Com crear i llegir un balanç de situació: La guia completa per a petites empreses

Què diríeu si algú us preguntés exactament quant val la vostra empresa ara mateix? No quants ingressos vau generar el mes passat, ni quin benefici vau obtenir l'any passat, sinó la situació financera real de la vostra empresa en aquest precís moment.

A la majoria de propietaris de petites empreses els costa respondre a aquesta pregunta amb seguretat. No obstant això, aquesta informació es troba en un únic document que tota empresa hauria de mantenir: el balanç de situació.

Un balanç de situació proporciona una instantània de la salut financera de la vostra empresa en un moment específic. Respon a la pregunta fonamental del que l'empresa té en propietat en comparació amb el que deu, i quin és el capital restant que pertany als propietaris. Tant si necessiteu sol·licitar un préstec, atraure inversors, preparar la temporada d'impostos o simplement prendre millors decisions financeres, entendre el vostre balanç de situació és essencial.

Què és un balanç de situació?

El balanç de situació és un dels tres estats financers bàsics que tota empresa hauria de mantenir, juntament amb el compte de pèrdues i guanys i l'estat de fluxos d'efectiu. Mentre que el compte de pèrdues i guanys mostra la rendibilitat durant un període de temps i l'estat de fluxos d'efectiu fa un seguiment dels diners que entren i surten, el balanç de situació capta la vostra posició financera en un sol moment.

Penseu-hi com una fotografia de les vostres finances en lloc d'un vídeo. Ho congela tot al seu lloc i es pregunta: ara mateix, què té aquesta empresa, què deu i quin és el capital dels propietaris?

El balanç de situació segueix una equació comptable fonamental:

Actius = Passius + Patrimoni net

Aquesta equació sempre ha d'estar equilibrada, d'aquí el seu nom (balance sheet en anglès). Tot el que la vostra empresa posseeix (actius) s'ha finançat mitjançant préstecs de tercers (passius) o mitjançant la inversió dels propietaris (patrimoni net). No hi ha cap altra manera d'adquirir actius, i és per això que ambdós costats de l'equació han de ser iguals.

Els tres components d'un balanç de situació

Actius: El que la vostra empresa té en propietat

Els actius són recursos que la vostra empresa posseeix, que tenen un valor econòmic i que poden generar ingressos en el futur. Es llisten al balanç de situació per ordre de liquiditat, és a dir, amb quina rapidesa es poden convertir en efectiu.

Els Actius corrents són recursos que s'espera utilitzar o convertir en efectiu en el termini d'un any:

• Efectiu i equivalents d'efectiu: Diners en comptes bancaris, caixa i inversions a curt termini.
• Comptes a cobrar: Diners que els clients us deuen per béns o serveis ja lliurats.
• Existències (Inventari): Productes que teniu per a la venda o materials utilitzats en la producció.
• Despeses pagades per endavant: Costos pagats per avançat, com ara primes d'assegurances o el lloguer.

Els Actius no corrents (també anomenats actius fixos o actius a llarg termini) proporcionen valor durant diversos anys:

• Immobles: Terrenys i edificis propietat de l'empresa.
• Equipament: Maquinària, ordinadors, vehicles i mobiliari.
• Actius intangibles: Patents, marques registrades, fons de comerç i altres actius no físics.
• Inversions a llarg termini: Valors o altres inversions mantingudes durant més d'un any.

Passius: El que la vostra empresa deu

Els passius són obligacions que la vostra empresa té amb tercers: deutes i compromisos que finalment s'han de pagar. Igual que els actius, es categoritzen segons l'horitzó temporal.

Els Passius corrents són deutes que vencen en el termini d'un any:

• Comptes a pagar: Diners que deveu als proveïdors per béns o serveis rebuts.
• Préstecs a curt termini: Línies de crèdit comercials i préstecs amb venciment en 12 mesos.
• Despeses meritades: Salaris, impostos i subministraments que deveu però que encara no heu pagat.
• Ingressos anticipats: Pagaments rebuts per productes o serveis que encara no s'han lliurat.

Els Passius no corrents són obligacions que s'estenen més enllà d'un any:

• Préstecs a llarg termini: Hipoteques, finançament d'equips i préstecs comercials pluriennals.
• Passius per impostos diferits: Impostos deguts en períodes futurs.
• Obligacions per arrendament: Compromisos de lloguer o lísing a llarg termini.

