طبق نظرسنجی مزایای اداره آمار کار در مارس ۲۰۲۵، تنها ۴۴٪ از کارگران پارهوقت به طرح بازنشستگی در محل کار دسترسی دارند، در حالی که تقریباً همه کارگران تماموقت این دسترسی را دارند. اگر شما حامی یک طرح 401(k) هستید و کارمندان پارهوقت دارید، کنگره در چند سال گذشته در حال بستن این شکاف بوده است — با استفاده از طرح شما.
بخشی که باید توجه شما را جلب کند این است: کارمندانی که در هر دو سال ۲۰۲۴ و ۲۰۲۵ حداقل ۵۰۰ ساعت کار کردهاند، اکنون از خط پایان عبور کردهاند. برای طرحی با سال تقویمی، آنها باید از سال ۲۰۲۶ اجازه شروع مشارکت در 401(k) را داشته باشند. و سند طرح شما — مقاله قانونی واقعی، نه فقط نیتهای خوب شما — باید تا ۳۱ دسامبر ۲۰۲۶ به صورت کتبی اصلاح شود تا قوانین کارمندان پارهوقت بلندمدت را منعکس کند.
اگر مورد اول را از دست بدهید، یک شکست عملیاتی دارید که میتواند ویژگیهای طرح را بیاعتبار کند یا اصلاحات پرهزینه را الزامی کند. اگر مورد دوم را از دست بدهید، سند شما دیگر با نحوه اجرای طرح مطابقت ندارد که این خود یک تخلف انطباقی است. این راهنما توضیح میدهد چه کسانی شامل میشوند، چه چیزی به آنها تعلق میگیرد (کمتر از آنچه فکر میکنید)، دامهایی که کارفرمایان کوچک را گرفتار میکند، و یک چکلیست برای انجام قبل از شب سال نو.
چه کسی کارمند پارهوقت بلندمدت محسوب میشود؟
این قانون در دو لایه از دو قانون مختلف آمده است. شما به هر دو نیاز دارید، زیرا هر دو در حال حاضر فعال هستند.
لایه ۱ — SECURE 1.0 (از سالهای طرح ۲۰۲۴ اعمال میشود). یک طرح 401(k) باید به کارمند اجازه دهد مشارکتهای اختیاری انجام دهد، به شرطی که کارمند حداقل ۲۱ سال سن داشته باشد و حداقل ۵۰۰ ساعت خدمت در سه دوره محاسبه متوالی کامل کرده باشد.
لایه ۲ — SECURE 2.0 (از سالهای طرح که از ۳۱ دسامبر ۲۰۲۴ شروع میشوند اعمال میگردد). کنگره مدت انتظار را به دو دوره محاسبه متوالی با حداقل ۵۰۰ ساعت کاهش داد و این قانون را به طرحهای 403(b) تحت ERISA نیز تعمیم داد. بنابراین، برای طرحی با سال تقویمی، کارمندی که در سال ۲۰۲۴ و ۲۰۲۵ هر کدام ۵۰۰ ساعت کار کرده باشد، باید از ابتدای سال ۲۰۲۶ واجد شرایط تلقی شود.
دو استثنا اعمال میشود: کارکنان تحت قراردادهای دستهجمعی و اتباع خارجی غیرمقیم که درآمدشان از منابع داخلی ایالات متحده نیست، از این مقررات مستثنی هستند. همه دیگران که در لیست حقوق شما هستند و شرایط سنی و ساعتی را دارند، شامل میشوند.
توجه داشته باشید که دورههای ۱۲ ماهه، دورههای محاسبه استحقاق هستند که توسط طرح شما تعریف میشوند — اغلب، اما نه همیشه، سال تقویمی. اگر طرح شما از دورههای محاسبه سالگرد استفاده میکند، محاسبات تغییر میکند. قبل از اجرای سرشماری، تأیید کنید که سند شما از کدام معیار اندازهگیری استفاده میکند؛ این رایجترین نقطهای است که کارفرمایان کوچک در شمارش اشتباه میکنند.
چرا سال ۲۰۲۶ سال حساس است، نه ۲۰۲۵؟
سال ۲۰۲۶ را به عنوان سالی در نظر بگیرید که دو ساعت همزمان به صدا در میآیند.
