اگر بعد از ۲۹ دسامبر ۲۰۲۲ یک طرح جدید 401(k) یا 403(b) راهاندازی کردهاید، تیم حقوق و دستمزد شما اکنون مسئول تغییری در انطباق قوانین است که اکثر کارفرمایان کوچک هنوز آن را به درستی درک نکردهاند. با شروع سالهای طرح پس از ۳۱ دسامبر ۲۰۲۴، این طرحها باید به طور خودکار هر کارمند واجد شرایط را با نرخ تعویق پیشفرض ۳٪ تا ۱۰٪ ثبتنام کنند، این نرخ را هر سال یک درصد افزایش دهند و مجموعهای از قوانین مربوط به اطلاعیه، برداشت و سرمایهگذاری را رعایت کنند که طرحهای سنتی 401(k) با قابلیت انتخاب اختیاری (opt-in) هرگز نگران آنها نبودند.
این دستور ساده به نظر میرسد. اما واقعیت، مجموعهای پیچیده از تاریخهای اجرا، معافیتها، قوانین کارفرمای پیشین و ضربالاجلهای اصلاحی است. اشتباه در این مورد ریسک سلب صلاحیت طرح را به همراه دارد که میتواند وضعیت معافیت مالیاتی هر دلاری را که کارکنان شما واریز کردهاند، از بین ببرد. انجام درست آن به معنای تیک زدن یکی از بزرگترین موارد در چکلیست اصلاح طرح SECURE 2.0 است که تا ۳۱ دسامبر ۲۰۲۶ مهلت دارد.
در اینجا چیزی است که هر متولی طرح، ارائه دهنده خدمات حقوق و دستمزد و مدیر مالی برای رعایت کامل بخش ۱۰۱ در سال ۲۰۲۶ و بعد از آن باید بداند.
آنچه بخش ۱۰۱ در واقعیت میطلبد
بخش ۱۰۱ قانون SECURE 2.0 با افزودن بخش جدید 414A، کد درآمدهای داخلی را اصلاح کرد. این ماده قانونی حکم میکند که هر ترتیب جدید "نقد یا تعویق" 401(k) و هر طرح جدید 403(b) باید به عنوان یک ترتیب مشارکت خودکار واجد شرایط (EACA) عمل کند.
یک EACA دارای چهار بخش متحرک است:
۱. یک نرخ تعویق پیشفرض یکسان که برای هر کارمندی که انتخاب صریحی انجام نمیدهد اعمال میشود. ۲. افزایش خودکار سالانه آن نرخ. ۳. یک جایگزین سرمایهگذاری پیشفرض واجد شرایط (QDIA) برای مشارکتها زمانی که کارمند سرمایهگذاری را هدایت نمیکند. ۴. یک اطلاعیه قانونی که قبل از اولین مشارکت و حداقل سالانه پس از آن ارائه میشود.
طرح همچنین باید یک پنجره ۹۰ روزه برای برداشت مجاز ارائه دهد تا کارمندانی که هرگز متوجه کسر مبلغ نشدهاند، بتوانند مشارکتها را بدون جریمه ۱۰ درصدی برداشت زودهنگام، بازپس بگیرند.
بازه نرخ تعویق پیشفرض
طرح باید شرکتکنندگان را با نرخ پیشفرض حداقل ۳٪ اما نه بیشتر از ۱۰٪ از دستمزد واجد شرایط، به صورت خودکار ثبتنام کند. این نرخ اولیه در اولین سال طرحی است که کارمند به طور خودکار ثبتنام میشود.
با شروع از اولین روز دومین سال طرح پس از ثبتنام خودکار، نرخ باید حداقل یک درصد در هر سال افزایش یابد تا زمانی که به حداقل ۱۰٪ اما نه بیشتر از ۱۵٪ برسد. یک طرح میتواند سقف افزایش را در هر نقطهای بین این محدوده ۱۰٪ تا ۱۵٪ تعیین کند. بسیاری از متولیان برای ساده نگه داشتن محاسبات حقوق و دستمزد، روی ۱۰٪ توقف میکنند؛ طرحهای پسانداز تهاجمیتر به ۱۲٪ یا ۱۵٪ فشار میآورند.
برداشت مجاز ۹۰ روزه
این مورد یکی از نادیدهگرفتهشدهترین ابزارهای انطباق است. هر کارمندی که به صورت خودکار ثبتنام شده است، میتواند ظرف ۹۰ روز از اولین مشارکت پیشفرض خود، یک برداشت مجاز از تمام مبالغ ناشی از ثبتنام خودکار را انتخاب کند. این برداشت با توجه به سود و زیان تعدیل شده، در سال دریافت در درآمد ناخالص لحاظ میشود (مگر اینکه به عنوان Roth تعیین شده باشد) و مشمول مالیات اضافی ۱۰ درصدی بر برداشتهای زودهنگام نمیشود.
