Pravkar ste zaposlili prvega delavca, ki dela v Ohiu. Vaš ponudnik obračuna plač je uredil zvezni in državni odvod za Ohio, označil nastavitev kot "končano" in ste šli naprej. Nihče ni omenil RITA. Nihče ni omenil pravila 20 dni. Osemnajst mesecev kasneje prispe obvestilo od davčega izterjalca, za katerega niste nikoli slišali, ki vam zaračunava davek, ki ga niste nikoli odtegli, plus kazen in obresti — in obveznost je delodajalčeva, ne delavčeva.
To je past lokalnega odteganja, ki nenehno lovi mala podjetja. Na tisoče mest, okrožij in šolskih okrožij po Združenih državah uvajajo lastne davke na dohodek ali plače, in v večini njih je delodajalec — vi — pravno obvezan odtegniti, poslati in poravnati. Vaš program za obračun plač bo rado izračunal, kar karkoli nastavite. Toda registracija pri vsakem lokalnem izterjalcu, spoznavanje pravil vsake pristojnosti in spremljanje s spremembami, ko delavci zmenjajo kraj ali delajo hibridno, je delo, ki ga nobena programska oprema ne opravlja samodejno. Ta vodnik vas popelje skozi štiri sisteme, ki povzročajo največ težav za mala podjetja — Ohio, Pensilvanijo, New York City in Yonkers — plus hitri pregled ostalega zemljevida, kako se lokalni davek pokaže na obrazcu W-2, in pet napak, ki povzročajo obvestila.
Neprijetna resnica: lokalno odteganje je vaša naloga, ne naloga vaše programske opreme
Ne obstaja noben nacionalni sistem za lokalne davke na plače. Vsaka država, ki jih dovoljuje, je zgradila lastno strukturo: včasih država upravlja lokalne davke skozi redni obrazec za odvod, včasih regionalni izterjalci, včasih pa vsako mesto vodi lastno pisarništvo z lastnimi obrazci, roki in pravili za kazni. Ponudnik obračuna plač lahko posle denar izterjalcu šele po tem, ko ste se registrirali kot delodajalec pri tem izterjalcu in preslikali vsakega delavca na pravilno kodo lokaliteta. Če ta nastavitveni korak izpustite, denar se nikoli ne premakne — medtem ko obveznost tiho narašča v imenu vašega podjetja.
Izpostavljenost je lahko podceniti, ker stopnje izgledajo majhne: 1% tukaj, pol odstotka tam. Toda lokalni izterjalci zaračunavajo kazni in obresti tako kot IRS, in "moja programska oprema tega ni naredila" ni nobena obramba. Popravek je neprivlačen, toda pocen: spoznati, kateri lokalni davki veljajo za vsako delovno mesto in vsako prebivališče delavca, registrirati se pri vsakem vpletenem izterjalcu in poravnati odtegnjeno s tem, kar je vsak izterjalec prejel. Začnite s spodnjimi štirimi.
Ohio: več kot 600 mest, dva velika izterjalca in 20-dnevna ura
Ohio ima najbolj zapleten sistem občinskih davkov na dohodek v državi. Več kot 600 občin uvaja davek na zasluženi dohodek, ponavadično 1% do 3% kvalificiranih plač, in mnoga šolska okrožja uvajajo lastne davke na dohodek povrhu teh (te upravlja država skozi redni obrazec za Ohio, kar vsaj jih drži na enem mestu).
Izterjevanje je razdeljeno na tri načine. Dve regionalne agencije — Regional Income Tax Agency (RITA) in Central Collection Agency (CCA) — izterjujeta za več sto članiških občin med sebo. Največja mesta, kot Columbus in Cincinnati, vodijo lastne davke neposredno. Tako lahko en sam delavec zlahka ustvari obveznosti za vlaganje pri dveh ali treh različnih izterjalcih: pri mestu, kjer dela, pri mestu, kjer živi, in mogoče pri šolskem okrožju.
