Начисленная заработная плата: Журнальная проводка на конец месяца для заработанной, но еще не выплаченной зарплаты

Ваш платежный период закончился в среду. Ваш месяц закончился в пятницу. Ваши сотрудники работали в четверг и пятницу — и они не получат оплату за эти дни до следующего цикла начисления зарплаты, который выпадает на следующий месяц. Итак, когда вы закрываете счета, куда деваются эти два дня заработной платы?

Если ваш ответ — «никуда, я учту их в следующем месяце», ваша финансовая отчетность неверна. Не катастрофически неверна, но неверна таким образом, который незаметно искажает каждый отчет на конец месяца. Решением является одна журнальная запись, называемая начислением заработной платы (accrued payroll entry), и как только вы ее поймете, вы больше никогда не будете смотреть на несовпадение календаря по-прежнему.

Что такое начисленная заработная плата на самом деле

Начисленная заработная плата — это общая сумма всех расходов на оплату труда, которые ваш бизнес понес, но еще не выплатил на определенную дату — обычно на последний день отчетного периода.

Ключевое слово здесь — понес. Согласно методу начисления, расход относится к тому периоду, в котором была выполнена работа, а не к тому периоду, когда деньги покинули ваш банковский счет. Когда сотрудник отрабатывает смену, вы становитесь должны ему деньги в тот самый момент, когда смена заканчивается. Тот факт, что ваша система начисления зарплаты выпишет чек только через неделю или две, не меняет момента возникновения расхода.

Начисленная заработная плата — это обязательство. Она отражается в вашем балансе наряду с кредиторской задолженностью и другими суммами, которые вы должны. Это деньги, которые принадлежат вашим сотрудникам и налоговым органам — вы просто удерживаете их до запланированной даты выплаты.

Обычно в показатель начисленной заработной платы включаются несколько составляющих:

• Почасовая оплата и оклады, заработанные, но еще не выплаченные
• Сверхурочные, отработанные в этот период
• Комиссионные и бонусы, которые сотрудник заработал, даже если выплата произойдет позже
• Налоги на фонд оплаты труда — как удержания из зарплаты сотрудника, так и соответствующая доля работодателя
• Оплачиваемый отпуск (PTO), который сотрудники накопили за период
• Взносы работодателя на медицинское страхование и пенсионные планы

Если что-либо из этого было заработано до даты окончания периода, но выплачено после нее, это должно быть включено в начисление.

Почему важен временной разрыв

Представьте бизнес с ежемесячной выручкой в 40 000 долларов и ежемесячными расходами на зарплату в 25 000 долларов. Если заработная плата за два дня — скажем, 3 000 долларов — попадет не в тот месяц из-за несовпадения календаря, ваши книги соврут дважды. Месяц, который вы пропустили, будет выглядеть на 3 000 долларов более прибыльным, чем он был на самом деле. Следующий месяц поглотит лишние 3 000 долларов расходов, которые он фактически не генерировал.

В рамках одного месяца это может не казаться серьезным. Но возникают три нарастающие проблемы:

1. Вы принимаете решения на основе неверных цифр. Если вы решаете, нанимать ли сотрудников, повышать ли цены или распределять прибыль, завышенный показатель прибыли подталкивает вас к решениям, которые реальные цифры не подтвердили бы.

2. Вы можете потратить не свои деньги. Начисленная зарплата — это напоминание о том, что наличные, лежащие на вашем счету, уже распределены. Компании, игнорирующие начисления, иногда тратят средства, предназначенные для выплаты зарплаты или налогов, а пропущенный налоговый платеж быстро приводит к штрафам.

3. Сравнения нарушаются. Сравнения по месяцам и годам имеют смысл только в том случае, если каждый период несет свои истинные затраты. Начисления — это то, что делает такие сравнения честными.

Это принцип соответствия в действии: расходы должны фиксироваться в том же периоде, что и выручка, которую они помогли получить. Труд, который ваши сотрудники выполнили в мае, помог получить майскую выручку, поэтому он должен быть отражен в отчете о прибылях и убытках за май — независимо от того, когда наступит день зарплаты.

