Форма I-9 від USCIS: крайній термін 31 липня 2026 року – що має оновити кожен роботодавець до впровадження нової редакції

Ви найняли когось минулого місяця. Ви перевірили їхнє водійське посвідчення та картку соціального страхування, заповнили Розділ 2 протягом трьох робочих днів і подали Форму I-9 точно так, як завжди. Це здавалося рутиною – поки ви не дізнаєтеся, що форма у вашій електронній системі онбордингу закінчується 31 липня 2026 року, і після цієї дати кожна нова I-9, створена зі старою датою закінчення, може розглядатися як суттєве порушення. Не друкарська помилка, яку можна виправити пізніше. Штраф за кожну форму.

Це реальність для кожного роботодавця в США прямо зараз. Служба громадянства та імміграції США (USCIS) оновила Форму I-9, продовживши дату її закінчення до 31 травня 2027 року, і встановила для роботодавців, які використовують електронні системи, жорсткий крайній термін: оновити систему до нової дати закінчення не пізніше 31 липня 2026 року. Ті, хто працює з паперовими формами, мають трохи більше гнучкості, але основне повідомлення те саме – переконайтеся, що ви використовуєте правильну редакцію, правильну дату закінчення та правильний процес, інакше заплатите під час наступної перевірки.

Цей посібник пояснює, що змінилося, кому потрібно діяти та як зробити ваш процес I-9 готовим до аудиту, не перетворюючи онбординг на комплаєнс-кошмар.

Чому I-9 знову змінилася​

Форма I-9, «Перевірка права на працевлаштування», є формою, яку кожен роботодавець має заповнити для кожного працівника, найнятого після 6 листопада 1986 року, незалежно від розміру чи галузі. Ви не подаєте її до USCIS. Ви зберігаєте її, надаєте на вимогу, коли Імміграційна та митна поліція (ICE) або Міністерство внутрішньої безпеки (DHS) просить її показати, і зберігаєте її роками після звільнення працівника.

Поточна метушня пов'язана з датами закінчення терміну дії та редакціями, а не з повним переписуванням.

Дві чинні редакції, одне перехідне вікно​

USCIS продовжила дату закінчення терміну дії Форми I-9 з датою редакції 01.08.2023 з 31 липня 2026 року до 31 травня 2027 року, а також окремо випустила переглянуту Форму I-9 з датою редакції 20.01.2025, яка також закінчується 31 травня 2027 року. Наразі всі три технічно чинні до відповідних дат закінчення:

• Редакція 01.08.2023 із закінченням 31.07.2026 – чинна лише до 31 липня 2026 року. Якщо ваше HR-програмне забезпечення генерує цю версію, ви маєте оновити її до версії із закінченням 31.05.2027 до цієї дати.
• Редакція 01.08.2023 із закінченням 31.05.2027 – чинна до 31 травня 2027 року. Це та сама дата редакції, але оновлений термін закінчення.
• Редакція 20.01.2025 із закінченням 31.05.2027 – найновіша версія для завантаження з USCIS, чинна до 31 травня 2027 року.

Починаючи з 1 серпня 2026 року, усі мають використовувати форму з датою закінчення 31.05.2027. Завантаження з офіційної сторінки Форми I-9 тепер містять лише цю дату, тому будь-яка система, яка завантажує форму наново, уже відповідає вимогам. Ризик у тому, що система закешувала старий PDF або запрограмувала стару дату закінчення у свій шаблон.

Що насправді змінилося у редакції від 20.01.2025​

Оновлення незначні, але важливі:

• Приведення у відповідність до законодавства. USCIS переглянула текст, щоб відповідати чинному імміграційному законодавству, включаючи оновлені посилання на назви документів та правила щодо квитанцій.
• Оновлення повідомлення про конфіденційність DHS. Повідомлення про конфіденційність переглянуто відповідно до поточних практик DHS.
• Координація з E-Verify. Роз'яснення для роботодавців, які використовують схвалену DHS альтернативну процедуру дистанційної перевірки документів, а також оновлення інструкцій щодо автоматичного продовження дозволу на роботу.
• Спрощення інструкцій. Попередній редизайн уже скоротив інструкції з 15 сторінок до 8, додав прапорець для дистанційної перевірки за схваленою DHS альтернативною процедурою та зробив Додаток B місцем для повторної перевірки та повторного найму.

