Сроки USCIS Формы I-9 31 июля 2026 г.: Что нужно обновить каждому работодателю до вступления в силу новой версии

Вы наняли кого-то в прошлом месяце. Вы проверили его водительские права и карточку социального страхования, заполнили Раздел 2 в течение трех рабочих дней и подали Форму I-9 точно так, как делали это всегда. Это казалось рутиной — пока вы не узнаете, что форма, находящаяся в вашей электронной системе онбординга, теряет силу 31 июля 2026 года, и после этой даты каждая новая I-9, созданная со старой датой истечения срока, может рассматриваться как существенное нарушение. Не опечатка, которую можно исправить позже. Штраф за каждую форму.

Такова реальность для каждого работодателя в США прямо сейчас. Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) обновила Форму I-9, продлив срок ее действия до 31 мая 2027 года, и установила жесткий срок для работодателей, использующих электронные системы: обновить систему до новой даты истечения срока не позднее 31 июля 2026 года. У пользователей бумажных бланков есть немного больше гибкости, но основная мысль та же — убедитесь, что вы используете правильную редакцию, правильную дату истечения срока и правильную процедуру, иначе заплатите во время следующей проверки.

В этом руководстве рассматривается, что изменилось, кому нужно действовать и как сделать ваш процесс I-9 готовым к проверке, не превращая онбординг в кошмар с соблюдением требований.

Почему I-9 снова изменилась​

Форма I-9, "Подтверждение права на работу", — это единственная форма, которую каждый работодатель должен заполнить на каждого сотрудника, нанятого после 6 ноября 1986 года, независимо от размера или отрасли. Вы не отправляете ее в USCIS. Вы храните ее, предъявляете по требованию, когда Иммиграционная и таможенная полиция (ICE) или Министерство внутренней безопасности (DHS) просит ее показать, и храните ее в течение многих лет после увольнения сотрудника.

Текущие изменения касаются дат истечения срока и редакций, а не полной переработки.

Две действующие редакции, один переходный период​

USCIS продлила срок действия Формы I-9 с датой редакции 01.08.23 с 31 июля 2026 года до 31 мая 2027 года и отдельно выпустила пересмотренную Форму I-9 с датой редакции 20.01.25, которая также истекает 31 мая 2027 года. Сейчас все три технически действительны до соответствующих дат истечения срока:

• Редакция от 01.08.23 со сроком истечения 31.07.2026 — действительна только до 31 июля 2026 года. Если ваше кадровое программное обеспечение генерирует эту версию, вы должны обновить ее до версии со сроком истечения 31.05.2027 к этой дате.
• Редакция от 01.08.23 со сроком истечения 31.05.2027 — действительна до 31 мая 2027 года. Это та же дата редакции, обновленный срок истечения.
• Редакция от 20.01.25 со сроком истечения 31.05.2027 — самая новая загрузка с сайта USCIS, действительна до 31 мая 2027 года.

Начиная с 1 августа 2026 года, все должны использовать форму с датой истечения срока 31.05.2027. Загрузки с официальной страницы Формы I-9 теперь содержат только эту дату, поэтому любая система, загружающая свежую форму, уже соответствует требованиям. Риск представляют системы, которые кэшировали старый PDF или жестко прописали старую дату истечения в своем шаблоне.

Что на самом деле изменилось в редакции от 20.01.25​

Обновления незначительны, но важны:

• Приведение в соответствие с законодательством. USCIS пересмотрела текст в соответствии с текущим иммиграционным законодательством, включая обновленные ссылки на названия документов и правила получения квитанций.
• Обновление уведомления о конфиденциальности DHS. Уведомление о конфиденциальности было пересмотрено в соответствии с текущей практикой DHS.
• Координация с E-Verify. Разъяснения для работодателей, использующих разрешенную DHS альтернативную процедуру удаленной проверки документов, а также обновления рекомендаций по автоматическому продлению разрешения на работу.
• Упрощение инструкций. Предыдущая переработка уже сократила инструкции с 15 страниц до 8, добавила флажок для удаленной проверки в рамках разрешенной DHS альтернативной процедуры и сделала Приложение B местом для перепроверки и повторного приема на работу.

