Якщо у вас є працівники у Вермонті або Нью-Йорку, і ви зараз не пропонуєте пенсійний план, штат тепер очікує, що ви вирішите це питання — а для багатьох роботодавців термін уже минув.
У першій половині 2026 року дві державні програми auto-IRA досягли ключових дат правозастосування в межах кількох тижнів одна від одної. Vermont Saves перейшов до охоплення роботодавців із щонайменше п'ятьма працівниками до 1 липня 2026 року, тоді як New York's Secure Choice Savings Program розгорталася в три хвилі, завершившись 15 липня 2026 року. Якщо ви пропустили повідомлення в своїй платіжній поштовій скриньці, ви не самотні: опитування стабільно показують, що більш ніж половина власників малого бізнесу не усвідомлюють, що в їхньому штаті взагалі існує такий мандат — до моменту надходження повідомлення про штраф.
Цей посібник пояснює, що насправді вимагають Vermont Saves і New York Secure Choice, що означає "безкоштовно для роботодавця" на практиці для вашого робочого процесу з оплатою праці, і як залишатися відповідним без зайвих проблем у ваших рахунках.
Що таке державні auto-IRA і чому вони з'являються зараз
Близько 56 мільйонів працівників приватного сектору в США не мають можливості заощаджувати на пенсію на роботі. Щоб закрити цю прогалину, штати створили програми auto-IRA — державні Roth IRA, де роботодавець зобов'язаний лише полегшувати відрахування із заробітної плати. Ви не спонсоруєте план, не робите внесків і не виступаєте як фідуціар.
Як це працює на практиці:
- Ви реєструєтеся на державному порталі або підтверджуєте, що вже пропонуєте кваліфікований план (401(k), 403(b), SEP IRA, SIMPLE IRA).
- Відповідні працівники автоматично записуються за ставкою за замовчуванням. Вони можуть відмовитися, змінити ставку або приєднатися знову в будь-який час.
- Ви утримуєте обраний відсоток з їхнього заробітнього чека та перераховуєте його адміністратору програми штату. Це ваше основне постійне зобов'язання.
До кінця 2026 року 19 штатів плюс Нью-Йорк Сіті, Сіетл та Філадельфія матимуть подібні правила, що діють. Вермонт і Нью-Йорк — це саме ті два штати, які найбільше вплинули на малі підприємства у липневій хвилі 2026 року.
Vermont Saves: Хто охоплений і коли
Vermont Saves — брендований як VTSaves — був підписаний як законопроект Senate Bill 135 і адмініструється Офісом державного казначей Вермонту. Vestwell веде повсякденні рахунки. Програма запустила пілот у жовтні 2024 року та відкрилася для всіх відповідних роботодавців 1 грудня 2024 року.
Поріг роботодавця
Будь-який роботодавець у Вермонті, який мав п'ять або більше працівників у будь-який момент каленарного року та не пропонує кваліфікованого пенсійного плану, повинен зареєструватися. У 2026 році програма розширюється далі: поправки, прийняті на початку 2026 року, розширюють мандат на роботодавців з двома і більше працівниками пізніше року, тому навіть мікробізнес повинен стежити за своєю чисельністю.
Якщо ви вже пропонуєте своїм працівникам 401(k), SEP, SIMPLE або інший кваліфікований план, ви звільняєтеся — але все одно повинні підтвердити це звільнення на порталі VTSaves.
Фазові терміни
Штат робив фази термінів залежно від розміру підприємства:
- 25 і більше працівників: 1 січня 2026 року
- Від 5 до 14 працівників: 1 липня 2026 року
- Менші підприємства: різні дати до кінця 2026 року з розширенням до двох працівників
Більш ніж 1,000 роботодавців Вермонту зареєструвалися до початку 2025 року, за даними канцелярії казначейства, але багато підприємств з 5-14 працівниками досягли свого першого терміну в цьому липні.
Як працюють внески
- Тип рахунку: Roth IRA за замовчуванням. Працівники можуть обрати традиційну IRA замість цього, але вони відповідальні за підтвердження власної придатності та лімітів внесків через IRS.
- Базова ставка: 5% від валового доходу, відрахується після розрахунку податків на заробітну плату.
- Автоескалація: Ставка збільшується на 1 процентний пункт кожного січня, до 8%, якщо працівник не відмовиться від підвищення або обере іншу ставку.
- Інвестиції: Якщо працівник не вибере, гроші йдуть у віковий цільовий фонд. Є також меню інших варіантів.