اگر ثبتکننده سوابق شما نمیتواند این پنجره ۹۰ روزه را به درستی مدیریت کند، کل طرح در استاندارد EACA شکست میخورد. قبل از ثبتنام، تأیید کتبی بگیرید که ارائه دهنده شما از آن پشتیبانی میکند.
کدام طرحها واقعاً مشمول این دستور هستند
اینجاست که بسیاری از متولیان دچار سردرگمی میشوند. بخش 414A فقط برای طرحهایی اعمال میشود که در تاریخ ۲۹ دسامبر ۲۰۲۲ یا پس از آن ایجاد شدهاند. هر چیزی که قبل از آن تاریخ ایجاد شده باشد، برای مدت نامحدود مشمول قوانین قبلی (grandfathered) باقی میماند. اما کلمه "ایجاد شده" (established) معنای خاصی دارد که IRS در مقررات پیشنهادی صادر شده در ۱۰ ژانویه ۲۰۲۵ شفافسازی کرده است.
"ایجاد شده" به معنای زمانی است که ترتیب نقد یا تعویق برای اولین بار تصویب شده است
یک طرح از تاریخی که ترتیب نقد یا تعویق آن (ویژگی 401(k) یا 403(b)) در ابتدا تصویب شده است، ایجاد شده تلقی میشود، صرف نظر از اینکه سند گستردهتر طرح بازنشستگی چه زمانی برای اولین بار تنظیم شده است. یک طرح تقسیم سود که در سال ۲۰۱۸ تصویب شده و بعداً در سال ۲۰۲۴ ویژگی 401(k) را اضافه کرده است، برای اهداف بخش 414A به عنوان یک طرح جدید در نظر گرفته میشود.
قوانین کارفرمای پیشین و ادغام
طرحهایی که در یک معامله شرکتی به عهده گرفته میشوند، به طور کلی تاریخ ایجاد طرح اصلی را حفظ میکنند. اگر نهاد خریداری شده شما یک طرح 401(k) قبل از سال ۲۰۲۲ داشته باشد، آن طرح حتی پس از نهایی شدن معامله نیز مشمول قوانین قبلی باقی میماند. اما اگر بعد از تصویب قانون، طرح جدیدی را از یک طرح موجود جدا کنید، آن طرح جدید تلقی شده و مشمول دستورالعمل خواهد بود.
طرحهای چند کارفرمایی و طرحهای کارفرمایی تجمیع شده
برای طرحهای چند کارفرمایی (MEPs) و طرحهای کارفرمایی تجمیع شده (PEPs)، مقررات پیشنهادی روشن میکند که تعیین تکلیف بخش 414A به صورت کارفرما به کارفرما انجام میشود، نه در سطح کل طرح. یک کارفرمای جدید که به یک PEP قبل از تصویب قانون میپیوندد، همچنان برای کارکنان خود مشمول ثبتنام خودکار است. برعکس، معافیتهای کسبوکارهای جدید و کارفرمایان کوچک میتواند برای یک کارفرمای مشارکتکننده واحد در یک MEP اعمال شود.
طرحهای چند کارفرمایی (از نوع تحت حمایت اتحادیهها) به طور کامل مستثنی هستند. یک کارفرمای جدید که به یک طرح چند کارفرمایی از قبل موجود میپیوندد، هرگز موجب فعال شدن بخش 414A نمیشود.
چهار معافیت که ارزش به خاطر سپردن دارند
حتی اگر طرح شما از نظر فنی «جدید» باشد، ممکن است هنوز مجبور به اجرای ثبتنام خودکار نباشید. بخش 414A چهار دسته را مستثنی میکند:
۱. کارفرمایان کوچک (۱۰ کارمند یا کمتر)
اگر شما به طور «معمول» ۱۰ کارمند یا کمتر دارید، این الزام شامل حال شما نمیشود. شمارش کارکنان از همان استانداردی پیروی میکند که معافیت کارفرمایان کوچک از پوشش تداوم COBRA را تعیین میکند: شمارش کارکنان حقوقبگیر (common-law employees) در کل گروه تحت کنترل.
