Hlásenie nových zamestnancov: Pravidlo 20 dní, ktoré musí poznať každý prvý a multistátny zamestnávateľ

Konečne sa vám to podarilo – urobili ste svoj prvý nábor. Ponuka je podpísaná, W-4 a I-9 sú niekde v priečinku a mzdy sú (väčšinou) nastavené. Potom, tri týždne do nového pracovného vzťahu, hodiny, o ktorých ste nikdy nevedeli, už vypršali.

Každý štát vyžaduje, aby zamestnávatelia nahlásili každého novoprijatého zamestnanca do Štátneho registra nových zamestnancov, zvyčajne do 20 dní od dátumu prijatia do zamestnania. Platí to pre vášho úplne prvého zamestnanca, platí to pre opätovné prijatia a v niektorých štátoch to platí dokonca aj pre nezávislých dodávateľov. Ak to zmeškáte, váš štát vám môže udeliť pokutu za každého pracovníka. Tu je uvedené, čo toto pravidlo vyžaduje, ako si ho multistátni zamestnávatelia zjednodušujú a ako ho zabudovať do kontrolného zoznamu prijímania, aby sa už nikdy neopakovalo.

Čo je hlásenie nových zamestnancov (a prečo existuje)​

Hlásenie nových zamestnancov sa datuje do zákona o osobnej zodpovednosti a pracovných príležitostiach z roku 1996, federálneho zákona o reforme sociálneho zabezpečenia, ktorý vytvoril túto povinnosť v oddiele 453A zákona o sociálnom zabezpečení. Každý zamestnávateľ – súkromné podniky akejkoľvek veľkosti, neziskové organizácie, domácnosti zamestnávajúce pracovníkov a vládne agentúry – musí nahlásiť základné informácie o každom novom zamestnancovi do štátu, kde zamestnanec pracuje.

Štáty tieto hlásenia vkladajú do svojho Štátneho registra nových zamestnancov, ktorý následne napája Národný register nových zamestnancov. Hlavným účelom je vymáhanie výživného na deti: záznamy o nových zamestnancoch sa porovnávajú s prípadmi výživného na štátnej a národnej úrovni, aby sa príkazy na výživné mohli rýchlo vydať alebo aktualizovať, keď rodič nastúpi do novej práce. Rovnaké údaje pomáhajú agentúram znižovať podvodné nároky na poistenie v nezamestnanosti a odškodnenie pracovníkov.

To je tiež dôvod, prečo táto povinnosť nemá nič spoločné s tým, či zamestnanec dlhuje výživné. Hlásite každého a porovnávanie prebieha na strane vlády.

Pravidlo 20 dní, presne​

Základné federálne pravidlo týkajúce sa času je jednoduché: nahláste najneskôr do 20 dní od dátumu prijatia zamestnanca. Štáty implementujú podrobnosti, ale tvar je konzistentný v celej krajine:

• „Dátum prijatia do zamestnania“ znamená prvý deň práce za mzdu, nie deň, keď bola ponuka prijatá alebo bola dokončená previerka. Hodiny začínajú tikotať, keď zamestnanec začne zarábať mzdu.
• Hlásite šesť základných údajov: meno zamestnanca, adresu, číslo sociálneho poistenia a dátum prijatia do zamestnania, plus názov vašej firmy, adresu a federálne identifikačné číslo zamestnávateľa (FEIN). Väčšina štátov požaduje ďalšie údaje nad rámec tohto federálneho minima, preto si pred podaním skontrolujte formulár svojho štátu.
• Elektronickí podávatelia hlásia dvakrát mesačne. Ak podávate hlásenia magneticky alebo elektronicky, federálny zákon vám umožňuje ich dávkovať – ale dávky musia byť v odstupe 12 až 16 dní, čo vychádza približne na dvakrát mesačne. Papieroví podávatelia sa držia priameho 20-dňového termínu na každé prijatie.
• Krátkodobí zamestnanci sa stále počítajú. Ak zamestnanec skončí alebo je prepustený skôr, než ho stihnete nahlásiť, stále dlhujete hlásenie. Povinnosť vzniká pri prijatí, nie pri minimálnej dĺžke trvania.

Opätovné prijatia sa tiež počítajú​

Vracajúci sa pracovníci sú ľahkou pascou. Mnohé štáty výslovne vyžadujú hlásenie opätovných prijatí – Kalifornia napríklad vyžaduje nové hlásenie pre každého, kto je znovu prijatý po odlúčení trvajúcom aspoň 60 po sebe nasledujúcich dní, do 20 dní od nového dátumu nástupu. Sezónne podniky, ktoré každý rok privádzajú späť rovnaký tím, by mali považovať dátum začiatku každej sezóny za novú udalosť hlásenia a potvrdiť hranicu v každom štáte, kde pôsobia.

