Звіти щодо даних про оплату праці в Каліфорнії за звітний 2025 рік мають бути подані до 13 травня 2026 року до Департаменту громадянських прав (CRD). Якщо ви є приватним роботодавцем із 100 або більше працівниками у штаті або приватним роботодавцем-замовником із 100 або більше працівниками, найнятими через трудові агентства, ви зобов'язані подавати звітність щороку відповідно до Розділу 12999 Урядового кодексу — і 2026 рік стає роком, коли правила посилюються.
Хто має подавати звітність
- Звіт про працівників у штаті: приватні роботодавці зі 100+ працівниками у штаті (в межах Каліфорнії або за її межами, але звітність подається щодо працівників у Каліфорнії)
- Звіт про працівників через трудові агентства: приватні роботодавці-замовники зі 100+ працівниками, найнятими через трудові агентства в Каліфорнії
- Звітність на рівні підприємства: дані, розподілені за підприємствами, діапазонами оплати, категоріями посад, расою, етнічною приналежністю та статтю — подібно до федеральної форми EEO-1, але подаються окремо до CRD через його портал та шаблони Excel
Ви не можете виконати вимоги Каліфорнії, подавши лише федеральну форму EEO-1. CRD вимагає власної звітності, навіть якщо EEOC розглядає припинення федерального збору даних EEO-1.
Що нового у 2026 році, що зміниться у 2027 році
Для подання у травні 2026 року (дані за 2025 рік) CRD опублікував попередні шаблони та поширені запитання, що вказують на розширене відстеження класифікацій працівників і робочих графіків, а також суворішу перевірку даних. Основна структура діапазонів оплати (10 категорій посад) все ще застосовується для даних за 2025 рік.
Починаючи зі звітності за дані 2026 року (подання у 2027 році), SB 464 розширює структуру категорій посад з 10 до 23 категорій і робить штрафи за неподання звітності обов'язковими, якщо CRD їх вимагає — перехід від дискреційного до обов'язкового застосування. Роботодавці, які відкладуть перебудову категорій у своїх HRIS-системах до 2027 року, будуть вимушені переналаштовувати дані у стислі терміни.
Що подавати — і як
Портал CRD вимагає шаблони Excel за типом звіту (штатні працівники чи трудові агентства), причому кожне підприємство оформлюється як окремий розділ. Демографічні дані походять із добровільної самоідентифікації; дані про оплату використовують заробітну плату з графи 5 форми W-2 (зарплата для Medicare), зіставлену з діапазонами оплати. Відпрацьовані години та нові поля про робочі графіки мають відповідати даним платіжних відомостей.
Найпоширеніша помилка при поданні — невідповідність кількості підприємств: головний офіс плюс кожне фізичне або віддалене підприємство мають бути узгоджені з файлом робочих місць у системі платіжних відомостей. Роботодавець у Каліфорнії зі 120 працівниками в трьох офісах подає три розділи підприємств, а не один зведений підсумок.
Штрафи та зберігання записів
Починаючи з 2026 року, суди зобов'язані накладати штрафи, якщо CRD їх вимагає за неподання звітності — раніше штрафи були дискреційними. CRD також підкреслив зобов'язання щодо зберігання даних: зберігайте дані про оплату, демографічні дані та записи звітності щонайменше три роки після подання та будьте готові надати їх під час перевірки.
Прострочені або неточні подання також можуть стати підставою для аудитів оплати праці та найму, які CRD проводить на основі самих даних про оплату.
Контрольний список для бухгалтерії та HRIS до 13 травня
- Звірте чисельність працівників за звітний період, визначений CRD (зазвичай один платіжний період між 1 жовтня та 31 грудня 2025 року), з платіжними відомостями, а не з даними HR, що включають відпустки.
- Перевірте дані про расу/етнічність/стать проти форм добровільної самоідентифікації; не припускайте дані.
- Зіставте діапазони оплати із заробітної плати у графі 5 та узгодьте підсумки за діапазонами з підсумками платіжних відомостей — розбіжність у підсумках за діапазоном призведе до відхилення звіту.
- Документуйте дані працівників через трудові агентства окремо, із зазначенням назви агентства та кількості працівників за кожним підприємством.
У Beancount зберігайте дати подання звітності про оплату праці та переліки охоплених підприємств як датовані нотатки, щоб дедлайн 13 травня щороку повторювався з правильним обсягом.
Спростіть своє фінансове управління
Звітність про оплату праці перетворює HR-демографію на територію аудитованих фінансових записів. Beancount.io зберігає платіжні відомості, дані про підприємства та демографічні джерела під контролем версій — тому підсумки, які ви подаєте, безпосередньо відповідають виданим вами формам W-2. Почніть безкоштовно і перетворіть 13 травня на просте подання, а не на метушню.