پس از عبور از مرز ۱۰ کارمند، یک مهلت زمانی (runway) به شما داده میشود. طرح باید تا اولین سال مالی طرح که حداقل ۱۲ ماه پس از پایان اولین سال مالیاتی که در آن به طور معمول بیش از ۱۰ کارمند داشتهاید شروع میشود، ثبتنام خودکار را اتخاذ کند. در عمل، این به یک استارتاپ در حال رشد سریع حداقل یک سال مالی کامل فرصت میدهد تا یکپارچهسازی سیستم حقوق و دستمزد و اطلاعیهها را راهاندازی کند.
۲. کسبوکارهای با سابقه کمتر از سه سال
طرحی که توسط کسبوکاری با سابقه کمتر از سه سال (شامل هر کارفرمای سلف) حمایت میشود، معاف است. این زمان از اولین روز تأسیس کارفرما محاسبه میشود، نه از زمان پذیرش طرح.
طرح باید تا اولین سال مالی طرح که پس از سومین سالگرد تأسیس کارفرما شروع میشود، الزامات را برآورده کند. بنابراین، کسبوکاری که در ژانویه ۲۰۲۴ ثبت شده و در سال ۲۰۲۵ طرح 401(k) ایجاد کرده است، تا سال مالی ۲۰۲۸ فرصت دارد تا ثبتنام خودکار را اضافه کند.
۳. طرحهای دولتی
طرحهای 401(a) و 403(b) ایالتی، شهرستانی، شهرداری و فدرال خارج از محدوده هستند. طرحهای 403(b) مناطق آموزشی در اینجا از معافیت بهرهمند میشوند.
۴. طرحهای SIMPLE 401(k) و طرحهای مذهبی
طرحهای SIMPLE 401(k) که تحت بخش 401(k)(11) قانون فعالیت میکنند، معاف هستند؛ همچنین طرحهای مذهبی که گزینه انتخاب را نپذیرفتهاند.
معافیتهای ترکیبی اهمیت دارند. یک استارتاپ دو ساله با هشت کارمند، هم تحت قانون کارفرمای کوچک و هم قانون کسبوکار جدید واجد شرایط است. شما معافیت را از دست نمیدهید مگر اینکه در تمام آزمونهای مربوطه مردود شوید. مراقب لبه پرتگاه باشید: اگر در همان روزی که کسبوکار شما سه ساله میشود، تعداد کارکنانتان از ۱۱ نفر بگذرد، تقویم مهلت شروع به کار میکند.
اطلاعیه EACA: قالب، زمانبندی و حالتهای شکست
هر کارمندی که تحت پوشش EACA است باید یک اطلاعیه کتبی دریافت کند که شامل موارد زیر باشد:
- میزان پیشفرض مشارکتها و بیانیهای مبنی بر اینکه کارمند میتواند انصراف دهد یا نرخ دیگری را انتخاب کند
- نحوه سرمایهگذاری مشارکتها در صورت عدم انتخاب فعال (QDIA)
- ویژگی برداشت مجاز ۹۰ روزه
- جدول زمانبندی افزایش نرخ (escalation) سال مالی طرح
قوانین زمانبندی
اطلاعیه را قبل از اینکه کارمند برای اولین بار واجد شرایط شود (تا فرصت معناداری برای انصراف قبل از کسر اولین دلار از حقوق داشته باشد) و دوباره ۳۰ تا ۹۰ روز قبل از شروع هر سال مالی بعدی طرح، تا زمانی که کارمند در حالت ثبتنام خودکار باقی بماند، ارسال کنید.
نیازی به ارسال اطلاعیه سالانه به شرکتکنندگانی که انصراف دادهاند ندارید، اگرچه بهترین روش این است که به هر حال ارسال شود زیرا وضعیت ثبتنام میتواند تغییر کند.
چه مواردی در عمل به مشکل میخورند
رایجترین شکستها مربوط به زمانبندی است. یک نیروی جدید روز جمعه استخدام میشود، حقوق و دستمزد روز دوشنبه محاسبه میشود و اطلاعیه روز سهشنبه پس از اولین کسر از حقوق میرسد. این یک شکست است. یک فرآیند هماهنگی بین منابع انسانی و واحد حقوق و دستمزد ایجاد کنید که صلاحیت را تا زمان تحویل و تایید اطلاعیه به تعویق بیندازد.
دومین شکست رایج، مربوط به جهتدهی سرمایهگذاری است. اگر ثبتکننده سوابق (recordkeeper) مشارکتها را به جای یک صندوق تاریخهدف (target-date fund) سازگار با QDIA یا صندوق متوازن، به یک صندوق بازار پول واریز کند، طرح محافظت بخش 404(c)(5) قانون ERISA را از دست میدهد و حامی طرح مسئولیت فیدوسیاری (امانتداری) سرمایهگذاری آن موجودیها را به ارث میبرد.
