Если у вас есть сотрудники в Вермонте или Нью-Йорке, и вы в настоящее время не предлагаете пенсионный план, штат теперь ожидает, что вы что-то с этим сделаете — и крайний срок для многих работодателей уже прошел.
В первой половине 2026 года две государственные программы auto-IRA достигли своих ключевых дат правоприменения с разницей в несколько недель. Vermont Saves перешел к охвату работодателей с пятью и более сотрудниками к 1 июля 2026 года, в то время как New York's Secure Choice Savings Program проходил в три этапа, завершившись 15 июля 2026 года. Если вы пропустили уведомление в своем почтовом ящике для расчета зарплаты, вы не одиноки: опросы неизменно показывают, что более половины владельцев малого бизнеса не подозревают о существовании мандата в своем штате — пока не придет уведомление о штрафе.
Это руководство объясняет, что на самом деле требуют Vermont Saves и New York Secure Choice, что «без затрат для работодателя» на самом деле означает для вашего процесса расчета зарплаты и как оставаться в соответствии с требованиями, не превращая ваши книги в беспорядок.
Что такое государственные Auto-IRA и почему они появились сейчас
Около 56 миллионов работников частного сектора в США не имеют возможности откладывать на пенсию через работу. Чтобы устранить этот пробел, штаты создали программы auto-IRA — государственные соглашения Roth IRA, где работодатель обязан только обеспечивать удержания из зарплаты. Вы не спонсируете план, не вносите взносы и не выступаете в роли фидуциара.
Как это работает на практике:
- Вы регистрируетесь на государственном портале или подтверждаете, что уже предлагаете квалифицированный план (401(k), 403(b), SEP IRA, SIMPLE IRA).
- Право имеющие сотрудники автоматически регистрируются с стандартной ставкой взноса. Они могут отказаться, изменить ставку или снова присоединиться в любое время.
- Вы удерживаете выбранный процент из их зарплаты и перечисляете его администратору программы штата. Это ваша основная текущая обязанность.
К концу 2026 года в 19 штатах, а также в Нью-Йорке, Сиэтле и Филадельфии будут действовать аналогичные правила. Вермонт и Нью-Йорк — просто те два штата, которые сильнее всего ударили по малым работодателям в июльской волне 2026 года.
Vermont Saves: Кто подпадает под действие и когда
Vermont Saves — под брендом VTSaves — был подписан как Сенатский законопроект 135 и администрируется Офисом казначея штата Вермонт. Vestwell ведет повседневные счета. Программа запустила пилотный проект в октябре 2024 года и открылась для всех подходящих работодателей 1 декабря 2024 года.
Порог для работодателей
Любой работодатель в Вермонте, у которого в течение календарного года было пять или более сотрудников в любой момент времени и который не предлагает квалифицированный пенсионный план, должен зарегистрироваться. В 2026 году программа расширяется: поправки, принятые в начале 2026 года, распространяют мандат на работодателей с двумя и более сотрудниками позднее в этом году, поэтому даже микробизнесы должны отслеживать численность персонала.
Если вы уже предлагаете 401(k), SEP, SIMPLE или другой квалифицированный план своим сотрудникам в Вермонте, вы освобождены от обязательств — но вам все равно необходимо подтвердить это освобождение на портале VTSaves.
Поэтапные сроки
Штат поэтапно установил сроки в зависимости от размера работодателя:
- 25 или более сотрудников: 1 января 2026 года
- 5–14 сотрудников: 1 июля 2026 года
- Меньшие работодатели: поэтапные даты до конца 2026 года по мере вступления в силу расширения на два сотрудника
По данным офиса казначея, к началу 2025 года зарегистрировались более 1000 работодателей Вермонта, но многие предприятия с численностью от 5 до 14 сотрудников достигли своего первого срока в июле этого года.
Как работают взносы
- Тип счета: Roth IRA по умолчанию. Сотрудники могут вместо него выбрать традиционный IRA, но они несут ответственность за подтверждение своей собственной права на IRA и лимитов взносов в IRS.
- Стандартная ставка: 5% от валового дохода, вычитается после расчета налогов на заработную плату.
- Автоматическое увеличение: Ставка увеличивается на 1 процентный пункт каждый январь, до 8%, если сотрудник не откажется от увеличения или не выберет другую ставку.
- Инвестиции: Если сотрудник не делает выбора, деньги направляются в фонд с целевой датой в зависимости от возраста. Доступно меню других вариантов.
- Доступ: Поскольку это Roth IRA, сотрудники могут в любое время снять свои основные взносы без налога или штрафа в соответствии с правилами Roth. Доходы подлежат обычным правилам снятия Roth.
