Как да съставим и разчетем счетоводен баланс: Пълно ръководство за малкия бизнес

Какво бихте отговорили, ако някой ви попита колко точно струва вашият бизнес в този момент? Не колко приходи сте реализирали миналия месец или колко печалба сте направили миналата година — а действителното финансово състояние на вашата компания точно в този момент.

Повечето собственици на малък бизнес се затрудняват да отговорят уверено на този въпрос. И все пак тази информация съществува в един единствен документ, който всеки бизнес трябва да поддържа: счетоводния баланс.

Счетоводният баланс предоставя моментна снимка на финансовото здраве на вашата компания в конкретен момент. Той отговаря на фундаменталния въпрос какво притежава вашият бизнес спрямо това какво дължи — и какво остава като ваш дял в собствеността. Независимо дали трябва да кандидатствате за заем, да привлечете инвеститори, да се подготвите за данъчния сезон или просто да вземате по-добри финансови решения, разбирането на вашия баланс е от съществено значение.

Какво представлява счетоводният баланс?

Счетоводният баланс е един от трите основни финансови отчета, които всеки бизнес трябва да поддържа, заедно с отчета за приходите и разходите (ОПР) и отчета за паричните потоци. Докато ОПР показва рентабилността за определен период от време, а отчетът за паричните потоци проследява движението на парите навътре и навън, балансът улавя вашето финансово състояние в един единствен момент.

Мислете за него като за снимка на вашите финанси, а не като за видеоклип. Той замразява всичко на мястото му и пита: точно сега, какво притежава този бизнес, какво дължи и какъв е делът на собственика?

Балансът следва основното счетоводно уравнение:

Активи = Задължения + Собствен капитал

Това уравнение винаги трябва да бъде балансирано — оттук идва и името му. Всичко, което вашият бизнес притежава (активи), е било финансирано или чрез заемане от други (задължения), или чрез инвестиция от собствениците (капитал). Няма друг начин за придобиване на активи, поради което двете страни на уравнението трябва да бъдат равни.

Трите компонента на счетоводния баланс

Активи: Какво притежава вашият бизнес

Активите са ресурси, които вашата компания притежава, имат икономическа стойност и могат да генерират бъдещи приходи. Те са изброени в баланса по ред на тяхната ликвидност — което означава колко бързо могат да бъдат превърнати в парични средства.

Текущите активи са ресурси, които очаквате да използвате или да превърнете в пари в рамките на една година:

• Парични средства и парични еквиваленти: Пари в банкови сметки, касова наличност и краткосрочни инвестиции
• Вземания от клиенти: Пари, които клиентите ви дължат за вече доставени стоки или услуги
• Материални запаси: Продукти, които държите за продажба, или материали, използвани в производството
• Разходи за бъдещи периоди: Разходи, платени авансово, като застрахователни премии или наем

Нетекущите активи (наричани още дълготрайни активи) осигуряват стойност в продължение на няколко години:

• Имоти: Земя и сгради, които вашият бизнес притежава
• Оборудване: Машини, компютри, превозни средства и обзавеждане
• Нематериални активи: Патенти, търговски марки, репутация (гудуил) и други нефизически активи
• Дългосрочни инвестиции: Ценни книжа или други инвестиции, държани за повече от една година

Задължения: Какво дължи вашият бизнес

Задълженията (пасивите) са задължения, които вашата компания има към други лица — дългове и ангажименти, които в крайна сметка трябва да бъдат платени. Подобно на активите, те се категоризират според техния срок.

Текущите задължения са дългове, дължими в рамките на една година:

• Задължения към доставчици: Пари, които дължите на доставчици за получени стоки или услуги
• Краткосрочни заеми: Бизнес кредитни линии и заеми, дължими в рамките на 12 месеца
• Начислени разходи: Заплати, данъци и комунални услуги, които дължите, но все още не сте платили
• Приходи за бъдещи периоди: Плащания, получени за продукти или услуги, които още не са доставени

Нетекущите задължения са задължения, простиращи се над една година:

• Дългосрочни заеми: Ипотеки, финансиране на оборудване и многогодишни бизнес заеми
• Отсрочени данъчни задължения: Данъци, дължими в бъдещи периоди
• Лизингови задължения: Дългосрочни ангажименти по лизинг

Собствен капитал: Какво остава

Собственият капитал представлява дела на собственика в бизнеса — това, което би останало, ако продадете всички активи и изплатите всички дългове. Той включва:

• Капитал на собственика: Пари и активи, които собственикът е инвестирал в бизнеса
• Неразпределена печалба: Кумулативна печалба, която е била реинвестирана, а не разпределена
• Сметка за лични тегления: Пари, които собственикът е изтеглил от бизнеса (намалява собствения капитал)

За корпорациите този раздел се нарича акционерен капитал и включва обикновени акции, привилегировани акции и неразпределена печалба.