- Доступ: Оскільки це Roth IRA, працівники можуть зняти основні внески в будь-який час без податків або штрафів згідно з правилами Roth. Прибутки підлягають звичайним правилам зняття коштів з Roth.
Роботодавці не роблять внесків. Немає матчіна і роботодавець не сплачує.
Штрафи у Вермонті
Вермонт встановив початковий помірний штраф, щоб змусити роботодавців зареєструватися, а потім запланував його збільшення. До 30 вересня 2026 року максимельний штраф становить 75 за кожного відповідного працівника. Штрафи накладаються за неповну реєстрацію або нездійснення відрахувань, а не за те, чи вирішили ваші працівники заощаджувати.
New York Secure Choice: Три хвилі закінчуються у липні 2026 року
New York Secure Choice, створений Article 43 Господарського кодексу та підписаний до статуту у 2021 році, є версією штату для працівників приватного сектора без робочого плану. Після кількох років затримок програма повністю запрацювала на початку 2026 року.
Хто повинен брати участь
Ви охоплені, якщо ви роботодавець приватного сектора, включаючи неприбуткові організації, які:
- Мають 10 або більше працівників у Нью-Йорку постійно протягом попереднього календарного року,
- Існують на ринку щонайменше два роки, та
- Не пропонують кваліфікованого пенсійного плану.
Менш як 10 працівників або менше двох років роботи? Ви звільнені зараз, але все ще повинні перейти на портал Secure Choice і підтвердити своє звільнення за допомогою коду доступу та EIN. Ігнорування повідомлення не змушує його зникнути — штат відстежує тих, хто не відповів, окремо від тих, хто не зареєструвався.
Терміни за розмір
Розгортання Нью-Йорку було явно поетапно:
- 30 або більше працівників: Реєстрація або підтвердження до 18 березня 2026 року
- Від 15 до 29 працівників: 15 травня 2026 року
- Від 10 до 14 працівників: 15 липня 2026 року
Ця липенька дата вже охопила найменших працю роботодавців. Якщо ви в цій категорії й ще не зареєструвалися, ви вже протермінували.
Як працюють внески
- Тип рахунку: Roth IRA з автоматичною реєстрацією. Працівники можуть вийти або змінити це в будь-який час.
- Базова ставка: 3% від валової зарплати. Працівники можуть збільшити, зменшити або обнулити, дотримуючись федеральних лімітів IRA (8,000 з 50+ років).
- Час реєстрації: Нові співробітники повинні бути запрашивані протягом 30 днів з дня приймання, якщо вони відповідні і не відмовилися.
- Роль роботодавця: Забезпечення розрахунків з заробітної плати, перерахування до програми, розповсюдження інформації штату серед працівників та ведення записів. Ви не вибираєте інвестиційних і даєте поради.
Штрафи в Нью-Йорку
Структура штрафу змінюється, що часткою причиною того, що деякі власники вважали, що правозастосування нереальне. Поточна інформація від адміністраторів програми та консультантів з відповідності чіткою: після попереджень, штрафи становлять 1,000 на працівника за подальші роки. Навіть якщо ви не згодні з остаточними цифрами, механізм правозастосування активний — портал перевіряє підтвердних звільнених та зареєстрованих роботодавців у податкових зарплатних записах.
Для контексту, аналогічна програма Каліфорнії використовує поступові штрафи від 500 через 90 днів після продовження недотримання, Іллінойс аналогічно. Очікуйте, що Нью-Йорк потрапить в той же діапазон.
Що насправді означає "безкоштовно для роботодавця"
"Безкоштовно" вірно для комісій, але не для вашого часу. Ось на що планувати:
Одноразове налаштування:
- Реєстрація на VTSaves.vermont.gov або NYSecureChoice.com, або підтвердження звільнення, якщо ви вже пропонуєте план.
- Надати базову інформацію про заробітну плату: EIN, список працівників, частоту виплат. Обидві програми пропонують прямі інтеграції з Gusto, QuickBooks Payroll, ADP та іншими програмами — використання інтеграції уникну ручного завантаження.
- Розповсюдити інформаційний пакет штату для працівників. Ви можете роздати його або надіслати поштою; не переписуйте його.
Постійна робота з зарплатою:
- Додайте код відрахування Roth після сплати податків у свою платіжну систему. Це не відрахування 401(k) до податків — воно не повинно зменшувати федеральні або державні податкові доходи.
