Odovzdáte novému zamestnancovi firemný telefón, alebo mu mesačne preplácate 85 eur na osobný tarif, ktorý už má. V každom prípade niekto ten telefón používa na volanie klientom – a tiež na písanie správ priateľom, pozeranie máp či streamovanie hudby počas cesty do práce. Otázka, ktorá ticho rozhoduje o tom, či sa akákoľvek časť týchto peňazí objaví ako zdaniteľná mzda na formulári W-2, znie: bol telefón poskytnutý predovšetkým z nekompenzačných pracovných dôvodov?
Ak vám táto formulácia pripadá ako daňový žargón, vedzte, že je to kľúčový bod, na ktorom všetko závisí. Ak ju splníte, celá dohoda – pracovné aj osobné použitie – môže byť oslobodená od dane bez nutnosti evidencie hovorov. Ak ju nesplníte, váš „telefonický príspevok“ je len mzda s priateľskejším názvom, podliehajúca zrážke dane z príjmu, sociálnemu poisteniu, zdravotnému poisteniu a dani z nezamestnanosti. Preplácanie domáceho internetu sa riadi ešte prísnejšími pravidlami. Táto príručka vás prevedie rámcom IRS, tromi spôsobmi, ako malé firmy zvyčajne poskytujú telefóny, tým, kde sa internet líši, a papierovaním, ktoré všetko udržiava oslobodené od dane.
Pozadie: Prečo boli telefóny kedysi nočnou morou evidencie
Pred rokom 2010 boli mobilné telefóny „listed property“ podľa oddielu 280F daňového zákonníka – v rovnakej kategórii ako osobné automobily a počítače, ktoré touto kategóriou kedysi prechádzali. Listed property prinášala nepríjemnú domnienku: osobné použitie bolo zdaniteľné, pokiaľ zamestnanec adekvátnymi záznamami nepreukázal pracovné použitie. Teoreticky mal každý zamestnanec s firemným telefónom viesť denník oddeľujúci pracovné a osobné hovory, pričom osobná časť bola mzdou.
To samozrejme nikto nerobil. Kongres konečne uznal realitu v zákone Small Business Jobs Act z roku 2010, ktorý odstránil mobilné telefóny z definície listed property pre zdaňovacie obdobia začínajúce po 31. decembri 2009. IRS následne vydal oznámenie Notice 2011-72, ktoré platí dodnes:
- Pracovné použitie mobilného telefónu poskytnutého zamestnávateľom je working condition fringe benefit, vylúčené z príjmu zamestnanca – rovnaká kategória ako firemný notebook, ktorý zamestnanec potrebuje na prácu.
- Osobné použitie toho istého telefónu je de minimis fringe benefit, tiež vylúčené.
- Nie je potrebná žiadna evidencia. IRS výslovne uvádza, že nebude vyžadovať denníky pracovného a osobného použitia na priznanie tohto zaobchádzania.
Táto úľava je štedrá, ale podmienená. Všetko závisí od toho, či je telefón poskytnutý predovšetkým z nekompenzačných pracovných dôvodov. Ak tento test nesplníte, vraciate sa do zdaniteľného územia.
Magická formulácia: „Predovšetkým z nekompenzačných pracovných dôvodov“
IRS považuje tento test za splnený, ak existujú podstatné pracovné dôvody na telefón, ktoré presahujú odmeňovanie zamestnanca. Klasické príklady z usmernenia zahŕňajú:
- Zamestnávateľ potrebuje, aby bol zamestnanec k dispozícii kedykoľvek pre pracovné núdzové situácie.
- Zamestnanec potrebuje hovoriť s klientmi alebo zákazníkmi, keď je mimo kancelárie.
- Zamestnanec musí byť dosiahnuteľný počas cestovania, na pracoviskách alebo mimo stolového telefónu.
A usmernenie je rovnako jasné v tom, čo test nespĺňa. Telefón nie je poskytnutý predovšetkým z nekompenzačných dôvodov, ak je daný na zvýšenie morálky alebo dobrých vzťahov, na prilákanie potenciálneho zamestnanca, alebo ako dodatočná kompenzácia – alebo ak nahrádza časť mzdy, ktorú by zamestnanec inak dostal.
Pre väčšinu malých firiem s terénnymi pracovníkmi, pohotovostnými zamestnancami, predajcami alebo kýmkoľvek, kto pracuje mimo stola, je test ľahko splniteľný. Nebezpečnou zónou je kancelária, kde všetci sedia vedľa pevnej linky a „služobný telefón“ je v skutočnosti benefit oblečený do politických rečí. Buďte k sebe úprimní, v ktorej situácii sa nachádzate, pretože zvyšok daňového zaobchádzania z toho vyplýva.