Жодне з цих змін не впливає на основне зобов'язання – Розділ 1 до кінця першого дня роботи, Розділ 2 протягом трьох робочих днів – але це змінює те, що має показувати ваша система та що очікує побачити аудитор.

Хто має діяти до 31 липня 2026 року​

Крайній термін впливає на всіх по-різному.

Якщо ви використовуєте паперові форми​

Ви можете продовжувати використовувати будь-яку чинну редакцію до її надрукованої дати закінчення. Якщо у вас є стос форм редакції 01.08.2023 із закінченням 31.07.2026, використовуйте їх до 31 липня. Після цього переходьте на редакцію 20.01.2025 або оновлену редакцію 01.08.2023 із датою 31.05.2027. Замовлення або друк нової партії у липні – це дешева страховка.

Якщо ви використовуєте електронне програмне забезпечення для I-9, HRIS або ATS із вбудованими I-9​

Саме тут живе обов'язкове оновлення. USCIS чітко заявляє: роботодавці, які використовують електронну версію Форми I-9, мають оновити свою систему до версії з датою закінчення 31.05.2027 не пізніше 31 липня 2026 року.

Це означає:

• Підтвердьте у свого постачальника, що вони надіслали оновлення. Не припускайте. Деякі платформи вимагають прийняти патч або увімкнути налаштування.
• Перевірте, що як форма на екрані, так і роздрукована або згенерована PDF-копія показують правильну дату закінчення у верхньому колонтитулі та правильну дату редакції у нижньому.
• Переконайтеся, що електронний підпис, журнал аудиту та засоби зберігання відповідають стандартам 8 C.F.R. § 274a.2(e)-(h). Оновлення постачальника, яке виправляє дату, але ламає фіксацію електронного підпису, створює інше суттєве порушення.

Якщо ви використовуєте E-Verify або альтернативну дистанційну процедуру​

Ви маєте бути зареєстровані в E-Verify, щоб використовувати альтернативну процедуру, яка дозволяє перевірку документів через відеозв'язок наживо замість фізичного огляду. У 2026 році ICE розглядає дистанційну перевірку роботодавцем, який не є активним учасником E-Verify – або не зареєстрований у відповідній програмі DHS для немережевого дистанційного процесу, де це застосовно – як суттєве порушення. Ви також маєте поставити прапорець альтернативної процедури у Додатку B, коли використовуєте її. Незаповнений прапорець, коли ви проводили дистанційний огляд, тепер сам по собі карається штрафом.

Контрольний список комплаєнсу для малих роботодавців​

Вам не потрібна юридична фірма на постійній основі, щоб зробити це правильно. Вам потрібен ранок, контрольний список і нагадування в календарі.

1. Проведіть інвентаризацію того, що у вас є​

• Складіть список усіх активних працівників і звільнених працівників, чий період зберігання I-9 ще не закінчився.
• Для кожної людини підтвердьте, що у вас є повна I-9. Шукайте відсутні підписи, відсутні дати та порожні поля. Незаповнений Розділ 1 або відсутній підпис роботодавця в Розділі 2 є суттєвим порушенням згідно з новими вказівками ICE.
• Відмітьте, яка редакція та дата закінчення вказані на кожній формі. Якщо ви повністю на папері і все показує 31.05.2027, ви попереду.
• Якщо у вас електронна система, увійдіть як новий співробітник і розпочніть тестову I-9. Зробіть скріншот верхнього та нижнього колонтитулів. Це те, що аудитор побачив би для кожного найму після оновлення вашої системи.