Работодатели не вносят взносы. Нет сопоставимых взносов работодателя и нет платы за участие для работодателя.
Штрафы в Вермонте
Вермонт установил умеренный первоначальный штраф, чтобы побудить работодателей зарегистрироваться, а затем запланировал повышение. До 30 сентября 2026 года максимальный штраф составляет 20 долларов за каждого подходящего сотрудника. С 1 октября 2026 года или после этой даты он возрастает до 75 долларов за каждого подходящего сотрудника. Штрафы начисляются за нерегистрацию или необеспечение удержаний, а не за то, решили ли ваши сотрудники копить.
New York Secure Choice: Три волны, завершающиеся в июле 2026 года
New York Secure Choice, созданный статьей 43 Закона о предпринимательской деятельности и переведенный из добровольного в обязательный в 2021 году, является версией штата для работников частного сектора без рабочего плана. После нескольких лет задержек программа полностью заработала в начале 2026 года.
Кто должен участвовать
Вы подпадаете под действие, если вы работодатель частного сектора — включая некоммерческие организации — который:
- Имел 10 или более сотрудников в Нью-Йорке в течение всего предыдущего календарного года,
- Ведет бизнес не менее двух лет и
- Не предлагает квалифицированный пенсионный план.
Менее 10 сотрудников или менее двух лет в бизнесе? Вы пока освобождены, но вы все равно должны зайти на портал Secure Choice и подтвердить свое освобождение, используя свой код доступа и EIN. Игнорирование уведомления не заставит его исчезнуть — штат отслеживает не ответивших отдельно от не зарегистрировавшихся.
Сроки по размеру
Запуск Нью-Йорка был явно поэтапным:
- 30 или более сотрудников: Регистрация или подтверждение до 18 марта 2026 года
- 15–29 сотрудников: 15 мая 2026 года
- 10–14 сотрудников: 15 июля 2026 года
Июльская дата — это та, которая как раз охватила самых маленьких подпадающих работодателей. Если вы находитесь в этой категории и не зарегистрировались, вы уже просрочили срок.
Как работают взносы
- Тип счета: Roth IRA с автоматической регистрацией. Сотрудники могут отказаться или изменить параметры в любое время.
- Стандартная ставка: 3% от валовой заработной платы. Сотрудники могут повысить, понизить или обнулить ее с учетом федеральных лимитов IRA (7 000 долларов на 2026 год, 8 000 долларов для лиц старше 50 лет).
- Сроки регистрации: Новые сотрудники должны быть зарегистрированы в течение 30 дней с момента найма, если они имеют право и не отказались.
- Роль работодателя: Обеспечивать удержания из зарплаты, перечислять их в программу, распространять информационные материалы программы штата среди сотрудников и вести записи. Вы не выбираете инвестиции и не даете советы.
Штрафы в Нью-Йорке
Структура штрафов постоянно менялась, отчасти поэтому некоторые владельцы считали, что правоприменение нереально. Текущие указания от администраторов программ и консультантов по соблюдению требований ясны: после предупреждений штрафы составляют 250 долларов за каждого подходящего сотрудника в год за несоблюдение требований, а в некоторых предлагаемых графиках возрастают до более чем 1000 долларов за сотрудника за последующие годы продолжающегося невыполнения. Даже если вы не согласны с окончательными цифрами, механизм правоприменения активен — портал сверяет работодателей, подтвердивших освобождение и зарегистрированных, с налоговыми записями по заработной плате штата.
Для контекста: аналогичная программа Калифорнии использует прогрессивные штрафы, начиная с 250 долларов за сотрудника, возрастающие до 500 долларов после 90 дней продолжающегося несоблюдения, и Иллинойс использует аналогичный подход. Ожидайте, что окончательная структура Нью-Йорка будет в том же диапазоне.
Что на самом деле означает «без затрат для работодателя»
«Бесплатно» верно в отношении платы за план, но не в отношении вашего времени. Вот что нужно учесть:
Разовые настройки:
- Зарегистрируйтесь на VTSaves.vermont.gov или NYSecureChoice.com или подтвердите свое освобождение, если у вас уже есть план.
- Предоставьте основную информацию о зарплате: EIN, список сотрудников, периодичность выплат. Обе программы предлагают прямые интеграции с Gusto, QuickBooks Payroll, ADP и другими провайдерами — использование интеграции позволяет избежать ошибок при ручной загрузке.
- Распространите информационный пакет штата для сотрудников. Вы можете раздать его или отправить по электронной почте; не переписывайте его.