Pravilo 20 dni za mobilne in hibridne delavce
Ohijska značilna zapletenost je pravilo 20 dni. Ko delavec, čigar glavno delovno mesto je v eni občini Ohia, opravlja storitve v drugi občini Ohia, obdržite odtegovanje za glavno delovno mesto prve 20 dni na novem kraju — potem morate preklopiti odtegovanje na občino, kjer delo dejansko poteka. S hibridnimi urniki in dnevi dela od doma to pomeni spremljanje, kje vsak delavec dela, dan za dnem, proti tekoči 20-dnevni uri na občino.
Obstaja eno usmiljenje: Ohio oprošča zelo majhna podjetja — tista s pod 500.000 $ bruto prihodkov v preteklem letu — od odtegovanja za občine zunaj njihovega domačega kraja. Če izpolnjujete pogoje, izkoristite izjemo; če ste jo prerastli, potrebujete navado spremljanja kraju, ker 20-dnevno štetje se ponastavlja in narašča po delavcu in občini.
Registracija, pogostnost in letno poravnanje
Registrirajte se kot delodajalec pri RITA, CCA ali vsakem samoupravnem mestu, kjer imate obveznost odtegovanja — registracija je po izterjalcu, ne po delavcu. Pogostnost vlaganja sledi vaš obseg: če ste odtegli 2.400 $ ali več v preteklem koledarskem letu ali več kot 200 $ v enem mesecu preteklega četrtletja, vlagate in plačate mesečno, do 15. v naslednjem mesecu. Pod tem vlagate četrtletno. Potem pride letno poravnanje — RITA obrazec 17 je kanonični primer — do zadnjega dne februarja, ki usklaja vsak W-2 s vsem, kar ste poslali. Obravnavajte ta februarovski rok z isto resnostjo kot zvezni W-3: to je dokument, s katerim izterjalci iščejo, kar ste izpustili.
Pensilvanija: odtegnite višo stopnjo, posljite enemu izterjalcu
Pensilvanija je prenovila lokalno izterjevanje z Aktom 32 iz leta 2008, in nastali sistem je enostavnejši od ohijskega, toda poln lastnih pasti. Skoraj vsaka občina uvaja davek na zasluženi dohodek (EIT), ponavadično okoli 1%, in osnovno pravilo za delodajalca se prilega v en stavek: odtegnite višo od davčne stopnje, kjer delavec živi, in davčne stopnje, kjer delavec dela.
Potem vse posljite enemu davčemu izterjalcu, dodeljenemu okrožju, kjer delo poteka — najbolj znana sta Keystone Collections Group in Berkheimer, plus Jordan Tax Service na območju Pittsburgha. Ta izterjalec razdeljuje denar domači občini delavca. Ne pošiljate ločenih plačil vsakemu mestu; en izterjalec na delovno okrožje prejme vse.
PSD kode in obrazec za nove zaposlene, ki je pomemben
Osnova celga sistema je koda Political Subdivision (PSD) — šestmestna številka, ki identificira občino prebivališča delavca. Ona pove izterjalcu, kam poslati denar. Zberite Obrazec za potrditev rezidentstva od vsakega novega zaposlenega (in spet vsakokrat, ko se kdo preseli) in obdržite PSD kodo v evidenciji plač. Napačna PSD koda pomeni, da pravilni denar pristane na računu napačnega mesta, in domača občina delavca bo prišla iskat svoj del — z obveznostjo odtegovanja pri delodajalcu.
Vlagajte četrtletno in vlagajte letno poravnanje delodajalca, ponavadično do konca februarja. Dve stvari ležijo zunaj tega sistema in presenečijo novince: Filadelfija vodi lasten mestni davek na plače popolnoma zunaj Akta 32, z ločenima stopnjama za rezidente in nerezidente, ki se prilagajajo vsako 1. julija — če imate ljudi, ki delajo v mestu, to je druga registracija in drugi komplet obrazcev. In mnoge občine dodajajo Lokalni davek za storitve do 52 $ na leto na delavca, z izjemo za nizke dohodke za delavce, ki zaslužijo pod 12.000 $ — majhni denarji, toda ločena postavka za odteg in posljanje. Še ena opomba za oddaljene ekipe: delodajalec iz druge države brez prisotnosti v Pensilvaniji ni obvezan odtegniti pensilvanski lokalni davek, toda mu svetujemo, da delavca pisno obvesti, da lahko sam plača četrtletne akontacije, namesto da odkrije vrzel ob plačilu.