2. Оновіть електронні системи​

• Зв'яжіться зі своїм постачальником письмово та запитайте: «Чи оновлено наш шаблон Форми I-9 до дати закінчення 31.05.2027, і чи будуть усі нові форми, розпочаті на 1 серпня 2026 року чи пізніше, мати цю дату?» Збережіть відповідь.
• Якщо ви створили власну форму або використовуєте заповнюваний PDF, замініть файл із офіційного джерела USCIS. Не редагуйте старий PDF, щоб змінити рядок дати.
• Протестуйте інтеграцію E-Verify. Створіть тестовий кейс, якщо ваш постачальник це дозволяє, і підтвердьте, що переліки прийнятних документів, інструкції щодо квитанцій і формулювання автоматичного продовження відповідають поточним інструкціям.

3. Виправте поширення та навчання​

• Перенавчіть усіх, хто працює з I-9: менеджерів, які заповнюють Розділ 2, офіс-менеджера, який їх підшиває, людину, яка займається повторною перевіркою у Додатку B. Довідник M-274 для роботодавців залишається зрозумілим довідником і безкоштовний від USCIS.
• Уточніть, хто може бути уповноваженим представником, якщо віддалений співробітник не може зустрітися особисто, а ви не використовуєте альтернативну процедуру. Ця особа має фізично оглянути документи та підписати Розділ 2. Це може зробити друг або сусід, але вони мають розуміти, що підписують під загрозою відповідальності за неправдиві свідчення.
• Розмістіть поточні переліки прийнятних документів там, де заповнюється Розділ 2, і приберіть старі роздруківки. Працівники обирають, які документи надавати. Ви не можете вказувати.

4. Створіть календар зберігання​

• Правило зберігання: зберігайте кожну I-9 протягом трьох років після дати найму або одного року після дати звільнення, залежно від того, що настане пізніше. Це не змінилося.
• Приклад: ви наймаєте когось 1 червня 2024 року, і вони звільняються 1 червня 2025 року. Ви зберігаєте I-9 до 1 червня 2027 року (три роки після найму), а не до 1 червня 2026 року (один рік після звільнення).
• Працівник з коротким стажем, найнятий 10 січня 2023 року, який звільнився 10 березня 2023 року, зберігається до 10 січня 2026 року.
• Ніколи не очищуйте на основі старої звички «сім років для всього». Це або знищує докази, які ви зобов'язані зберігати, або тримає мотлох, який ви мали б очистити – обидва варіанти створюють проблеми під час аудиту.
• Зберігайте I-9 окремо від особових справ, щоб ви могли надати їх протягом трьох робочих днів, якщо ICE надішле Повідомлення про перевірку. Упорядковане, індексоване сховище – паперове чи електронне – це різниця між спокійним комплаєнсом і панічним пошуком файлів.

5. Правильно обробляйте повторну перевірку та повторний найм​

• Використовуйте Додаток B. Для повторної перевірки введіть назву нового документа, номер і дату закінчення до того, як закінчиться попередній дозвіл, а потім надрукуйте, підпишіть і поставте дату на додатку.
• Якщо повторний найм відбувається протягом трьох років від дати оригінальної I-9, ви можете заповнити Додаток B замість нової форми. Після трьох років потрібна нова I-9.
• Якщо дозвіл на роботу був автоматично продовжений – поширений сценарій з деякими документами про дозвіл на роботу (EAD) – дотримуйтесь інструкцій щодо квитанцій та продовження в поточних інструкціях і на сторінці автоматичного продовження USCIS. Правильне фіксування продовження запобігає непотрібній помилці повторної перевірки.

Ціна помилки у 2026 році​

ICE переглянула своє ставлення до технічних та суттєвих порушень, і вплив є різким.

Раніше, якщо ви зберігали копії наданих документів і робили певні помилки в документації, ICE часто дозволяла виправлення без штрафу або розглядала проблему як технічну. Ця поблажливість різко звузилася.

