Vaši zamestnanci používajú na prácu osobné telefóny — v Kalifornii a 12 ďalších štátoch im za to dlžíte peniaze

Ak niekto z vášho tímu prijíma pracovné hovory, odpovedá na pracovné SMS alebo kontroluje pracovný e-mail na osobnom mobilnom telefóne, možno mu už dlžíte mesačnú platbu, ktorú ste nikdy nevykonali. V Kalifornii, Illinois a približne desiatich ďalších jurisdikciách nie je preplatenie tohto používania telefónu výhoda ani prejav dobrej vôle. Je to zákonná povinnosť — a platí aj vtedy, keď má zamestnanec neobmedzený paušál, aj keď účet platí niekto iný, a aj keď ho pracovné používanie navyše nestálo ani cent.

Pre väčšinu majiteľov malých firiem je to prekvapenie. Príspevok na telefón pôsobí ako voliteľný, ako voľné občerstvenie. Štátne zákony o preplácaní výdavkov však zaobchádzajú s telefónnym účtom zamestnanca rovnako ako s jazdením autom alebo nástrojmi: ak si práca vyžaduje výdavok, zamestnávateľ platí svoj podiel. Tu je vysvetlenie, ako tieto pravidlá fungujú, ako funguje zdanenie a ako nastaviť obhájiteľnú mesačnú sumu.

Prečo sa z telefónneho účtu stala záležitosť miezd​

Bring-your-own-device je u malých firiem štandardom. Nákup, správa a údržba flotily firemných telefónov stojí peniaze a IT čas, ktoré väčšina malých firiem nemá, a tak zamestnanci jednoducho používajú telefón vo vrecku. Prieskumy medzi zamestnávateľmi opakovane zisťujú, že väčšina firiem s modelom bring-your-own-device vypláca nejaký príspevok — štúdia Oxford Economics a Samsung zistila typické preplatenie v rozmedzí 30 až 50 dolárov mesačne, v priemere tesne cez 40 dolárov — čo znamená, že trh sa už rozhodol, že ide o náklad zamestnávateľa. Zákon v rastúcom počte štátov súhlasí.

Právna logika je jednoduchá: zamestnávateľ nemôže prenášať svoje prevádzkové náklady na pracovníkov. Keď vyžadujete — alebo dokonca realisticky očakávate — že zamestnanci budú dosiahnuteľní, že budú používať aplikáciu na plánovanie zmien, skenovať dodávky alebo odpovedať zákazníkom z osobného čísla, časť tohto telefónneho účtu je váš podnikateľský náklad nesúci ich meno. Nižšie uvedené zákony len robia túto logiku vymáhateľnou, s úrokmi, pokutami a trovami právneho zastúpenia.

Kalifornia: § 2802 a pravidlo „primeraného percenta"​

California Labor Code § 2802 je najprísnejší zákon o preplácaní výdavkov v krajine. Vyžaduje, aby zamestnávatelia odškodnili zamestnancov za „všetky nevyhnutné výdavky alebo straty, ktoré zamestnancovi vznikli v priamom dôsledku plnenia jeho alebo jej povinností." Súdy čítajú slovo „nevyhnutné" široko: ak je výdavok primeraným nákladom na výkon práce, ktorú ste pridelili, spadá pod zákon.

Na mobilné telefóny kalifornské súdy uplatňujú to, čo právnici v oblasti zamestnania nazývajú pravidlo Cochran: keď sa od zamestnanca vyžaduje používať osobný mobilný telefón na prácu, zamestnávateľ musí zaplatiť primerané percento telefónneho účtu. Tri body zaskočia zamestnávateľov nepripravených:

• Neobmedzené paušály vás neospravedlňujú. Pravidlo platí bez ohľadu na typ paušálu. Skutočnosť, že pracovné hovory zamestnanca nezmenili sumu na účte, nie je obhajobou — pracovné používanie stále spotrebovávalo časť zariadenia a paušálu, ktoré zamestnanec platí.
• Kto platí účet, vás neospravedlňuje. Povinnosť trvá, aj keď paušál platí rodinný príslušník alebo niekto iný.
• Neexistuje zákonná dolárová suma. Zákon hovorí „primerané percento" a zámerne necháva matematiku na zamestnávateľa a v prípade sporu na súd. Paušálny príspevok je prijateľný, ak skutočne aproximuje pracovný podiel — viac o jeho výpočte nižšie.

Kalifornia tiež priznáva úrok z nepreplatených súm plus trovy právneho zastúpenia zamestnanca, a preto tieto nároky často prichádzajú ako hromadné žaloby, a nie ako jeden zamestnanec žiadajúci o 40 dolárov. Ak máte kalifornských zamestnancov používajúcich osobné telefóny na prácu a neplatíte nič, nesiete nahromadený záväzok, ktorý rastie každý mesiac.