New York: samo rezidenti NYC, Yonkers v obe smeri
New York je prijazni primer — država upravlja lokalne davke New York Cityja in Yonkersa skozi redni sistem odtegovanja, tako da ni ločenega izterjalca za registracijo. Zapletenost je vsa v tem, kdo kaj dolguje, in najpogostejša večdržavna napaka v državi živi ravno tukaj.
Davek na dohodek New York Cityja — približno 3,1% do 3,9% odvisno od razreda — velja samo za rezidente mesta. Dnevni migranti iz New Jerseyja, Connecticuta ali zgornjega New Yorka dolgujejo nič New York Cityjevega davka, ne glede na to, koliko dni delajo na Manhattnu. Vendar delodajalci redno odtegujejo NYC davek za vsakega delavca z delovnim mestom na Manhattnu, s čimer dajo nerezidentom obrestno posojilo mestu, ki ga potem morajo izterjati na svojem državnem obrazcu. Če kdo od vaših ljudi dela v mestu, toda živi zunaj njega, preverite, da vaša nastavitev plač ločuje rezidentstvo od delovnega kraja za mestne namene.
Yonkers reže v drugo smer: obdavča obe strani. Rezidenti plačajo doplačilo v višini 16,75% svoje državne davčne obveznosti, nerezidenti pa 0,5-odstotni davek na zasluženi dohodek za delo, opravljeno v mestu. Papirologija teče skozi dva državna obrazca — delavci, ki živijo v državi ali mestu, vlagajo potrdilo o odtegnu IT-2104, medtem ko nerezidenti, ki delajo v Yonkersu (ali kjerkoli v državi), vlagajo Obrazec IT-2104.1, potrdilo o nerezidentstvu in razdelitvi, ki navaja odstotek njihovih storitev, opravljenih znotraj obdavčene pristojnosti. Delavci vas morajo obvestiti v 10 dneh, če se ta odstotek ali njihov rezidenčni status spremeni, in hibridni urniki povzročajo, da to 10-dnevno pravilo grize pogosteje kot včasih.
Ostanek zemljevida: hitri pregled
Še ducat držav ima lokalne davke na plače, ki jih je vredno spoznati, preden zaposlite čez državne meje. 24 obdavčenih mest Michigana zaračunavajo rezidentom 1% do 2,4% in nerezidentom polovico tega, z vsakim mestom, ki vodi lasten davek, razen Detroita, ki ga upravlja država. Okrožni davki Indiane znesejo okoli 1,6% do 3%, določeni po okrožju prebivališča delavca (ali glavnem delovnem kraju za nerezidente) na dan 1. januarja, in se izterjujejo skozi državno odtegovanje, ki ga poganja okrožno potrdilo delavca Obrazec WH-4. Wilmington, Delaware uvaja 1,25% na zasluženi dohodek z odtegovanjem pri delodajalcu. V New Jerseyju Newark in Jersey City uvajata 1-odstotna davka na plače, plačana od delodajalca — strošek v celoti pade na vas in ni nobenega obrazca za delavca. Občinski in okrožni davki na zaposlitev v Alabami znesejo od 0,5% do 3% za rezidente in nerezidente enako, odtegnjeni in plačani od delodajalca. Oregon dodaja prevozne okrožne in plačne davke čez določena mesta in okrožja povrhu državnega prevoznega davka. In Kansas, hvala bogu, ima samo lokalni davek na neopredmetene stvari, ki ne vključuje nobenega odtegovanja.
Nobena od teh ni težka v izolaciji. Težava je, da je vsaka ločena registracija, ločen komplet obrazcev in ločen koledar — in se množijo z vsakim novim zaposlenim na novem kraju.
W-2 polja 18–20: kjer lokalni davek živi ob koncu leta
Vse zgoraj se steka v tri majhna polja obrazca W-2: Polje 18 (lokalne plače), Polje 19 (odtegni lokalni davek) in Polje 20 (ime lokaliteta). Vsaka kopija W-2 ima prostor samo za en lokalitet, tako da bo delavec, ki je živel v enem mestu Pensilvanije, delal v drugem in preživel del leta v Ohiu, prejel več strani W-2 — to je normalno, ne napaka, in vredno razložiti delavcem pred januarjem, da vaš predal preživi davčno sezono.