Що тепер є суттєвим – тобто караним штрафом без періоду виправлення – включає:

• Несвоєчасне заповнення або підписання Розділу 1, Розділу 2 або Додатку B, включаючи відсутні підписи працівника чи роботодавця та дати.
• Неправильне фіксування назви документа, номера та дати закінчення під час початкової перевірки чи повторної перевірки.
• Невстановлення прапорця альтернативної процедури при використанні схваленої DHS дистанційної перевірки або використання дистанційної перевірки взагалі без активної реєстрації в E-Verify.
• Недотримання стандартів електронного заповнення, зберігання, документування, безпеки, відтворення чи електронного підпису згідно з 8 C.F.R. § 274a.2. Якщо ваше програмне забезпечення урізає кути щодо журналів аудиту чи атрибуції підписів, створена ним форма є суттєво дефектною, навіть якщо дані виглядають правильно.
• Невиконання зберігання копій документів, коли ви використовували альтернативну дистанційну процедуру. Ця процедура вимагає зберігати копії документів, які ви перевіряли дистанційно.

Штрафи нараховуються за кожну форму, і вони накопичуються. Опубліковані аналізи ілюструють, як швидко це зростає: роботодавець із 200 I-9, що містять помилки, які раніше вважалися технічними, тепер може зіткнутися зі штрафами за документацію від приблизно 57 000 доларів до понад 570 000 доларів, не враховуючи штрафи за свідомий найм. Порушення щодо свідомого найму та продовження працевлаштування, якщо вони заявлені, несуть окремі та значно вищі штрафи.

Сенс не в тому, щоб панікувати. У тому, щоб зрозуміти: маржа для «ми виправимо, якщо помітять» зникла. Внутрішній аудит зараз значно дешевший за державний аудит пізніше.

Зберігання, архівування та готовність до аудиту: де дисципліна бухгалтерії окупається​

Якщо комплаєнс I-9 здається знайомим тому, хто пережив аудит податку з продажів або розрахунку зарплати, це тому, що м'яз той самий: повні записи, послідовний процес, швидкий пошук.

Зберігайте I-9 так, як ви зберігаєте книги​

Малі підприємства, які ставляться до I-9 як до другорядної HR-справи – вільна купа паперу у шафі, оригінали впереміш із оглядами персоналу, без індексу – це ті, хто панічно метушиться, коли надходить Повідомлення про перевірку з триденним терміном надання документів.

Запозичте дисципліну, яку ви вже використовуєте для фінансових записів:

• Єдине авторитетне місце. Незалежно від того, чи це зачинена шухляда з єдиним індексним листом, чи захищена папка у вашій електронній системі I-9, кожна I-9 живе в одному місці, доступному для пошуку за датою найму та датою звільнення.
• Контроль версій. Так само, як ви не тримали б дві конкуруючі головні книги, не тримайте два джерела істини для I-9. Якщо ви перейшли з паперу на електронну, позначте, які форми є успадкованим папером і де вони зберігаються.
• Контроль доступу та журнали аудиту. Електронні системи мають фіксувати, хто створив, переглянув і змінив кожну форму та коли. Це не бюрократичні надмірності. Це регуляторний стандарт для електронних I-9, і ICE тепер прямо посилається на невиконання цього стандарту як на суттєве порушення.
• Планове очищення. Раз на квартал запускайте звіт про зберігання. Визначте форми, які перевищили пізнішу з дат – три роки після найму та один рік після звільнення, підтвердіть, що жодне пов'язане провадження не потребує довшого зберігання, а потім безпечно знищіть згідно з вашою політикою знищення документів. Це тримає сховище компактним і демонструє належне управління.

Звірте I-9 із розрахунком зарплати​

Ваш реєстр зарплати та ваш файл I-9 мають розповідати одну історію. Кожен активний працівник у розрахунку зарплати має мати I-9. Кожна I-9 має відповідати найму, зафіксованому в розрахунку зарплати. Квартальна звірка – кількість працівників у розрахунку проти кількості I-9 – виявляє підрядника, неправильно класифікованого як працівника без I-9, або сезонного працівника, чия I-9 так і не була заповнена у напружений тиждень. Це займає 20 хвилин і запобігає класичній знахідці аудиту: «працівник у розрахунку зарплати, I-9 немає у файлі».

