Вы закрыли отличный год, объявили о бонусах для сотрудников на $80 000 31 декабря и забронировали начисления, чтобы снизить налогооблагаемый доход этого года. Затем расчетный отдел отправляет чеки 28 марта — на две недели позже — и весь этот вычет на $80 000 тихо переносится на следующий год. При корпоративной ставке 21% это означает, что экономия на налогах в размере $16 800 откладывается на полные двенадцать месяцев, теряется из-за простой задержки выплаты.
Это правило 2,5 месяцев: работодатель, использующий accrual-метод, может вычесть бонусы, заработанные в одном налоговом году, только если сотрудники фактически получают деньги в течение 2,5 месяцев после окончания года. Для компании с календарным годом крайний срок — 15 марта. Если вы его пропустите, бонусы становятся отложенной компенсацией — подлежащей вычету только в году, когда сотрудники включают их в доход. Хуже того, своевременная выплата сама по себе не достаточна: если ваш план бонусов предусматривает, что те, кто уволится до дня выплаты, теряют вознаграждение, вычет может не сработать независимо от того, когда уходят чеки.
Вот как работает правило, три условия, которым должны соответствовать ваши бонусы, и чек-лист на конец года, который сохранит вычет в том году, который вы планировали.
Правило в одном абзаце
Согласно разделу 404, компенсация, заработанная за услуги в одном налоговом году, но полученная после 15-го дня третьего календарного месяца после окончания года, рассматривается как отложенная компенсация. Отложенная компенсация подлежит вычету только в том налоговом году, в котором она включается в валовой доход получателя. Таким образом, для работодателя с календарным годом бонусы за работу в Году 1 должны фактически дойти до сотрудников к 15 марта Года 2, чтобы их можно было вычесть в Году 1. Если выплатить 16 марта, вычет переносится на Год 2 — даже если работа была выполнена, обязательство было забронировано, и все согласны, что бонус был "за" Год 1.
Обратите внимание: это правило о сроках, а не об отказе. Вычет откладывается, а не уничтожается. Но отсрочка на один год для большого бонусного фонда имеет реальную цену: стоимость денег во времени от налоговой экономии, плюс разница между бухгалтерскими и налоговыми данными, которую теперь нужно отслеживать.
Условие 1: Обязательство должно быть зафиксировано на конец года (тест всех событий)
Прежде чем часы 2,5 месяцев вообще заработают, бонус должен соответствовать тесту всех событий для налогоплательщиков, использующих accrual-метод: все события, фиксирующие факт обязательства, должны были произойти до 31 декабря, сумма должна быть определена с разумной точностью, и экономическое исполнение — здесь, услуги сотрудников — должно было произойти.
На практике это означает:
- Формула или решение совета директоров лучше, чем расплывчатое намерение. Резолюция совета директоров, принятая в декабре, которая фиксирует фиксированный бонусный фонд, или письменный план, рассчитывающий вознаграждения как процент от прибыли или продаж, устанавливают обязательство. Годовая мысль "мы позаботимся о всех весной" — нет.
- Сумма должна быть разумно оценена. Вам не нужна точность до копейки в полночь 31 декабря — бонус, рассчитанный на основе известных данных о продажах по фиксированной формуле, подходит, даже если арифметика завершается в январе.
- Дискреционность уничтожает вычет. Если общий фонд действительно дискреционный, пока совет директоров не соберется в феврале, чтобы решить, есть ли бонусы вообще, фиксированного обязательства на конец года нет, и вычет за Год 1 не сработает, как бы быстро вы ни заплатили.
Ловушка, связанная с зависимостью от трудоустройства
Самый тонкий вариант этой неудачи — пункт "должен оставаться на работе до дня выплаты", который есть во многих планах бонусов. IRS заключило в Chief Counsel Advice 200949040, что когда сотрудники теряют свои бонусы, увольняясь до даты выплаты, обязательство работодателя является условным на конец года — факт обязательства не фиксируется, пока сотрудник не появится и не получит его. Результат: бонус подлежит вычету только в год выплаты, даже если выплата проходит задолго до 15 марта.
Если вы хотите вычет за Год 1, а также удержание сотрудников, один широко используемый подход — зафиксировать общее обязательство работодателя по бонусному фонду на конец года (таким образом, совокупная сумма больше не является условной), сохраняя дискрецию только в отношении индивидуальных распределений. Попросите пересмотреть формулировки плана до декабря, а не после подачи налоговой декларации.
Условие 2: Сотрудники должны фактически получить деньги к крайнему сроку
"Выплачено в течение 2,5 месяцев" означает именно то, что говорится: сотрудник должен фактически получить средства, а не просто узнать, что бонус грядет. Журнальная запись о начислении бонуса, декларация совета директоров или чек, напечатанный, но лежащий в ящике стола, не соответствуют правилу.
Практические последствия:
- Выплачивайте с запасом. Для компаний с календарным годом крайний срок — 15 марта. Не планируйте выплаты на 14 марта — задержка банка, отсечка платежного провайдера или праздничные выходные могут отодвинуть получение за линию. Начало марта — безопасная зона.
- Учитывайте свой собственный финансовый год. Крайний срок — 2,5 месяца после вашего окончания года, а не 15 марта. Компания с окончанием года 30 июня должна выплатить до 15 сентября; окончание 30 сентября означает 15 декабря. Компании с финансовым годом постоянно спотыкаются об этом, потому что каждая статья и советник вкратце говорят "15 марта".