Ничто из этого не меняет основных обязательств — Раздел 1 к концу первого рабочего дня, Раздел 2 в течение трех рабочих дней — но это меняет то, что должна отображать ваша система и что проверяющий ожидает увидеть.

Кто должен действовать до 31 июля 2026 года​

Срок касается не всех одинаково.

Если вы используете бумажные бланки​

Вы можете продолжать использовать любую действующую редакцию до указанной на ней даты истечения срока. Если у вас есть стопка бланков редакции от 01.08.23 со сроком истечения 31.07.2026, используйте их до 31 июля. После этого переходите на редакцию от 20.01.25 или обновленную редакцию от 01.08.23 с датой 31.05.2027. Заказ или печать новой партии в июле — это дешевая страховка.

Если вы используете электронное программное обеспечение I-9, HRIS или ATS со встроенными I-9​

Здесь и находится обязательное обновление. USCIS недвусмысленно заявляет: работодатели, использующие электронную версию Формы I-9, должны обновить свою систему до версии с датой истечения срока 31.05.2027 не позднее 31 июля 2026 года.

Это означает:

• Подтвердите у своего поставщика, что они выпустили обновление. Не предполагайте. Некоторые платформы требуют от вас принять исправление или переключить настройку.
• Проверьте, что как экранная форма, так и распечатанная или созданная в формате PDF копия показывают правильную дату истечения срока в заголовке и правильную дату редакции в нижнем колонтитуле.
• Убедитесь, что электронная подпись, контрольный журнал и средства контроля хранения по-прежнему соответствуют стандартам, изложенным в 8 C.F.R. § 274a.2(e)-(h). Обновление поставщика, которое исправляет дату, но ломает захват электронной подписи, создает другое существенное нарушение.

Если вы используете E-Verify или альтернативную удаленную процедуру​

Вы должны быть зарегистрированы в E-Verify, чтобы использовать альтернативную процедуру, которая позволяет проводить видеопроверку документов в прямом эфире вместо физического осмотра. В 2026 году ICE рассматривает удаленную проверку работодателем, который не является активным участником E-Verify — или не зарегистрирован в соответствующей специальной программе DHS для удаленной работы без E-Verify там, где это применимо — как существенное нарушение. Вы также должны отметить флажок альтернативной процедуры в Приложении B, когда вы ее используете. Оставление этого флажка неотмеченным при проведении удаленной проверки теперь само по себе является основанием для штрафа.

Контрольный список соответствия требованиям для малых предприятий​

Вам не нужна юридическая фирма на аутсорсинге, чтобы сделать все правильно. Вам нужно утро, контрольный список и напоминание в календаре.

1. Проведите инвентаризацию того, что у вас есть​

• Сформируйте список всех действующих сотрудников и уволенных сотрудников, срок хранения I-9 которых еще не истек.
• Для каждого человека убедитесь, что у вас есть полная I-9. Проверьте наличие отсутствующих подписей, отсутствующих дат и пустых полей. Незаполненный Раздел 1 или отсутствующая подпись работодателя в Разделе 2 являются существенным нарушением в соответствии с новыми рекомендациями ICE.
• Отметьте, какая редакция и дата истечения срока указаны в каждой форме. Если вы полностью на бумаге и все показывает 31.05.2027, вы в порядке.
• Если вы используете электронную систему, войдите в систему как новый сотрудник и начните тестовую I-9. Сделайте скриншот заголовка и нижнего колонтитула. Именно это проверяющий увидит для каждого найма после обновления вашей системы.

