اگر شرکت شما هر زمانی پس از ۲۹ دسامبر ۲۰۲۲، یک طرح جدید 401(k) یا 403(b) راهاندازی کرده است، مرحله «یادآوری دوستانه» رسماً به پایان رسیده است. قوانین ثبتنام خودکار اجباری قانون SECURE 2.0 برای سالهای طرح که پس از ۳۱ دسامبر ۲۰۲۴ شروع میشوند، اجرایی شده است؛ IRS مقررات پیشنهادی را تحت بخش جدید 414A قانون درآمدهای داخلی در ژانویه ۲۰۲۵ منتشر کرد و ضربالاجل اصلاح اسناد طرح که همه اینها را به هم مرتبط میکند، ۳۱ دسامبر ۲۰۲۶ است. نادیده گرفتن هر بخش از این موارد — از کف ۳ درصدی و افزایش سالانه ۱ درصدی گرفته تا جایگزین سرمایهگذاری پیشفرض واجد شرایط (QDIA)، اطلاعیه شرکتکننده و بازه زمانی برداشت مجاز — میتواند منجر به سلب صلاحیت طرح و مواجهه با مالیات غیرمستقیم ناشی از آن شود.
این راهنما مواردی را که هر کارفرمای کوچک و متوسط باید قبل از سال طرح ۲۰۲۶ نهایی کند، نحوه برخورد با استثنائات و چگونگی همگامسازی لیست حقوق و دستمزد با اسناد طرح بدون غافلگیریهای هزینهبر در سال ۲۰۲۷ را بررسی میکند.
آنچه بخش 414A واقعاً الزامی میکند
بخش ۱۰۱ قانون SECURE 2.0، بخش 414A را به قانون درآمدهای داخلی اضافه کرد. این مقرره بیان میکند که هر طرح جدید 401(k) یا 403(b) که پس از ۲۹ دسامبر ۲۰۲۲ ایجاد شده است، باید شامل یک «توافقنامه مشارکت خودکار واجد شرایط» یا EACA باشد. EACA نوع خاصی از ثبتنام خودکار است که در بخش 414(w) قبلی IRC تعریف شده و دارای چندین ویژگی طراحی غیرقابل مذاکره است که فراتر از یک انتخاب ساده برای انصراف در فرم ثبتنام است.
در اینجا آنچه قانون به طور حداقل میطلبد آورده شده است:
- نرخ تعویق پیشفرض اولیه: بین ۳٪ تا ۱۰٪ از حقوق برای اولین دوره مشارکت کارمند. اکثر حامیان طرح ۳٪ را برای به حداقل رساندن تأثیر اولیه بر دریافتی کارکنان انتخاب میکنند، اما برخی برای تسریع آمادگی بازنشستگی، نرخ بالاتری را برمیگزینند.
- افزایش سالانه: افزایش اجباری ۱ واحد درصدی در هر سال تا زمانی که مشارکت شرکتکننده به کف ۱۰٪ و سقف ۱۵٪ برسد. حالت پیشفرض این است که از ۳٪ تا ۱۰٪ افزایش یابد و سپس متوقف شود، اما میتوانید افزایش را تا ۱۵٪ ادامه دهید.
- اجرای یکنواخت: درصد پیشفرض باید یک درصد واحد و یکنواخت باشد که برای همه کارکنان واجد شرایطی که انتخاب فعالی انجام ندادهاند، اعمال شود. شما نمیتوانید پیشفرضها را بر اساس عنوان شغلی، بخش یا سطح حقوق دستهبندی کنید.
- سرمایهگذاری QDIA: در صورت عدم انتخاب فعالانه سرمایهگذاری، مشارکتهای پیشفرض باید در یک «جایگزین سرمایهگذاری پیشفرض واجد شرایط» طبق مقررات DOL 2550.404c-5 سرمایهگذاری شوند. صندوقهای تاریخ هدف، صندوقهای متوازن، سبدهای مدل و حسابهای مدیریتشده حرفهای، در صورت ساختاردهی مناسب، همگی واجد شرایط هستند.
- بازه زمانی برداشت مجاز: بخش 414(w) اجازه میدهد — و حکم SECURE 2.0 الزامی میکند — که شرکتکنندگان بتوانند مشارکتهای پیشفرض به علاوه سود حاصله را ظرف ۹۰ روز پس از اولین مشارکت، بدون جریمه ۱۰ درصدی برداشت زودهنگام، برداشت کنند. اسناد طرح باید این امکان را به صراحت ارائه دهند.
- پوشش کارکنان پارهوقت طولانیمدت: EACA باید هر کارمند واجد شرایطی را پوشش دهد، از جمله کارکنان پارهوقت طولانیمدت (LTPT) که در قانون SECURE 1.0 و SECURE 2.0 برای واجد شرایط شدن در تعویق اختیاری به صورت مرحلهای وارد شدند.