- Время получения прямого депозита считается по получению. Согласуйте с вашим платежным провайдером, когда средства фактически попадают на счета сотрудников, а не когда отправляется пакетный файл.
Также планируйте побочный эффект от налога на заработную плату: бонусы считаются заработной платой при выплате, поэтому бонусы за Год 1, выплаченные в Году 2, отображаются в формах W-2 за Год 2, с федеральным удержанием и FICA в год выплаты. Ваш вычет по налогу на прибыль и отчетность по заработной плате будут жить в разных годах по дизайну — согласуйте их осознанно, а не обнаруживайте расхождение во время подготовки W-2.
Условие 3: Правило согласования для связанных сторон не должно применяться
Даже своевременный, зафиксированный бонус не сработает для вычета за Год 1, если получатель является связанной стороной в соответствии с разделом 267. Когда предприятие на accrual-методе должно вычитаемую сумму связанному лицу на cash-методе, вычет ждет года, когда получатель включает ее в доход — 2,5-месячный льготный период не переопределяет это.
Кто считается связанным здесь:
- Майоритарные владельцы. Бонусы, начисленные любому, кто владеет более 50% акций C-корпорации (прямо или по атрибуции), подлежат вычету только при выплате и отчетности владельца.
- Акционеры S-корпораций. Специальные правила распространяют требование согласования на S-корпорации и их акционеров, поэтому S-corp, начисляющая годовой бонус акционеру-сотруднику, обычно вычитает его в год выплаты. S-корпорации и так являются passthrough-сущностями, так что боль — это сроки отражения дохода по K-1 акционеров, но расхождение все равно нужно отслеживать.
- Корпорации личных услуг. Корпорация личных услуг на accrual-методе не может вычесть зарплаты или бонусы, причитающиеся любому акционеру на cash-методе (или их родственникам), пока суммы не попадут в декларацию получателя.
Вывод для владельцев-операторов: спринт 2,5 месяцев наиболее важен для бонусов обычным сотрудникам. Ваш собственный бонус регулируется правилом согласования, поэтому планируйте его на тот налоговый год, где вычет приносит вам больше всего пользы — и документируйте, в какую категорию попадает каждый бонус.
Что стоит поздний бонус: краткий пример
Предположим, ваша C-корпорация с календарным годом начисляет бонусный фонд в размере $100 000 за успешный год и выплачивает его 28 марта вместо 15 марта:
- Планировалось: вычет $100 000 в Году 1, стоимостью $21 000 при ставке 21%.
- Фактически: вычет переносится на Год 2. Вы платите на $21 000 больше налогов с декларацией за Год 1 и возвращаете их через год — беспроцентный кредит казначейству, плюс отложенный налоговый актив, который нужно учесть и отслеживать.
- Если в плане также был пункт о зависимости от трудоустройства, результат идентичен даже при выплате в феврале: вычет в Году 2, потому что обязательство никогда не было зафиксировано в Году 1.
Для владельцев passthrough математика проходит через индивидуальные ставки, но форма та же: задержка в документации переоценивает пятизначную налоговую льготу на полный год.
Чек-лист на конец года: Зафиксируйте вычет до 31 декабря
- Оформите план письменно сейчас. Примите или измените письменный план бонусов с формулой или фондом, фиксированным советом директоров, до конца года. Устраните формулировку "должен быть трудоустроен в день выплаты" или реструктурируйте ее так, чтобы совокупное обязательство было зафиксировано.
- Зафиксируйте сумму с разумной точностью. Привяжите вознаграждения к показателям, известным на конец года — процент прибыли, показатель продаж — и зафиксируйте декларацию совета директоров в протоколе.
- Внесите в календарь реальный крайний срок. 15 марта для компаний с календарным годом; 15-й день третьего месяца после окончания года для компаний с финансовым годом. Планируйте выплаты за недели, а не дни, до этого.
- Выделите бонусы связанным сторонам. Определите бонусы владельцам и связанным лицам и планируйте их по правилу согласования, а не по правилу 2,5 месяцев.
- Согласуйте отчетность по заработной плате. Подтвердите с вашим провайдером, в каком году будут отражены W-2, удержания и FICA, и согласуйте разницу между бухгалтерскими и налоговыми данными, чтобы подготовитель декларации не восстанавливал ее в октябре.
- Кассовые предприятия: в основном расслабьтесь. Если вы отчитываетесь по кассовому методу, вы вычитаете бонусы при выплате — точка; вся эта статья — проблема accrual-метода. (Проверьте свой метод перед тем, как предполагать.)
Не допускайте, чтобы начисления бонусов стали сюрпризом
Большинство неудач с правилом 2,5 месяцев — это сначала ошибки бухгалтерского учета, а затем налоговые: недокументированный план, начисление без графика выплат, фонд бонусов, который никто не сверяет с фактическими выплатами. Отслеживание обязательств по бонусам отдельно — объявленный фонд, выплаченные суммы, потери, отдельные части для связанных сторон и возникшие разницы между бухгалтерскими и налоговыми данными — превращает мартовскую суету в рутинную задачу закрытия периода.
Когда вы улучшаете планирование компенсаций на конец года, поддержание четких, проверяемых финансовых записей — это то, что делает вычет защищаемым. Beancount.io предоставляет бухгалтерский учет в виде простого текста, который дает вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — без черных ящиков, без привязки к вендору. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на учет в виде простого текста.