Любой, кого вы когда-либо оплачивали как подрядчика, может пригласить IRS пересмотреть это решение — без вашего разрешения, без найма адвоката и без уплаты пошлины. Приглашение — это одна государственная форма, и как только она подана, вы получаете письмо с просьбой письменно обосновать свою классификацию, пока федеральный специалист изучает обе стороны. Эта форма — SS-8, и независимо от того, являетесь ли вы компанией или работником, вы должны точно понимать, что она запускает, прежде чем она появится в вашем почтовом ящике.
Что на самом деле делает форма SS-8
Форма SS-8, «Определение статуса работника для целей федеральных налогов на занятость и удержания подоходного налога», — это запрос в IRS официально решить, является ли работник сотрудником или независимым подрядчиком. Любая из сторон отношений может подать ее: компания или работник. Плата за подачу не взимается.
Решение основывается на одном своде законов: тесте контроля общего права для федеральных налогов на занятость и удержания подоходного налога. Простыми словами, работник обычно считается сотрудником, если компания имеет право контролировать, что будет сделано и как это будет сделано. IRS взвешивает три группы доказательств:
- Поведенческий контроль — направляет ли компания процесс выполнения работы через инструкции, обучение или надзор?
- Финансовый контроль — кто контролирует деловые аспекты: как оплачивается работник, возмещаются ли расходы, кто предоставляет инструменты и материалы, может ли работник получать прибыль или нести убытки?
- Тип отношений — есть ли письменный договор, предоставляются ли льготы, как у сотрудников (например, страховка или оплачиваемый отпуск), являются ли отношения постоянными и является ли работа ключевым аспектом бизнеса?
Нет волшебного числа факторов, и ни один фактор не решает дело. IRS рассматривает все отношения в целом — именно поэтому разумные люди расходятся во мнениях по спорным случаям, и именно поэтому существует эта форма.
С самого начала важны две границы. Во-первых, определение охватывает только федеральные налоги на занятость и удержания. Оно не решает вопросы классификации на уровне штата, оплаты труда или льгот, которые регулируются отдельными тестами. Во-вторых, IRS выносит определения только для разрешения реальных федеральных налоговых вопросов, а не гипотетических.
Когда подача имеет смысл
Руководство самого IRS устанавливает планку: подавайте форму SS-8, если после изучения правил общего права (начните с Tax Topic 762 и Publication 15-A, Дополнительного налогового руководства работодателя) вы все еще искренне не знаете, к какой категории относится работник. Компаниям, которые постоянно нанимают одних и тех же типов работников для выполнения одних и тех же услуг, особенно рекомендуется рассмотреть это — одно определение может урегулировать весь шаблон, а не одно отдельное задание.
Прежде чем подавать что-либо, сделайте бесплатную домашнюю работу, уже опубликованную IRS. Агентство ведет доступную для поиска базу данных обезличенных определений SS-8, сгруппированных по отраслям, профессиям и результатам. Если специалисты уже вынесли решения по работникам, выполняющим ту же работу, что и ваши — розничный персонал, рекрутеры, водители доставки, редакторы — вы можете изучить анализ и результат, прежде чем решать, стоит ли предоставлять свои факты агентству. Это ничего не стоит и не создает записи о вашем бизнесе.
Когда IRS не рассматривает ваше дело
Не каждый запрос получает решение. IRS отклоняет форму SS-8, когда:
- Она неправильно подписана и датирована. Налогоплательщик должен поставить подпись — оригинальную рукописную или электронную. Факсимильные подписи и подписи представителя по доверенности отклоняются, а неподписанные формы возвращаются без обработки.
- В ней недостаточно информации для решения. Все вопросы в частях I–IV обязательны (плюс часть V, если работник напрямую обслуживает клиентов или является продавцом). Ответы «Неизвестно» или «Не применимо» допустимы; пустые вопросы — нет.
- Работник и компания судятся друг с другом по поводу классификации. Незавершенные судебные разбирательства по классификации работников дисквалифицируют запрос. Если вы считаете, что судебный процесс не связан или урегулирован, вы должны это задокументировать.
- Речь идет о вопросах дополнительной оплаты, таких как задолженность по зарплате, премии, комиссионные, стипендии, подписные бонусы или выходные пособия — подразделение SS-8 этим не занимается.