Документуйте свій процес​

Аудитори оцінюють не лише форми, а й добру віру. Стандартна робоча процедура на одну сторінку, яка визначає, хто заповнює яку секцію, коли, як обробляються віддалені найми, як календаризується повторна перевірка та як довго зберігаються форми, є доказом того, що помилки були поодинокими, а не системними. Зберігайте SOP разом із вашими I-9 і оновлюйте її, коли оновлюєте систему до крайнього терміну 31 липня.

Поширені помилки, які тепер вважаються суттєвими​

Це помилки, які ICE особливо виділила і які малі роботодавці повторюють найчастіше:

1. Розділ 1 не заповнений до кінця першого дня. Працівник має заповнити та підписати Розділ 1 не пізніше першого дня оплачуваної роботи. Дозволити новому співробітнику почати і «зробити документи, коли з'явиться вільна хвилина» – це вже запізно.

2. Роботодавець заповнює Розділ 2 до того, як побачив документи. Ви маєте фізично оглянути – або, якщо уповноважені, дистанційно оглянути через відеозв'язок наживо – фактичні документи. Фото, надіслане пізніше, словесне запевнення чи фотокопія, надіслана поштою наступного тижня, не задовольняють вимогу особистого огляду чи альтернативної процедури.

3. Прийняття неправильних документів або надто багато документів. Працівнику, який надає документ із Списку A (наприклад, паспорт США), потрібен лише один. Працівнику, який надає документи зі Списку B та Списку C, потрібен один із кожного. Ви не можете вимагати конкретний документ і не можете просити більше, ніж потрібна кількість. «Візьміть паспорт і картку соціального страхування, щоб бути впевненим» – це надмірне документування і може створити ризик дискримінації.

4. Пропущена повторна перевірка. Коли було надано документ зі Списку A або Списку C із майбутньою датою закінчення, ця дата календаризується, і Додаток B заповнюється до цієї дати або в цю дату з інформацією про новий документ. Очікування до наступного тижня – це запізно.

5. Додаток B без імені, підпису або дати. Роздруківка інформації про документ, але забуття надрукувати ім'я уповноваженого представника, підписати та поставити дату залишає повторну перевірку неповною.

6. Пропущений прапорець дистанційної перевірки. Ви правильно провели дистанційну перевірку – відеозв'язок наживо, збережені копії, реєстрація в E-Verify – але залишили прапорець альтернативної процедури невстановленим. Згідно з поточними вказівками, сама ця недбалість є суттєвою.

7. Електронний підпис без атрибуції. Електронна система, яка дозволяє менеджеру натиснути «підписати» без унікальної атрибуції підпису цій особі та без фіксації дати та часу, не відповідає стандарту електронного підпису.

Кожну з цих помилок можна запобігти коротким контрольним списком у момент заповнення. Вбудуйте цей список у форму чи робочий процес, а не покладайтеся на пам'ять у напружену зміну.

E-Verify та I-9: що плутають малі підприємства​

E-Verify не замінює I-9. Вона доповнює її.

• I-9 перевіряє особу та дозвіл на роботу на основі документів, які ви оглядаєте. Ви зберігаєте її.
• E-Verify – це безкоштовна інтернет-система, яка порівнює інформацію з I-9 із записами, доступними DHS та Адміністрації соціального страхування. Реєстрація є добровільною на федеральному рівні для більшості приватних роботодавців, хоча деякі штати, федеральні підрядники або окремі галузі вимагають її.

Якщо ви зареєстровані, пам'ятайте:

• Вводьте справи E-Verify одразу після заповнення Розділу 2, у встановлений термін.
• Не використовуйте E-Verify для попереднього відбору кандидатів. Запускайте справи лише після прийняття пропозиції та заповнення I-9.
• Дотримуйтесь процесу попереднього непідтвердження точно, включаючи повідомлення працівника, надання Повідомлення про подальші дії та відмову від несприятливих дій, поки справа розглядається.
• Альтернативна дистанційна процедура доступна лише роботодавцям E-Verify у доброму статусі. Якщо ваша реєстрація E-Verify закінчиться, ваша можливість використовувати дистанційну перевірку закінчиться разом із нею.

