Якщо ви наймали когось протягом останнього року, ви заповнювали форму I-9 — перевірте документи, підпишіть, здайте у справу. У дедалі більшій кількості штатів цього вже недостатньо. Ви також повинні перевірити нового працівника через E-Verify — федеральну електронну систему верифікації, і зробити це протягом трьох днів з моменту прийняття на роботу. У 2026 році два штати — на Середньому Заході та на Півдні — поширюють цю вимогу з великих роботодавців на всіх без винятку.
Законодавці Флориди просувають законопроєкт HB 197 про розширення E-Verify з приватних роботодавців із 25 і більше працівниками на всіх без винятку приватних роботодавців штату. Закон FAIRNESS в Індіані набуває чинності 1 липня 2026 року та поширюється на кожного роботодавця незалежно від розміру, з цивільними штрафами до 10 000 доларів і можливістю позбавлення ліцензії за повторні порушення. Для малого бізнесу, який ніколи не реєструвався, крива навчання коротка, але ціна помилки висока.
Ось карта розширення на 2026 рік та робочий процес із першого дня.
Карта розширення вимог
Федеральне законодавство вимагає форми I-9 для кожного працівника, але не зобов'язує приватних роботодавців користуватися E-Verify — на федеральному рівні реєстрація є добровільною, якщо ви не підрядник за федеральним контрактом. Штати заповнюють цю прогалину.
Станом на 2026 рік дев'ять штатів вимагають від усіх або майже всіх роботодавців використовувати E-Verify (Алабама, Арізона, Флорида — для 25+ та державного сектору, Джорджія — 10+, Міссісіпі, Північна Кароліна — 25+, Південна Кароліна — усі роботодавці та інші), а друга хвиля розширюється:
- Флорида: З 2023 року приватні роботодавці з 25+ працівниками повинні використовувати E-Verify протягом трьох робочих днів після прийняття на роботу та зберігати записи про верифікацію протягом трьох років. Державні роботодавці та підрядники будь-якого розміру підпадають під дію закону з 2021 року. Законопроєкт HB 197, підтриманий комітетом на початку 2026 року, має на меті прибрати поріг у 25 працівників і зобов'язати кожного приватного роботодавця зареєструватися — перехід від змішаної добровільної/лише I-9 системи до єдиного мандата для усунення прогалин. Попередні версії 2025 року, які мали набути чинності 1 липня 2025 року, не пройшли в комітеті Сенату після спротиву бізнесу через витрати та навчання; спроба 2026 року — це нова спроба.
- Закон FAIRNESS в Індіані: З 1 липня 2026 року дія поширюється на кожного роботодавця — жодних винятків для малого бізнесу. Закон вимагає проведення E-Verify після перевірки прийнятних документів про проживання та посвідчення особи, з цивільними штрафами до 10 000 доларів за порушення та можливим призупиненням діяльності за повторні порушення. Закон є частиною ширшої загальнонаціональної тенденції 2025–2026 років, яка також включає закон Ohio's Workforce Integrity Act (19 березня 2026 року, для нежитлового будівництва, до 25 000 доларів за порушення), а також законопроєкти в Айдахо, Монтані та Техасі, які пропонують поширити дію на всіх роботодавців.
Тенденція — у бік відмови від порогів. Там, де штати раніше встановлювали обмеження на 10, 25 або 100 працівників, нові пропозиції повторюють логіку законопроєкту HB 119 Флориди: одноманітне застосування простіше забезпечити та усуває стимул триматися трохи нижче порогу.
Що ви повинні зробити для кожного нового працівника
Реєстрація — це один крок; робочий процес на кожного працівника — це те, де виграється або програється відповідність вимогам:
-
Правильно та вчасно заповніть форму I-9. E-Verify не замінює I-9. Ви повинні особисто оглянути (або через уповноваженого представника за віддаленою альтернативою), записати документи у I-9 і підписати. Типові помилки — приймання прострочених документів, відсутність дати заповнення працівником або використання неправильної версії I-9 — спричиняють попереднє підтвердження, яке затримує верифікацію.
-
Створіть справу E-Verify протягом трьох робочих днів після прийому на роботу. Відлік починається з першого дня роботи за винагороду, а не з дати пропозиції. Пізніше створення справи саме по собі є порушенням, навіть якщо згодом працівника буде підтверджено.
