Якщо ви подаєте звітність про дані про оплату праці в Каліфорнії, а ваші дані про заробітну плату включають підрядників і розширені демографічні поля, шаблон, який ви використовували торік, у травні буде відхилено.
Що розширили
Департамент громадянських прав Каліфорнії (CRD) розширив шаблон звітності про дані про оплату праці на 2026 рік, щоб узгодити дані про оплату праці з трудового кодексу (розділ 432.3 трудового кодексу) із розширеним охопленням закону про приватність:
- Хто підлягає звітності: не лише штатні працівники з формою W-2, але й підрядники за формою 1099, які відпрацьовують значну частину годин у Каліфорнії, якщо вони відповідають порогу звітності (100+ отримувачів виплат у багатьох випадках).
- Що звітується: замість старих 10 діапазонів оплати тепер 12, причому верхній діапазон розділено. Години та оплата звітуються за підприємством, за категорією посади, а тепер і за розширеним комбінованим полем раса/етнічна приналежність і стать, яке відповідає інвентаризації даних закону про приватність.
Роботодавці, на яких поширюється дія: приватні роботодавці з 100+ працівниками та/або 100+ працівниками, найнятими через трудові агентства (labor contractors) у попередньому календарному році, з принаймні одним отримувачем виплат у Каліфорнії. Поріг враховує підрядників, а не лише працівників.
Травневе подання, перетин із законом про приватність
Звіт про дані про оплату праці подається у другу середу травня. У 2026 році шаблон CRD проходить перехресну перевірку з інвентаризацією даних згідно із Законом Каліфорнії про права на приватність (CPRA): демографічні поля в даних про оплату праці мають відповідати категоріям, які ви розкриваєте у своєму повідомленні про конфіденційність для тієї самої робочої сили.
Це означає, що заробітна плата та інвентаризація приватності мають надходити з одного джерела істини, а не з двох електронних таблиць, які у квітні розходяться.
Бухгалтерський облік, який витримує перевірку звіту
- Групування оплати: для кожного отримувача виплат валовий дохід за формою W-2, поле 1, або за формою 1099, години (або проксі-години для звільнених від обліку), підприємство та категорія посади мають бути теговані. Якщо ваша система розрахунку заробітної плати не може тегувати за підприємством та за типом підрядник проти працівник, експортуйте дані та додайте теги перед поданням шаблону.
- Години для звільнених від обліку та підрядників: години для звільнених від обліку розраховуються за проксі-ставкою 40 годин на тиждень для повної зайнятості; години підрядників відстежуються через рахунки-фактури або звіти про час, а не через години заробітної плати, яких у них немає.
- Звірка приватності та заробітної плати: кількість осіб за демографічними категоріями в даних про оплату праці має збігатися з показником чисельності робочої сили в інвентаризації приватності. Ведіть єдиний перепис робочої сили, який живить обидва процеси.
Тримайте свої фінанси в порядку з першого дня
Звітність про дані про оплату праці — це звітність про заробітну плату з накладанням громадянських прав. Роботодавці, які подають чисті звіти, — це ті, у кого заробітна плата, реєстр підрядників та інвентаризація приватності походять з одного перепису, контрольованого за версіями та готового у квітні, а не в травні.
Beancount.io зберігає цей перепис у вигляді простого тексту — кожен отримувач виплат як транзакція із зазначенням підприємства, категорії та демографічних даних — готовий ще до настання терміну подання шаблону. Почніть безкоштовно і перетворіть травень на подання звітності, а не на реконструкцію даних.
