Schválili ste mesačný príspevok na internet vo výške 75 dolárov, aby váš zamestnanec pracujúci z domu zostal pripojený. Zdá sa to ako jednoduché preplatenie: peniaze za obchodné náklady, všetci spokojní. Potom príde výplata, vaša účtovníčka sa opýta, či to patrí do tlačiva W-2, a vy si uvedomíte, že odpoveď by mohla pridať 7,65 % na zamestnávateľských odvodoch – plus daň z príjmu pre vášho zamestnanca – za celý rok.
Rozdiel nie je v samotnom výdavku. Internet, telefón, monitor, kancelárske kreslo – to všetko môžu byť oprávnené obchodné náklady. Rozdiel je v tom, ako ich platíte. IRS uznáva len dve cesty a len jedna udržiava preplatenie oslobodené od dane a mimo tlačiva W-2.
Dve cesty, ktoré IRS skutočne uznáva
Každá dohoda o úhrade nákladov zamestnanca spadá do jednej z dvoch kategórií definovaných v publikácii IRS 15 a nariadení Ministerstva financií §1.62-2. Označenie záleží, pretože určuje daňové a mzdové zaobchádzanie.
Cesta 1: Nezodpovedný plán – zdaniteľný príspevok
Toto je plochý príspevok, ktorý prechádza mzdovou agendou bez akýchkoľvek podmienok: „100 dolárov na internet“, „150 dolárov príspevok na prácu z domu“, „50 dolárov na telefón“. Nepýtate si účet, nepýtate sa, aká časť bola obchodným využitím, a nepýtate si späť žiadnu nevyužitú sumu.
Pri nezodpovednom pláne – alebo keď nemáte žiadny písomný plán – IRS považuje celú platbu za doplnkovú mzdu:
- Je zahrnutá v kolónke 1 tlačiva W-2
- Podlieha federálnej zrážkovej dani z príjmu, sociálnemu poisteniu, Medicare a federálnej dani z nezamestnanosti
- Vy ako zamestnávateľ platíte zodpovedajúce odvody
- Váš zamestnanec dostane menej, ako ste zaplatili
Táto platba 75 dolárov za internet nekúpi vášmu zamestnancovi internet za 75 dolárov. Po zrážkach to môže byť 55 až 60 dolárov v závislosti od ich daňového pásma. Stále si to odpočítate, ale ako mzdu, nie ako preplatenie obchodných nákladov.
Je to jednoduché a pre niektoré tímy jednoduchosť stojí za daňové náklady. Ak však rovnakému zamestnancovi týmto spôsobom preplatíte 900 dolárov ročne, pridali ste približne 69 dolárov na zamestnávateľských odvodoch a znížili hodnotu pre vášho zamestnanca o 20 % až 30 %.
Cesta 2: Zodpovedný plán – preplatenie oslobodené od dane
Zodpovedný plán je písomná dohoda, ktorá spĺňa tri prísne požiadavky IRS. Keď splníte všetky tri, preplatenia sú:
- Vylúčené z hrubého príjmu zamestnanca
- Oslobodené od zrážok a odvodov
- Nevykazované ako mzda v tlačive W-2
- Naďalej odpočítateľné ako obchodné náklady pre vás
Inými slovami, firma si odpočíta náklady, zamestnanec si nechá každý dolár a mzdová agenda zostane čistá. Protihodnotou je dokumentácia.
Tri požiadavky, ktoré robia plán zodpovedným
Musia byť splnené všetky tri. Ak jedna chýba, celá dohoda sa považuje za nezodpovednú – celá suma sa stane mzdou, nielen nedoložená časť.
1. Obchodná súvislosť
Výdavok musí byť odpočítateľný, ak by ho firma zaplatila priamo, a musí ho zamestnanec vynaložiť v súvislosti so službami poskytovanými pre vás.
Pre prácu z domu to zvyčajne zahŕňa:
- Obchodnú časť domáceho internetu a mobilných služieb
- Zariadenie potrebné na prácu: monitor, klávesnica, slúchadlá, webkamera
- Ergonómický nábytok potrebný pre domácu pracovnú stanicu
- Softvér a predplatné, ktoré vyžadujete pre prácu
Nezahŕňa dekorácie, osobné streamovacie upgrady nesúvisiace s prácou ani paušálny príspevok na „wellness“. Môžete ponúkať wellness doláre, ale nemôžu byť v rámci zodpovedného plánu oslobodené od dane, ak nemajú obchodnú súvislosť.
Ako zvládnete náklady so zmiešaným využitím, záleží. Ak je domáci internet zamestnanca 90 dolárov a pracuje z domu na plný úväzok, mnohí zamestnávatelia preplácajú 50 % až 75 % ako primeranú alokáciu obchodného využitia, ak politika vysvetľuje metódu. Kľúčové je, že alokácia súvisí s podnikaním a uplatňuje sa konzistentne.