Как рассчитать начисленную заработную плату

Расчет становится простым, как только вы разбиваете его на компоненты. Полезная формула:

Начисленная зарплата = невыплаченная зарплата + невыплаченные сверхурочные + невыплаченные бонусы/комиссионные + налоги работодателя + накопленные отпускные + взносы работодателя на льготы

Проработайте это по частям.

Шаг 1: Оклады и почасовая оплата

Для сотрудников с почасовой оплатой умножьте часовую ставку на количество часов, отработанных в неоплаченный период. Если сотрудник зарабатывает 30 долларов в час и отработал 16 неоплаченных часов между концом платежного периода и концом месяца, это составит 480 долларов.

Для сотрудников на окладе разделите годовую зарплату на количество платежных периодов, а затем распределите пропорционально количеству неоплаченных дней. Зарплата в 78 000 долларов, выплачиваемая дважды в месяц, составляет 3 250 долларов за платежный период; если половина этого периода остается неоплаченной на конец месяца, вы начисляете 1 625 долларов.

Шаг 2: Сверхурочные, бонусы и комиссионные

Добавьте любые сверхурочные, отработанные в неоплаченное окно, по соответствующей повышенной ставке. Затем добавьте бонусы и комиссионные, которые сотрудник заработал — если продавец закрыл сделку в мае, по которой полагается комиссия в 1 000 долларов, выплачиваемая в июне, эта 1 000 долларов является расходом мая.

Шаг 3: Налоги работодателя на фонд оплаты труда

Вы должны больше, чем просто зарплату. Как работодатель, вы платите взносы (например, FICA в США: 6,2% на социальное обеспечение и 1,45% на Medicare), а также федеральные налоги и налоги штата по безработице. Примените эти ставки к начисленной валовой заработной плате.

Одна ловушка, за которой нужно следить: предельные величины налоговой базы. Налог на социальное обеспечение перестает начисляться, как только годовая зарплата сотрудника превышает определенный порог, а налоги по безработице имеют низкие пороги, которые большинство сотрудников проходят в начале года. В конце года доля налогов работодателя в начислении может быть намного меньше, чем предполагают стандартные 7,65%. Проверяйте накопленную с начала года зарплату каждого сотрудника, прежде чем применять полную ставку.

Шаг 4: Начисленные оплачиваемые отпуска (PTO)

Если сотрудники зарабатывают оплачиваемое свободное время по мере работы, то это PTO является реальным, растущим обязательством. Распространенный способ оценки: сравните заработанные часы PTO с отработанными часами, а затем примените этот коэффициент к заработной плате.

Например, если сотрудник зарабатывает 4 часа PTO за каждые 80 отработанных часов, его PTO начисляется в размере 5% от заработной платы. При начисленной заработной плате в 2 000 долларов это составит 100 долларов начисленного PTO.

Шаг 5: Взносы на социальные льготы

Добавьте долю работодателя в страховых премиях на медицинское страхование и взносы в пенсионные планы, приходящиеся на неоплаченный период.

Практический пример

Крис зарабатывает 50 долларов в час, отработал 40 неоплаченных часов на конец месяца, а также заработал 900 долларов комиссионных за этот период. Крис начисляет полдня отпуска за каждый платежный период.

• Заработная плата: $50 × 40 = $2 000
• Комиссионные: $900
• FICA работодателя (7,65% от $2 900): $222
• Начисленное PTO (4 часа заработано на 40 отработанных = 10% от зарплаты): $200

Итого начисленная оплата труда для Криса: $3 322.

Журнальная проводка

Как только вы получите общую сумму, ее запись оформляется одной проводкой в последний день периода.

В конце месяца (начисление):

Дебет переносит расходы в тот период, когда работа была фактически выполнена. Кредит создает обязательство — долг, который вы переносите на следующий месяц.

Теперь ваш отчет о прибылях и убытках отражает истинную стоимость труда за период, а в балансе показано соответствующее обязательство. Бухгалтерский учет снова стал достоверным.

