Як скласти та прочитати балансовий звіт: Повний посібник для малого бізнесу

Що б ви відповіли, якби хтось запитав вас, скільки саме коштує ваш бізнес прямо зараз? Не скільки доходу ви отримали минулого місяця і не який прибуток отримали минулого року, а саме фактичний фінансовий стан вашої компанії в цей конкретний момент.

Більшість власників малого бізнесу не можуть впевнено відповісти на це запитання. Проте ця інформація міститься в одному документі, який має вести кожен бізнес: у балансовому звіті (балансі).

Балансовий звіт дає миттєвий знімок фінансового здоров'я вашої компанії на певну дату. Він відповідає на фундаментальне питання: чим ваш бізнес володіє порівняно з тим, що він винен — і що залишається як ваша частка власності. Незалежно від того, чи потрібно вам подати заявку на кредит, залучити інвесторів, підготуватися до податкового сезону чи просто приймати кращі фінансові рішення, розуміння балансу є вкрай важливим.

Що таке балансовий звіт?

Балансовий звіт — це один із трьох основних фінансових звітів, які повинен вести кожен бізнес, поряд зі звітом про прибутки та збитки та звітом про рух грошових коштів. У той час як звіт про прибутки та збитки показує прибутковість за певний період, а звіт про рух грошових коштів відстежує надходження та витрати грошей, баланс фіксує ваш фінансовий стан у конкретний момент часу.

Думайте про це як про фотографію ваших фінансів, а не як про відео. Він «заморожує» все на місці та запитує: прямо зараз, чим володіє цей бізнес, що він винен і яка частка власника?

Балансовий звіт базується на фундаментальному бухгалтерському рівнянні:

Активи = Зобов'язання + Власний капітал

Це рівняння завжди має бути збалансованим — звідси і назва. Все, чим володіє ваш бізнес (активи), було профінансовано або шляхом запозичення у інших (зобов'язання), або шляхом інвестицій власників (капітал). Іншого способу отримати активи не існує, тому обидві частини рівняння мають бути рівними.

Три компоненти балансового звіту

Активи: чим володіє ваш бізнес

Активи — це ресурси, якими володіє ваша компанія, що мають економічну цінність і можуть приносити дохід у майбутньому. У балансі вони перелічені в порядку ліквідності — тобто того, як швидко їх можна конвертувати в готівку.

Оборотні активи — це ресурси, які ви плануєте використати або конвертувати в готівку протягом одного року:

• Грошові кошти та їх еквіваленти: гроші на банківських рахунках, готівка в касі та короткострокові інвестиції.
• Дебіторська заборгованість: гроші, які клієнти винні вам за вже поставлені товари або надані послуги.
• Запаси: товари, які ви тримаєте для продажу, або матеріали, що використовуються у виробництві.
• Витрати майбутніх періодів: витрати, сплачені авансом, наприклад, страхові внески або орендна плата.

Необоротні активи (також звані основними засобами або довгостроковими активами) приносять користь протягом декількох років:

• Нерухомість: земля та будівлі, якими володіє ваш бізнес.
• Обладнання: машини, комп'ютери, транспортні засоби та меблі.
• Нематеріальні активи: патенти, торгові марки, гудвіл та інші нефізичні активи.
• Довгострокові інвестиції: цінні папери або інші інвестиції, що утримуються понад один рік.

Зобов'язання: що ваш бізнес винен

Зобов'язання — це борги вашої компанії перед іншими сторонами, які з часом мають бути сплачені. Як і активи, вони класифікуються за часовим горизонтом.

Поточні зобов'язання — це борги, що підлягають сплаті протягом одного року:

• Кредиторська заборгованість: гроші, які ви винні постачальникам за отримані товари чи послуги.
• Короткострокові позики: кредитні лінії та позики, що підлягають погашенню протягом 12 місяців.
• Нараховані витрати: заробітна плата, податки та комунальні послуги, які ви винні, але ще не сплатили.
• Доходи майбутніх періодів: платежі, отримані за товари або послуги, які ще не були доставлені.

Довгострокові зобов'язання — це зобов'язання терміном понад один рік:

• Довгострокові кредити: іпотека, фінансування обладнання та багаторічні бізнес-позики.
• Відстрочені податкові зобов'язання: податки, що підлягають сплаті в майбутніх періодах.
• Орендні зобов'язання: довгострокові зобов'язання за договорами оренди.

Власний капітал: що залишається

Власний капітал представляє частку власника в бізнесі — те, що залишилося б, якби ви продали всі активи та виплатили всі борги. Він включає:

• Капітал власника: гроші та активи, які власник інвестував у бізнес.
• Нерозподілений прибуток: накопичений прибуток, який був реінвестований у бізнес, а не розподілений.
• Рахунок вилучень: гроші, які власник вилучив із бізнесу (зменшує капітал).