2. Preukázanie výdavkov v primeranom čase
Zamestnanec musí vám primerane preukázať každý výdavok: sumu, čas, miesto (alebo použitie) a obchodný účel. Pre náklady na prácu z domu to zvyčajne znamená:
- Kópiu účtu za internet alebo telefón s uvedenou sumou
- Účtenku za zariadenie s dátumom a predajcom
- Krátku poznámku o obchodnom účele („domáci internet – potrebný pre videohovory a VPN“, „druhý monitor – vývoj softvéru“)
- Pri opakovaných mesačných nákladoch mesačné podanie na jednoduchom formulári výdavkov
Bezpečný prístav IRS pre „primeraný čas“ je široko používaný poskytovateľmi miezd a účtovníkmi:
- Preukázanie výdavkov do 60 dní po ich zaplatení alebo vzniku
- Vrátenie akéhokoľvek preplatku zálohy do 120 dní
- Zálohy, ak ich poskytujete, do 30 dní pred očakávaným výdavkom
Môžete tiež použiť metódu periodických výpisov: poskytnite aspoň štvrťročné výpisy s uvedením vyplatených súm oproti preukázaným sumám a vyžadujte, aby zamestnanec preukázal výdavky alebo vrátil zostatok do 120 dní od výpisu. Nech si vyberiete akúkoľvek metódu, zapíšte ju písomne a dodržiavajte ju rovnako pre všetkých.
3. Vrátenie preplatkov
Ak poskytnete zálohu alebo preplatíte viac, než bolo skutočne vynaložené alebo preukázané, zamestnanec musí vrátiť preplatok v primeranom čase. Klasickou chybou je vyplácanie plochého príspevku 100 dolárov, keď doložený účet je 75 dolárov, a nechať zamestnanca, aby si nechal rozdiel 25 dolárov. Podľa zodpovedného plánu sa týchto 25 dolárov musí vrátiť. Ak sa nevráti, celá dohoda môže stratiť štatút zodpovedného plánu.
Preto sa mnohé malé firmy vyhýbajú zálohám na opakujúce sa náklady na prácu z domu a namiesto toho preplácajú po tom, čo zamestnanec predloží účet. Žiadna záloha znamená nič na vrátenie a žiadny preplatok na sledovanie.
Čo je dobré preukázanie výdavkov pre prácu z domu
Nepotrebujete zložitý systém výdavkov na splnenie štandardu, ale potrebujete konzistentný proces a záznamy, ktoré by ste mohli ukázať pri audite.
Mesačný internet a telefón: Zamestnanec predloží faktúru poskytovateľa alebo snímku obrazovky výpisu z účtu plus výpočet percenta obchodného využitia definovaného vo vašom pláne. Uchovajte výpis sedem rokov spolu so záznamom o preplatení.
Zariadenie: Zamestnanec predloží účtenku pred preplatením alebo v čase preplatenia a uvedie, že položka je vo vlastníctve firmy alebo priradená k obchodnému účelu, ak zostáva u zamestnanca. Pri položkách nad 2 500 dolárov zvážte, či je vhodnejšia aktivácia ako okamžité odpísanie podľa vášho rozhodnutia o bezpečnom prístave de minimis; váš účtovník potvrdí prah, ktorý máte nastavený.
Odstupňované príspevky vykonané správne: Môžete ponúkať rôzne úrovne bez porušenia pravidiel, pokiaľ každá úroveň je viazaná na preukázané náklady:
- Základná úroveň – obchodná časť internetu a telefónu
- Stredná úroveň – plus pracovné periférne zariadenia a softvér
- Úroveň špecifická pre rolu – cestovné nástroje, špecializované zariadenie alebo vybavenie domácej kancelárie pre role, ktoré to vyžadujú
Odstupňovanie podľa role je povolené, keď odráža obchodnú potrebu. Odstupňovanie len podľa výšky kompenzácie bez väzby na preukázané výdavky vyzerá ako skrytá kompenzácia.
Mechanika miezd a účtovníctva
Správne účtovanie je rovnako dôležité ako správny jazyk plánu, pretože knihy sú to, čo audítor, veriteľ alebo softvérový audit skutočne uvidí.