Tri spôsoby poskytovania telefónov zoradené podľa daňovej jednoduchosti
1. Telefón vo vlastníctve firmy: najčistejšia možnosť
Keď kúpite telefón, platíte účet operátorovi priamo a odovzdáte zariadenie zamestnancovi, ktorý ho naozaj potrebuje na prácu, získate plný úžitok z Notice 2011-72. Pracovné použitie je oslobodený working condition fringe, nevyhnutné osobné použitie ide bez dane ako de minimis fringe a nikto nevedie denník hovorov. Nič sa nedostane na W-2.
Toto je dohoda, pre ktorú bolo usmernenie napísané, a je to voľba, ktorú treba zvoliť, keď čísla vychádzajú. Jej jediné skutočné náklady sú administratívne – správa flotily zariadení a tarifov – čo je dôvod, prečo veľmi malé firmy často uprednostňujú druhú možnosť.
2. Preplácanie osobného telefónu: oslobodené od dane, ak sa riadite usmernením pre malé firmy
Väčšina malých firiem nechce spravovať flotilu zariadení. Nechajú zamestnancov používať osobné telefóny a preplácajú náklady. IRS presne toto predvídal: popri Notice 2011-72 vydala divízia Small Business/Self-Employed usmernenie pre kontrolórov, aby pri hotovostných preplatkoch za osobné telefóny uplatňovali podobný prístup.
Podľa tohto prístupu, keď požadujete, aby zamestnanci používali osobné telefóny na prácu – a požiadavka je predovšetkým z nekompenzačných pracovných dôvodov – môžete preplatky primeraných nákladov na mobilné pokrytie považovať za nezdaniteľné. Dôležité sú tri hranice:
- Len primerané. Preplatenie nákladov na rozumné pokrytie je v poriadku; preplatenie neobvyklých alebo prehnaných výdavkov nie. Platiť zamestnancovi celý 220-eurový rodinný tarif, keď jeho pracovné použitie predstavuje pár hovorov týždenne, vyvoláva otázky. Bežnou obhájiteľnou praxou je preplácanie fixného percenta z účtu alebo paušálnej sumy viazanej na náklady základného tarifu vhodného na prácu.
- Požadované, nie voliteľné. Logika usmernenia stojí na tom, že zamestnanec je povinný používať osobný telefón na prácu. Písomná politika, ktorá určuje, kto musí nosiť telefón a prečo, mení neformálny zvyk na zdokumentovanú požiadavku.
- Nie náhrada mzdy. Ak je „preplatok“ v skutočnosti súčasťou kompenzačného balíčka – rovnaké eurá každý mesiac bez ohľadu na akýkoľvek telefónny výdavok, ponúknuté namiesto zvýšenia platu – kontrolóri to budú považovať za mzdu.
3. Paušálny mesačný príspevok bez papierovania: zvyčajne len mzda
Paušálny „konektivný príspevok“ 75 eur vyplácaný s každou výplatou a nikdy neodsúhlasený so skutočným účtom je najčastejšou chybou v tejto oblasti. Bez preukázania – dôkazu, že zamestnanec výdavok skutočne vynaložil – platba nespĺňa pravidlá accountable plan opísané nižšie a celá suma je zdaniteľná mzda vykazovaná na formulári W-2.
To neznamená, že paušálne sumy sú zakázané. Fixný mesačný preplatok môže byť stále oslobodený od dane, ak zamestnanci pravidelne preukazujú základný výdavok (napríklad štvrťročným predložením účtu operátora) a suma nepresahuje to, čo skutočne minú. Čo nemôžete urobiť, je platiť to naslepo a nazývať to preplatkom. Forma nasleduje papierovanie: bez účteniek nie je oslobodenie od dane.
Domáci internet sa riadi prísnejšími pravidlami
Tu je pasca: zamestnávatelia predpokladajú, že štedré pravidlá pre mobily sa vzťahujú aj na domáci internet. Nevzťahujú. Notice 2011-72 pokrýva mobilné telefóny a podobné telekomunikačné zariadenia – nie účet za širokopásmové pripojenie v dome zamestnanca.
Preplátky internetu žijú úplne pod pravidlami accountable plan. To znamená, že len pracovná časť účtu môže byť oslobodená od dane, a to iba vtedy, keď ju zamestnanec preukáže. V praxi:
- Preplatok na základe účtenky za pracovný podiel funguje. Zamestnanec predloží účet za internet, vy preplatíte zdokumentované pracovné percento a platba je oslobodená od dane podľa accountable plan.