Сторнирование проводки в следующем месяце

Здесь часто путаются бухгалтеры малого бизнеса. Когда фактически запускается следующий расчет зарплаты, ваша система учета фиксирует полную сумму чека как расход — включая те дни, которые вы уже начислили. Если ничего не предпринять, эти начисленные дни будут учтены дважды.

Существует два чистых способа справиться с этим.

Вариант 1: Сторнирующая (обратная) проводка. В первый день нового месяца сделайте запись, которая прямо противоположна начислению:

Это обнуляет обязательство и создает небольшой отрицательный баланс на счетах расходов. Когда через несколько дней будет проведена реальная выплата зарплаты в полном объеме, отрицательная сумма и полная сумма взаимозачтутся, оставив ровно ту часть, которая действительно относится к новому месяцу. Вам никогда не придется задумываться о том, какие именно дни были начислены заранее.

Сторнирующие проводки являются стандартным подходом, так как они безошибочны: система делает расчеты за вас, и нет риска двойного учета. На самом деле многие бухгалтеры считают начисление не полностью завершенным, пока для него нет соответствующего сторно.

Вариант 2: Корректировка без сторнирования. В качестве альтернативы вы можете оставить начисление как есть и, когда будет выплачиваться зарплата, разделить чек вручную — дебетуя «Начисленные обязательства по оплате труда» на сумму предварительного начисления и «Расходы на заработную плату» на остаток. Это работает, но требует от вас помнить о разделении в каждом периоде и правильно его рассчитывать. Для большинства малых предприятий сторнирующие проводки проще и безопаснее.

Какой бы способ вы ни выбрали, принцип остается прежним: каждый доллар расходов на оплату труда учитывается ровно один раз и ровно в том месяце, к которому он относится.

Распространенные ошибки, которых следует избегать

Полный пропуск начисления. Самая частая ошибка — просто не делать его. Если ваши периоды оплаты труда идеально совпадают с концом месяца каждый божий месяц, вам это может сойти с рук, но так почти никогда не бывает.

Забывание о налоговой доле работодателя. Начисленная оплата труда — это не только зарплата, которую видят сотрудники. Налоги работодателя (FICA, взносы по безработице) — это реальные расходы, которые относятся к тому же периоду.

Игнорирование предельных баз для начисления налогов. Применение фиксированной налоговой ставки работодателя в 7,65% в конце года завышает сумму начисления для высокооплачиваемых сотрудников, которые уже превысили налоговую базу для социального страхования. Проверяйте показатели с начала года.

Исключение бонусов и комиссионных. Если сотрудник заработал их в текущем периоде, они начисляются в этом же периоде — даже если выплата произойдет через несколько месяцев.

Начисление без последующего сторнирования. Начисление без плана на следующий месяц ведет прямиком к двойному учету расходов. Сразу решите, будете ли вы делать сторно или ручную корректировку, и придерживайтесь этого метода.

Отношение к PTO как к чему-то второстепенному. Неиспользованные отпуска — это обязательство, которое растет незаметно. Если вы никогда не начисляете его, в тот день, когда давно работающий сотрудник решит компенсировать большой остаток отпуска при увольнении, ваша отчетность внезапно и необъяснимо пострадает.

Держите свои финансы в порядке с первого дня

Начисленная оплата труда — это небольшая запись, которая оказывает огромное влияние на то, говорят ли ваши ежемесячные цифры правду. Чтобы сделать все правильно, нужны четкие, отслеживаемые записи — знание того, какие именно дни были начислены, какая ставка применялась и когда проводится сторно. Beancount.io предоставляет инструменты для учета в текстовом формате (plain-text accounting), которые делают каждую журнальную проводку прозрачной, контролируемой версиями и легкой для аудита — никаких «черных ящиков», скрывающих то, как была сформирована цифра. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые профессионалы переходят на plain-text accounting. Вы также можете изучить документацию, чтобы узнать, как повторяющиеся записи, такие как начисления заработной платы, вписываются в текстовый гроссбух.

Источники: ADP — Accrued Payroll, QuickBooks — What is accrued payroll?, Eddy — Payroll Accrual: 3 Steps to Calculate, PLANERGY — Reversing Entries in Accounting.