Vpisi v Polje 20 lahko tudi izgledajo skrivnostni. Pod Aktom 32 Pensilvanije lahko polje kaže kodo izterjalca namesto imena mesta, medtem ko filadelfijsko odtegovanje še vedno kaže Philadelphia. V Ohiu naj lokalitet odraža, kje je davek dejansko bil odtegnjen po pravilu 20 dni, kar lahko se razlikuje od tega, kje delavec zdaj živi. Ko delavec praša, zakaj njegov W-2 kaže mesto, v katerem se komaj spominja delati, odgovor je ponavadično ena od teh mehanik — in imeti evidencijo delovnega kraja po plačilnem obdobju, da to dokaže, je tisto, kar ločuje petminutni odgovor od dopisne revizije.
Pet napak, ki povzročajo obvestila
Prva: nikoli se ne registrirati pri lokalnem izterjalcu. Programska oprema za obračun plač ne more poslati denar RITA, Keystone, Berkheimer ali CCA v vašem imenu, dokler ne obdržite delodajalčev račun pri vsakem od njih — "programska oprema obravnava davke" pokriva zvezne in državne, ne izterjalce, za katere ni nikoli slišala. Druga: odtegovanje New York Cityjevega davka za nerezidentne dnevne migrante, ki ga ne dolgujejo nič; to je najpogostejša napaka lokalnega odtegovanja v večdržavnem obračunu plač. Tretja: pozabiti 0,5-odstotni davek za nerezidente v Yonkersu na plače, zaslužene v mestu — majhna stopnja, resnična obveznost, in velja za ljudi, ki samo tam delajo. Četrta: ignorirati ohijsko pravilo 20 dni za hibridne delavce z odtegovanjem 100% na pisarniško mesto celo leto; domače mesto delavca bo opazilo manjkajoči prihodek in zaračunalo v skladu s tem. Peta: obravnavati lokalno skladnost kot delavčev problem in izpustiti letna poravnanja — obveznost odtegovanja, kazni in obresti se vežejo na delodajalca, in februarsko poravnanje je, kako vsak izterjalec preverja vaše delo.
Obdržite lokalne obveznosti vidne v svojih knjigah
Računovodstvena disciplina, ki preprečuje vse to, je enostavna: spremljajte vsako lokalno obveznost kot lastno obveznost. Nastavite ločen račun plačilnih davkov na izterjalca — RITA odtegovanje, Keystone EIT, filadelfijski plačni davek, yonkerski davek za nerezidente — namesto da vse zmešate v eno stanje "plačilni davki". Poravnajte vsak račun z izjavami izterjalca vsak mesec tako, kot poravnate bančni račun; stanje, ki odtava od evidence izterjalca, je zgodnje opozorilo o napačno nastavljeni kodi lokaliteta ali izpuščeni registraciji. In obdržite vhode — PSD kode, dnevna štetja delovnega kraja v Ohiu, odstotke razdelitve IT-2104.1 — priložene k evidencijam plač za vsako plačilno obdobje. Ko dve leti kasneje prispe obvestilo izterjalca s prašanjem, zakaj je četrtletje prikazalo primanjkljaj, so te evidence vaša celotna obramba.
Obdržite vsako pristojnost v redu od prvega plačilnega dne
Zaposlovanje čez mestne in okrožne meje bi moralo biti mejnik rasti, ne začetek arheološkega projekta skladnosti. Vzdrževanje jasnih, ločenih evidence za vsak lokalni davek, ki ga odtegnete, je tisto, kar spremeni strašno obvestilo v rutinski pregled. Beancount.io nudi navadno računovodstvo v obliki navadnega teksta, ki vam daje popolno transparentnost in nadzor nad vašimi finančnimi podatki — vsaka lokalna obveznost vidna, v verzijskem nadzoru in pripravljena za analizo. Začnite brezplačno in poglejte, zakaj razvijalci in finančni strokovnjaki prehajajo na računovodstvo v obliki navadnega teksta.