ساعت اول: اولین گروه بزرگ SECURE 2.0 وارد میشود. قانون دو ساله برای اینکه کسی را تولید کند به دو سال اندازهگیری کامل نیاز داشت. آن سالها ۲۰۲۴ و ۲۰۲۵ بودند. این بدان معناست که اول ژانویه ۲۰۲۶ (برای طرحهای با سال تقویمی) اولین تاریخ ورود است که در آن معیار دو ساله کوتاهشده واقعاً افراد را وارد طرح میکند. اگر در سال ۲۰۲۴ تحت معیار قدیمی سه ساله فهرست را بررسی کرده و موضوع را کنار گذاشتهاید، پاسخ شما تغییر کرده است: اکنون سرشماری را دوباره اجرا کنید.
ساعت دوم: مهلت کاغذبازی. راهنمای IRS (اطلاعیه ۲۰۲۴-۰۲ و بهروزرسانیهای مربوطه) به حامیان طرح زمان اضافی برای تصویب اصلاحیههای رسمی کتبی برای تغییرات SECURE 1.0، قانون CARES، و SECURE 2.0 داد. برای اکثر طرحهای واجد شرایط غیراتحادیهای — که شامل 401(k) معمولی کسبوکار کوچک میشود — این مهلت تمدید شده ۳۱ دسامبر ۲۰۲۶ است. طرحهای تحت قراردادهای دستهجمعی و طرحهای دولتی تاریخهای بعدی دارند، اما اگر شما جزو آنها نیستید، شب سال نو خط پایان شماست.
تقسیمبندی را که IRS ترسیم کرده است درک کنید: طرحها از تاریخ اجرای هر مقرره ملزم به رعایت عملیاتی بودهاند. مهلت اصلاحیه فقط درباره تطبیق کاغذ با عمل است. اجرای درست طرح بدون اصلاح، یا اصلاح زیبا در حالی که اجرا اشتباه است، هر دو شکست هستند. شما به هر دو بخش نیاز دارید.
چه چیزی به این کارمندان تعلق میگیرد (کمتر از آنچه فکر میکنید)
اینجا جایی است که اکثر صاحبان کسبوکارهای کوچک یا بیش از حد واکنش نشان میدهند یا کم توجهی میکنند. قانون عمداً محدود است:
- باید اجازه دهید پول خودشان را مشارکت دهند. مشارکتهای اختیاری — قبل از مالیات و راث، اگر طرح شما راث ارائه میدهد — باید به محض واجد شرایط شدن در دسترس باشند، مشروط به تاریخهای ورود عادی طرح شما.
- لازم نیست به آنها تطبیق (Match) بدهید. مشارکتهای کارفرمایی تطبیقی و غیراختیاری برای کارمندان پارهوقت بلندمدت الزامی نیست، مگر اینکه سند طرح شما خلاف آن را مقرر کند. آن عبارت آخر را دوباره بخوانید: اگر تعریف کارمند واجد شرایط در سند شما به طور ناخواسته آنها را در فرمول تطبیق شامل کند، شما موظف به پرداخت تطبیق هستید. بسیاری از طرحهای کوچک دقیقاً برای ترسیم این خط به شکل شفاف به اصلاحیه نیاز دارند.
- معمولاً از آزمایشهای خاص معاف هستید. کارمندان پارهوقت بلندمدت ممکن است در حالی که این وضعیت را دارند از برخی آزمایشهای عدم تبعیض (ADP/ACP) و آزمایش سنگینی (Top-Heavy) مستثنی شوند. این معامله کنگره است: به آنها اجازه پسانداز بدهید، بدون اینکه آزمایشهای انطباقی شما پیچیده شود.
- استحقاق با سرعت بیشتری محاسبه میشود. برای هر کسی با سابقه LTPT، یک "سال خدمت" برای اهداف استحقاق، دوره ۱۲ ماهه با حداقل ۵۰۰ ساعت است — نه ۱۰۰۰ ساعت سنتی. شخصی که سیستم شما به عنوان ۳۰٪ استحقاق یافته تحت قانون ۱۰۰۰ ساعت نشان میدهد، ممکن است قانوناً ۶۰٪ استحقاق یافته باشد. اگر این را اشتباه محاسبه کنید، پولی را از دست میدهید که هرگز مال شما نبوده است.
