Виплати за статтею 139 для ліквідації наслідків стихійного лиха: неоподатковувана допомога від роботодавця після офіційно оголошених стихійних лих

Лісова пожежа охоплює округ. Ураган затоплює прибережне містечко. Торнадо зрівнює із землею житловий квартал. Протягом кількох днів роботодавці в постраждалому районі отримують те саме запитання від своєї фінансової команди: «Чи можемо ми просто надіслати нашим людям трохи грошей, щоб допомогти?»

Відповідь, захована в односторінковому розділі Кодексу внутрішніх доходів, — так, і податковий режим набагато щедріший, ніж усвідомлює більшість власників. Розділ 139 Кодексу внутрішніх доходів дозволяє роботодавцю видати працівнику чек після оголошеного на федеральному рівні стихійного лиха, і ці гроші не вважаються заробітною платою. Вони не обкладаються федеральним податком на прибуток. Вони не підлягають оподаткуванню на соціальне страхування, Medicare або федеральним податком на безробіття. Це не відображається у формах W-2 або 1099. Роботодавець все одно вираховує виплату як звичайні бізнес-витрати.

Це звучить занадто добре, щоб бути правдою, і саме тому більшість роботодавців або не користуються цим, або припускаються помилок у документації. Цей посібник розповідає про правила, кваліфіковані витрати, ліміти, яких не існує (і ті, що існують), документи, які вам справді потрібні, та практичний приклад того, як адмініструвати програму за кілька годин замість кількох місяців.

Що насправді говорить Розділ 139

Розділ 139 був доданий до податкового кодексу у 2002 році після терактів 11 вересня. Його основне правило складається з одного речення: валовий дохід не включає будь-яку суму, отриману фізичною особою як кваліфікована виплата на допомогу при стихійних лихах.

«Кваліфікована виплата на допомогу при стихійних лихах» — це будь-яка сума, виплачена фізичній особі або на її користь для однієї з чотирьох цілей:

Відшкодування або оплата розумних і необхідних особистих, сімейних, побутових витрат або витрат на поховання, спричинених кваліфікованим стихійним лихом.
Відшкодування або оплата розумних і необхідних витрат на ремонт або відновлення власного житла, або на ремонт чи заміну його вмісту, тією мірою, якою ця потреба зумовлена кваліфікованим стихійним лихом.
Здійснення виплат громадськими перевізниками пасажирам у зв'язку зі смертю або травмами внаслідок кваліфікованого стихійного лиха.
Здійснення виплат федеральними органами влади, органами влади штатів або місцевого самоврядування у зв'язку з кваліфікованим стихійним лихом для сприяння загальному добробуту.

Для приватних роботодавців мають значення лише перші два шляхи. Застереження в обох випадках однакове: витрати не можуть бути інакше компенсовані страховкою або іншим джерелом. Якщо страхування житла працівника вже оплатило заміну даху, роботодавець не може також відшкодувати той самий дах без сплати податків згідно з Розділом 139.

Що вважається «кваліфікованим стихійним лихом»

Розділ 139 спирається на визначення стихійного лиха, оголошеного на федеральному рівні, у Розділі 165(i)(5)(A), який, у свою чергу, посилається на Закон Роберта Т. Стаффорда про допомогу при стихійних лихах та надзвичайну допомогу. На практиці стихійним лихом, оголошеним на федеральному рівні, є таке, щодо якого Президент видав або декларацію про велике стихійне лихо, або декларацію про надзвичайну ситуацію. FEMA веде актуальний список на fema.gov/disasters, упорядкований за штатами та датами.

Розділ 139 також охоплює:

Терористичні або військові дії.
Катастрофічні аварії за участю громадських перевізників, визначені Міністром фінансів.
Інші події, визначені відповідними федеральними органами влади, органами штату або місцевого самоврядування як такі, що потребують допомоги.

Суто локальна подія — пожежа в одній будівлі, ізольований розрив труби, сімейна трагедія окремого працівника — не є кваліфікованим стихійним лихом, навіть якщо вона справді руйнівна для залучених людей. Федеральна декларація є обов'язковою умовою. Перш ніж виписувати чек за Розділом 139, підтвердьте, що стихійне лихо було оголошене, і занотуйте номер стихійного лиха FEMA у справі.