- Paušálne internetové príspevky bez preukázania sú mzdou. Mesačný „home office príspevok“ 60 eur, ktorý nikto nespája so skutočným účtom, je kompenzácia, bodka.
- Vyberte rozumné rozdelenie a držte sa ho. Neexistuje žiadne publikované percento IRS. Zamestnanec na diaľku pracujúci na plný úväzok z domu môže odôvodniť 50 percent; hybridný zamestnanec v kancelárii tri dni v týždni menej. Zdokumentujte metódu – dni práce z domu, hodiny pracovného použitia – a aplikujte ju konzistentne.
Ešte jedna hranica: priaznivé zaobchádzanie, ktoré si niektorí zamestnávatelia pamätajú pre vybavenie práce na diaľku počas pandemických rokov, nevytvára všeobecné oslobodenie pre internet. Každé euro stále potrebuje pracovné prepojenie a účtenku za sebou.
Accountable plan: Váš štít z troch pravidiel
Pre všetko mimo bezpečného prístavu telefónu vo vlastníctve firmy – preplatky osobného telefónu, internet, náklady na home office – accountable plan podľa oddielu 62(c) udržiava preplatky mimo W-2. Má presne tri požiadavky:
- Pracovné prepojenie. Preplatok musí byť za výdavky, ktoré zamestnanec vynaložil pri vykonávaní služieb pre vás. Nemôžete preplatiť náklady z predchádzajúceho zamestnania alebo osobné náklady bez pracovnej súvislosti.
- Preukázanie v rozumnom čase. Zamestnanec musí preukázať sumu, dátum, miesto a pracovný účel každého výdavku. Predpisy považujú 60 dní po výdavku za rozumné. Účty operátora, účtenky a krátky výkaz výdavkov to ľahko spĺňajú.
- Vrátenie prebytkov. Akákoľvek záloha presahujúca skutočne vynaloženú sumu sa musí vrátiť v rozumnom čase – regulačný bezpečný prístav je 120 dní.
Ak zlyháte v ktorejkoľvek z troch, plán je neaccountable: každý preplatok podľa neho sa stáva zdaniteľnou mzdou podliehajúcou zrážkam. To je útes typu všetko-alebo-nič, čo je dôvod, prečo písomný plán záleží. Napíšte politiku, pomenujte, čo je preplácané a v akých limitoch, vyžadujte výkazy výdavkov s účtenkami a presadzujte termíny. Dlhodobá rada Journal of Accountancy malým firmám je začať alebo skontrolovať plán skôr, ako problémy nastanú, než ho rekonštruovať počas kontroly – rada, ktorú stojí za to vypočuť, pretože plán napísaný týždeň po tom, čo zavolá audítor, nikoho neoklame.
Ste živnostník? Hráte inú hru
Ak ste jediný vlastník, freelancer alebo vlastník jednoosobovej LLC, accountable plan sa na vás nevzťahuje – nemôžete si preplatiť seba ako zamestnanca. Namiesto toho si pracovné percento nákladov na telefón a internet odpočítate priamo v prílohe Schedule C ako bežné a nevyhnutné obchodné výdavky.
Mechanika je priamočiara, ale všetko je na vás:
- Oddelte pracovnú časť. Ak je váš mesačný účet za telefón 100 eur a približne 70 percent tvoria hovory s klientmi, koordinácia na pracovisku a pracovné aplikácie, 70 eur je odpočítateľných a 30 eur je osobných. Odhady musia byť rozumné a podložené – aktuálna poznámka o tom, ako ste percento odvodili, je lepšia ako číslo vymyslené pri podaní daňového priznania.
- Uschovajte základné účty. Pri kontrole účet dokazuje celkovú sumu a vaše záznamy dokazujú rozdelenie. Uchovávajte oboje najmenej tri roky od dátumu podania.
- Internet sa riadi rovnakou logikou. Rozdeľte podľa pracovného použitia – vývojár z domu na videohovoroch celý deň odôvodní oveľa väčší podiel ako niekto, kto si z domu dvakrát týždenne kontroluje e-maily.
- Druhá linka všetko zjednoduší. Vyhradené pracovné číslo alebo samostatné firemné internetové pripojenie mení cvičenie na rozdelenie na čistých 100-percentný odpočet. Pre mnohých vlastníkov táto jednoduchosť stojí za extra mesačné náklady.
Partneri a vlastníci S-korporácií s viac ako 2-percentným podielom by mali podrobnosti potvrdiť so svojím účtovníkom, pretože pravidlá fringe benefit sa na vlastníkov vzťahujú inak ako na radových zamestnancov – ale základný princíp platí: zdokumentujte pracovné prepojenie a odpočítajte len pracovnú časť.