دام: قانون "LTPT سابق"
اینجا اشتباهی است که یک راهاندازی ساده را به یک پروژه اصلاحی تبدیل میکند. معافیتهای آزمایشی و عدم الزام تطبیق فقط تا زمانی اعمال میشود که شخص کارمند LTPT باشد. لحظهای که آن کارمند شرایط عادی طرح شما را برآورده کند — مثلاً ساعات کافی برای عبور از ۱۰۰۰ ساعت جمع کند — به وضعیت کارمند عادی ارتقا مییابد. از آن سال طرح به بعد، آنها مانند دیگران مشمول تطبیق، مشارکتهای غیراختیاری و آزمایشهای کامل میشوند.
اما قانون استحقاق ۵۰۰ ساعته حتی پس از فارغالتحصیلی نیز آنها را دنبال میکند. بنابراین مدیر طرح شما باید دو جمعیت را با دو ساعت استحقاق جداگانه به طور نامحدود پیگیری کند: استخدامهای عادی با معیار ۱۰۰۰ ساعت، و LTPTهای فعلی و سابق با معیار ۵۰۰ ساعت. سیستمهای حقوق و دستمزد و ثبت سوابق که برای یک قانون واحد تنظیم شدهاند، سالها به طور خاموش استحقاق افراد را اشتباه محاسبه خواهند کرد. قبل از اینکه فرض کنید نرمافزار آن را مدیریت میکند، از ثبتکننده سوابق خود به صورت کتبی بپرسید که وضعیت LTPT و LTPT سابق را چگونه شناسایی میکند.
پنج اشتباهی که کارفرمایان کوچک با این قانون مرتکب میشوند
۱. هرگز سرشماری ساعات را اجرا نکردن. قانون به ساعات واقعی کار در دورههای محاسبه متوالی بستگی دارد. اگر کسی گزارش را استخراج نکند، کارمندان واجد شرایط هرگز بسته ثبتنام خود را دریافت نمیکنند و هر فرصت مشارکت از دست رفته یک شکست قابل اصلاح با بهره است. اکنون ساعات سالهای ۲۰۲۳ تا ۲۰۲۵ را با استفاده از دوره محاسبه طرح خود استخراج کنید — نه فقط سال تقویمی از روی عادت.
۲. فراموش کردن گسترش به 403(b). سازمانهای غیرانتفاعی، مدارس و کلینیکهایی که طرحهای 403(b) تحت ERISA دارند گاهی تصور میکنند پروژه LTPT یک مشکل مربوط به 401(k) است. SECURE 2.0 طرحهای 403(b) را از سالهای طرح ۲۰۲۵ وارد محدوده کرد. اگر شما چنین هستید، اولین ورودیهای LTPT شما ممکن است در انتظار باشند.
۳. اعمال جدول استحقاق ۱۰۰۰ ساعته برای همه. همانطور که در بالا توضیح داده شد، سالهای استحقاق LTPT و LTPT سابق در ۵۰۰ ساعت به دست میآیند. یک گزارش استحقاق یکنواخت ذاتاً اشتباه است. شمارش جداگانه را حفظ کنید.
۴. وعده تطبیق به طور تصادفی. تعاریف Eligibility طرح خود را برای مشارکتهای تطبیقی و غیراختیاری بازبینی کنید. اگر زبان قرارداد به طور مثبت کارمندان LTPT را مستثنی نکند، ممکن است از نظر قراردادی ملزم به پرداخت مشارکتهایی باشید که قانون هرگز الزامی نکرده است. این دقیقاً همان چیزی است که اصلاحیه دسامبر باید حل کند — با وکیل یا مدیر شخص ثالث شما که پیشنویس را تهیه میکند، نه ویرایش خودسرانه.
۵. در نظر گرفتن مهلت اصلاحیه به عنوان تاریخ شروع. ۳۱ دسامبر ۲۰۲۶ آخرین روز برای امضای اصلاحیههای همساز است، نه روزی برای شروع فکر کردن درباره آنها. اصلاحیهها نیاز دارند که TPA شما پیشنویس تهیه کند، شما بازبینی و تصویب کنید، و حقوق و دستمزد انتخابات کسر مشارکت را برای ورودیهای جدید اجرا کند — زنجیرهای که در آخرین هفته دسامبر فشرده نمیشود. گفتگو را از پاییز امسال شروع کنید.