Чому податковий режим настільки вигідний

Для звичайної виплати працівнику шлях виглядає так: роботодавець платить працівнику. Виплата є заробітною платою. Роботодавець утримує федеральний податок на прибуток, соціальне страхування та Medicare. Роботодавець сплачує частку FICA (податок на соцстрахування та Medicare) та федеральний податок на безробіття. Сума потрапляє в графу 1 форми W-2. Працівник сплачує податок на прибуток з усієї суми.

Підрахуйте цифри для виплати допомоги в розмірі 10 000 доларів США в штаті з високими податками. Після сплати податків на фонд оплати праці та граничних федеральних податків і податків штату на доходи, у працівника може залишитися від 5 500 до 6 500 доларів США. Роботодавець заплатив приблизно 10 800 доларів США, щоб надати цю суму.

Виплата за Розділом 139 відрізняється. Роботодавець платить 10 000 доларів США. Працівник отримує 10 000 доларів США. Роботодавець вираховує 10 000 доларів США з оподатковуваного доходу. Немає жодних утримань, жодної звітності W-2, жодної форми 1099, жодних внесків FICA з жодної сторони. IRS підтвердила в Постанові 2003-12, що працівники не зобов'язані документально підтверджувати фактичні витрати роботодавцю, якщо суми розумно пропорційні витратам, які, ймовірно, будуть понесені.

Чиста виплата допомоги при стихійних лихах — це одна з небагатьох пільг у Кодексі внутрішніх доходів, яка є справді неоподатковуваною для працівника і одночасно повністю вираховується з оподатковуваного доходу роботодавця.

Витрати, які чітко підпадають під умови

Статут використовує фразу «розумні та необхідні особисті, сімейні, побутові витрати або витрати на поховання». Податкова служба США (IRS) та професійна спільнота практиків сформували робочий перелік, що напрацьовувався понад два десятиліття:

Тимчасове житло, проживання в готелях та короткострокова оренда на час, поки основне житло непридатне для проживання.
Харчування та продукти під час вимушеного переміщення.
Заміна одягу, засобів особистої гігієни та предметів першої необхідності.
Ремонт особистого житла — гіпсокартон, покрівля, підлога, вікна, конструктивні роботи, пов’язані з наслідками стихійного лиха.
Заміна пошкодженого особистого майна: меблів, побутової техніки, постільної білизни, електроніки, транспортних засобів, що використовуються в особистих цілях.
Витрати на пальне, проїзд та транспортування для евакуації, тимчасового переїзду або поїздок до зміненого місця роботи.
Догляд за дітьми та літніми людьми, що став необхідним через закриття шкіл, евакуацію або переміщення осіб, які здійснюють такий догляд.
Медичні витрати, спричинені стихійним лихом, які не покриваються страхуванням.
Витрати на поховання членів сім’ї, які загинули внаслідок стихійного лиха.
Психологічна допомога у зв’язку з травмою від події.
Репетиторство або витрати на додаткову освіту під час закриття шкіл.

Фраза «розумні та необхідні» відіграє тут ключову роль. Проживання в скромному готелі неподалік від дому переміщеної родини є розумним. Три місяці на розкішному курорті — ні. IRS чітко дала зрозуміти, що цей стандарт не є жорсткою межею, а перевіркою фактів та обставин, де еталоном є «співмірність із понесеними витратами».

Витрати, які не підпадають під умови

Кілька категорій однозначно не охоплюються Розділом 139:

Втрачена заробітна плата або компенсація доходу. Розділ 139 відшкодовує витрати, а не заробітну плату. Виплата з позначкою «ми платимо вам за два тижні, коли ви не могли вийти на роботу» є заробітною платою, яка повністю підлягає оподаткуванню та звітності. Якщо ви хочете підтримати дохід працівників під час стихійного лиха, ви можете це зробити — але ці кошти проходять через звичайну платіжну відомість.
Витрати, вже оплачені страхуванням, FEMA або іншим джерелом. Подвійне отримання коштів анулює право на податкове звільнення для цієї частини.
Бізнес-витрати. Якщо обладнання домашнього офісу працівника пошкоджено і роботодавець хоче замінити його для службового використання, це є звичайним відшкодуванням бізнес-витрат, а не виплатою за Розділом 139.
Подарунки, замасковані під допомогу. Розділ 139 не є способом обійти правила Розділу 102 щодо подарунків від роботодавця. Зв’язок зі стихійним лихом має бути реальним.