Ako skutočne podať hlásenie​

Každý štát prevádzkuje svoj vlastný Štátny register nových zamestnancov s vlastným portálom, formulármi a formátmi súborov. Federálny úrad pre vymáhanie výživného na deti zverejňuje adresár štátnych možností podávania, aby ste našli ten svoj. V praxi majú prví zamestnávatelia tri možnosti:

1. Online portál vášho štátu. Každý štát prijíma hlásenia cez webovú stránku a väčšina tiež akceptuje poštu alebo fax. Toto je predvolená možnosť pre zamestnávateľa v jednom štáte s niekoľkými pracovníkmi.
2. Váš poskytovateľ miezd. Väčšina mzdových služieb ponúka hlásenie nových zamestnancov ako funkciu alebo doplnok – ale nepredpokladajte, že váš to robí. Prihláste sa a potvrďte, že je funkcia aktivovaná, a potvrďte, že pokrýva každý štát, kde máte pracovníkov. „Vedieme mzdy“ a „podávame hlásenia o nových zamestnancoch“ sú dve rôzne služby.
3. Hromadné elektronické podávanie. Väčší zamestnávatelia prenášajú súbory priamo. Ak sa vydáte touto cestou, pamätajte na dvojmesačný rytmus: podania musia byť v odstupe viac ako 12 a menej ako 16 dní.

Nech si vyberiete ktorúkoľvek cestu, disciplína, ktorá sa počíta, je zachytenie údajov v prvý deň. Ak váš balík pri onboarding-u zbiera W-4, I-9 a štátny formulár o zrážkach spolu, pridajte polia hlásenia o novom zamestnancovi do rovnakého balíka, aby sa nič nemuselo doháňať v treťom týždni.

Multistátni zamestnávatelia majú skratku (s papierovačkou)​

Ak máte zamestnancov v dvoch alebo viacerých štátoch, predvoleným pravidlom je hlásiť každého nového zamestnanca do štátu, kde tento zamestnanec pracuje. To môže znamenať registráciu vo viacerých štátnych registroch a učenie sa viacerých portálov.

Alternatívou je možnosť jedného štátu: multistátny zamestnávateľ, ktorý podáva hlásenia elektronicky, môže určiť jeden štát – taký, kde má zamestnancov – a posielať tam všetky hlásenia o nových zamestnancoch. Ale toto označenie je formálne, nie neformálne. Musíte:

1. Zaregistrovať sa vo federálnom úrade pre vymáhanie výživného na deti ako multistátny zamestnávateľ, pričom poskytnete svoje FEIN, názov a adresu spoločnosti a štát, ktorý určíte.
2. Písomne oznámiť ministrovi zdravotníctva a sociálnych služieb váš vybraný štát (proces registrácie to pokrýva).
3. Podávať elektronicky do tohto štátu, podľa jeho harmonogramu a v jeho formáte.

Kým nie je označenie v spise a skutočne nepodávate elektronicky do určeného štátu, zostávate viazaní požiadavkami každého štátu, kde pracujete. Vzdialené prijatie v novom štáte je klasickým bodom zlyhania: zamestnanec začne pracovať, nikto neaktualizuje nastavenie hlásenia a 20-dňový limit vyprší v štáte, o ktorom ste zabudli, že v ňom máte väzby. Spojte toto rozhodnutie s vaším multistátnym nastavením mzdových daní – v momente, keď sa zaregistrujete na zrážky v novom štáte, skontrolujte aj jeho register nových zamestnancov.

Nezabudnite na nezávislých dodávateľov (v niektorých štátoch)​

Federálne hlásenie nových zamestnancov pokrýva iba zamestnancov. Ale niekoľko štátov rozširuje podobnú povinnosť na nezávislých dodávateľov a spúšťače sa líšia od pravidla pre zamestnancov:

• Kalifornia vyžaduje, aby podniky hlásili nezávislých dodávateľov do 20 dní od zaplatenia 600 USD alebo viac alebo od uzavretia zmluvy na 600 USD alebo viac v kalendárnom roku, podľa toho, čo nastane skôr, pomocou formulára Report of Independent Contractor(s) (DE 542). Povinnosť sa všeobecne vzťahuje na pracovníkov, za ktorých by ste podávali formulár 1099-NEC alebo 1099-MISC.
• New York vyžaduje hlásenie určitých nezávislých dodávateľov, s pokutou 20 USD za dodávateľa za oneskorené, chýbajúce alebo neúplné hlásenia.

Ak fungujete na voľnej nohe, skontrolujte pravidlá hlásenia dodávateľov v každom štáte, kde ich angažujete – nielen tam, kde sídli vaša kancelária. A držte otázku klasifikácie oddelene: nahlásenie pracovníka ako dodávateľa z neho nerobí dodávateľa. Nesprávna klasifikácia nesie vlastné, oveľa väčšie sankcie podľa federálneho a štátneho práva.