2. Обновите электронные системы​

• Свяжитесь с вашим поставщиком в письменной форме и спросите: "Был ли наш шаблон Формы I-9 обновлен до даты истечения срока 31.05.2027, и будут ли все новые формы, созданные 1 августа 2026 года или позднее, содержать эту дату?" Сохраните ответ.
• Если вы создали собственную форму или используете заполняемый PDF-файл, замените файл из официального источника USCIS. Не редактируйте старый PDF-файл, чтобы изменить строку даты.
• Протестируйте интеграцию с E-Verify. Создайте тестовый пример, если позволяет ваш поставщик, и убедитесь, что Списки приемлемых документов, рекомендации по квитанциям и формулировки автоматического продления соответствуют текущим инструкциям.

3. Исправьте распространение и обучение​

• Переобучите всех, кто работает с I-9: менеджеров, заполняющих Раздел 2, офис-менеджера, который их подшивает, человека, занимающегося перепроверками в Приложении B. Справочник для работодателей M-274 остается понятным руководством на простом английском языке и бесплатно предоставляется USCIS.
• Разъясните, кто может выступать в качестве уполномоченного представителя, если удаленный сотрудник не может встретиться лично, а вы не используете альтернативную процедуру. Это лицо должно физически проверить документы и подписать Раздел 2. Это может сделать друг или сосед, но они должны понимать, что подписывают документ под страхом наказания за лжесвидетельство.
• Разместите текущие Списки приемлемых документов там, где заполняется Раздел 2, и удалите старые распечатки. Сотрудники выбирают, какие документы предъявлять. Вы не можете указывать.

4. Создайте календарь хранения​

• Правило хранения: храните каждую I-9 в течение трех лет после даты приема на работу или одного года после даты окончания работы, в зависимости от того, что наступит позднее. Это не изменилось.
• Пример: вы нанимаете кого-то 1 июня 2024 года, и он увольняется 1 июня 2025 года. Вы храните I-9 до 1 июня 2027 года (три года после приема на работу), а не до 1 июня 2026 года (один год после увольнения).
• Сотрудник с коротким сроком работы, принятый на работу 10 января 2023 года и уволенный 10 марта 2023 года, хранится до 10 января 2026 года.
• Никогда не удаляйте информацию, основываясь на старой привычке "хранить все семь лет". Это уничтожает доказательства, которые вы обязаны хранить, или сохраняет хлам, который вы должны были удалить — и то, и другое создает проблемы при проверке.
• Храните I-9 отдельно от личных дел сотрудников, чтобы вы могли предоставить их в течение трех рабочих дней, если ICE выдаст Уведомление о проверке. Упорядоченное, индексированное хранилище — бумажное или электронное — это разница между спокойным соблюдением требований и лихорадочными поисками файлов.

5. Правильно выполняйте перепроверку и повторный прием на работу​

• Используйте Приложение B. Для перепроверки укажите название, номер и дату истечения срока нового документа до истечения срока действия предыдущего разрешения, затем распечатайте, подпишите и поставьте дату в приложении.
• Если повторный прием на работу происходит в течение трех лет с даты первоначальной I-9, вы можете заполнить Приложение B вместо новой формы. По истечении трех лет требуется новая I-9.
• Если разрешение на работу было автоматически продлено — распространенный сценарий для некоторых документов о разрешении на работу (EAD) — следуйте рекомендациям по квитанциям и продлению, изложенным в текущих инструкциях и на странице автоматического продления USCIS. Правильная запись о продлении предотвращает ненужную ошибку перепроверки.

Стоимость ошибки в 2026 году​

ICE пересмотрела подход к техническим и существенным нарушениям, и последствия стали жесткими.

Ранее, если вы хранили копии предъявленных документов и допускали определенные ошибки в оформлении, ICE часто позволяла исправить их без штрафа или рассматривала проблему как техническую. Эта снисходительность значительно сузилась.