- Годы, о которых идет речь, закрыты по сроку давности. Определение может охватывать только годы с открытыми сроками исковой давности.
- Это вопрос «бизнес-бизнесу», например, отношения оптовик-розничный продавец, или касается работников государственных и местных органов власти, которые потенциально охвачены соглашением по социальному обеспечению в соответствии с разделом 218 (это решает только Администрация социального обеспечения).
Предлагаемые сделки и гипотетические ситуации также исключаются. Форма разрешает то, что уже произошло, а не то, что вы можете сделать в следующем квартале.
Что происходит после подачи
Понимание последовательности важно, потому что два ее шага удивляют почти всех.
1. Другая сторона получает копию домашнего задания. Поскольку определение затрагивает обе стороны, IRS отправляет пустые формы SS-8 всем участникам, чтобы каждая сторона могла представить свои факты. В инструкциях есть явное предупреждение: некоторая или вся представленная вами информация может быть передана другим сторонам. Если вы не хотите раскрывать детали отношений другой стороне, не подавайте форму.
2. Специалист решает медленно. Специалист по делу изучает факты, применяет закон и может запросить дополнительную информацию у любой из сторон или у третьих лиц перед вынесением решения. IRS сообщает, что следует ожидать не менее шести месяцев; практикующие специалисты обычно сообщают о шести месяцах и более в зависимости от сложности и загруженности. Пока вы ждете, жизнь продолжается: подавайте налоговые декларации в обычные сроки, не задерживайте ответы на уведомления об оплате и никогда не прикрепляйте SS-8 к налоговой декларации (это только замедлит обработку).
3. Решение приходит — обычно обязательное, иногда нет. IRS обычно выдает официальное письмо-определение компании (с копией работнику), охватывающее запрашивающего работника или класс работников. Это письмо обязательно для IRS, если не изменятся факты или закон. В некоторых случаях агентство вместо этого выдает информационное письмо, которое носит только рекомендательный характер — полезно для правильного заполнения собственной декларации, но не обязательно для правительства.
4. Это не аудит, и обжалованию не подлежит. Процесс определения явно не является проверкой какой-либо налоговой декларации, поэтому права на обжалование по результатам проверки не применяются. Если вы не согласны, ваше средство — попросить офис пересмотреть решение: укажите факты в первоначальном представлении, которые, по вашему мнению, были недооценены, или предоставьте действительно новую информацию об отношениях.
Еще один структурный момент, который компании часто упускают: освобождение по разделу 530 не может быть заявлено в деле SS-8. Безопасная гавань «разумного основания», которая может простить задолженность по федеральным налогам на занятость в соответствии с Законом о доходах 1978 года, доступна только при проверке — а поскольку SS-8 таковой не является, специалист ее не рассмотрит. Форма отвечает «сотрудник или подрядчик», и точка.
Если вы компания
Большинство фирм сталкиваются с формой SS-8 с принимающей стороны: работник подает заявление, и IRS присылает вам письмо с указанием работника и вложенной пустой формой. Отнеситесь к этому серьезно и ответьте полностью. Если вы промолчите, IRS может вынести письмо на основе только фактов работника — и практикующие специалисты широко предупреждают, что специалисты склоняются к выводам о статусе сотрудника и что подача может привлечь более широкое внимание к вашей практике классификации.
Несколько практических правил для фирм:
- Один класс — одна форма. Запрашиваете определение для группы похожих работников? Заполните форму на одного представительного работника и приложите список имен, адресов и номеров социального страхования (если есть) каждого пострадавшего работника. Пропустите список — и запрос вернется как неполный. Более одного класса — или более одного бизнеса — означает отдельные формы.
- Вывод о статусе сотрудника имеет цену. Если вы обращались с сотрудником как с подрядчиком без разумного основания, вы можете быть привлечены к ответственности за налоги на занятость, которые должны были удержать и уплатить, в соответствии с разделом 3509 Налогового кодекса — плюс штрафы и проценты. В письме-определении указан статус; расчет и уплата причитающегося через исправленные декларации — ваш следующий шаг.
- Рассмотрите боковую дверь. Если вы подозреваете, что работники классифицированы неверно, и хотите исправить это на будущее, Программа добровольной классификации (VCSP) позволяет подходящим компаниям переклассифицировать работников в статус сотрудников на будущие периоды с частичным освобождением от федеральных налогов на занятость. Вы подаете заявку по форме 8952 и подписываете соглашение о закрытии — SS-8 не требуется, и не будет ретроспективного определения, с которым нужно спорить.