جدول زمانی انطباق: چه زمانی چه کاری انجام دهیم
| تاریخ | اقدام |
|---|---|
| سالهای مالی طرح که در تاریخ ۱ ژانویه ۲۰۲۵ یا پس از آن شروع میشوند | اجرایی شدن بخش 414A برای طرحهای غیرمعاف |
| تا شروع سال مالی طرح | طراحی EACA، یکپارچهسازی حقوق و دستمزد، هماهنگی با ثبتکننده سوابق، انتخاب QDIA |
| قبل از اولین لیست حقوق واجد شرایط | اولین اطلاعیه EACA به هر کارمند جدیداً واجد شرایط |
| ۳۰ تا ۹۰ روز قبل از هر سال مالی طرح | اطلاعیه سالانه EACA |
| ۳۱ دسامبر ۲۰۲۶ | مهلت اصلاح طرح برای مقررات SECURE 2.0 (اکثر طرحهایی که بر اساس مذاکرات دستهجمعی نیستند) |
| ۳۱ دسامبر ۲۰۲۸ | مهلت اصلاح برای طرحهای حاصل از مذاکرات دستهجمعی |
| ۳۱ دسامبر ۲۰۲۹ | مهلت اصلاح برای طرحهای دولتی |
انطباق عملیاتی باید پیش از اصلاح رسمی طرح صورت گیرد. سازمان امور مالیاتی (IRS) از شما انتظار دارد که طرح را از شروع سال ۲۰۲۵ به گونهای مدیریت کنید که گویی اصلاح شده است و سپس آن عملیات را در یک اصلاحیه کتبی تا سال ۲۰۲۶ مستند کنید. مدیریت به یک روش و اصلاح به روش دیگر، دستورالعملی برای ایجاد مشکل در نامه تعیین وضعیت (determination-letter) است.
هزینهها، جریان نقدی و پیامدهای حسابداری
برای کارفرمایان، بخش 414A سه ردیف هزینه و یک ردیف مزیت ایجاد میکند:
هزینهها:
- افزایش مشارکتهای تطبیقی (Matching). ثبتنام خودکار معمولاً نرخ مشارکت را از حدود ۶۰٪ به بیش از ۹۰٪ میرساند. اگر طرح شما مشارکتها را دلار در برابر دلار تا ۴٪ تطبیق میدهد، انتظار داشته باشید هزینه تطبیق شما به همان نسبت افزایش یابد.
- هزینههای ثبت سوابق. طرحهای EACA نیاز به صدور اطلاعیه، پیگیری انصرافها، پردازش افزایش نرخ و مدیریت برداشتهای ۹۰ روزه دارند. بسیاری از ثبتکنندگان سوابق هزینهای به ازای هر شرکتکننده اضافه میکنند.
- ارتقای نرمافزار حقوق و دستمزد. ارائهدهندگان کوچکتر نرمافزارهای حقوق و دستمزد ممکن است برای افزودن منطق افزایش نرخ و تحویل اطلاعیه هزینه دریافت کنند.
مزیت:
- اعتبار مالیاتی راهاندازی طرح بازنشستگی کارفرمایان کوچک (بخش 45E) تحت قانون SECURE 2.0 به طور قابل توجهی گسترش یافته است و شامل یک اعتبار ۵۰۰ دلاری سالانه برای ثبتنام خودکار به مدت سه سال برای کارفرمایانی با حداکثر ۱۰۰ کارمند است که EACA را اضافه میکنند. این اعتبار را در کنار اعتبار تطبیق مشارکت و اعتبار هزینههای اداری قرار دهید؛ بسیاری از کارفرمایان کوچک میبینند که هزینههای طرح در سه سال اول تا حد زیادی توسط این اعتبار جبران میشود.
پیگیری مشارکتها و مبالغ همسان در سطح حساب
پس از برقراری ثبتنام خودکار، دفتر حقوق و دستمزد و تراز آزمایشی شما باید در هر دوره پرداخت با هم تطبیق داده شوند. ثبت اشتباه کسورات اختیاری کارکنان، از لحظهای که حساب عملیاتی عمومی کارفرما را ترک کرده و مهلت واریز به صندوق را از دست میدهند، یک نقض تعهد امانتداری محسوب میشود. حسابداری در سطح جزئیات حساب—شامل کسر اختیاری هر کارمند، هر دلار سهم همسان کارفرما، و هر ثبت تعدیلی نهایی در پایان سال—از بروز آن دسته از اختلافات زمانی که منجر به لزوم ارائه گزارش به برنامه اصلاح داوطلبانه امانتداری (VFCP) وزارت کار میشود، جلوگیری میکند.