Что теперь считается существенным — то есть облагаемым штрафом без периода исправления — включает:

• Несвоевременное заполнение или неподписание Раздела 1, Раздела 2 или Приложения B, включая отсутствующие подписи сотрудника или работодателя и даты.
• Неправильная запись названия, номера и даты истечения срока документа при первоначальной проверке или перепроверке.
• Непроставление флажка альтернативной процедуры при использовании разрешенной DHS удаленной проверки или использование удаленной проверки вообще без активной регистрации в E-Verify.
• Несоблюдение стандартов электронного заполнения, хранения, документирования, безопасности, воспроизведения или электронной подписи, установленных в 8 C.F.R. § 274a.2. Если ваше программное обеспечение пренебрегает контрольными журналами или атрибуцией подписи, созданная им форма является существенно дефектной, даже если данные выглядят правильно.
• Несохранение копий документов при использовании альтернативной удаленной процедуры. Эта процедура требует, чтобы вы хранили копии документов, которые вы проверили удаленно.

Штрафы начисляются за каждую форму и суммируются. Опубликованные анализы иллюстрируют, как быстро это накапливается: работодатель с 200 I-9, содержащими ошибки, ранее считавшиеся техническими, теперь может столкнуться со штрафами за оформление документов в размере от порядка 57 000 до более 570 000 долларов, не считая штрафов за заведомый наем. Нарушения, связанные с заведомым наймом и продолжением трудовых отношений, если они будут доказаны, влекут за собой отдельные и значительно более высокие штрафы.

Суть не в том, чтобы паниковать. Суть в том, чтобы понять, что возможность "исправим, если заметят" исчезла. Внутренняя проверка сейчас обходится значительно дешевле, чем государственная проверка позже.

Хранение, архивирование и готовность к проверке: где дисциплина ведения учета окупается​

Если соблюдение требований I-9 кажется знакомым тем, кто пережил проверку по налогу с продаж или зарплате, то это потому, что навыки одинаковы: полные записи, последовательный процесс, быстрый поиск.

Храните I-9 так же, как вы ведете бухгалтерию​

Малые предприятия, которые относятся к I-9 как к кадровой формальности — небрежная стопка бумаг в картотечном шкафу, оригиналы, перемешанные с обзорами персонала, без индекса — именно те, кто в панике мечется, когда приходит Уведомление о проверке с трехдневным сроком на предоставление документов.

Позаимствуйте дисциплину, которую вы уже используете для финансовых записей:

• Единое авторитетное место. Будь то запертый ящик с одним индексным листом или защищенная папка в вашей электронной системе I-9, каждая I-9 хранится в одном месте, доступном для поиска по дате приема и дате увольнения.
• Контроль версий. Точно так же, как вы не стали бы вести две конкурирующие главные книги, не ведите два источника правды для I-9. Если вы перешли с бумаги на электронный формат, отметьте, какие формы являются устаревшими бумажными и где они хранятся.
• Контроль доступа и контрольные журналы. Электронные системы должны регистрировать, кто создал, просматривал и изменял каждую форму и когда. Это не бюрократические излишества. Это нормативный стандарт для электронных I-9, и ICE теперь явно ссылается на неспособность соответствовать этому стандарту как на существенное нарушение.
• Плановое удаление. Раз в квартал формируйте отчет о сроках хранения. Определите формы, срок хранения которых истек (поздняя из двух дат: три года после приема или один год после увольнения), убедитесь, что нет связанного судебного разбирательства, требующего более длительного хранения, затем безопасно удалите их в соответствии с вашей политикой уничтожения документов. Это поддерживает хранилище в порядке и демонстрирует эффективное управление.

Сверяйте I-9 с платежной ведомостью​

Ваш платежный регистр и ваш файл I-9 должны рассказывать одну и ту же историю. Каждый активный сотрудник в платежной ведомости должен иметь I-9. Каждая I-9 должна вести к найму, зарегистрированному в платежной ведомости. Ежеквартальная сверка — количество сотрудников по платежной ведомости по сравнению с количеством I-9 — выявляет подрядчика, ошибочно классифицированного как сотрудник без I-9, или сезонного работника, чья I-9 так и не была заполнена в напряженную неделю. Это занимает 20 минут и предотвращает классическую находку проверки: "сотрудник в платежной ведомости, I-9 в файле отсутствует".