Pri nezodpovednom pláne alebo plochom príspevku:
- Zaúčtujte to ako mzdu: na ťarchu účtu Payroll Expense – Remote Stipend (alebo Wages), v prospech účtu Cash
- Preveďte cez mzdovú agendu so zrážkami; objaví sa v kolónke 1 tlačiva W-2 a v kolónkach 3 a 5 pre mzdy na sociálne poistenie a Medicare
- Zamestnávateľské odvody sa účtujú na ťarchu účtu Payroll Tax Expense
Pri zodpovednom pláne:
- Zaúčtujte to ako preplatenie obchodných nákladov zamestnanca, nie ako mzdu: na ťarchu účtu Employee Reimbursable Expenses alebo prirodzeného nákladového účtu (Internet, Telephone, Office Equipment), v prospech účtu Cash
- Neprevádzajte cez mzdovú agendu ako mzdu
- Nezrážajte, nevykazujte v tlačive W-2, neplaťte zamestnávateľské odvody zo sumy
- Uchovajte správu o výdavkoch, účtenku a doklad o platbe spolu – vaša správa o výdavkoch je súborom preukazovania výdavkov
Vytvorte samostatné účty hlavnej knihy pre preplatenia podľa zodpovedného plánu oproti zdaniteľným príspevkom. Keď odsúhlasíte bankový výpis, tag ako „Remote: Accountable Reimbursement – Not W-2“ zabráni účtovníkovi, aby to neskôr pri ročnej uzávierke preklasifikoval ako inú kompenzáciu.
Ak používate poskytovateľa miezd, nastavte dva druhy výplat: „Remote Stipend – Taxable“ a „Accountable Reimbursement – Non-Taxable“. Samotné pomenovanie zabráni najčastejšej chybe, ktorou je prevedenie správne preukázaného preplatenia cez mzdovú agendu ako zdaniteľnej mzdy, pretože nikto nepovedal systému, že je to iné.
A nedovoľte zamestnancom, aby si náklady odpočítali sami. Od daňových zmien v roku 2018 si zamestnanci s tlačivom W-2 nemôžu odpočítať nepreplatené obchodné náklady zamestnanca vo svojom osobnom daňovom priznaní na federálne účely. Jediný spôsob, ako im to kompenzovať bez dane, je prostredníctvom vášho zodpovedného plánu.
Štátnoprávna zákruta, ktorú nemôžete ignorovať
Federálne daňové pravidlá vám hovoria, či je preplatenie zdaniteľné. Štátne pracovné právo vám hovorí, či ho musíte poskytnúť vôbec.
Rastúca menšina štátov vyžaduje, aby zamestnávatelia preplácali nevyhnutné obchodné výdavky, ktoré zamestnanci vynaložia. Kalifornský zákonník práce § 2802 je najcitovanejší: zaväzuje zamestnávateľov odškodniť zamestnancov za nevyhnutné výdavky vynaložené v rámci zamestnania a plochý príspevok bez preukázania ho automaticky nespĺňa. Illinois, Iowa, Montana, New Hampshire, Severná Dakota, Južná Dakota a niekoľko ďalších majú podobné štatúty a niekoľko miest pridáva vlastné pravidlá.
Aj keď neplatí žiadny špecifický štatút o preplácaní, nezabezpečenie úhrady požadovaných nákladov na prácu z domu môže vytvoriť riziko v oblasti miezd a pracovného času, ak nepreplatený výdavok efektívne zníži hodinového zamestnanca pod minimálnu mzdu.
Praktické ponaučenie: skontrolujte štáty, kde vaši zamestnanci pracujúci z domu skutočne sídlia, nielen to, kde je registrovaná vaša spoločnosť. Ak je čo i len jeden zamestnanec v štáte s povinným preplácaním, zdokumentovaný zodpovedný plán slúži dvojmo – udržiava platbu oslobodenú od dane pre účely IRS a spĺňa štátnu požiadavku preplatiť skutočné, nevyhnutné náklady.
Päť chýb, ktoré premenia dobrý plán na zdaniteľný
1. Žiadny písomný dokument plánu
Ústna dohoda sa nepočíta. IRS očakáva písomný plán, ktorý uvádza obchodnú súvislosť, požiadavku na preukázanie výdavkov, požiadavku na vrátenie preplatkov a časové pravidlá, ktoré ste prijali. Uchovajte ho v príručke pre zamestnancov a nechajte zamestnancov, aby ho potvrdili.
2. Prijatie jednej účtenky za rok mesačných nákladov
Jeden januárový účet za internet nepreukazuje dvanásť platieb po 75 dolároch. Vyžadujte mesačnú dokumentáciu. Pre opakujúce sa účty stačí jednostranná mesačná správa o výdavkoch, ktorá uvádza dátum, sumu, predajcu a obchodný účel.
3. Príspevok presahujúci účet bez vrátenia
Platba 100 dolárov, keď je účet 70 dolárov, a prižmúrenie oka nad rozdielom, nie je zodpovedný plán. Preplácajte preukázanú sumu alebo vyberte preplatok späť vo vašom stanovenom okne.
4. Miešanie osobných výhod do daňovo oslobodeného koša
Členstvo v Pelotone, príspevok na obed alebo všeobecná platba za „wellness pri práci z domu“ môžu byť skvelou výhodou, ale je to mzda, pokiaľ neexistuje konkrétna obchodná súvislosť. Vyplácajte to ako zdaniteľnú výhodu a vyhnite sa kontaminácii vašich preplatení podľa zodpovedného plánu.
