Если вы платите кому-то как независимому подрядчику, а IRS позже решает, что этот работник был вашим наёмным сотрудником, счёт к оплате — это не только пропущенные налоги на заработную плату. Вы должны долю работодателя по налогам на социальное обеспечение и Medicare за каждый открытый год, плюс штрафы и проценты — и работник, которому вы платили без удержаний, может подать форму, которая заставит IRS изучить вашу практику классификации. Эта форма — форма SS-8, и её может подать любая сторона отношений.
Вот как работает процесс определения, что IRS спрашивает у обеих сторон, что происходит, пока вы ждёте, и почему работники, считающие, что их неправильно классифицировали, обращаются ко второй форме — форме 8919 — во время подачи налоговой декларации.
Краткий ответ: IRS решает на основе контроля по общему праву
Ни ваш договор, ни предпочтения работника не определяют исход. Важно то, что называется тестом общего права: имеет ли ваш бизнес право направлять и контролировать не только результат работы, но и то, как, когда и где она выполняется. IRS группирует доказательства в три категории, и форма SS-8 по сути представляет собой длинный опросник, построенный вокруг них:
- Поведенческий контроль. Даёте ли вы работнику указания, когда, где и как работать? Обеспечиваете ли обучение, требуете ли своих методов и инструментов, устанавливаете ли часы работы или контролируете детали? Чем больше вы управляете процессом, тем больше отношения похожи на трудовые.
- Финансовый контроль. Как оплачивается работник — почасово или окладом против фиксированной платы или за проект? Кто предоставляет оборудование и помещения? Может ли работник получить прибыль или понести убыток, работать одновременно на других и предлагать услуги на открытом рынке? Работник с реальным предпринимательским риском и несколькими клиентами выглядит как подрядчик.
- Тип отношений. Есть ли письменный договор, и что в нём сказано? Предоставляете ли вы льготы, характерные для сотрудников, такие как оплачиваемый отпуск или страхование? Является ли сотрудничество постоянным и бессрочным или привязано к определённому проекту с датой окончания? Являются ли услуги работника ключевой деятельностью вашего бизнеса, а не второстепенной задачей?
Ни один отдельный фактор ничего не решает. IRS оценивает отношения в целом, и именно поэтому разумные люди расходятся во мнениях — и поэтому агентство предлагает формальный способ урегулировать вопрос.
Форма SS-8: запрос определения у IRS
Форма SS-8, «Определение статуса работника для целей федеральных налогов на занятость и удержания подоходного налога», — это бесплатный запрос официального определения IRS по конкретным рабочим отношениям. Её может подать как бизнес, так и работник, и каждая подача охватывает одного работника или один класс работников, выполняющих одинаковую работу на одинаковых условиях.
Что спрашивает форма
SS-8 занимает несколько страниц и читается как допрос о повседневной рабочей жизни. Обе стороны должны ожидать вопросов примерно такого рода:
- Кто поручает работу, устанавливает график и решает, где она выполняется?
- Кто обучал работника и кто поставляет инструменты, оборудование и материалы?
- Оплачивается ли работник почасово, окладом, комиссией или за выполненную работу — и кто оплачивает деловые расходы?
- Есть ли письменное соглашение, и описывает ли оно работника как сотрудника или как подрядчика?
- Оказывает ли работник аналогичные услуги другим предприятиям, рекламирует ли себя публично или имеет ли отдельное место ведения бизнеса?
- Получает ли работник льготы, и может ли любая из сторон расторгнуть отношения по своему желанию?
- Насколько центральны эти услуги для того, что продаёт бизнес?
Поскольку вопросы фактические и детальные, лучшее время продумать свои ответы — до того, как кто-либо подаст форму, когда вы только устанавливаете отношения. Записи, сделанные в то время, о том, почему вы классифицировали работника как подрядчика, сопоставленные с тремя категориями факторов, гораздо убедительнее, чем реконструкция два года спустя.
Что происходит после подачи
Как только IRS получает заполненную SS-8, она отправляет копию другой стороне — фирме, если подал работник — вместе с пустым опросником и сроком для ответа. Ответы обеих сторон попадают в дело, и специалист IRS изучает факты и выпускает письменное письмо-определение о том, является ли работник сотрудником или независимым подрядчиком для целей федеральных налогов на занятость и удержания.