IRS در مقررات پیشنهادی صادر شده در ۱۰ ژانویه ۲۰۲۵ تایید کرد که این قوانین برای سالهای طرح که حداقل شش ماه پس از صدور مقررات نهایی آغاز میشوند، از نظر عملیاتی لازمالاجرا هستند. انتظار میرود مقررات نهایی در اواسط سال ۲۰۲۶ صادر شوند، که به این معنی است اکثر حامیان طرح باید برای حفظ وضعیت انطباق کامل، حول محور سال تقویمی طرح ۲۰۲۶ برنامهریزی کنند.
چه کسانی واقعاً معاف هستند — و چه کسانی فقط فکر میکنند معافند
لیست معافیتها کوتاه است و به راحتی میتوان آن را اشتباه تفسیر کرد. بخش 414A برای تمام طرحهای جدید 401(k) و 403(b) اعمال میشود، مگر اینکه طرح در یکی از پنج دسته زیر قرار گیرد:
طرحهای از پیش موجود
هر طرح 401(k) یا 403(b) که قبل از ۲۹ دسامبر ۲۰۲۲ ایجاد شده باشد، از این قانون مستثنی است. «ایجاد شده» به این معنی است که طرح قبل از آن تاریخ تصویب و اجرایی شده باشد. صرفاً بازنویسی یک طرح از پیش موجود در یک سند جدید، یا ادغام آن در یک طرح از پیش موجود دیگر، این وضعیت استثنا را از بین نمیبرد. اما جدا کردن یک طرح کاملاً جدید پس از ۲۹ دسامبر ۲۰۲۲ — حتی از همان گروه تحت کنترل — باعث فعال شدن الزامات بخش 414A میشود.
طرحهایی با سابقه کمتر از سه سال
یک کسبوکار جدید که در اولین سال فعالیت خود یک طرح 401(k) را اتخاذ میکند، یک مهلت سه ساله دارد. الزام EACA از اولین روز اولین سال طرح شروع میشود که پس از گذشت سه سال کامل از تاسیس کسبوکار آغاز میگردد. این امر از استارتاپهای نوپا در برابر بارهای اداری در مراحل اولیه و حساس فعالیتشان محافظت میکند.
طرحهای دولتی
طرحهایی که توسط دولتهای ایالتی و محلی نگهداری میشوند مستثنی هستند، همانطور که اکثر طرحهای نهادها و آژانسهای سیاسی. طرح پسانداز فدرال (Thrift Savings Plan) نیز خارج از این محدوده است.
طرحهای 401(k) ساده (SIMPLE)
طرحهایی که الزامات SIMPLE 401(k) تحت بخش 401(k)(11) قانون IRC را برآورده میکنند، معاف هستند. همچنین حسابهای SIMPLE IRA نیز معافاند، که اساساً طرح 401(k) محسوب نمیشوند.
طرحهای کارفرمایان کوچک با کمتر از ۱۰ کارمند
اگر کارفرما بهطور معمول کمتر از ۱۰ کارمند داشته باشد، الزام EACA اعمال نمیشود. آستانه ۱۰ کارمند با استفاده از همان قوانین سرشماری محاسبه میشود که برای پوشش تداومی COBRA تحت بخش 54.4980B-2 Q&A-5 مقررات خزانهداری اعمال میگردد. شمارش صحیح افراد اهمیت زیادی دارد: کارکنان پارهوقت بهصورت کسری محاسبه میشوند و آزمون مربوط به سال تقویمی گذشته است؛ بنابراین یک کسبوکار در حال رشد ممکن است در اواسط سال بدون آنکه متوجه شود، از این آستانه عبور کند.
تلهای که اکثر حامیان طرح در آن گرفتار میشوند، فرض دائمی بودن معافیت است. معافیت سه ساله برای کسبوکارهای نوپا به محض عبور از آستانه از بین میرود. معافیت کارفرمایان کوچک نیز به محض استخدام دهمین معادل تماموقت ناپدید میشود. به محض پایان یافتن دوره معافیت، EACA باید تا اولین روز سالِ طرحِ بعدی مستقر شود.
یکپارچهسازی دفترداری و حقوق و دستمزد: جایی که اکثر طرحها شکست میخورند
الگوی شکست در انطباق بهندرت ناشی از فقدان سند طرح است — بلکه معمولاً ناشی از سیستم حقوق و دستمزدی است که آنچه را در سند طرح آمده، بهطور عملی اجرا نمیکند. دفترداری دقیق از اولین دوره پرداخت پس از اجرایی شدن EACA، از بروز کابوسهای بعدی با IRS، وزارت کار و شرکتکنندگان در طرح جلوگیری میکند.