Документируйте свой процесс​

Аудиторы оценивают не только формы, но и добросовестность. Стандартная рабочая процедура на одной странице, в которой указано, кто заполняет какой раздел, когда, как обрабатываются удаленные сотрудники, как планируются перепроверки и как долго хранятся формы, является доказательством того, что ошибки были единичными, а не системными. Храните СОП вместе с вашими I-9 и обновляйте его, когда обновляете систему к крайнему сроку 31 июля.

Распространенные ошибки, которые теперь считаются существенными​

Вот ошибки, которые ICE особенно выделила и которые чаще всего повторяют малые предприятия:

1. Раздел 1 не заполнен к концу первого дня. Сотрудник должен заполнить и подписать Раздел 1 не позднее первого дня работы за оплату. Разрешить новому сотруднику приступить к работе и "заполнить бумаги, когда будет свободная минутка" — это уже опоздание.

2. Работодатель заполняет Раздел 2 до того, как увидел документы. Вы должны физически проверить — или, если разрешено, удаленно проверить через видео в прямом эфире — фактические документы. Фотография, отправленная позже, устное заверение или копия, отправленная по почте на следующей неделе, не удовлетворяют требованию личной или альтернативной процедуры проверки.

3. Принятие неправильных документов или слишком большого количества документов. Сотруднику, предъявившему документ из Списка A (например, паспорт США), нужен только один. Сотруднику, предъявляющему документы из Списка B и Списка C, нужен по одному из каждого. Вы не можете требовать конкретный документ, и вы не можете просить больше, чем требуемое количество. "Принесите свой паспорт и карточку социального страхования на всякий случай" — это избыточное документирование и может повысить риск дискриминации.

4. Пропущенная перепроверка. Когда был предъявлен документ из Списка A или Списка C с будущей датой истечения срока, эта дата заносится в календарь, и Приложение B заполняется в эту дату или до нее с информацией о новом документе. Ожидание до следующей недели — это уже опоздание.

5. Приложение B без имени, подписи или даты. Распечатка информации о документе, но забыв распечатать имя уполномоченного представителя, поставить подпись и дату, оставляет перепроверку незавершенной.

6. Пропуск флажка удаленной проверки. Вы провели удаленную проверку правильно — видео в прямом эфире, сохраненные копии, регистрация в E-Verify — но оставили флажок альтернативной процедуры неотмеченным. Согласно текущим рекомендациям, одно это упущение является существенным.

7. Электронная подпись без атрибуции. Электронная система, которая позволяет менеджеру нажать "подписать" без уникальной привязки подписи к этому лицу и без фиксации даты и времени, не соответствует стандарту электронной подписи.

Каждой из этих ошибок можно избежать с помощью короткого контрольного списка в момент заполнения. Встройте этот контрольный список в форму или рабочий процесс, а не полагайтесь на память в напряженной смене.

E-Verify и I-9: что путают малые предприятия​

E-Verify не заменяет I-9. Он дополняет ее.

• I-9 проверяет личность и разрешение на работу на основе документов, которые вы проверяете. Вы ее храните.
• E-Verify — это бесплатная интернет-система, которая сравнивает информацию из I-9 с записями, доступными DHS и Управлению социального обеспечения. Участие является добровольным на федеральном уровне для большинства частных работодателей, хотя некоторые штаты, федеральные подрядчики или отдельные отрасли могут требовать его.

Если вы зарегистрированы, помните:

• Вводите данные в E-Verify сразу после заполнения Раздела 2, в установленные сроки.
• Не используйте E-Verify для предварительной проверки кандидатов. Запускайте проверку только после принятия предложения о работе и заполнения I-9.
• Строго соблюдайте процедуру предварительного неподтверждения, включая уведомление сотрудника, предоставление Уведомления о дальнейших действиях и непринятие неблагоприятных мер, пока дело находится на рассмотрении.
• Альтернативная удаленная процедура доступна только работодателям E-Verify, находящимся в хорошем статусе. Если ваша регистрация в E-Verify истекает, ваше право на использование удаленной проверки также истекает.