Ліміти, яких не існує

Розділ 139 не встановлює законодавчого обмеження на суму виплати одному працівнику. Немає сукупного ліміту для всієї програми. Немає обмежень щодо частоти виплат. Немає мінімальної чи максимальної кількості персоналу. Відсутній тест на недискримінацію, що є незвичним для виплат працівникам: роботодавець може платити більше високооплачуваним працівникам, ніж низькооплачуваним, якщо фактичні витрати через стихійне лихо це виправдовують, хоча більшість роботодавців обирають фіксовані або розраховані за формулою суми для простоти адміністрування.

Також немає вимоги, щоб сам працівник був безпосередньою жертвою. Виплата на допомогу працівнику, чий член сім’ї отримав травму або чиє житло літніх батьків було зруйноване, може підпадати під умови, якщо вона покриває власні фактичні витрати працівника на сім’ю, спричинені стихійним лихом.

Документація: що вам потрібно, а що ні

Найважливіше, що слід розуміти про оформлення документів за Розділом 139: навантаження на працівника мінімальне, а на роботодавця — значне.

Працівникам не потрібно:

Надавати чеки роботодавцю.
Відстежувати та звітувати про фактичні витрати до останнього долара.
Підписувати присяжну заяву про збитки.

Роботодавцям слід:

Підтвердити оголошення про федеральне стихійне лихо та зафіксувати номер лиха за класифікацією FEMA.
Прийняти коротку письмову програму з описом критеріїв відповідності, кваліфікованих витрат, лімітів виплат та періоду дії програми. IRS не вимагає письмового плану в обов'язковому порядку, але наявність програми є найкращим захистом, якщо під час перевірки платіжних відомостей виникне питання, чи були виплати дійсно допомогою за Розділом 139, чи прихованою зарплатою.
Встановити розумні, обґрунтовані суми. Поширений підхід: фіксовані виплати на одного працівника, прив'язані до широких категорій витрат (наприклад, $2,500 за переміщення з основного місця проживання, до $5,000 за евакуацію тривалістю понад тиждень).
Задокументувати дату стихійного лиха, географічне охоплення та список працівників, які перебувають у зоні ураження.
Зберігати записи про виплати окремо від платіжної відомості. Видайте окремий чек або проведіть окремий ACH-платіж поза системою нарахування зарплати. Не проводьте виплату через зарплатну систему, оскільки більшість систем за замовчуванням класифікують її як заробітну плату.
Віднесіть витрати на чітко позначений рахунок Головної книги — наприклад, «Допомога при стихійному лиху за Розділом 139 — [Назва події]».

Найкраща практика — це письмовий план на одну сторінку, прийнятий рішенням правління або власника, де зазначено стихійне лихо (за номером FEMA), категорію працівників, типи витрат, максимум на одного працівника, адміністративну процедуру та дату завершення програми. Цей документ разом із декларацією про стихійне лихо, реєстром платежів та списком одержувачів — це саме те, що вимагатиме інспектор у разі виникнення запитань.

Точний бухгалтерський облік із самого початку

Чіткі записи — це те, що перетворює програму за Розділом 139 з потенційного аудиторського ризику на звичайну процедуру. Важливими є три бухгалтерські рішення:

Створіть спеціальний рахунок у Головній книзі. Не ховайте виплати всередині рахунків «Заробітна плата» або «Бонуси». Окремий рахунок витрат — «Допомога при стихійному лиху — Розділ 139» — дозволяє ізолювати ці цифри для перевірки та для аудитора.
Позначте подію тегом. Незалежно від того, чи ведете ви облік у текстовому форматі (plain-text accounting), у таблицях чи в традиційному реєстрі, додайте тег метаданих, примітку або субрахунок із назвою стихійного лиха за FEMA. Якщо IRS коли-небудь запитає, чи була виплата справді проведена за Розділом 139, посилання на стихійне лихо підтвердить цей зв’язок.
Розділіть потоки платежів. Проводьте виплати за Розділом 139 поза нарахуванням зарплати. Супроводжуйте кожен платіж бухгалтерським проведенням, яке дебетує рахунок витрат на допомогу при стихійному лиху та кредитує грошові кошти. Не створюйте розрахунковий листок. Не включайте суму в жодні файли W-2 або 1099. Відстежуйте список отримувачів, дату та суму в робочому документі, доданому до бухгалтерського проведення.

