Patriot vs. OnPay vs. SurePayroll: самая дешёвая служба расчёта зарплаты с полным обслуживанием для микробизнеса

Фирма из трёх человек может платить от примерно 50 до примерно 67 долларов в месяц за то, чтобы кто-то другой рассчитывал, подавал и перечислял её зарплатные налоги — те же отчёты, те же перечисления, разброс в 34 процента. Ошибётесь в сравнении — и будете переплачивать каждый месяц годами; ошибётесь в подаче отчётности — и штраф IRS за невнесение депозита начинается с 2 процентов от неуплаченного налога и доходит до 15 процентов, ещё до того, как свой штраф добавит штат. Для микробизнеса, который считает зарплату на тонкой марже, самый дешёвый корректный вариант — не погрешность округления. Это вся игра.

Это руководство сравнивает трёх бюджетных провайдеров с полным обслуживанием, которых микробизнесы действительно включают в шорт-лист, — Patriot Full-Service Payroll, OnPay и SurePayroll от Paychex — по базовой цене, сборам за работника, охвату налоговой отчётности, стоимости годовых форм и поддержке мультиштатности, с месячной арифметикой, рассчитанной для одного, пяти, десяти и двадцати пяти работников.

Что на самом деле даёт «полное обслуживание»​

Поставщики зарплатных услуг используют термин «полное обслуживание» в смысле, что они снимают с вас комплаенс-работу, а не только арифметику. Прежде чем сравнивать цены, убедитесь, что каждый тариф включает все пять пунктов:

• Расчёт налогов при каждом начислении: федеральное удержание подоходного налога, Social Security и Medicare, удержание подоходного налога штата, страхование по безработице штата (SUTA) и местные налоги, где они есть.
• Налоговые депозиты, отправляемые в нужные ведомства по нужному графику, чтобы вы никогда сами не следили за дедлайнами EFTPS.
• Налоговая отчётность, подготовленная и поданная: формы 940 и 941 федерально, плюс квартальные отчёты штата и местные отчёты.
• Годовые формы: W-2 для сотрудников и 1099 для подрядчиков, поданные в ведомства и выданные работникам.
• Отчётность о новых сотрудниках в штат, которую большинство штатов требует в течение примерно 20 дней после найма.

Patriot продаёт полное обслуживание как уровень апгрейда; его более дешёвый тариф Basic рассчитывает налоги, но подачу отчётности и депозиты оставляет вам. У OnPay один тариф, который по умолчанию предполагает полное обслуживание. SurePayroll продаёт и тариф самообслуживания, и тариф с полным обслуживанием, поэтому при сравнении убедитесь, что берёте цену именно полного обслуживания. Все цены ниже — это вариант с полным обслуживанием, где налоги берут на себя.

Три претендента вкратце​

Все три проводят неограниченное число зарплатных прогонов, платят сотрудникам W-2 и подрядчикам 1099 прямым депозитом и подают федеральные, штатные и местные зарплатные налоги. Различия — в структуре цены, в том, что стоит дополнительно, и в том, сколько HR идёт в комплекте.

Цены — это опубликованные прайс-листы поставщиков на момент написания; все трое часто проводят вводные скидки, поэтому уточняйте текущее предложение перед покупкой. Сборы за работника применяются к работникам, фактически оплаченным в месяце, что важно, если ваша численность колеблется из-за сезонных помощников.

Месячная арифметика: кто дешевле при каждом размере?​

Прайс-листы вводят в заблуждение, потому что низкая база с высоким сбором за работника пересекается с высокой базой и низким сбором за работника по мере роста. Расчёт для работодателя в одном штате:

Один работник (только вы, на зарплате от собственной S-корпорации):

• SurePayroll: 29 плюс 7, то есть 36 долларов
• Patriot: 37 плюс 5, то есть 42 доллара
• OnPay: 49 плюс 6, то есть 55 долларов

SurePayroll выигрывает случай единственного владельца с явным отрывом в шесть долларов в месяц.

Пять работников:

• Patriot: 37 плюс 25, то есть 62 доллара
• SurePayroll: 29 плюс 35, то есть 64 доллара
• OnPay: 49 плюс 30, то есть 79 долларов

Patriot выходит вперёд. Его сбор в пять долларов за работника настолько превосходит сбор SurePayroll в семь долларов, что перекрывает более высокую базу.

Десять работников:

• Patriot: 37 плюс 50, то есть 87 долларов
• SurePayroll: 29 плюс 70, то есть 99 долларов
• OnPay: 49 плюс 60, то есть 109 долларов

Patriot увеличивает отрыв до двенадцати долларов в месяц от SurePayroll.

Двадцать пять работников:

• Patriot: 37 плюс 125, то есть 162 доллара
• OnPay: 49 плюс 150, то есть 199 долларов
• SurePayroll: 29 плюс 175, то есть 204 доллара

При двадцати пяти работниках сбор OnPay в шесть долларов за работника наконец обходит семь долларов SurePayroll, а Patriot остаётся самым дешёвым с большим отрывом.