Три практические реалии определяют, как следует планировать с учётом этого процесса:
- Это медленно. Сама IRS говорит закладывать как минимум шесть месяцев, а определения обычно занимают от шести до двенадцати месяцев. SS-8 — это способ урегулировать текущие или повторяющиеся отношения, а не решить вопрос с зарплатой на следующей неделе.
- Подача не приостанавливает ваши обязательства. Если вы бизнес, продолжайте удерживать и платить налоги на занятость в соответствии с вашей текущей классификацией, пока запрос на рассмотрении. Ожидающая SS-8 — это не разрешение остановиться.
- SS-8, поданная работником, привлекает внимание. Определение отвечает по одним отношениям, но открытое дело может привлечь внимание к тому, как вы классифицируете всех остальных, выполняющих аналогичную работу. Отнеситесь к уведомлению о том, что работник подал SS-8, как к поводу пересмотреть — вместе с вашим налоговым консультантом — все подрядные соглашения, похожие на это.
Письмо-определение фиксирует позицию IRS по этим отношениям на будущее. Если оно не в вашу пользу как бизнеса, вы реклассифицируете работника, начинаете удерживать налоги и разбираетесь с последствиями по недоплаченным налогам, описанными ниже. Если оно подтверждает статус подрядчика, храните письмо в своих записях: это документально подтверждённый ответ, который вы сможете предъявить в следующий раз, когда возникнет этот вопрос.
Почему работники подают форму 8919
Вот арифметика со стороны работника. Сотрудник платит 7,65 процента от заработной платы в виде налога на социальное обеспечение и Medicare (6,2 процента на социальное обеспечение до годовой базы заработной платы плюс 1,45 процента на Medicare), а работодатель вносит такую же сумму. Настоящий самозанятый подрядчик платит обе половины — 15,3 процента налога на самозанятость — с чистого дохода.
Неправильно классифицированный работник получает худшее из обоих миров: удержания не производились, доля работодателя не уплачивалась, и во время подачи декларации весь налог на самозанятость ложится на него. Форма 8919, «Неудержанный налог на социальное обеспечение и Medicare с заработной платы», — это средство правовой защиты. Работник указывает заработную плату как заработную плату, платит только долю сотрудника 7,65 процента и позволяет IRS взыскать остальное с работодателя. Это также позволяет зачесть заработок в трудовую книжку работника по социальному обеспечению, защищая будущие пособия.
Коды причин связывают 8919 с SS-8
Форма 8919 требует код причины для каждой фирмы, и эти коды предполагают, что процесс SS-8 уже запущен:
- Код A — вы подали форму SS-8 и получили письмо-определение о том, что вы являетесь сотрудником фирмы.
- Код C — вы получили другую корреспонденцию от IRS о том, что вы являетесь сотрудником.
- Код G — вы подали форму SS-8 и не получили ответа. Если ни один другой код не подходит, но вы считаете, что были сотрудником, вы используете код G и должны подать форму SS-8 не позднее даты подачи декларации.
Другими словами, работник обычно не может просто объявить себя сотрудником в форме 8919 и на этом закончить — код G направляет его сначала через определение по SS-8. Владельцы бизнеса должны понимать, что это означает в обратную сторону: форма 8919, поданная против вашей фирмы, обычно приходит вместе с SS-8, называющей вас, или вскоре после неё. Эти две формы — двойной удар работника, и вторая кладёт ваше дело о классификации на стол специалиста IRS.
Во что неправильная классификация обходится бизнесу
Когда работники должны были быть сотрудниками, работодатель должен налоги на занятость, которые он никогда не платил — долю работодателя по FICA плюс подоходный налог, который должен был быть удержан — за каждый год, всё ещё открытый для начисления, с процентами, начисляемыми с каждой пропущенной даты депозита. Вдобавок к этому идут штрафы за неуплату депозита, за неподачу декларации и штрафы, связанные с точностью, которые могут быстро накапливаться по нескольким работникам и нескольким годам.