Illinois a ostatné štáty s povinnosťou​

Illinois je druhý štát, ktorý by mal poznať každý zamestnávateľ. Od roku 2019 Illinois Wage Payment and Collection Act (820 ILCS 115/9.5) vyžaduje preplatenie všetkých „nevyhnutných výdavkov" — definovaných ako primerané výdavky vyžadované od zamestnanca pri plnení povinností, ktoré primárne prospievajú zamestnávateľovi. Illinois pridáva mechanizmy, ktoré Kalifornia nemá:

• Výdavok musí byť schválený alebo vyžadovaný. Na rozdiel od širšieho kalifornského štandardu „nevyhnutné" Illinois viaže povinnosť na výdavky, ktoré ste schválili alebo vyžadovali, čo robí z jasnej písomnej politiky vašu prvú líniu obrany.
• Zamestnanci majú aspoň 30 dní na predloženie. Vaša písomná politika môže vyžadovať dokumentáciu a stanoviť termín predloženia, ale nemôže požadovať doklady skôr ako 30 kalendárnych dní po výdavku. Môžete povoliť viac času, nikdy menej.
• Žiadna politika znamená žiadny štít. Ak nemáte písomnú politiku preplácania, vo všeobecnosti nemôžete zamietnuť nárok pre nedodržanie postupov, ktoré ste nikdy nepísomne nestanovili.

Okrem týchto dvoch medzi jurisdikcie s povinným preplácaním patria Iowa, Massachusetts, Montana, New Hampshire, North Dakota, South Dakota, District of Columbia a Seattle, s užšou ochranou týkajúcou sa preplácania alebo zrážok v štátoch ako New York a Pennsylvania. Podrobnosti sa značne líšia — Massachusetts smeruje porušenia cez svoj Wage Act s povestne prísnymi náhradami škody, zatiaľ čo niektoré štáty vyžadujú len preplatenie schválených výdavkov — a preto by zamestnávatelia pôsobiaci vo viacerých štátoch mali overiť pravidlo v každom štáte, kde majú pracovníkov, namiesto predpokladu, že jedna politika vyhovuje všade.

Trendová línia ukazuje jedným smerom: štáty neustále pridávajú tieto zákony a práca na diaľku neustále rozširuje, čo sa počíta ako vyžadovaný výdavok. Politika postavená len na dnešnú pôsobnosť bude nesprávna v deň, keď prijmete prvého zamestnanca z iného štátu.

Žiadny štátny zákon? Federálny zákon vám stále môže poslať účet​

Neexistuje všeobecný federálny zákon vyžadujúci preplácanie výdavkov. Fair Labor Standards Act však stanovuje spodnú hranicu, ktorá pre nízko platených pracovníkov funguje ako taký zákon. Podľa nariadenia Ministerstva práce o „kickback" v 29 CFR 531.35 nemôže zamestnávateľ vyžadovať, aby zamestnanec niesol podnikateľské náklady, ktoré stláčajú efektívnu mzdu pod minimálnu mzdu alebo znižujú dlžné nadčasy.

Matematika je priamočiara. Vezmite neoslobo­deného zamestnanca zarábajúceho 8,00 dolárov za hodinu za 40-hodinový týždeň: 320 dolárov hrubej mzdy. Ak práca vyžaduje osobný telefón, každý dolár vyžadovaného, nepreplateného nákladu znižuje efektívnu hodinovú sadzbu — vezmite akýkoľvek realistický mesačný pracovný podiel, rozdeľte ho na výplatné pásky za mesiac a odpočítajte od hrubej mzdy. Ak vyžadované náklady stlačia túto sadzbu pod 7,25 dolárov za hodinu v ktoromkoľvek pracovnom týždni, zamestnávateľ dlží doplatok mzdy. Vlastný príklad nariadenia je zamestnanec, ktorý musí zaobstarať „nástroje remesla": náklad vyžadovaných nástrojov sa počíta proti mzde. Telefón, ktorý práca vyžaduje, sa nelíši od uniformy, ktorú práca vyžaduje.

Najviac to záleží pri hodinových pracovníkoch blízko minimálnej mzdy — doručovatelia používajúci osobné telefóny na navigáciu a kontakt so zákazníkmi, skladoví pracovníci v aplikáciách na plánovanie, opatrovatelia v domácej zdravotnej starostlivosti dokumentujúci návštevy. Ak vaša pracovná sila zahŕňa niekoho v tomto pásme, nepreplatené telefónne náklady sú porušením minimálnej mzdy čakajúcim, kým to odhalí mzdový audit.

Daňová stránka: Udržte preplatenie oslobodené od daní​

Správna odpoveď z oblasti pracovného práva vytvára daňovú otázku: sú peniaze, ktoré vyplatíte zamestnancovi, zdaniteľným príjmom? Pri správnom postupe nie — pre ani jednu stranu. Pri nedbalom postupe sa váš príspevok stáva mzdou, podlieha dani z príjmu a mzdovým odvodom, a odpočet vás stále stojí zamestnávateľský podiel FICA.