5. Zabudnutie na zálohy a cezročné časovanie
Ak v decembri poskytnete zálohu 1 000 dolárov na vybavenie domácej kancelárie a zamestnanec preukáže výdavky vo februári, ste mimo 60-dňového bezpečného prístavu na preukázanie, pokiaľ váš plán správne nepoužíva metódu periodických výpisov. Pre väčšinu malých tímov je bezpečnejším zvykom jednoducho preplatiť po nákupe.
Ako nastaviť zodpovedný plán za týždeň
Môžete prejsť od zdaniteľných príspevkov k vyhovujúcemu zodpovednému plánu bez najímania veľkej firmy alebo nákupu nového softvéru.
Deň 1–2: Navrhnite plán. Napíšte dokument na jednej až dvoch stranách, ktorý pokrýva: účel, kto je oprávnený, ktoré kategórie výdavkov sú pokryté, jazyk obchodnej súvislosti, ako zamestnanci preukazujú výdavky (čo predložiť a kam), časové pravidlá 60 dní/120 dní alebo alternatívu periodických výpisov a pravidlo vrátenia preplatkov. Nechajte ho raz skontrolovať vaším účtovníkom alebo poskytovateľom miezd.
Deň 3: Vytvorte návyk podávania. Vytvorte jednoduchú šablónu: dátum, predajca, suma, obchodný účel, priložená účtenka. Použite e-mail, zdieľaný priečinok pre každého zamestnanca alebo váš existujúci nástroj na výdavky. Nástroj je menej dôležitý ako konzistentnosť. Ukladajte podania spolu s transakciou preplatenia.
Deň 4: Vyškolte manažérov a vyberte zodpovedné kategórie. Rozhodnite, čo budete a čo nebudete preplácať bez dane. Bežný začiatok: obchodná časť internetu a telefónu, požadované periférne zariadenia do ročného limitu a softvér, ktorý nariaďujete. Komunikujte úrovne a percentuálnu metódu pre internet/telefón.
Deň 5: Zosúlaďte mzdy a účtovníctvo. Vytvorte dva druhy výplat, nastavte účty hlavnej knihy a povedzte svojej účtovníčke, ktorý použiť pre každú situáciu. Spustite testovacie preplatenie pre jedného zamestnanca a overte, že sa neobjaví na vzorovom tlačive W-2.
Priebežne: Štvrťročný výber. Každý štvrťrok vygenerujte výpis pre každého zamestnanca s uvedením preplatených a preukázaných súm, vyžiadajte chýbajúce preukázanie a zdokumentujte všetky vrátenia preplatkov. Uchovávajte všetko najmenej sedem rokov – IRS môže spochybniť vykazovanie miezd aj dlho po konci roka a dobré štátne záznamy sledujú rovnaký horizont.
Rýchly sprievodca rozhodovaním
- Chcete nulovú administratívu a každý dostane rovnakú sumu bez ohľadu na skutočné náklady? Vyplácajte plochý, zdaniteľný príspevok cez mzdovú agendu. Naplánujte zamestnávateľské odvody a povedzte zamestnancom matematiku čistej mzdy.
- Chcete, aby zamestnanci dostali plnú sumu, nechcete odvody z preplatenia a ste ochotní zbierať účet každý mesiac? Prijmite písomný zodpovedný plán a preplácajte len to, čo je preukázané.
Mnohí zamestnávatelia skončia v strede: vyplácajú zdaniteľné príspevky na životný štýl a zodpovedný plán na jadrové obchodné náklady. Označenia – a zaobchádzanie v tlačive W-2 – musia zodpovedať podstate každý mesiac, nielen keď bol plán napísaný.
Zjednodušte svoje finančné riadenie
Či už si vyberiete zdaniteľné príspevky alebo zodpovedný plán oslobodený od dane, rozhodujúcim faktorom je konzistentné finančné sledovanie – kto bol zaplatený, za čo, s akým dôkazom a ako to bolo zaúčtované. Jasné záznamy sú to, čo premení dobrú politiku na knihy pripravené na audit a presný súbor tlačiva W-2.
Beancount.io vám poskytuje účtovníctvo v čistom texte s kontrolou verzií, ktoré robí tieto záznamy transparentnými a prenosnými – žiadne čierne skrinky, žiadna väzba na dodávateľa. Každé preplatenie, mzdový zápis a odkaz na preukázanie výdavkov žije v hlavnej knihe, ktorú vlastníte a môžete ju vyhľadávať, odsúhlasovať a zdieľať so svojím účtovníkom. Začnite zadarmo a udržujte svoje financie pri práci z domu také zorganizované ako váš vzdialený tím.