چکلیست شما قبل از ۳۱ دسامبر
این موارد را به ترتیب، با مدیر شخص ثالث یا مشاور مزایای خود در جریان، انجام دهید:
۱. دورههای محاسبه خود را تأیید کنید. سال تقویمی یا سالگرد؟ سرشماری ساعات شما تا زمانی که این مشخص نشود بیمعنی است.
۲. سرشماری را اجرا کنید. همه افراد ۲۱ سال و بالاتر با ۵۰۰+ ساعت در هر یک از دو (و سه) دوره متوالی گذشته را شناسایی کنید. مشخص کنید چه کسی باید در تاریخ ورود بعدی شما وارد شود.
۳. مواد ثبتنام را تحویل دهید. کارمندان LTPT واجد شرایط باید اعلانها و فرصتهای انتخاب کسر مشارکت را در همان برنامه تاریخ ورود مانند دیگران دریافت کنند. تحویل را مستند کنید.
۴. سوابق استحقاق را ممیزی کنید. سالهای استحقاق را با آستانه ۵۰۰ ساعت برای هر کسی با سابقه LTPT، از جمله LTPTهای سابق که به وضعیت کامل ارتقا یافتهاند، دوباره محاسبه کنید.
۵. آزمایشها و مشارکتها را بررسی کنید. تأیید کنید که LTPTها به درستی در آزمایشهای ADP/ACP و سنگینی برای سالهای ۲۰۲۴ و ۲۰۲۵ شامل یا مستثنی شدهاند و هیچ تطبیق ناخواستهای وعده داده یا پرداخت نشده است.
۶. اصلاحیه را تصویب کنید. اصلاحیه کتبی طرح را که مقررات LTPT (به علاوه هر مورد SECURE/CARES در انتظار دیگری که TPA شما پرچم میکند) را پوشش میدهد، حداکثر تا ۳۱ دسامبر ۲۰۲۶ اجرا کنید. نسخه امضا شده را به طور دائمی با سوابق طرح خود نگه دارید.
۷. فیدهای حقوق و دستمزد را درست کنید. مطمئن شوید انتخابات کسر مشارکت برای ورودیهای جدید LTPT واقعاً از حقوق و دستمزد به ثبتکننده سوابق جریان مییابد و دو چرخه اول را تطبیق دهید.
زاویه حسابداری: ساعتها یک دارایی طرح هستند
پوسته اصطلاحات مزایا را کنار بگذارید؛ این قانون یک مشکل یکپارچگی داده است — دقیقاً همان نوعی که انضباط حسابداری حل میکند. استحقاق به ساعتهای کار در هر دوره محاسبه، برای هر کارمند، در چند سال بستگی دارد. این بدان معناست که جزئیات ساعتهای سیستم حقوق و دستمزد شما اکنون یک سند طرح بازنشستگی است و باید از جابجایی کارکنان، تغییر ارائهدهنده و ممیزیها سالها بعد جان سالم به در ببرد.
سه عادت عملی هزینه خود را جبران میکنند: ساعتهای دقیق (نه فقط مبالغ) را به طور نامحدود در دفتر کل حقوق و دستمزد نگه دارید و دورههای قدیمی را پاک نکنید؛ کسورات LTPT را از حقوق و دستمزد به گزارش مشارکت ثبتکننده سوابق در هر چرخه تطبیق دهید، همانطور که هر حساب واسطه را تطبیق میدهید؛ و هزینههای اصلاحیه TPA و بازبینی انطباق را در یک حساب مجزای خدمات حرفهای یا مدیریت مزایا ثبت کنید تا هزینه واقعی حمایت از طرح در پایان سال قابل مشاهده باشد، نه در هزینه متفرقه دفن شود. کتابهای دقیق از روز اول، یک آشفتگی دسامبر را به یک بستن حساب عادی تبدیل میکنند.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
درست انجام دادن استحقاق پارهوقت واقعاً به دانستن اعداد شما بستگی دارد — ساعتها، کسورات، تاریخهای استحقاق — تا سطح کارمند و دوره پرداخت. Beancount.io حسابداری متنباز به شما میدهد که شفاف، تحت کنترل نسخه و آماده هوش مصنوعی است، بنابراین هر تطبیق حقوق و دستمزد و دلار مدیریت مزایا قابل ردیابی است، نه گمشده در یک جعبه سیاه. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متنباز روی میآورند.