-
Оперативно вирішуйте питання з попереднім підтвердженням. TNC не означає, що працівник не має права на роботу — часто це пов’язано з розбіжністю в іменах (дівоче/подружнє, написання з дефісом) або затримкою в базах даних DHS/SSA. Повідомте працівника, вручіть повідомлення про подальші дії та дозвольте йому оскаржити. Не звільняйте, не відсторонюйте та не переводите на іншу посаду працівника виключно на підставі TNC.
-
Не використовуйте E-Verify до прийняття на роботу або для повторної перевірки. Перевірка кандидатів за допомогою E-Verify та повторна верифікація наявного працівника без кваліфікаційної події (наприклад, закінчення терміну дії дозволу на роботу) порушує правила програми та може спричинити розслідування щодо дискримінації.
-
Зберігайте записи. Правило 25+ у Флориді вже вимагає зберігати записи протягом трьох років; Закон FAIRNESS та більшість інших мандатів встановлюють аналогічний трирічний термін. Зберігайте I-9, результати E-Verify та копії документів (якщо ви їх робите) разом, але окремо від особової справи, щоб обмежити доступ.
Вартість недотримання вимог
Штрафи на рівні штату тепер значно перевищують адміністративні витрати на реєстрацію:
- Індіана: до 10 000 доларів за порушення, з призупиненням діяльності за систематичні порушення
- Огайо (будівництво): до 25 000 доларів за порушення
- Флорида (відповідно до чинного закону для 25+): позбавлення права на державні контракти та забезпечення виконання через випадкові перевірки Департаменту торгівлі; законопроєкт HB 197 поширив би цю відповідальність на кожного роботодавця
Окрім штрафів, є операційний ризик — зупинення найму. Роботодавця, який порушив закон, можуть зобов'язати зареєструватися та перевірити всіх наявних співробітників, прийнятих після певної дати, що створить ретроактивне навантаження під час розслідування.
Ризик обвинувачень у дискримінації також зростає через неконтрольоване використання E-Verify. Вибіркова перевірка на основі імені, акценту чи зовнішнього вигляду або використання E-Verify для попереднього відбору порушує антидискримінаційні положення, які забезпечує Секція імміграційних прав працівників Міністерства юстиції.
П'ятихвилинне налаштування відповідності
Якщо ви ще не зареєструвалися, зробіть це до наступного прийому на роботу, а не після:
- Зареєструйтеся на e-verify.gov — оберіть спосіб доступу для роботодавця (безпосередньо або через агента E-Verify, якщо ви хочете, щоб провайдер вів справи)
- Призначте та навчіть одного-двох користувачів — навчальний посібник і тест займають менше години
- Оновіть лист-пропозицію про роботу та контрольний список найму, включивши в них I-9 + E-Verify протягом трьох робочих днів
- Додайте у календар нагадування про трирічне зберігання документів та про повторну верифікацію з обмеженим терміном дії дозволів на роботу
- Додайте примітку про недискримінацію до політики наймання: E-Verify для кожного новоприйнятого працівника, без винятків і без попереднього відбору
Це налаштування однакове незалежно від того, чи є у вас двоє чи двісті працівників — саме тому штати переходять до універсального охоплення. Найменші роботодавці більше не звільнені від цього обов'язку.
Тримайте кадрові документи готовими до аудиту
Відповідність E-Verify — це не одноразова реєстрація, а щоденна дисципліна, яка має відстежуватися: хто заповнив I-9, коли було створено справу, який результат і де зберігаються записи. Контрольний список найму, який зобов’язує створювати справу протягом трьох днів, та щоквартальний самостійний аудит журналів I-9 та E-Verify дозволяє виявити прострочені документи та невідповідності в іменах до того, як це зробить аудитор.
Спрощення вашого фінансового управління
Відповідність вимогам щодо найму йде пліч-о-пліч із розрахунком заробітної плати, пільгами та утриманням персоналу — усе це впливає на фінансову звітність. Beancount.io забезпечує облік витрат на найм, заробітну плату та відповідність вимогам у простому текстовому форматі з контролем версій — тож кожну форму I-9, кожну перевірку та кожен уникнутий штраф можна відстежити, а не лише запам'ятати. Почніть безкоштовно та тримайте свій найм таким самим організованим, як і свої книги обліку.