Для організації, що веде облік у текстовій системі або системі з контролем версій, сама історія версій стає частиною аудиторського сліду. Записи, зроблені в дні санкціонування допомоги, із повідомленнями до коммітів, що містять номер FEMA, є датованим доказом законності програми.

Приклад з практики

Припустимо, 15 серпня стався ураган. Президент оголошує про масштабне стихійне лихо 17 серпня для кількох прибережних округів. Роботодавець із двадцятьма п'ятьма працівниками, дванадцять із яких живуть в оголошених округах, хоче надати допомогу.

18 серпня власник підписує односторінковий план за Статтею 139, прийнятий рішенням ради директорів. План передбачає:

Стихійне лихо: FEMA-XXXX-DR, оголошене 17 серпня.
Група осіб, що мають право на допомогу: працівники, чиє основне місце проживання знаходиться в одному з оголошених округів на дату стихійного лиха.
Кваліфіковані витрати: тимчасове проживання, харчування під час евакуації, заміна пошкодженого особистого майна, ремонт житла, не покритий страхуванням, транспорт для евакуації, догляд за утриманцями під час закриття шкіл або дитячих садків.
Суми виплат: початкові $2,500 на кожного працівника, який має на це право, протягом п'яти робочих днів з моменту прийняття плану, з можливістю додаткової виплати до $5,000 на працівника на підставі короткої письмової заяви про те, що працівник має невідшкодовані витрати, пов'язані зі стихійним лихом, у відповідних категоріях.
Період програми: з 17 серпня по 30 листопада.

22 серпня компанія здійснює пакет ACH-переказів поза нарахуванням заробітної плати, виплачуючи по $2,500 кожному з дванадцяти працівників. Журнальна проводка:

Дебет: Допомога при стихійних лихах — Стаття 139 (Ураган, FEMA-XXXX-DR): $30,000
Кредит: Операційні кошти: $30,000

Протягом наступних тижнів вісім працівників подають короткі заяви та отримують додаткові виплати в розмірі від $1,500 до $5,000. Загальна вартість програми становить $54,000. Жодна з цих сум не відображається у формі W-2 працівників. Компанія відраховує повні $54,000 як звичайні господарські витрати. Жодних утримань федерального податку, жодних FICA, FUTA, жодних наслідків для форм 1099 або 941.

Якщо IRS коли-небудь запитає про ці витрати на допомогу при стихійних лихах у розмірі $54,000 під час подальшої перевірки, компанія надасть декларацію про стихійне лихо, план, прийнятий радою директорів, список осіб, які мають право на допомогу, реєстр ACH-переказів, заяви та спеціальний рахунок головної книги (GL). Обмін документами займе лічені хвилини.

Поширені помилки, яких слід уникати

Кілька помилок постійно трапляються у програмах за Статтею 139:

Проведення виплат через систему нарахування зарплати. Це випадково перетворює виплату на заробітну плату. Система нарахування зарплати робить утримання, це відображається у формі W-2, і звільнення від оподаткування зникає. Використовуйте окрему виплату.
Виплата за втрачену заробітну плату під виглядом Статті 139. Заміна доходу не покривається. Якщо мета — компенсувати пропущені виплати зарплати, проведіть це через систему нарахування зарплати та прийміть податкові витрати — або скористайтеся окремою політикою відпусток у зв'язку зі стихійним лихом.
Надто вільне трактування визначення стихійного лиха. Місцева пожежа, яка не визнана стихійним лихом на федеральному рівні, не дає права на таку допомогу. Окремий випадок невідкладної медичної допомоги в сім'ї працівника також не підпадає під це правило. Без федерального оголошення слід розглянути інші варіанти — можливо, подарунки за Статтею 102, фонди допомоги працівникам за Статтею 170 або просто оподатковувані бонуси.
Ігнорування страхового відшкодування. Якщо працівник отримує страхові виплати за ті самі витрати, виключення за Статтею 139 не покриває цю частину. Програми зазвичай вирішують це за допомогою простої заяви про те, що працівник не просить відшкодування за речі, вже покриті страхуванням.
Відсутність письмового плану та документації. Хоча закон не вимагає ні того, ні іншого, недокументована програма в очах інспектора виглядає так само, як і довільний бонус. Письмовий план — це дешева страховка.
Трактування виплат як доходу для форми 1099. Виплати за Статтею 139 не підлягають звітності. Не видавайте форми 1099-MISC або 1099-NEC. Ті кілька провайдерів нарахування зарплати, які помилково згенерували форму 1099, створили плутанину, на усунення якої йдуть місяці.