Текущая работа с зарплатой:
- Добавьте код вычета после уплаты налогов для Roth в вашу систему расчета зарплаты. Это не вычет 401(k) до уплаты налогов — он не должен уменьшать облагаемую налогом федеральную или государственную заработную плату.
- Удерживайте стандартный или выбранный процент каждый расчетный период и перечисляйте его по графику штата, обычно вместе с вашим обычным циклом расчета зарплаты. Просроченные перечисления рассматриваются так же, как просроченные депозиты денег сотрудников, поэтому своевременность важна, даже если это не регулируется ERISA.
- Обрабатывайте отказы, изменения ставок и регистрацию новых сотрудников в требуемые сроки. Сотрудники могут изменить свою ставку в любое время через портал штата; вы применяете то, что портал указывает удерживать.
Чего вам не следует делать:
- Не давайте инвестиционных советов и не направляйте сотрудников к участию или отказу. Вручите им официальные материалы и позвольте им решить.
- Не относитесь к удержанным суммам как к своим деньгам. Это заработная плата сотрудников, направляемая в IRA. Держите их только столько времени, сколько требует ваш провайдер расчета зарплаты перед перечислением.
Бухгалтерский учет: Как поддерживать чистоту ваших книг
Здесь многие малые работодатели спотыкаются, потому что программное обеспечение для расчета зарплаты делает вычет похожим на любое другое удержание, но ваша главная бухгалтерская книга должна правильно отражать ситуацию.
1. Это обязательство, а не расход
Когда вы удерживаете 5% для Vermont Saves или 3% для New York Secure Choice, вы не несете новых затрат. Вы уже понесли расходы на заработную плату, когда произвели расчет зарплаты.
- При расчете зарплаты: Дебет «Расходы на заработную плату» на полный валовой доход, кредит «Денежные средства» на чистый чек, кредит «Обязательства по заработной плате: К оплате по State Auto-IRA» на удержанную сумму (наряду с другими удержаниями).
- При перечислении: Дебет «Обязательства по заработной плате: К оплате по State Auto-IRA», кредит «Денежные средства» при перечислении в Vestwell или администратору программы Нью-Йорка.
Если вы учтете перечисление как расход, вы задвоите расходы на заработную плату и занизите прибыль.
2. Держите это вне счетов расходов на пенсию
Не относите эти вычеты на «Расходы на пенсионный план» или «Сопоставимые взносы работодателя по 401(k)». Эти счета должны отражать только деньги, которые вы фактически вносите как работодатель. Удержания auto-IRA по определению финансируются сотрудниками. Отдельный счет обязательств — например, Liabilities:Payroll:VTSaves и Liabilities:Payroll:NYSecureChoice — упрощает сверку и сохраняет честность вашего отчета о прибылях и убытках.
3. Сверяйте как любое другое удержание
Ваш провайдер расчета зарплаты должен показывать вычет в каждой расчетной квитанции и в журнале расчета зарплаты. Каждый месяц сверяйте счет обязательств: начальный баланс плюс общая сумма удержанного минус общая сумма перечисленного должно равняться конечному балансу, который должен быть нулевым или иметь небольшую временную разницу, если дата выплаты приходится на конец месяца. Если баланс растет, вы удерживаете, но не перечисляете.
В текстовой бухгалтерии эту схему приятно фиксировать — один счет обязательств, который мгновенно показывает, действительно ли удержания за каждый расчетный период покинули бизнес.
4. Следите за крайними случаями права на IRA
Поскольку это IRA, а не планы работодателя, ограничения по доходу и лимиты взносов все еще действуют. Сотрудник с доходом выше порога поэтапного отказа от Roth IRA или уже внесший максимальные взносы в IRA в другом месте может сделать избыточный взнос через auto-IRA, не осознавая этого. Вы не обязаны проверять право на участие, но указание на формулировку штата о лимитах IRA во время адаптации — это любезность, которая предотвращает головную боль с исправлением весной.
5. Раздельный учет, если вы работаете в обоих штатах
Если у вас есть сотрудники в Вермонте и Нью-Йорке, ведите два счета обязательств. Ставки взносов различаются, порталы различаются, и подтверждения перечислений приходят от разных администраторов. Смешивание их гарантирует головоломку со сверкой в конце года.
Стоит ли вместо этого просто начать 401(k)?
У мандата auto-IRA есть намеренный запасной выход: предложите квалифицированный план, и вы освобождены. Для многих малых работодателей решение сводится к стоимости, найму и тому, хотите ли вы вносить взносы сами.
