить ці відмінності прозорими — без чорних скриньок, без прив'язки до постачальника. Почніть безкоштовно і тримайте свої книги готовими до всього, що буде далі.