- Утримуйте ставку за замовчуванням або обрану кожен період виплати і перераховуйте її за графіком штату, зазвичай разом із звичайним циклом зарплати. Затримання розрахунків обробляються так само, як затримка з доставки коштів працівника, тому своєчасність важлива, хоча це не ERISA.
- Обробка відмов, змін ставки та при збори нових працівників протягом необхідного строку. Працівники можуть змінити свою ставку в будь-який час через портал; ви застосовуєте те, що вам показує портал для утримання.
Що ви не повинні робити:
- Не давайте інвестиційних порад або не схиляйте працівників до залишання чи відмови. Дайте їм офіційні матеріали і дозвольте їм вирішити.
- Не розглядайте відраховані суми як свої гроші. Це заробітні гроші працівника, які направляються до IRA. Тримайте їх лише стільки, скільки потребує ваш платіжний провайдер перед перерахунком.
Ведення обліку: як підтримувати ваш рахунок у чистоті
Це місце, де багато маліх роботодавців спотикаються, бо платіжне ПЗ робить відрахування схожии на будь-який інший утримується, але ваші бухгалтерські рахунки повинні правильно розповідати цю історію.
1. Це зобов'язання, не витрати
Коли ви утримуєте 5% для Vermont Saves або 3% для New York Secure Choice, ви не зазнаєте нових витрат. Ви вже зазнаєте витрат на зарплату, коли виконували платіжну операцію.
- При виплаті заробітної: Дебет на рахунок витрат на оплату праці для повного валового доходу, кредит на рахунок грошових засобів за чистий чек, кредит на рахунок зобов'язань з оплати праці: Державна Auto-IRA до сплати для утримання (разом з іншими утриманнями).
- При перелікуванні: Дебет на рахунок зобов'язань: Державна Auto-IRA до сплати, кредит на рахунок грошових засобів під час переказу Vestwell або адміністратору програми Нью-Йорка.
Якщо ви записуєте перелікування як витрати, ви подвійно рахуєте заробітну плату і занижуєте прибуток.
2. Тримайте це подалі від ваших рахунків витрат на пенсійне забезпечення
Не переносяйте ці відрахунки до "Витрати на пенсійний план" або "Внески роботодавця на 401(k)". Ці рахунки повинні відображати лише гроші, які ви фактично вносите як роботодавець. Auto-IRA відрахування за визначенням фінансуються працівником. Окремний рахунок зобов'язань — наприклад, Зобов'язання: Зарплата:VTSaves і Зобов'язання: Зарплата:NYSecureChoice — спрощує рахунків і зберігає чесність вашого P&L.
3. Звірку як будь-які інші утримання
Ваш платіжний провайдер повинен показувати відрахунок у кожній платіжній стрижні та в журналі заробітної. Кожен місяць звіряйте рахунок зобов'язань: залишок на початок плюс загальне утримане мінус загальне перераховане дорівнює кінцевому залишку, який повинен бути нульовий або невеликою тимчасовою різницею, якщо платіжна дата перетинає кінець місяця. Якщо залишок зростає, ви утримуєте, але не перераховуєте.
У обліку в форматі plain-text цей шаблон задоволено вловити — окремий рахунок зобов'язань, який митть, чи всі відрахунки кожного платіжного періоду насправді вийшли з бізнесу.
4. Слідкуйте за граничними випадками виважності IRA
Оскільки це IRA, а не роботодавецькі плани, обмеження доходу та обмеження внесків зберігаються. Працівник з доходом вищим за межу поступового вирівнювання Roth IRA або той, хто вже досяг лімітів внесків в IRA в іншому місці, може зробити надмірний внесок через auto-IRA, не усвідомлюючи цього. Ви не зобов'язані контролювати право на участь, але вказуйте під час введення на роботу на мову штату про обмеження IRA — це уникне головних проблем з корекцією у весняний період.
5. Окремо відстежувати, якщо ви працюєте в обох штатах
Якщо у вас працівники і у Вермонті, і в Нью-Йорку, майте два окремі рахунки зобов'язань. Внески відрізняються, портали різні, підтвердження переліку надходять від різних адміністрат. Змішування їх гарантує складну ситуацію для звірки на кінець року.
Чи слід вам почати 401(k) замість цього?
Мандат auto-IRA має навмисний вихід: пропонуєте кваліфікований план, і ви звільнені. Для багатьох малих роботодавців рішення залежить від вартості, набору кадрів і чи хочете ви робити внески сам.