Закономерность: SurePayroll дешевле всего при одном работнике, Patriot дешевле всего начиная примерно с трёх работников, а OnPay никогда не бывает самым дешёвым по одной лишь заявленной цене. Но заявленная цена — это только начальная ставка. Мелкий шрифт ниже меняет реальные деньги.

Мелкий шрифт, который меняет победителя​

Сборы за мультиштатность​

Наймите одного удалённого работника за границей штата — и рейтинг сдвигается. Patriot берёт 12 долларов за каждый дополнительный штат в месяц. SurePayroll берёт фиксированные 9,99 доллара в месяц за мультиштатность, сколько бы дополнительных штатов вы ни добавили. OnPay включает все пятьдесят штатов без доплаты.

Пересчитайте пример с пятью работниками при сотрудниках в двух штатах: Patriot вырастает до 74 долларов, SurePayroll — примерно до 74 долларов, а OnPay остаётся на 79 долларах. При сотрудниках в четырёх штатах Patriot поднимается до 98 долларов, тогда как SurePayroll остаётся около 74 долларов, а OnPay — на 79 долларах. Если ваша команда разбросана по штатам, фиксированный сбор SurePayroll и включённое покрытие OnPay быстро стирают преимущество Patriot в базовой цене.

Сборы за годовые формы​

Patriot и OnPay включают подготовку и подачу W-2 и 1099 в месячную цену. SurePayroll выставляет годовые формы отдельно — примерно 5 долларов за форму плюс комиссия за обработку. Десять работников означают около 50 долларов плюс комиссию каждый январь, что добавляет примерно пять долларов в месяц к реальной стоимости SurePayroll, если распределить по году. Само по себе это редко меняет рейтинг, но сужает отрыв SurePayroll у единственного владельца и увеличивает его отставание от Patriot при каждом более крупном размере.

Местные налоги​

Если вы работаете там, где существуют городские или окружные зарплатные налоги, убедитесь, что подача местных налогов покрыта. Patriot и OnPay включают местные налоговые декларации и депозиты в полное обслуживание. SurePayroll обрабатывает местные налоги во многих юрисдикциях, но некоторые местные декларации считает дополнениями, поэтому считайте цену для вашей конкретной местности, а не полагайтесь на покрытие.

Подрядчики​

Все трое платят подрядчикам 1099 и подают 1099, но экономика отличается, если подрядчики составляют большую часть ваших выплат. Patriot и OnPay считают подрядчиков оплаченными работниками по той же ставке за работника. Если вы платите только подрядчикам и у вас вообще нет сотрудников W-2, ни один из этих трёх не будет самым дешёвым ответом — несколько поставщиков продают тарифы только для подрядчиков без базового сбора, — но среди этих трёх ставка Patriot в пять долларов за работника — самая низкая стоимость на подрядчика.

HR, льготы и учёт рабочего времени​

Вот где OnPay отрабатывает свою более высокую заявленную цену. OnPay объединяет в одном тарифе HR-инструменты, шаблоны офферов, учёт PTO, администрирование льгот, интеграции с 401(k) и страхование работников с оплатой по мере использования. Patriot берёт отдельно за HR-ПО и учёт рабочего времени — шесть долларов базово плюс два доллара за сотрудника за каждый в месяц. SurePayroll находится посередине: скромная встроенная HR-поддержка плюс выделенный тариф для домашних работодателей, которого нет ни у одного конкурента. Если вы собирались купить у Patriot хотя бы одно HR-дополнение, цена OnPay «всё включено» внезапно становится конкурентной: полное обслуживание Patriot плюс HR для пяти работников — около 78 долларов, по сути вровень с 79 долларами OnPay, — и OnPay сверху добавляет администрирование льгот и PTO.

Какой вариант подходит вашему микробизнесу?​

Единственный владелец-предприниматель, платящий только себе. Полное обслуживание SurePayroll — самый дешёвый соответствующий требованиям вариант, около 36 долларов в месяц. Только помните о январском счёте за формы и убедитесь, что в вашем штате нет сюрприза с местными налогами.

От двух до десяти работников в одном штате. Patriot с полным обслуживанием выигрывает по цене и включает годовые формы и местные декларации. Это ответ по умолчанию для классического микробизнеса с одной локацией: кофейни, стоматологического кабинета, агентства из пяти человек.

Работники в трёх или более штатах. Просчитайте цену тремя способами, прежде чем решать. Фиксированный мультиштатный сбор SurePayroll в 9,99 доллара обычно выигрывает по стоимости, включённая мультиштатность OnPay плюс пакет HR часто выигрывает по ценности, а плата Patriot за каждый штат растёт против него с каждым добавленным штатом.