Как да създадете счетоводен баланс стъпка по стъпка

Стъпка 1: Изберете дата на отчитане

Счетоводният баланс представя вашето финансово състояние в конкретен момент. Повечето бизнеси изготвят баланси ежемесечно, тримесечно или ежегодно. За данъчни цели обикновено се изискват годишни баланси. Изберете дата и съберете всички финансови записи към тази дата.

Стъпка 2: Избройте всички активи

Започнете с текущите активи, като започнете с най-ликвидните си ресурси. Включете точното касово салдо във всички банкови сметки, общата сума на вземанията от клиенти, стойността на инвентара и всички предплатени разходи.

След това избройте нетекущите активи. Запишете имотите и оборудването по тяхната покупна цена минус натрупаната амортизация. Включете всички нематериални активи по тяхната записана стойност.

Съберете всички стойности на активите, за да изчислите общата сума на активите.

Стъпка 3: Изброяване на всички пасиви

Започнете с текущите пасиви. Запишете задълженията към доставчици, текущата част от всички заеми, начислените заплати и данъци, както и всички клиентски депозити или предплащания за бъдещи услуги.

След това избройте нетекущите пасиви, включително дългосрочната част от бизнес заеми, лизингови задължения и всички отсрочени данъци.

Съберете стойностите на всички пасиви, за да изчислите общите пасиви.

Стъпка 4: Изчисляване на собствения капитал

Извадете общите пасиви от общите активи. Резултатът трябва да е равен на вашия собствен капитал. Ако сте следили отделно инвестициите на собствениците и неразпределената печалба, проверете дали изчисленият капитал съвпада с вашите записи.

Стъпка 5: Проверка на баланса

Проверете дали вашето уравнение е балансирано: Активи = Пасиви + Собствен капитал. Ако двете страни не са равни, прегледайте данните си за грешки. Честите грешки включват липсващи трансакции, двойно отчетени позиции или неправилно категоризиране на активи и пасиви.

Основни коефициенти на баланса

Самите числа в баланса разказват само част от историята. Коефициентите ви помагат да интерпретирате какво означават тези числа за финансовото състояние на вашия бизнес.

Коефициент на текуща ликвидност

Формула: Текущи активи ÷ Текущи пасиви

Това измерва способността ви да плащате краткосрочни задължения. Коефициент над 1,0 означава, че имате повече текущи активи, отколкото текущи пасиви — като цяло стабилна позиция. Повечето заемодатели искат да видят коефициент на текуща ликвидност от поне 1,2 до 2,0.

Коефициент на бърза ликвидност (Acid-Test Ratio)

Формула: (Текущи активи - Материални запаси) ÷ Текущи пасиви

Това е по-строг тест за ликвидност, който изключва материалните запаси, чиято продажба може да отнеме време. Коефициент на бърза ликвидност от 1,0 или по-висок показва силно краткосрочно финансово здраве.

Съотношение дълг към собствен капитал

Формула: Общи пасиви ÷ Собствен капитал

Това показва колко дълг използвате за финансиране на активи спрямо инвестициите на собствениците. Коефициент от 2,0 означава, че имате два пъти повече дълг, отколкото собствен капитал. По-високите коефициенти показват по-голям финансов ливъридж — и по-голям риск, ако приходите спаднат.

Оборотен капитал

Формула: Текущи активи - Текущи пасиви

Това не е коефициент, а абсолютно число, показващо колко ликвиден капитал имате на разположение за ежедневни операции. Положителният оборотен капитал осигурява буфер за неочаквани разходи или слаби периоди.

Чести грешки в баланса, които трябва да избягвате

Игнориране или пренебрегване на редовните актуализации

Много собственици на бизнес създават баланс за кандидатстване за заем, след което го оставят да събира прах. Ако не поддържате счетоводството си актуално, вашият баланс ще показва остаряла информация, която води до лоши решения. Например, заем, който не е бил записан, кара нивата на дълга ви да изглеждат по-добре от реалността.