Váš štát vás môže prinútiť bez ohľadu na to
Federálny daňový zákon vám hovorí, kedy je preplatok oslobodený od dane. Štátny pracovný zákon vám môže povedať, že musíte preplácať v prvom rade. Kalifornský zákonník práce, oddiel 2802, vyžaduje, aby zamestnávatelia odškodnili pracovníkov za všetky nevyhnutné pracovné výdavky, a kalifornské súdy to vyložili tak, že to znamená primerané percento z osobného účtu za mobil, kedykoľvek zamestnanec musí používať osobný telefón na prácu – dokonca aj pri neobmedzenom tarife, kde pracovné hovory zamestnanca nič nestoja navyše. Illinois modelovalo svoj zákon o preplácaní výdavkov podľa Kalifornie a rastúci zoznam štátov vrátane District of Columbia ukladá podobné povinnosti.
Praktický dôsledok: v týchto štátoch „nepreplácame telefóny“ nie je politika; je to zodpovednosť. A Illinois výslovne umožňuje zamestnávateľom splniť povinnosť prostredníctvom písomnej politiky preplácania s definovanými sumami a postupmi – ďalší dôvod zapísať politiku. Aj tam, kde sa žiadny zákon neuplatňuje, jasná písomná politika, ktorá uvádza, kto je pokrytý, čo je preplácané, aká dokumentácia sa vyžaduje a ako ju predložiť, vyrieši 90 percent sporov skôr, ako začnú.
Päť chýb, ktoré menia oslobodenie od dane na zdanenie
Platenie paušálneho príspevku, ktorý nikto nepreukazuje. Najčastejšia chyba. Bez účteniek a accountable plan je váš príspevok mzda. Opravte to zbieraním účtov operátora alebo ISP podľa harmonogramu a odsúhlasovaním platieb.
Preplácanie celého rodinného tarifu. Keď preplatok zjavne presahuje akékoľvek hodnoverné pracovné náklady, prebytok vyzerá ako kompenzácia. Obmedzte preplatky na rozumnú úroveň viazanú na skutočné pracovné použitie.
Sľubovanie telefónneho benefitu ako kompenzácie. Ak ponukový list rámcuje telefón alebo príspevok ako súčasť platového balíčka alebo namiesto mzdy, vlastnoručne ste podkopali požiadavku „nekompenzačný“. Rámcujte to ako pracovný nástroj pre pracovnú potrebu.
Predpoklad, že internet sa riadi pravidlami pre mobily. Nerobí. Internet potrebuje accountable plan, rozdelenie pracovného percenta a účtenky zakaždým.
Neviesť žiadne knihy. Preplatky platené z pamäti, zaokrúhlené podľa rozpamätania a nikde nezaznamenané sú pri kontrole neobhájiteľné a vo vašich vlastných finančných výkazoch neviditeľné. Každá platba by mala viesť k výkazu výdavkov, účtenke a účtovnému zápisu.
Sledujte preplatky ako daňové záznamy, ktorými sú
Každý preplatok v tomto článku je súčasne daňovou pozíciou aj účtovným zápisom. Keď platby za telefón a internet prechádzajú cez vyhradený účet telekomunikácií alebo preplácania zamestnancom – každá spojená s výkazom výdavkov a účtenkou – stávajú sa dve dobré veci naraz: váš výkaz ziskov a strát ukazuje skutočné prevádzkové náklady namiesto hmly rôznych prevodov a kontrolór vidí zdokumentovaný accountable plan namiesto nevysvetlených odlevov. Ak niekedy potrebujete dokázať pracovné prepojenie za rok platieb, kniha spolu s priloženými výkazmi je celá obrana. Pre tímy, ktoré chcú túto stopu vo formáte, ktorý sa dá vyhľadávať, porovnávať a zálohovať ako kód, účtovníctvo v čistom texte s nástrojom ako Beancount.io udržiava každý preplatok, účet a podpornú poznámku na jednom verzovanom mieste a dashboardy ako Fava zobrazujú súčty na zamestnanca a na kategóriu na prvý pohľad.
Zjednodušte si správu financií
Pri nastavovaní preplátkov telefónu a internetu je vedenie jasných záznamov o každej platbe to, čo udržiava oslobodenie od dane. Beancount.io poskytuje účtovníctvo v čistom texte, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi – žiadne čierne skrinky, žiadne uzamknutie dodávateľom. Začnite zadarmo a presvedčte sa, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na účtovníctvo v čistom texte.