Существуют два клапана спасения, и оба вознаграждают бизнес, действовавший добросовестно и ведший чистые записи:
- Освобождение по разделу 530 (из Закона о доходах 1978 года, а не раздел 530 Налогового кодекса об образовательных счетах) может полностью защитить работодателя от ответственности по налогам на занятость, если выполняются три условия: бизнес последовательно рассматривал работников как подрядчиков, подал все требуемые информационные декларации (формы 1099-NEC), соответствующие такому подходу, и имел разумное основание для классификации — например, опираясь на судебное дело, предыдущую проверку или давнюю отраслевую практику. Пропустите любую из трёх составляющих, особенно подачу 1099, и щит рушится.
- Программа добровольного соглашения о классификации (VCSP) позволяет соответствующим требованиям работодателям реклассифицировать работников на перспективу со значительной скидкой: 10 процентов от налоговой обязанности по налогам на занятость за самый последний год (рассчитанной по сниженным ставкам), без процентов, без штрафов и без проверки налогов на занятость реклассифицированных работников за предыдущие годы. Цена входа — подача формы 8952, согласие продлить срок исковой давности по начислению на три года и отсутствие текущей проверки. Для бизнеса, который сам обнаружил свою ошибку, самостоятельное сообщение через VCSP стоит значительно меньше, чем если его поймают.
Обратите внимание на общую тему обеих программ: поданные информационные декларации и последовательное отношение — это предварительные условия для снисхождения. Бизнес, который платил подрядчикам наличными без 1099, не имеет ни одного из этих щитов.
Что делать, прежде чем кто-либо что-либо подаст
Занимаетесь ли вы привлечением подрядчиков или вы сами подрядчик, самая дешёвая SS-8 — та, которую никому не нужно подавать.
Если вы ведёте бизнес:
- Документируйте анализ в момент найма. Для каждого подрядчика напишите короткую записку, разбирающую поведенческий контроль, финансовый контроль и факторы отношений, и храните её вместе с договором. Поставьте дату. Это тот бумажный след, на котором строится составляющая «разумного основания» раздела 530.
- Приведите договор в соответствие с реальностью. Договор, называющий кого-то подрядчиком, в то время как вы устанавливаете его часы, требуете ваш ноутбук и запрещаете других клиентов, хуже, чем отсутствие договора — он доказывает, что вы знали, что ярлык имеет значение, и всё равно его выбрали.
- Подавайте каждую 1099-NEC, вовремя, каждый год. Последовательность подачи — жёсткое требование для получения освобождения. Отслеживайте платежи подрядчикам в своих книгах по мере их совершения, чтобы январь был запуском отчёта, а не раскопками.
- Пересматривайте текущие соглашения ежегодно. Трёхнедельный проект, который тихо превратился в трёхлетнюю полноценную работу на месте, вероятно, перешёл черту, даже если ничего не было переподписано.
- Отвечайте быстро, если работник подаёт SS-8. Вы получаете одну формальную возможность представить свои факты. Отвечайте полностью, приложите договор и записи о платежах и подключите налогового консультанта до истечения срока.
Если вы работник:
- Ведите собственные записи. Графики, которые вы должны были соблюдать, обучающие материалы, письма с указаниями, как выполнять работу, требования эксклюзивности — всё это питает опросник SS-8.
- Подавайте SS-8 до или вместе с декларацией, содержащей форму 8919. Код G требует этого, и IRS отправляет вашей фирме копию с окном для ответа, так что ожидайте, что отношения станут некомфортными, если вы всё ещё там работаете.
- Понимайте сроки. Ваша 8919 позволяет вам подать декларацию правильно сейчас; определение по SS-8, подтверждающее это, может прийти месяцами позже.
Упростите свои записи о выплатах работникам
Споры о классификации работников выигрываются или проигрываются на записях: кому сколько заплатили, когда, по какому соглашению, с какой поданной информационной декларацией. Это по сути бухгалтерская дисциплина — отделите платежи подрядчикам от payroll в плане счетов, сверяйте их ежемесячно и держите каждую 1099-NEC сверяемой с книгой, чтобы опросник SS-8 или заявка на VCSP, запрашивающие трёхлетнюю историю платежей, были работой на один день, а не проектом реконструкции.
Beancount.io обеспечивает бухгалтерию в виде обычного текста, которая даёт вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — никаких чёрных ящиков, никакой привязки к поставщику. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на бухгалтерию в виде обычного текста.