Липсващи задбалансови позиции

Оперативните лизинги, съвместните предприятия и определени договорни ангажименти може да не се появяват в стандартен баланс, но могат значително да повлияят на финансовото здраве. Разбирането на това какво не е в баланса е толкова важно, колкото и разбирането на това какво е в него.

Пренебрегване на малки трансакции

Разходите за касови наличности, малките покупки и дребните фактури могат да се натрупат. Неуспехът да се запишат тези трансакции изкривява финансовата ви картина. Дори малките несъответствия се натрупват с времето.

Объркване на баланса с други отчети

Балансът показва състоянието в определен момент. Отчетът за приходите и разходите (ОПР) показва представянето за определен период. Отчетът за паричните потоци показва реалното движение на пари. Всеки от тях служи за различна цел и нито един не разказва цялата история самостоятелно.

Използване на коефициенти без контекст

Финансовите коефициенти изискват интерпретация. Ниският коефициент на текуща ликвидност може да означава проблеми — или просто да отразява ефективно управление на запасите. Коефициентите от различни счетоводни периоди или различни индустрии често не са съпоставими. Винаги вземайте предвид контекста зад числата.

Кога имате нужда от баланс

Подаване на данъчни декларации

Ако вашият бизнес генерира приходи от над 250 000 долара, IRS може да изисква баланс при подаване на данъчни декларации. Корпорациите и партньорствата, надвишаващи определени прагове, трябва да включват баланси в своите декларации. Дори и да не се изисква, поддържането на точни баланси опростява подготовката на данъците.

Кандидатстване за заем

Банките и кредиторите оценяват вашия баланс, за да проверят кредитоспособността ви. Те искат да видят, че активите ви надвишават пасивите и че имате достатъчно оборотен капитал за погасяване на заемите. Силният баланс може да означава по-добри условия за заем и по-ниски лихвени проценти.

Разговори с инвеститори

Потенциалните инвеститори изследват балансите, за да разберат в какво биха инвестирали. Те гледат стойностите на активите, нивата на дълга и собствения капитал, за да преценят дали вашият бизнес е разумна инвестиция.

Вземане на стратегически решения

Обмисляте голяма покупка, разширяване или наемане на нов служител? Вашият баланс ви помага да разберете дали имате финансовия капацитет да направите този ход. Той осигурява основата за информирани бизнес решения.

Оценка на бизнеса

Ако някога искате да продадете бизнеса си или да привлечете партньори, балансът установява базова линия за това колко струва компанията. Той е един от основните документи, използвани при оценките на бизнеса.

Проформа балансови отчети за планиране

Проформа балансовият отчет прогнозира бъдещото финансово състояние въз основа на очаквани промени. Ако планирате да закупите оборудване, да вземете заем или значително да увеличите стоковите си наличности, проформа балансовият отчет ви помага да визуализирате въздействието, преди да се ангажирате.

Тази ориентирана към бъдещето версия на балансовия отчет е особено полезна за:

• Планиране на големи капиталови разходи
• Оценяване на варианти за финансиране
• Подготовка за сезонно натрупване на запаси
• Представяне на планове за растеж пред кредитори или инвеститори

Поддържане на точни балансови отчети

Ключът към полезните балансови отчети е последователното и точно счетоводство през цялата година. Когато трансакциите се записват правилно в реално време, генерирането на балансов отчет става лесно.

Модерният счетоводен софтуер може автоматично да генерира балансови отчети от вашите записани трансакции. Софтуерът извлича текущите салда на активите и пасивите директно от вашите сметки, елиминирайки ръчните изчисления и намалявайки грешките.

За бизнеси, които предпочитат ръчни методи, шаблоните за електронни таблици предоставят структуриран формат. Те обаче изискват внимателно въвеждане на данни и редовно равняване с банкови извлечения и други записи.

Проследявайте всяка трансакция, която оформя вашия балансов отчет

Вашият балансов отчет е толкова точен, колкото са трансакциите, записани зад него. Всяка продажба, покупка, плащане по заем и разход в крайна сметка се влива във вашите активи, пасиви или собствен капитал.

Beancount.io предоставя счетоводство чрез обикновен текст (plain-text accounting), което ви дава пълна прозрачност върху всяка трансакция. Виждате точно как всеки запис влияе на вашето финансово състояние — без скрити формули или „черни кутии“. Вашите данни остават под контрол на версиите и преносими, така че винаги имате ясна одитна пътека от отделните трансакции до вашия пълен балансов отчет. Започнете безплатно и поемете контрола върху финансите на вашия бизнес.