Veďte platby cez accountable plan​

IRS umožňuje zamestnávateľom preplácať podnikateľské výdavky zamestnancov bez daní v rámci „accountable plan", ktorý má tri požiadavky:

1. Súvislosť s podnikaním. Platba musí preplatiť výdavky, ktoré zamestnancovi vznikli pri poskytovaní služieb pre vás. Príspevok na telefón viazaný na vyžadované pracovné používanie spĺňa podmienku; paušálny „príspevok na telefón" vyplácaný bez ohľadu na pracovné používanie vyzerá ako mzda navyše.
2. Dokladovanie. Zamestnanec musí výdavok vyúčtovať — sumu, čas a miesto, podnikateľský účel — v primeranej lehote. IRS považuje 60 dní za primerané. Pri opakujúcich sa príspevkoch to znamená počiatočné preukázanie nákladu na paušál a podielu pracovného používania, pravidelne obnovované, nie doklad prilepený ku každej výplatnej páske.
3. Vrátenie prebytku. Sumy nad rámec doloženého výdavku musia byť vrátené v primeranej lehote (120 dní je regulačný safe harbor).

Ak vynecháte ktorýkoľvek bod, celá platba sa považuje za mzdu. Najčastejším zlyhaním je bod jedna: príspevok bez doloženej väzby na skutočné pracovné používanie alebo skutočný náklad je len mzda s nálepkou v tvare telefónu.

Telefóny poskytnuté zamestnávateľom majú jednoduchšie zaobchádzanie​

Ak idete opačným smerom a vydávate firemné telefóny, IRS Notice 2011-72 robí daňovú stránku jednoduchou. Keď poskytnete telefón primárne z nekompenzačných podnikateľských dôvodov — napríklad potreba, aby boli ľudia dosiahnuteľní pre prácu — podnikateľské používanie je vylúčené z príjmu ako working-condition fringe benefit, dokladovanie sa považuje za splnené a príležitostné osobné používanie sa považuje za daňovo oslobodený de minimis fringe. Žiadne záznamy hovorov nie sú potrebné. Toto oznámenie je skutočným zjednodušením a pre firmy s pozíciami silne závislými od telefónu môže byť vydávanie zariadení lacnejšie ako spravovanie matematiky preplácania na osobu.

Ako vypočítať „primerané percento"​

Žiadny zákon vám nedá vzorec, takže si vytvorte taký, ktorý dokážete obhájiť. Tri prístupy pokrývajú takmer každú malú firmu:

1. Alokujte skutočný účet​

Požiadajte zamestnanca o mesačný náklad na paušál a odhadnite pracovný podiel — z histórie hovorov a dát, z očakávaní podľa pozície (terénny technik verzus kancelársky pracovník, ktorý občas prijme hovor) alebo z krátkeho vzorkovacieho obdobia. Zaplaťte toto percento z účtu. Toto je najpresnejšia metóda a najsilnejšia v spore, ale vyžaduje najviac administratívy a potrebuje obnovu, keď sa zmenia paušály alebo pozície.

2. Vyplácajte benchmarkovaný paušálny príspevok​

Vyberte pevnú mesačnú sumu podloženú reálnymi údajmi: priemerný náklad na základný individuálny paušál vo vašej oblasti alebo zverejnené trhové rozpätie 30 až 50 dolárov, upravené podľa toho, ako veľmi je pozícia závislá od telefónu. Mnohí zamestnávatelia používajú stupne — základný príspevok pri ľahkom používaní, vyšší pre pozície, ktoré žijú na telefóne. Príspevok je obhájiteľný, keď dokážete ukázať svoju prácu: benchmark, ktorý ste použili, prečo aproximuje pracovný podiel a kedy ste ho naposledy skontrolovali. Okrúhle číslo vybrané preto, že znelo dobre, nie je metodika.

3. Preplácajte uvedené percento​

Stanovte percento politiky — napríklad 25 percent z paušálu zamestnanca do určitého limitu — a uplatnite ho jednotne v rámci každého stupňa pozície. Toto vyvažuje rozdiel medzi presnosťou a jednoduchosťou a limit zabraňuje tomu, aby sa prémiový neobmedzený rodinný paušál jedného zamestnanca stal vaším problémom.

Nech zvolíte akúkoľvek metódu, urobte tri veci: dajte metodiku písomne, uplatňujte ju dôsledne v rámci každého stupňa a prehodnocujte ju aspoň raz ročne. Ceny paušálov sa hýbu, pozície sa posúvajú a príspevok, ktorý bol primeraný v roku 2023, už nemusí byť primeraný teraz. Pamätajte tiež, že príspevky len na dáta môžu nedostatočne platiť zamestnancom, ktorých práca prebieha cez hlas a správy v účtovaných paušáloch — prispôsobte príspevok tomu, ako práca telefón skutočne využíva.