Patrimoni net: El que queda

El patrimoni net representa la participació del propietari en l'empresa: el que quedaria si venguéssiu tots els actius i paguéssiu tots els deutes. Inclou:

• Capital de l'amo: Diners i actius que el propietari ha invertit en l'empresa.
• Beneficis retinguts (Reserves): Beneficis acumulats que s'han tornat a invertir en lloc de distribuir-se.
• Compte de disposicions: Diners que el propietari ha retirat de l'empresa (redueix el patrimoni net).

En el cas de les societats, aquesta secció s'anomena patrimoni net dels accionistes i inclou accions ordinàries, accions preferents i reserves.

Com crear un balanç de situació pas a pas

Pas 1: Trieu la data de l'informe

Un balanç de situació representa la vostra posició financera en un moment específic. La majoria de les empreses elaboren balanços mensualment, trimestralment o anualment. Per a finalitats fiscals, normalment es requereixen els balanços de tancament d'exercici. Trieu una data i recopileu tots els registres financers a partir d'aquella data.

Pas 2: Llisteu tots els actius

Comenceu pels actius corrents, començant pels recursos més líquids. Incloeu el saldo exacte d'efectiu de tots els comptes bancaris, el total de comptes a cobrar dels clients, el valor de les existències i qualsevol despesa pagada per endavant.

A continuació, llisteu els actius no corrents. Registreu els immobles i l'equipament al seu preu de compra menys l'amortització acumulada. Incloeu qualsevol actiu intangible pel seu valor comptable.

Sumeu tots els valors dels actius per calcular el total d'actius.

Pas 3: Llistar tots els passius

Comenceu amb els passius corrents. Registreu els comptes a pagar a proveïdors, la part corrent de qualsevol préstec, els salaris i impostos meritats, i qualsevol dipòsit o pagament anticipat de clients per serveis futurs.

A continuació, llisteu els passius no corrents, incloent-hi la part a llarg termini dels préstecs empresarials, les obligacions d'arrendament i qualsevol impost diferit.

Sumeu tots els valors dels passius per calcular el total del passiu.

Pas 4: Calcular el patrimoni net

Resteu el total del passiu al total de l'actiu. El resultat hauria de ser igual al vostre patrimoni net. Si heu fet un seguiment per separat de les inversions dels propietaris i dels beneficis retinguts, verifiqueu que el patrimoni net calculat coincideixi amb els vostres registres.

Pas 5: Verificar el balanç

Comproveu que la vostra equació estigui equilibrada: Actius = Passius + Patrimoni net. Si les dues parts no són iguals, reviseu les vostres xifres a la recerca d'errors. Els errors comuns inclouen transaccions omeses, elements comptabilitzats dues vegades o una categorització incorrecta d'actius i passius.

Ràtios essencials del balanç de situació

Els números bruts en un balanç de situació només expliquen una part de la història. Les ràtios us ajuden a interpretar què signifiquen aquests números per a la salut del vostre negoci.

Ràtio de solvència (Current Ratio)

Fórmula: Actius corrents ÷ Passius corrents

Aquesta ràtio mesura la vostra capacitat per pagar les obligacions a curt termini. Una ràtio superior a 1,0 significa que teniu més actius corrents que passius corrents, cosa que generalment és una posició saludable. La majoria dels prestadors volen veure una ràtio de solvència d'almenys 1,2 a 2,0.

Ràtio de test àcid (Quick Ratio)

Fórmula: (Actius corrents - Existències) ÷ Passius corrents

Aquesta és una prova de liquiditat més estricta que exclou les existències, que poden trigar a vendre's. Una ràtio de test àcid d'1,0 o superior indica una salut financera sòlida a curt termini.

Ràtio d'endeutament (Debt-to-Equity Ratio)

Fórmula: Passiu total ÷ Patrimoni net

Aquesta ràtio mostra quin volum de deute utilitzeu per finançar els actius en relació amb la inversió dels propietaris. Una ràtio de 2,0 significa que teniu el doble de deute que de patrimoni net. Les ràtios més elevades indiquen un major palanquejament financer i un risc més alt si els ingressos disminueixen.

Fons de maniobra (Working Capital)

Fórmula: Actius corrents - Passius corrents

Això no és una ràtio, sinó un número absolut que mostra quant de capital líquid teniu disponible per a les operacions del dia a dia. Un fons de maniobra positiu proporciona un coixí per a despeses inesperades o períodes d'activitat reduïda.

Errors comuns del balanç de situació a evitar

Ignorar o descuidar les actualitzacions regulars

Molts propietaris de negocis creen un balanç de situació per a una sol·licitud de préstec i després deixen que s'ompli de pols. Si no manteniu la vostra comptabilitat al dia, el vostre balanç mostrarà informació desactualitzada que portarà a decisions errònies. Un préstec que no es va registrar, per exemple, fa que els vostres nivells de deute semblin millors del que realment són.