Если вы не зарегистрированы, вы все еще можете заполнять I-9 полностью на бумаге с физической проверкой. Это остается полностью соответствующим требованиям. Не пытайтесь импровизировать удаленную процедуру только потому, что это удобнее.

Что делать, если вы нашли ошибки​

Обнаружение ошибок во время внутренней проверки — это хорошая новость. Их правильное исправление защищает вас.

• Не ставьте заднюю дату. Введите фактическую дату внесения исправления, с инициалами и кратким пояснением, что было исправлено.
• Не скрывайте первоначальную ошибку. Перечеркните одной линией неверную информацию, чтобы оригинал оставался читаемым, введите правильную информацию и поставьте инициалы и дату.
• Если форма настолько дефектна, что ее невозможно исправить — например, отсутствует подпись сотрудника, а сотрудник давно уволился — подготовьте новую I-9, приложите ее к оригиналу и храните обе в течение полного срока хранения. Добавьте служебную записку с объяснением обстоятельств.
• Не просите сотрудников повторно предъявлять документы, которые они уже правильно предъявили, только для того, чтобы новая форма выглядела чище. Это может создать новую ошибку.
• Уделите первоочередное внимание формам, срок хранения которых не истек. Формы, которые вы уже имели право удалить в соответствии с правилом хранения, не нуждаются в исправлении.

Если вы обнаружите закономерность — например, что ваша система генерировала дату истечения 31.07.2026 в течение последних трех месяцев, и у вас есть 40 затронутых форм — задокументируйте первопричину, дату обновления системы и количество затронутых форм. Эта своевременная запись имеет значение, если эти формы когда-либо будут проверены.

Держите все просто и актуально​

Крайний срок 31 июля 2026 года — это не предмет политических дебатов. Это обновление системы с конкретной датой в календаре. Управляете ли вы кофейней с восемью сотрудниками или строительной фирмой с 80, шаги одинаковы: подтвердите, какую редакцию вы используете, обновите электронные системы до даты истечения 31.05.2027, обучите людей, заполняющих Раздел 2 и Приложение B, и организуйте хранение так, чтобы любая проверка была экспортом файла, а не авралом.

Более широкий сдвиг — ICE теперь рассматривает большее количество ошибок в оформлении как существенные — напоминает о том, что подтверждение права на работу перешло из разряда формальностей в заднем офисе в приоритет правоприменения. Добросовестные усилия по-прежнему имеют значение, но они больше не оправдывают формы, не соответствующие буквальным требованиям закона.

Вы уже управляете сроками уплаты налогов на заработную плату, сертификатов налога с продаж и страховых взносов. Добавьте этот срок в тот же список. Десять минут на проверку вашего шаблона сегодня сэкономят борьбу за штрафы по каждой форме завтра.

Упростите свое финансовое управление​

Точно так же, как вам нужен организованный порядок хранения I-9, чтобы пережить проверку, вам нужны четкие финансовые записи, чтобы управлять бизнесом, который делают возможным эти сотрудники. I-9, платежные ведомости и записи главной книги зависят от одной и той же привычки: последовательные, доступные для поиска, контролируемые по версиям записи, которые вы можете предоставить по требованию.

Beancount.io предоставляет вам бухгалтерский учет в виде обычного текста, который является полностью прозрачным, контролируется по версиям с помощью Git и готов к анализу с помощью ИИ — никаких черных ящиков, никакой привязки к поставщику, никаких таинственных расчетов, когда аудитор или кредитор спрашивает, как вы получили ту или иную цифру. Начните бесплатно и привнесите ту же дисциплину готовности к проверке, которая вам нужна для соблюдения требований I-9, во все ваше финансовое управление.