Домашний работодатель (няня, сиделка, домработница). Выделенный тариф SurePayroll для домашнего персонала создан специально для этого, и именно поэтому многие семьи приходят туда. Ни Patriot, ни OnPay не ориентируются конкретно на зарплату для домашнего персонала.

Команда, которой также нужна помощь с HR, PTO или льготами. Единый тариф OnPay объединяет то, за что двое других берут доплату или чего у них нет. Сравнивайте итоговую сумму OnPay с Patriot-плюс-дополнения, а не с голой базой Patriot, — и разрыв в основном исчезает.

Только подрядчики, без сотрудников. Подумайте, нужна ли вам вообще зарплатная система с полным обслуживанием для сотрудников. Тариф только для подрядчиков у другого поставщика обычно стоит меньше любого из этих трёх; если остаётесь в этой тройке, ставка Patriot за работника — самая низкая.

Учёт зарплаты в собственной книге​

Какого бы поставщика вы ни выбрали, его ежемесячное списание с вашего банковского счёта — не одна статья расходов. Оно объединяет валовую зарплату, долю работодателя в зарплатных налогах, удержанные налоги, которые вы лишь перечисляете в ведомства, и собственный сбор поставщика — и ваши книги должны показывать каждую часть отдельно, иначе ваш отчёт о прибылях и убытках занизит расходы на труд, а обязательства никогда не сойдутся.

Типичная проводка по зарплате на конец месяца в plain-text accounting выглядит так:

2026-10-31 * "October payroll" "Pay period 10/16-10/31"
  Expenses:Payroll:Wages            8,400.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer-Taxes     642.60 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding  -1,680.00 USD
  Liabilities:Payroll:Employer-Tax   -642.60 USD
  Assets:Checking:Operating        -6,720.00 USD

Валовая зарплата и доля работодателя в налогах идут на счета расходов; удержанный подоходный налог и обе половины FICA остаются на счетах обязательств, пока поставщик их не перечислит; чистая зарплата уходит с расчётного счёта. Проводите ежемесячный сбор поставщика отдельно как административный расход, чтобы видеть, сколько вам стоит сам процесс расчёта зарплаты в год. Если вы новичок в двойной записи зарплаты, документация шаг за шагом объясняет настройку счетов и сверку.

Сверяйте отчёт поставщика с банковским списанием при каждом прогоне зарплаты, а не только в конце года. Самая частая проблема малого бизнеса с зарплатой — это списание поставщика, которое никто не сопоставил с расчётным листком одиннадцать месяцев подряд, и обнаруживается это только когда январские итоги W-3 отказываются сходиться.

Пять ошибок, которые стоят дороже подписки​

Выбор только по базовой цене. База — меньшая половина счёта почти для каждого работодателя. Умножьте сбор за работника на численность, добавьте мультиштатные и годовые сборы, затем сравнивайте. База в 29 долларов со сбором в семь долларов за работника стоит дороже базы в 37 долларов со сбором в пять долларов при любой численности выше четырёх.

Забыть про январский счёт. Сборы за годовые формы приходят раз в год и выпадают из каждого месячного сравнения. Распределите их — около пяти долларов за форму у SurePayroll, — прежде чем объявлять победителя.

Неправильная классификация работников, чтобы обойти сбор за работника. Вывод работника из зарплаты ради экономии пяти долларов в месяц рискует доначислением налогов, штрафами и процентами, которые затмят десятилетие абонентской платы. Если человек по критериям вашего штата выглядит как сотрудник, занесите его в зарплату.

Предположение, что ваш штат покрыт. Все трое подают отчётность во всех пятидесяти штатах, но охват местных налогов и сроки настройки новых аккаунтов различаются. Подтвердите регистрацию в вашем конкретном штате и местности до первой даты выплаты, а не после.

Отсутствие сверки. Поставщик подаёт ваши налоги, но не ведёт ваши книги. Сопоставляйте каждый зарплатный прогон с банковским списанием и ежемесячно закрывайте обязательства по удержаниям, чтобы в декабре не было сюрпризов.

Ваш следующий шаг​

Посчитайте своих работников W-2 и подрядчиков 1099, перечислите штаты, в которых они работают, и рассчитайте цену всех трёх поставщиков по этим двум числам — база плюс ставка за работника, умноженная на численность, плюс применимые к вам мультиштатные и годовые дополнения. Для большинства микробизнесов в одном штате с двумя и более работниками эта арифметика указывает на Patriot; единственные владельцы обычно приходят к SurePayroll; разбросанным командам и всем, кому нужен HR в комплекте, стоит рассчитать тариф OnPay «всё включено» перед решением. Прогоните цифры с вашей фактической численностью, подтвердите охват местных налогов для вашей местности и начните бесплатный пробный период за полный зарплатный цикл до того, как понадобится первый депозит.