#accountable-plan
IRS accountable plans for reimbursing owners and employees tax-free under Treasury Regulation 1.62-2, including the business connection, substantiation, and return-of-excess rules, plus mileage, home office, and supply reimbursements for S corporations and small businesses
Zúčtovateľné plány podľa IRS vyžadujú obchodnú súvislosť, preukázanie do 60 dní a vrátenie prebytku preddavkov do 120 dní — ak jedno zlyhá, náhrady sa stanú mzdami na W-2.
Jednodňové cesty nikdy nie sú služobné cesty podľa pravidla spánku alebo odpočinku IRS: stravovanie v ten istý deň nie je odpočítateľné a diéty na jednodňových cestách sú zdaniteľné mzdy.
Kalifornia a Illinois vyžadujú preplatenie pracovného používania telefónu, a to aj pri neobmedzených paušáloch — takto nastavíte obhájiteľný mesačný príspevok.
Ak zamestnanec havaruje so svojím vlastným autom na pracovnej pochôdzke, vaša firma môže byť žalovaná. HNOA pokrýva túto medzeru v zodpovednosti — čo pokrýva, čo vylučuje a koľko stojí.
IRS Notice 2026-60 zvyšuje high-low per diem na 329 USD v lokalitách s vysokými nákladmi a 230 USD inde od 1. októbra 2026; sadzby stravy zostávajú 86/74 USD. Aktualizujte svoj accountable plan teraz.
Cestovanie vášho manžela či manželky je odpočítateľné len vtedy, ak je vaším zamestnancom na bona fide služobnej ceste — inak IRS považuje náklady hradené zamestnávateľom za mzdy na tlačive W-2.
FAVR platí vodičom bez dane tým, že oddeľuje fixný mesačný príspevok od sadzby za kilometer — vyžaduje však päť vodičov, 5 000 kilometrov každého z nich a štvrťročný test stropu podľa IRS.
Štandardná diéta GSA na fiškálny rok 2027 je 181 dolárov denne — 113 dolárov na ubytovanie plus 68 dolárov na M&IE od 1. októbra. Aktualizujte svoj zodpovednostný plán, inak ich IRS zdaní ako mzdy.
Služobné mobily sú oslobodené od dane bez nutnosti evidencie hovorov podľa IRS Notice 2011-72, ak sú poskytnuté z pracovných dôvodov; internet vyžaduje accountable plan a účtenky.
Dobrovoľní hasiči a záchranári sú na účely federálnych daní zvyčajne zamestnancami, preto sú paušálne príspevky a platby za výjazd mzdou na W-2. Oddiel 139B vylučuje až 50 USD za každý mesiac služby (600 USD ročne) plus kvalifikované štátne a miestne daňové výhody; príspevky LOSAP sa akumulujú s odloženou daňou pod stropom 8 000 USD na rok 2026 a pri výplate sa zdaňujú ako bežný príjem bez FICA; len úhrady podľa zodpovedného plánu zostávajú mimo W-2.
Privedenie zamestnancov späť do kancelárie naraz mení mzdové dane, benefity a odpočty. Pre rok 2026 sú vylúčenia podľa Section 132(f) 340 USD mesačne za dopravu/spolujazdu a parkovanie, čo zamestnávateľom šetrí približne 7,65 % z každého preddavkového dolára; zamestnanci s W-2 si už nemôžu odpočítať náklady na domácu kanceláriu, preto vybavte vybavenie cez zodpovedný plán.
Podľa oddielu 132(d) zákona o daniach z príjmov (IRC) môžu zamestnávatelia vylúčiť pracovné nástroje, softvér a vzdelávanie súvisiace s prácou z miezd zamestnancov ako fringe benefit za pracovné podmienky, ak by si náklady mohol zamestnanec odpočítať, keby ich zaplatil sám. Táto príručka vysvetľuje test odpočítateľnosti, pravidlá pre preukazovanie pri peňažných náhradách, ako sa líši limit 5 250 USD na vzdelávaciu pomoc podľa oddielu 127, a účtovný pracovný postup, ktorý udrží oprávnené benefity mimo zdaniteľných miezd.