- В любом случае сохраняйте доказательства разумного основания. Освобождение по разделу 530 требует последовательной подачи информационных деклараций и истории, когда вы никогда не обращались с существенно похожими работниками как с сотрудниками. Даже если вы никогда не воспользуетесь этим, такой бумажный след — первое, что попросит бухгалтер или адвокат по налогам на занятость.
Если вы работник
Работники обычно подают SS-8 по одной из двух причин: они считают себя сотрудниками и хотят, чтобы налоговый режим на занятость (и аргументы о праве на льготы) соответствовал этому, или им нужен официальный ответ перед выбором позиции в декларации. В любом случае знайте следующее:
- SS-8 — это не требование о возврате. Подача не начинает возврат и — критически важно — не останавливает срок давности для возврата. У вас обычно есть три года с момента подачи декларации (или два года с момента уплаты, в зависимости от того, что наступит позже), чтобы потребовать возврат, и многомесячное ожидание SS-8 не продлевает этот срок. Предписанная IRS мера предосторожности — защитное заявление: подайте форму 1040-X с пометкой «Protective Claim» (Защитное заявление) и заявлением о вашей незавершенной SS-8, остальные поля оставьте пустыми. Сделайте это до истечения срока давности.
- Вывод о статусе сотрудника означает подачу уточненных деклараций. Если IRS согласится, что вы сотрудник, вы обязаны подать уточненные декларации за затронутые годы — и инструкции предупреждают, что новый статус не обязательно снижает ваш налоговый счет.
- Есть более быстрый путь для текущего года. Работники, считающие себя ошибочно классифицированными, могут приложить форму 8919 к своей налоговой декларации, чтобы указать долю сотрудника в невзысканных налогах на социальное обеспечение и Medicare с того, что компания называла оплатой подрядчику — уплачивая только половину сотрудника, а не полный налог на самозанятость — не дожидаясь определения SS-8 вообще.
Как правильно подать форму
Механика проста, но безжалостна:
- Заполните все. Части I–IV, плюс часть V для поставщиков услуг и продавцов. Укажите все годы оказания услуг, приложите формы 1099-NEC, 1099-MISC или W-2, выданные за эти годы (или разбивку доходов по годам с платежными документами, если их нет), и раскройте любые судебные разбирательства с другой стороной.
- Подпишите сами. Должностные лица корпораций, доверительные управляющие, полные партнеры и управляющие участники ООО подписывают за свои организации — лицо с личным знанием фактов. Представитель может консультировать вас, но собственная подпись налогоплательщика должна стоять на форме. Чтобы уполномочить представителя перед IRS, используйте форму 2848 и укажите налоги на занятость, форму SS-8 и налоговые годы.
- Отправьте в правильное место и только туда. Почтой: IRS Form SS-8 Determinations, P.O. Box 630, Stop 631, Holtsville, NY 11742-0630, или по факсу: 855-242-4481. Дополнительная информация отправляется по факсу 855-234-2604. Не прикладывайте форму к налоговой декларации.
- Ведите собственный календарь. Запишите дату подачи, сохраните полную копию и отдельно пометьте срок давности для возврата — определение не защитит его за вас.
Держите записи о классификации в порядке
На какой бы стороне SS-8 вы ни находились, дела решаются по документам, составленным в то время: договоры, счета, истории платежей, кто покупал инструменты, кто устанавливал график, как каждый работник оплачивался и отчитывался. Компании, которые могут собрать этот файл за полдня, отвечают на письмо IRS с уверенностью; компании, которые восстанавливают его по памяти, отвечают с тревогой. Отслеживание платежей подрядчикам, решений об удержании налогов и обоснований каждой классификации в единой согласованной книге превращает страшный конверт из Холтсвилля в рутинное бумажное упражнение.
Упростите свое финансовое управление
Классификация работников — одна из тех областей, где чистая бухгалтерия окупается сама: каждый платеж, форма и решение задокументированы в одном месте. Beancount.io предоставляет бухгалтерию в формате открытого текста, которая дает вам полную прозрачность и контроль над финансовыми данными, поэтому ваши платежи подрядчикам и платежные ведомости всегда организованы и готовы к аудиту. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерию в формате открытого текста.