Čo sa stane, ak to preskočíte​

Štáty majú možnosť sankcionovať nedodržiavanie a federálny zákon tieto sankcie obmedzuje: najviac 25 USD za každého novoprijatého zamestnanca za bežné zlyhanie, ktoré sa zvyšuje na 500 USD za zamestnanca, keď zlyhanie vyplýva z konšpirácie medzi zamestnávateľom a zamestnancom s cieľom nenahlásiť (alebo podať nepravdivé či neúplné hlásenie). Štáty môžu tiež ukladať nepeňažné občianskoprávne sankcie podľa vlastných zákonov.

Dvadsaťpäť dolárov za hlavu znie triviálne, kým to nevynásobíte cez vlnu prijímania, ktorú ste nikdy nenahlásili – sezónny nárast o štyridsať nenahlásených pracovníkov je štvorciferná expozícia, kým váš štát pridá vlastné dôsledky. Dôležitejšie je, že nehlásenie je jedným zo signálov, ktoré dostanú nového zamestnávateľa na radar agentúry.

6 chýb, ktorých sa dopúšťajú prví zamestnávatelia​

1. Spustenie hodín v nesprávny dátum. Dátum ponuky a dátum dokončenia previerky nezáležia. Prvý deň platenej práce spúšťa 20 dní.
2. Zabudnutie na opätovné prijatia. Sezónne návraty, zamestnanci na „boomerang“ a opätovné prijatia po prepustení všetky potrebujú nové hlásenia v štátoch s pravidlami pre opätovné prijatia.
3. Predpoklad, že poskytovateľ miezd to vybaví. Mnohí to robia, niektorí si účtujú extra a takmer žiadny to nepovoľuje štandardne bez toho, aby ste potvrdili pracovné štáty. Overte to písomne.
4. Považovanie vzdialeného prijatia za „žiadny problém“. Jediný zamestnanec pracujúci z iného štátu vytvára povinnosti hlásenia tam. Kontrolné zoznamy pre vzdialené prijímanie potrebujú krok registrácie v štáte, nielen odoslanie notebooku.
5. Ignorovanie pravidiel pre dodávateľov. V štátoch ako Kalifornia a New York má váš zoznam 1099 vlastný 20-dňový limit bežiaci na inom formulári.
6. Neuchovávanie žiadneho dôkazu. Ukladajte potvrdenia o každom podaní tak, ako ukladáte účtenky o mzdových daniach. Ak štát spochybní medzeru o dva roky neskôr, „portál to musel prehltnúť“ nie je obhajoba.

Zabudujte to do svojho kontrolného zoznamu prijímania​

Hlásenie nových zamestnancov patrí na rovnaký jednostránkový kontrolný zoznam onboarding-u ako W-4, I-9, štátny certifikát o zrážkach a klasifikácia odškodnenia pracovníkov. Marginálne náklady na jeho pridanie sú nulové: údaje sú už v balíku a podanie trvá minúty. Čo stojí peniaze, je zhon – rekonštrukcia dátumov nástupu zo správ Slacku a výplatných pások po doručení oznámenia.

Praktické nastavenie pre malého zamestnávateľa vyzerá takto: jeden onboarding balík, ktorý zachytí všetky polia hlásenia v prvý deň, pripomienka v kalendári nastavená na deň 14 po každom dátume nástupu ako poistka za podaním poskytovateľa miezd, uložené potvrdenie pre každé podanie a každoročná kontrola štátov, kde máte zamestnancov alebo dodávateľov. Keď počet zamestnancov prekročí do druhého štátu, rozhodnite sa o označení jedného štátu zámerne namiesto toho, aby ste sa unášali do chaosu viacerých portálov.

Udržiavanie aktuálnosti v povinnostiach, ako je táto, je väčšinou problém vedenia záznamov. Jasné, úplné pracovné záznamy – kto začal, kde pracuje, čo bolo podané a kedy – premenia každú úlohu dodržiavania predpisov pri prijímaní z požiarneho cvičenia na rutinu. Uchovávajte tieto záznamy s rovnakou starostlivosťou ako svoje účtovníctvo a rast nikdy nemusí znamenať chaos.

Zjednodušte si finančné riadenie​

Každý nový zamestnanec pridáva mzdové položky, daňové podania a náklady na benefity, ktoré treba sledovať – a hlásenie nových zamestnancov je len prvý termín v dlhej sekvencii. Beancount.io ponúka účtovníctvo v čistom texte, ktoré je transparentné, verzované a pripravené pre AI, takže rast počtu zamestnancov nikdy nepredbehne vaše knihy. Začnite zadarmo a presvedčte sa, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na účtovníctvo v čistom texte.