Elements fora de balanç omesos

Els arrendaments operatius, les unions temporals d'empreses i certs compromisos contractuals poden no aparèixer en un balanç de situació estàndard, però poden afectar significativament la salut financera. Entendre què no hi ha al balanç és tan important com entendre què hi ha.

Passar per alt les transaccions petites

Les despeses de caixa petita, les compres menors i les factures petites poden sumar. No registrar aquestes transaccions distorsiona la vostra imatge financera. Fins i tot les petites discrepàncies s'acumulen amb el temps.

Confondre el balanç de situació amb altres estats financers

Un balanç de situació mostra la posició en un moment determinat. Un estat de resultats mostra el rendiment durant un període. Un estat de fluxos d'efectiu mostra el moviment real dels diners. Cadascun serveix per a un propòsit diferent, i cap explica la història completa per si sol.

Utilitzar ràtios sense context

Les ràtios financeres requereixen interpretació. Una ràtio de solvència baixa podria indicar problemes, o podria reflectir simplement una gestió eficient de les existències. Les ràtios de diferents períodes comptables o de diferents sectors sovint no són comparables. Considereu sempre el context que hi ha darrere dels números.

Quan necessiteu un balanç de situació

Presentació d'impostos

Si el vostre negoci genera ingressos de més de 250.000 $, és possible que l'IRS requereixi un balanç de situació en presentar els impostos. Les societats i associacions que superin determinats llindars han d'incloure balanços de situació amb les seves declaracions. Encara que no sigui obligatori, mantenir balanços de situació precisos simplifica la preparació dels impostos.

Sol·licituds de préstecs

Els bancs i prestadors avaluen el vostre balanç de situació per valorar la solvència creditícia. Volen veure que els vostres actius superen els passius i que teniu prou fons de maniobra per retornar els préstecs. Un balanç de situació sòlid pot suposar millors condicions de préstec i tipus d'interès més baixos.

Converses amb inversors

Els inversors potencials examinen els balanços de situació per entendre en què estarien invertint. Es fixen en els valors dels actius, els nivells de deute i el patrimoni net per avaluar si el vostre negoci és una inversió sòlida.

Presa de decisions estratègiques

Esteu considerant una compra important, una expansió o una nova contractació? El vostre balanç de situació us ajuda a entendre si teniu la capacitat financera per fer aquest moviment. Proporciona la base per a decisions empresarials informades.

Valoració de l'empresa

Si algun dia voleu vendre el vostre negoci o incorporar socis, el balanç de situació estableix una base del que val l'empresa. És un dels documents principals utilitzats en les valoracions empresarials.

Balanços de situació proforma per a la planificació

Un balanç de situació proforma projecta la posició financera futura basada en els canvis previstos. Si teniu previst adquirir equipament, sol·licitar un préstec o augmentar significativament l'inventari, un balanç de situació proforma us ajuda a visualitzar l'impacte abans de comprometre-us-hi.

Aquesta versió prospectiva del balanç és especialment útil per a:

• Planificar grans despeses de capital
• Avaluar opcions de finançament
• Preparar l'acumulació estacional d'inventari
• Presentar plans de creixement a prestadors o inversors

Com mantenir balanços de situació precisos

La clau per obtenir balanços de situació útils és una comptabilitat constant i precisa durant tot l'any. Quan les transaccions es registren correctament en temps real, generar un balanç de situació esdevé una tasca senzilla.

El programari de comptabilitat modern pot generar automàticament balanços de situació a partir de les vostres transaccions registrades. El programari extreu els saldos actuals d'actius i passius directament dels vostres comptes, eliminant el càlcul manual i reduint els errors.

Per a les empreses que prefereixen els mètodes manuals, les plantilles de fulls de càlcul ofereixen un format estructurat. No obstant això, aquestes requereixen una entrada de dades acurada i una conciliació regular amb els extractes bancaris i altres registres.

Feu el seguiment de cada transacció que defineix el vostre balanç

El vostre balanç de situació només és tan precís com les transaccions que hi ha al darrere. Cada venda, compra, pagament de préstec i despesa acaba fluint cap als vostres actius, passius o patrimoni net.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència total sobre cada transacció. Veureu exactament com afecta cada entrada a la vostra posició financera, sense fórmules ocultes ni caixes negres. Les vostres dades es mantenen amb control de versions i són portàtils, de manera que sempre tindreu una traça d'auditoria clara des de les transaccions individuals fins al vostre balanç de situació complet. Comenceu gratis i preneu el control de les finances del vostre negoci.