اشتباهات رایج که باید از آنها اجتناب کرد
پس از بررسی مقررات پیشنهادی و مطالبه مطالعات موردیِ پذیرندگان اولیه، پنج اشتباه مشابه بارها و بارها مشاهده میشود:
- فرض بر این که طرح فعلی شما بدون بررسی، مشمول قانون ابقای حقوق قبلی (Grandfathered) است. ادغام دو طرح، خاتمه دادن و برقراری مجدد یک CODA، یا جدا کردن یک شرکت تابعه، همگی پتانسیل ایجاد یک "طرح جدید" را دارند.
- تنظیم نرخ پیشفرض بر روی ۲٪. برخی از سیستمهای حقوق و دستمزد برای مدیریت جریان نقدی، نرخ کمتری را به صورت پیشفرض در نظر میگیرند؛ این کار با حداقل کف ۳٪ مغایرت داشته و باعث سلب صلاحیت EACA میشود.
- فراموش کردن افزایش سالانه ۱ درصدی. ثبتنام خودکار بدون افزایش پلکانی (Escalation)، الزامات ماده 414A را برآورده نمیکند. اطمینان حاصل کنید که متولی ثبت سوابق شما واقعاً نرخ را به صورت سالانه افزایش میدهد.
- انتخاب پیشفرض صندوق بازار پول یا صندوق با ارزش پایدار. به جز قانون بسیار محدود ۱۲۰ روزه QDIA برای پیشفرضهای کوتاهمدت، صندوقهای بازار پول به عنوان QDIA شناخته نمیشوند. از یک صندوق مبتنی بر تاریخ هدف، صندوق متوازن یا حساب مدیریتشده استفاده کنید.
- شکست در تدارکات مربوط به برداشت مجاز ۹۰ روزه. برخی از ارائهدهندگان، فرد را مجبور به ثبت درخواست به سبک شرایط اضطراری (Hardship) کرده یا کارمزد برداشت دریافت میکنند. هر دوی این موارد وضعیت EACA را به خطر میاندازند.
چکلیست عملیاتی راهاندازی برای سال ۲۰۲۶
از این لیست قبل از شروع سال آینده طرح خود استفاده کنید:
- تایید کتبی با متولی ثبت سوابق مبنی بر اینکه طرح به عنوان یک EACA عمل میکند، از جمله افزایش نرخ و برداشتهای ۹۰ روزه
- تعیین نرخ پیشفرض کسر حقوق (۳٪ تا ۱۰٪) و تدوین جدول افزایش نرخ (۱٪ در سال تا حداقل ۱۰٪)
- تعیین یک QDIA که استانداردهای وزارت کار (DOL) را برآورده کند (خانواده صندوقهای مبتنی بر تاریخ هدف، صندوق متوازن یا حساب مدیریتشده)
- تهیه و ارائه اطلاعیه EACA به تمام نیروهای جدید؛ ایجاد یک گردش کار حقوق و دستمزد که پرداخت اولین چک حقوق را منوط به ارائه اطلاعیه کند
- زمانبندی اطلاعیه سالانه در تقویم، ۳۰ تا ۹۰ روز قبل از شروع هر سالِ طرح
- مستندسازی وضعیت معافیت کارفرمای کوچک یا کسبوکار نوپا در صورت لزوم، همراه با ارزیابی مجدد سالانه
- هماهنگی با حسابدار برای مطالبه اعتبار مالیاتی ثبتنام خودکار موضوع ماده 45E در فرم ۸۸۸۱
- ثبت ضربالاجل اصلاحیه طرح (۳۱ دسامبر ۲۰۲۶) در تقویم
سوابق طرح خود را آماده حسابرسی نگه دارید
انطباق با قوانین ثبتنام خودکار به مستندسازی بستگی دارد: چه کسی، چه زمانی، با چه نرخی، با چه جهتگیری سرمایهگذاری مطلع شده و چه انصرافهایی رخ داده است. Beancount.io حسابداری متن-سادهای را ارائه میدهد که به حامیان طرح و تیمهای مالی آنها شفافیت کامل در مورد کسورات حقوق و دستمزد، سهم همسان کارفرما و واریزیهای صندوق را میدهد—بدون جعبههای سیاه، بدون وابستگی به فروشنده، و با کنترل نسخه برای هر ثبت جهت حسابرسیهای آتی طرح. به رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان امور مالی به حسابداری متن-ساده روی میآورند.