Якщо ви не зареєстровані, ви все одно можете заповнювати I-9 повністю на папері з фізичним оглядом. Це залишається повністю комплаєнсним. Не намагайтеся імпровізувати дистанційну процедуру, бо це зручніше.

Що робити, якщо ви знайшли помилки​

Виявлення помилок під час самоаудиту – це гарна новина. Виправлення їх правильним способом захищає вас.

• Не датуйте заднім числом. Впишіть фактичну дату виправлення, з ініціалами та короткою приміткою, що саме виправлено.
• Не приховуйте оригінальну помилку. Перекресліть неправильну інформацію однією лінією, щоб оригінал залишався читабельним, впишіть правильну інформацію та поставте ініціали та дату.
• Якщо форма настільки дефектна, що її неможливо виправити – наприклад, немає підпису працівника, а працівник давно звільнився – підготуйте нову I-9, прикріпіть її до оригіналу та зберігайте обидві протягом повного періоду зберігання. Додайте пам'ятку з поясненням обставин.
• Не просіть працівників наново надавати документи, які вони вже правильно надали, лише щоб зробити нову форму виглядати акуратніше. Це може створити нову помилку.
• Пріоритезуйте форми з незавершеним періодом зберігання. Форми, які ви вже мали право знищити згідно з правилом зберігання, виправляти не потрібно.

Якщо ви виявили закономірність – наприклад, ваша система генерувала закінчення 31.07.2026 протягом останніх трьох місяців, і у вас 40 уражених форм – задокументуйте першопричину, дату оновлення системи та кількість залучених форм. Такий сучасний запис має значення, якщо ці форми коли-небудь перевірять.

Тримайте це просто, тримайте це актуально​

Крайній термін 31 липня 2026 року – це не політична дискусія. Це оновлення системи з датою в календарі. Незалежно від того, чи ви керуєте кав'ярнею з вісьмома працівниками чи будівельною фірмою з 80, кроки ідентичні: підтвердьте, яку редакцію ви використовуєте, оновіть електронні системи до закінчення 31.05.2027, навчіть людей, які заповнюють Розділ 2 та Додаток B, і організуйте своє зберігання так, щоб будь-який аудит був експортом файлів, а не пожежною тривогою.

Ширший зсув – ICE розглядає більше помилок у документації як суттєві – є нагадуванням, що перевірка права на працевлаштування перейшла від другорядної формальності до пріоритету правозастосування. Добросовісні зусилля все ще мають значення, але вони більше не виправдовують форми, які не відповідають суворим вимогам законодавства.

Ви вже керуєте податками на заробітну плату, сертифікатами податку з продажів і страховими заявками з крайніми термінами. Додайте цю до того ж списку. Десять хвилин на перевірку шаблону сьогодні врятує від боротьби зі штрафами файл-за-файлом завтра.

Спростіть своє фінансове управління​

Так само, як вам потрібне організоване зберігання I-9, щоб пережити аудит, вам потрібні чіткі фінансові записи, щоб керувати бізнесом, який ці працівники роблять можливим. I-9, реєстри зарплати та записи головної книги залежать від однієї звички: послідовні, доступні для пошуку записи з контролем версій, які ви можете надати на вимогу.

Beancount.io пропонує вам бухгалтерію у відкритому текстовому форматі, яка є повністю прозорою, контрольованою версіями через Git і готовою до аналізу за допомогою штучного інтелекту – без чорних скриньок, без прив'язки до постачальника, без загадкових розрахунків, коли аудитор чи кредитор питає, як ви отримали певне число. Почніть безкоштовно і принесіть ту саму дисципліну готовності до аудиту, яка потрібна для комплаєнсу I-9, у ваше повне фінансове управління.