Для корпорацій цей розділ називається акціонерним капіталом і включає звичайні акції, привілейовані акції та нерозподілений прибуток.

Як скласти балансовий звіт крок за кроком

Крок 1: Оберіть дату звітності

Балансовий звіт відображає ваш фінансовий стан у конкретний момент. Більшість компаній складають баланси щомісяця, щокварталу або щорічно. Для цілей оподаткування зазвичай потрібні річні баланси. Оберіть дату та зберіть усі фінансові записи станом на цю дату.

Крок 2: Перелічіть усі активи

Почніть з оборотних активів, починаючи з найбільш ліквідних ресурсів. Вкажіть точний залишок готівки на всіх банківських рахунках, загальну дебіторську заборгованість клієнтів, вартість запасів та будь-які витрати майбутніх періодів.

Потім перелічіть необоротні активи. Записуйте нерухомість та обладнання за їх купівельною ціною мінус накопичена амортизація. Вкажіть будь-які нематеріальні активи за їх обліковою вартістю.

Складіть значення всіх активів разом, щоб розрахувати загальну суму активів.

Крок 3: Перелічіть усі зобов’язання

Почніть із поточних зобов’язань. Зафіксуйте кредиторську заборгованість перед постачальниками, поточну частину будь-яких кредитів, нараховану заробітну плату та податки, а також будь-які депозити клієнтів або передоплати за майбутні послуги.

Далі перелічіть довгострокові (непоточні) зобов’язання, включаючи довгострокову частину бізнес-позик, орендні зобов’язання та будь-які відстрочені податки.

Додайте всі значення зобов’язань, щоб розрахувати загальну суму зобов’язань.

Крок 4: Розрахуйте власний капітал

Відніміть загальну суму зобов’язань від загальної суми активів. Результат має дорівнювати вашому власному капіталу. Якщо ви відстежували інвестиції власників та нерозподілений прибуток окремо, перевірте, чи відповідає розрахований капітал вашим записам.

Крок 5: Перевірте баланс

Переконайтеся, що ваше рівняння збігається: Активи = Зобов’язання + Власний капітал. Якщо дві сторони не рівні, перевірте свої цифри на наявність помилок. Типові помилки включають пропущені транзакції, подвійне врахування статей або неправильну категоризацію активів і зобов’язань.

Основні показники балансу

Самі по собі цифри в балансі розповідають лише частину історії. Коефіцієнти допомагають інтерпретувати, що ці цифри означають для здоров’я вашого бізнесу.

Коефіцієнт поточної ліквідності

Формула: Поточні активи ÷ Поточні зобов’язання

Це вимірює вашу здатність сплачувати короткострокові зобов’язання. Коефіцієнт вище 1,0 означає, що у вас більше поточних активів, ніж поточних зобов’язань — зазвичай це здоровий стан. Більшість кредиторів хочуть бачити коефіцієнт поточної ліквідності від 1,2 до 2,0.

Коефіцієнт швидкої ліквідності (коефіцієнт «лакмусового папірця»)

Формула: (Поточні активи - Запаси) ÷ Поточні зобов’язання

Це більш суворий тест на ліквідність, який виключає запаси, продаж яких може зайняти певний час. Коефіцієнт швидкої ліквідності 1,0 або вище вказує на міцне короткострокове фінансове здоров’я.

Співвідношення боргу до власного капіталу

Формула: Загальні зобов’язання ÷ Власний капітал

Це показує, скільки боргу ви використовуєте для фінансування активів відносно інвестицій власника. Коефіцієнт 2,0 означає, що у вас вдвічі більше боргів, ніж власного капіталу. Вищі коефіцієнти вказують на більший фінансовий важіль — і більший ризик у разі зниження доходу.

Робочий капітал

Формула: Поточні активи - Поточні зобов’язання

Це не коефіцієнт, а абсолютне число, яке показує, скільки ліквідного капіталу у вас є для повсякденних операцій. Позитивний робочий капітал забезпечує резерв для непередбачених витрат або періодів низької активності.

Поширені помилки в балансі, яких слід уникати

Ігнорування або нехтування регулярними оновленнями

Багато власників бізнесу створюють баланс для подання заявки на кредит, а потім залишають його припадати пилом. Якщо ви не підтримуєте свої книги в актуальному стані, ваш баланс відображатиме застарілу інформацію, що призведе до невдалих рішень. Наприклад, незафіксована позика змушує ваш рівень боргу виглядати кращим, ніж він є насправді.