Оставайтесь с государственным auto-IRA, если:
- У вас низкая маржа, высокая текучесть или рабочая сила, которая, возможно, еще не ценит 401(k), и вы хотите нулевую стоимость для работодателя и минимальную фидуциарную ответственность.
- Вы хотите минимальную административную нагрузку, пока стабилизируете бизнес.
Рассмотрите частный план, если:
- Вы хотите привлечь или удержать сотрудников с помощью сопоставимых взносов или максимизировать налоговые льготы для себя как владельца. Solo 401(k), SEP или SIMPLE IRA могут позволить вам вносить гораздо больше, чем лимит IRA в 7 000/8 000 долларов.
- Вы хотите контролировать инвестиционную линейку, наделение правами или правила права на участие.
- Вы предпочитаете один план, охватывающий сотрудников в нескольких штатах, а не подтверждение освобождений по каждому штату.
SIMPLE IRA — это наиболее распространенная ступень для работодателей размером с малый бизнес, которые перерастают auto-IRA: низкая стартовая стоимость, умеренная бумажная работа, и его можно настроить через большинство провайдеров расчета зарплаты. Если вы выберете этот путь до срока вашего штата, зарегистрируйте свое освобождение, как только план заработает — освобождение не является ретроактивным с момента, когда вы начали искать.
Обратите внимание, что соответствующие федеральные стимулы также изменились: SECURE 2.0 предлагает налоговые кредиты малым работодателям, которые начинают новый квалифицированный план, что может компенсировать большую часть затрат первого года. Проведите расчеты со своим бухгалтером, прежде чем предполагать, что «бесплатный IRA» лучше, чем «субсидированный 401(k)».
Контрольный список соответствия, который вы можете выполнить на этой неделе
Будь вы мастерская в Вермонте с шестью сотрудниками или студия в Бруклине с двенадцатью, применяются одни и те же пять шагов:
- Подтвердите, подпадаете ли вы под действие. Достаточно ли у вас сотрудников в штате, достаточно ли долго вы ведете бизнес и предлагаете ли вы квалифицированный план? Если вы не уверены в численности, посчитайте всех, кто получал заработную плату в штате в течение календарного года — в обоих штатах учитываются частично занятые и сезонные работники.
- Зарегистрируйтесь или подтвердите освобождение до своего срока. Уже просрочили? Зарегистрируйтесь сейчас. Позднее соблюдение — это все равно соблюдение, и оно останавливает начисление штрафов быстрее, чем ожидание уведомления.
- Настройте вычет из зарплаты правильно. Используйте код после уплаты налогов для Roth со ставкой 5% для Вермонта или 3% для Нью-Йорка в качестве стартового значения по умолчанию, включите автоматическое увеличение для Вермонта, если ваш провайдер это поддерживает, и протестируйте одну зарплатную квитанцию перед следующим полным запуском.
- Предоставьте уведомление сотрудникам и уважайте их выбор. У сотрудников есть 30 дней после получения информации о программе, чтобы отказаться, прежде чем начнутся удержания. Применяйте отказы и изменения ставок точно так, как отражает портал штата — не переопределяйте их в расчете зарплаты.
- Выработайте привычку к перечислению и сверке. Перечисляйте удержания по графику, храните подтверждения и ежемесячно сверяйте счет обязательств. Относитесь к неперечисленным удержаниям с той же срочностью, что и к неперечисленным налоговым удержаниям.
Не ждите уведомления о штрафе, чтобы открыть свою почту
В Вермонте и Нью-Йорке запуск был медленным, а затем внезапным. Пилотные годы и отложенные сроки приучили работодателей думать «займемся этим позже», а затем июль 2026 года сделал «позже» просрочкой для самых маленьких предприятий — именно той группы, у которой меньше всего свободных ресурсов, чтобы поглотить штраф на каждого сотрудника.
Хорошая новость в том, что решение узкое: зарегистрируйтесь или подтвердите освобождение, настройте один код вычета в расчете зарплаты и перечисляйте чисто. Поместите это в один контрольный список ежемесячного закрытия, как сверку банка и налог с продаж — а не как отдельный проект, к которому вы приступите «в следующем квартале».
У малых мандатов есть способ становиться дорогими именно потому, что они кажутся достаточно малыми, чтобы их игнорировать.
Упростите управление вашими финансами
Отслеживать удержания из зарплаты, перечисления и ежемесячные сверки легче, когда каждая транзакция находится в прозрачной, версионируемой бухгалтерской книге. Beancount.io предоставляет вам текстовую бухгалтерию, которая дает вам контроль над вашими финансовыми данными — без черных ящиков, без привязки к поставщику и готова к автоматизации. Начните бесплатно и внесите ясность в свои книги.