Супутні інструменти, коли Стаття 139 не підходить

Якщо подія не є офіційно оголошеним стихійним лихом на федеральному рівні, у роботодавця все одно є варіанти, хоча жоден з них не зрівняється за податковою ефективністю зі Статтею 139:

Подарунки за Статтею 102. Передачі від роботодавця працівнику зазвичай не розглядаються як подарунки для цілей оподаткування доходу, тому цей шлях є вузьким.
Програми громадських благодійних організацій за Статтею 170(c). Окремий фонд допомоги працівникам 501(c)(3) може надавати неоподатковувані гранти на випадок скрутних обставин для набагато ширшого кола подій, але це вимагає благодійної структури та незалежного процесу прийняття рішень.
Програми спільного використання відпусток, спонсоровані роботодавцем. Працівники можуть жертвувати накопичений оплачуваний час відпочинку (PTO) у банк відпусток для колег, постраждалих від масштабного стихійного лиха, згідно з Повідомленням IRS 2006-59, при цьому працівник-донор не визнає дохід.
Виплати з плану 401(k) у зв'язку зі скрутними обставинами. План має дозволяти такі виплати; працівник сплачує прибутковий податок і, можливо, додатковий 10-відсотковий податок.

Кожен із цих варіантів має своє місце, але тільки Стаття 139 забезпечує повне поєднання відсутності податків для працівника, можливості відрахування для роботодавця, відсутності залучення системи нарахування зарплати та відсутності інформаційної звітності.

Координація з іншими податковими правилами, пов'язаними зі стихійними лихами

Стихійне лихо, оголошене на федеральному рівні, активує не лише Статтю 139. Постраждалим роботодавцям і працівникам також слід перевірити:

Відрахування збитків від нещасних випадків за Статтею 165(h) для майна особистого користування в зоні стихійного лиха, оголошеного на федеральному рівні.
Відтермінування подання податкової звітності та сплати податків за Статтею 7508A для платників податків у округах, визначених FEMA.
Виплати з пенсійних рахунків без штрафних санкцій для кваліфікованих виплат у зв'язку зі стихійним лихом, якщо Конгрес надав на це дозвіл.
Правила перенесення чистого операційного збитку на попередні періоди для збитків у сільському господарстві та певних збитків, пов'язаних зі стихіми лихами.

Програма за Статтею 139 не виключає жодного з цих правил — вона діє на додаток до них.

Зберігайте ваші записи про надзвичайні ситуації готовими до аудиту з першого дня

Успіх програми за Розділом 139 залежить від документального сліду. Оголошення про стихійне лихо, письмовий план, список відповідності критеріям, реєстр платежів, журнальні записи та назва рахунку головної книги — усе це має зберігатися в місці, де ваша команда зможе знайти їх через роки. Beancount.io — це платформа для бухгалтерського обліку в текстовому форматі, яка забезпечує прозорі фінансові записи з контролем версій. Коли ви позначаєте платіж номером стихійного лиха FEMA в реєстрі Beancount, ця примітка отримує дату, стає незмінною та доступною для відновлення за запитом. Почніть безкоштовно і дізнайтеся, чому команди, які дбають про надійність записів для перевірок, переходять на текстовий бухгалтерський облік. Для більш детального ознайомлення з панеллю керування та рівнем звітності, інтерфейс Fava дозволяє легко виділити рахунки, пов'язані з допомогою, під час річного звіту.

Розділ 139 — це одне з найбільш щедрих і найменш використовуваних положень податкового кодексу. Коли наступне оголошення про стихійне лихо охопить округ, де живуть ваші люди, запропонована тут структура дозволить вам відреагувати за лічені дні, а не тижні — і дозволить вашим співробітникам зберегти кожен отриманий від вас долар.