BYOD politika, ktorá prežije kontakt s realitou​

Vaša písomná politika preplácania plní trojú­lo­hu: uspokojuje štáty ako Illinois, ktoré oceňujú, keď ju máte, dokumentuje váš accountable plan pre IRS a nastavuje očakávania pred vznikom sporov. Politika, ktorá pokrýva telefóny, by mala riešiť:

• Kto má nárok. Ktoré pozície sú povinné alebo oprávnené používať osobné telefóny na prácu a čo „povinné" znamená vo vašej firme — plánované pohotovostné rotácie, kontakt so zákazníkmi z osobného čísla, povinné aplikácie.
• Čo je pokryté. Pracovný podiel nákladov na služby a či príslušenstvo, opravy alebo prekročenie spôsobené pracovným používaním spadajú pod politiku.
• Ako si ho nárokovať. Akú dokumentáciu potrebujete (náklad na paušál pri zaradení, pravidelné opätovné potvrdenie), kde ju predložiť a termín — s pamäťou na minimálne 30-dňové lehoty v štýle Illinois.
• Koľko a ako často. Stupne príspevku alebo percento, výplatný cyklus, na ktorom sa vezú, a dátum ročného prehodnotenia.
• Bezpečnosť a podmienky odlúčenia. Ak pracovné dáta žijú na osobných telefónoch, uveďte, aký softvér na správu alebo právo vymazať zamestnanec odsúhlasí, čo sa stane pri ukončení pracovného pomeru a ako sa firemné dáta odstránia. Získajte tento súhlas písomne pred zaradením, nie počas výstupného pohovoru.
• Alternatíva. Či si zamestnanci môžu vybrať firemné zariadenie. Ponuka voľby posilňuje vašu pozíciu, že príspevok odráža skutočné pracovné používanie.

Udržte politiku dosť krátku, aby ju manažéri dokázali vysvetliť a zamestnanci ju skutočne prečítali. Dvanásťstranový dokument, ktorý nikto neotvorí, nechráni nikoho.

Chyby, ktoré menia 40-dolárový príspevok na súdny spor​

• Viera v mýtus o neobmedzenom paušále. „Ich účet by bol rovnaký tak či tak" je najčastejšia — a najjasnejšie odmietnutá — obhajoba. Naplánujte príspevok bez ohľadu na typ paušálu.
• Vedeni príspevkov cez mzdy ako mzdu navyše. Platba za telefón bez dokladovania výdavku je mzda. Stojí vás mzdové odvody a nespĺňa zákony o preplácaní, ktoré vyžadujú skutočné preplatenie.
• Nechávanie manažérov uzatvárať ústne dohody. „Pridám ti 50 dolárov na telefón" vytvára nedokumentované, nekonzistentné platby naprieč tímom — presne ten vzorec, ktorý mení jednu sťažnosť na hromadný nárok.
• Zabúdanie na ostatné náklady pracovníkov na diaľku. Keď si vytvoríte návyk preplácania telefónov, aplikujte ho na podiely na domácom internete, vyžadovaný softvér a vybavenie. Tie isté zákony pokrývajú všetky.
• Stanovenie jedného príspevku navždy. Pozície sa menia, paušály sa preceňujú a zamestnanci s ťažkým používaním dotujú firmu, keď príspevok zaostáva za realitou. Prehodnocujte ročne a uchovávajte pracovný list.
• Ignorovanie nových štátov. Každý nábor v novom štáte je nová kontrola súladu. Dňom, keď nastúpi váš prvý zamestnanec v Illinois alebo Kalifornii, sa váš postoj „nepreplácame príspevky" stáva záväzkom.

Udržujte svoje preplácania organizované od prvého dňa​

Každý príspevok, ktorý vyplatíte, je odpočítateľný podnikateľský výdavok — ale len ak vaše knihy dokážu ukázať, čo to bolo, kto ho dostal a ktorý výdavok preplatil. Sledujte preplácania na vlastných účtoch výdavkov, oddelene od miezd, s metodikou politiky a potvrdeniami zamestnancov založenými tam, kde ich mzdový audit nájde. Práve táto papierová stopa mení mesačnú platbu z daňového rizika na čistý odpočet.

Ako váš tím a vaša pôsobnosť vo viacerých štátoch rastú, udržiavanie jasných finančných záznamov o preplácaniach, príspevkoch a všetkých ostatných výdavkoch zamestnancov je nevyhnutné. Beancount.io poskytuje plain-text účtovníctvo, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi — žiadne čierne skrinky, žiadne uzamknutie u dodávateľa. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na plain-text účtovníctvo.