Залишайтеся з auto-IRA, якщо:
- У вас низька рентабельність, висока текучість кадрів або персонал, який не оцінює 401(k) зараз, і ви хочете без витрат роботодавця та мінімальних фідуціарних ризиків.
- Ви хочете найлегше адміністративне навантаження, поки ще стабілізуєте бізнес.
Розгляньте приватний план, якщо:
- Ви хочете привабити або утримати працівників за допомогою match, або максимізувати податкові заощадження для себе як власник. Solo 401(k), SEP, або SIMPLE IRA можуть дозволити вам вносити значно більше, ніж ліміт 8,000 IRA.
- Ви хочете контролювати інвестиційний розклад, надання права (vesting) або правила відповідності.
- Ви хочете один план, що охоплює працівників у кількох штатах, замість підтвердження звільнень у кожній штату.
SIMPLE IRA є найбільш поширеним кроком для підприємств малого розміру, які виростають з auto-IRA: низька вартість заснування, помірний документообіг і його можна налаштувати через більшість платіжних провайдерів. Якщо ви йдете ціним шляхом до терміну вашого штату, реєструйте звільнення одразу, як тільки план активний — звільнення не діє ретроспективно від дня, коли ви почали шукати.
Зауважимо, що відповідні федеральні стимули також змінились: SECURE 2.0 пропонує податкові пільги малим роботодавцям, які починають новий кваліфікований план, що може компенсувати більшу частину витрат на перший рік. Перевірте цифри зі своїм бухгалтером, перш ніж припустити, що "безкоштовний IRA" краще ніж "субсидований 401(k)".
Перевірний список дотримання, який ви можете виконати цього тижня
Чи ви вермонтська фірма з шістьма працівниками чи бруклінська студія з дванадцятьма, застосуються одні п'ять:
- Впевніться, чи ви охоплені. Чи маєте ви достатню кількість працівників у штаті, чи досить працюєте в бізнесі, чи надаєте кваліфікований план? Якщо не впевнеє в численності, рахуйте всіх, хто отримував заробітну плату в штаті протягом календарного року — частково зайняті та сезонні працівники враховуються в обох штатах.
- Реєстрація або підтвердження до терміну. Вже минув? Зареєструйтесь зараз. Пізніше дотримання — це все ще дотримання, і це зупиняє штрафний годинник швидше, ніж очікування повідомлення.
- Налаштуйте правильно відрахунок зарплатні. Використовуйте код Roth після оподаткування на 5% для Вермонту або 3% для Нью-Йорка як початкове значення, увімкніть авто-ескалацію для Вермонту, якщо ваш провайдер підтримує, і перевірте один виплатний чек перед наступним повним циклом.
- Видайте повідомлення працівникам і поважайте вибір. Працівники мають 30 днів після надання інформації про програму для відмови, перш ніжпочнуться витримання. Застосовуйте відмови та зміни ставки саме так, як відображає державний портал — не переробляйте їх у платіжній.
- Розвивайте звичку перелікати та звіряти. Передавайте витрихунки згідно графіком, зберігайте підтвердження та щомісячно звіряте рахунок зобов'язань. Ставтеся до не знятих відрахунку, як до несвоєчасної податкової затримки.
Не чекайте, поки штрафне повідомлення потрапить до вашої поштової скриньки
Вермонт і Нью-Йорк переживали як повільне, так і раптове розгортання. Періоди пілотних програм та затримки термінів навчили власників думати, що "зробимо пізніше", а потім липень 2026 зробив "пізніше" зливно для найменших підприємств — саме для тих, хто має найменшу здатність поплютняти пені штрафу.
Хороша новина полягає в тому, що виправлення вузьке: зареєструйтеся або підтвердьте, налаштуйте один код відрахування в зарплаті і перевитрачіть чисто. Покладіть його в той же місячний перевірочний список, що й звірка банку та податок з продажу, а не як окремий проект на "наступний квартал".
Малі вимоги стають дорогими саме тому, що вони здаються настільки невеликими, що їх можна не помітити.
Спрощений фінансовий менеджмент
Підтримувати контроль над зарплатами, переліками та щомісячною звіркою простіше, коли кожна операція жиє у прозорій системі з контролем версій. Beancount.io дає вам текстовий облік, який ставить вас контролю над фінансовими даними — без чорних ящиків, без блокування постачальника, готовий до автоматизації. Почніть безкоштовно і внесіть ясність у свої рахунки.