Відсутність позабалансових статей

Операційна оренда, спільні підприємства та певні договірні зобов’язання можуть не відображатися в стандартному балансі, але можуть суттєво впливати на фінансове здоров’я. Розуміння того, чого немає в балансі, так само важливе, як і розуміння того, що в ньому є.

Нехтування дрібними транзакціями

Витрати на дрібну касу, дрібні закупівлі та невеликі рахунки-фактури можуть накопичуватися. Відсутність реєстрації цих транзакцій спотворює вашу фінансову картину. Навіть невеликі розбіжності з часом накопичуються.

Плутанина балансу з іншими звітами

Баланс показує фінансовий стан на певний момент часу. Звіт про фінансові результати показує результати діяльності за період. Звіт про рух грошових коштів показує фактичний рух грошей. Кожен з них служить різним цілям, і жоден не розповідає всю історію самостійно.

Використання коефіцієнтів без контексту

Фінансові коефіцієнти потребують інтерпретації. Низький коефіцієнт поточної ліквідності може свідчити про проблеми — або ж він може просто відображати ефективне управління запасами. Коефіцієнти різних звітних періодів або різних галузей часто не підлягають порівнянню. Завжди зважайте на контекст, що стоїть за цифрами.

Коли вам потрібен баланс

Подання податкової звітності

Якщо ваш бізнес приносить дохід понад 250 000 доларів США, IRS (Податкова служба США) може вимагати баланс при поданні податкової декларації. Корпорації та партнерства, що перевищують певні пороги, повинні додавати баланси до своїх звітів. Навіть якщо це не обов’язково, ведення точних балансів спрощує підготовку до сплати податків.

Заявки на кредит

Банки та кредитори оцінюють ваш баланс для визначення кредитоспроможності. Вони хочуть бачити, що ваші активи перевищують зобов’язання, і що у вас достатньо робочого капіталу для погашення кредитів. Міцний баланс може означати кращі умови кредитування та нижчі відсоткові ставки.

Спілкування з інвесторами

Потенційні інвестори вивчають баланси, щоб зрозуміти, у що вони вкладають кошти. Вони дивляться на вартість активів, рівень заборгованості та власний капітал, щоб оцінити, чи є ваш бізнес надійною інвестицією.

Прийняття стратегічних рішень

Розглядаєте велику покупку, expansion або найм нового працівника? Ваш баланс допомагає зрозуміти, чи маєте ви фінансову спроможність для такого кроку. Він створює основу для обґрунтованих бізнес-рішень.

Оцінка бізнесу

Якщо ви захочете продати свій бізнес або залучити партнерів, баланс встановлює базову лінію вартості компанії. Це один із основних документів, що використовуються при оцінці вартості бізнесу.

Прогнозні балансові звіти для планування

Прогнозний балансовий звіт відображає майбутній фінансовий стан на основі очікуваних змін. Якщо ви плануєте придбати обладнання, взяти кредит або суттєво збільшити запаси, прогнозний баланс допоможе візуалізувати вплив цих дій до прийняття остаточних зобов'язань.

Ця перспективна версія балансового звіту особливо корисна для:

• Планування великих капітальних витрат
• Оцінки варіантів фінансування
• Підготовки до сезонного накопичення запасів
• Представлення планів зростання кредиторам або інвесторам

Підтримка точності балансових звітів

Ключем до корисних балансових звітів є послідовний та точний бухгалтерський облік протягом усього року. Коли операції фіксуються належним чином у реальному часі, створення балансового звіту стає простим процесом.

Сучасне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку може автоматично генерувати балансові звіти на основі записаних операцій. Програма отримує поточні залишки активів та зобов'язань безпосередньо з ваших рахунків, що усуває потребу в ручних розрахунках і зменшує кількість помилок.

Для компаній, які надають перевагу ручним методам, шаблони електронних таблиць забезпечують структурований формат. Однак вони вимагають ретельного введення даних і регулярної звірки з банківськими виписками та іншими документами.

Відстежуйте кожну операцію, що формує ваш баланс

Ваш балансовий звіт є настільки точним, наскільки точними є операції, записані в його основі. Кожен продаж, купівля, виплата за кредитом та витрати зрештою впливають на ваші активи, зобов'язання або власний капітал.

Beancount.io пропонує текстовий бухгалтерський облік (plain-text accounting), який забезпечує повну прозорість кожної транзакції. Ви бачите, як саме кожен запис впливає на ваш фінансовий стан — без прихованих формул або «чорних скриньок». Ваші дані залишаються під контролем версій і є портативними, тому ви завжди маєте чіткий аудиторський слід від окремих операцій до повного балансового звіту. Почніть безкоштовно та візьміть під контроль фінанси вашого бізнесу.