سه بخش عملیاتی شایسته توجه ویژه هستند:
کدگذاری پیشفرض کسر از حقوق در سیستم حقوق و دستمزد. هر استخدام جدیدی که به تاریخ واجد شرایط بودن در طرح میرسد، باید بهطور خودکار ۳٪ (یا در صورت انتخاب شما، درصد بالاتر) کسر از حقوق پیش از مالیات 401(k) در اولین چک حقوقیاش لحاظ شود، مگر اینکه او صراحتاً انتخاب دیگری کرده باشد. اکثر پلتفرمهای مدرن HRIS — مانند Gusto، Rippling، ADP Workforce Now، Paychex Flex، UKG، Workday — از این قابلیت بهطور بومی پشتیبانی میکنند، اما این گزینه بهندرت بهصورت پیشفرض فعال است. سیستم حقوق و دستمزد خود را پیش از شروع سال طرح حسابرسی کنید تا تأیید شود که کد کسر صحیح با کد درآمدی درست مطابقت داده شده است.
اجرای افزایش سالانه. پس از اینکه شرکتکنندهای بهطور خودکار ثبتنام شد، نرخ کسر از حقوق او باید در ابتدای هر سالِ طرح، ۱ واحد درصد افزایش یابد تا زمانی که به حداقل ۱۰٪ برسد. این امر مستلزم یک قانون تکرارشونده در سیستم حقوق و دستمزد است، نه ثبت دستی سند حسابداری. اشتباه در این مورد منجر به مشکل اصلاح واریزیها و تعدیل سود میشود که هم هزینهبر و هم شرمآور است.
حسابداری برداشتهای مجاز. هنگامی که شرکتکنندهای تصمیم به برداشت مجاز ۹۰ روزه میگیرد، شما باید مبالغ واریزی او را به همراه سود بازگردانید، با این توزیع به عنوان درآمد عادی در سال دریافت رفتار کنید و جریمه ۱۰ درصدی برداشت زودهنگام تحت بخش 72(t) قانون IRC را اعمال نکنید. شرکتکننده یک فرم 1099-R با کد توزیع مناسب دریافت میکند. متولی سوابق شما امور اجرایی را انجام میدهد، اما سیستم حقوق و دستمزد شما باید کسر حقوق را از آن پس متوقف کند و سیستم حسابداری شما نیاز دارد زمانبندی را رهگیری نماید.
حامیان طرحی که سوابق تمیز و نسخهبندی شده از هر ثبتنام پیشفرض، هر ابلاغیه ارسالی، هر انتخاب QDIA و هر تعدیل کسر حقوق را نگهداری میکنند، در بازرسی بعدی طرحهای کارکنان توسط IRS یا پرسوجوی وزارت کار در مورد ERISA، مسیر بسیار آسانتری خواهند داشت.
مجموعه اطلاعیهها و افشاگریهای سالانه ۲۰۲۶
هر کارمند مشمول EACA باید یک اطلاعیه کتبی دریافت کند که در آن ثبتنام خودکار، نرخ کسر پیشفرض، سرمایهگذاری پیشفرض، حق انتخاب نرخ یا سرمایهگذاری متفاوت و حق انجام برداشت مجاز توضیح داده شده باشد. قوانین زمانبندی:
- اطلاعیه واجد شرایط بودن جدید: زمانی که کارمند برای اولین بار واجد شرایط شرکت در طرح میشود، ارائه میگردد.
- اطلاعیه سالانه: ۳۰ تا ۹۰ روز قبل از شروع هر سالِ طرح، به هر کارمندی که مشمول EACA است ارائه میشود.
- اطلاعیه سادهشده برای کارکنان ثبتنام نشده: تحت سادهسازی قانون SECURE 2.0، کارکنانی که قبلاً نسخه کامل SPD و افشاهای لازم را دریافت کردهاند اما ثبتنام نکردهاند، میتوانند به جای کل مجموعه اطلاعیهها، یک اطلاعیه یادآوری سالانه دریافت کنند، به شرطی که از واجد شرایط بودن خود و هرگونه ضربالاجل انتخاب مطلع شوند.
برای شروع سال طرح در ۱ ژانویه ۲۰۲۶، اطلاعیه سالانه باید بین ۳ اکتبر ۲۰۲۵ و ۲ دسامبر ۲۰۲۵ تحویل داده شود. ارسال الکترونیکی تحت قوانین حاشیه امنیت (Safe Harbor) افشای الکترونیکی وزارت کار مجاز است، اما شرایط حاشیه امنیت باید رعایت شود — به این معنی که یا کارمند به عنوان بخشی از وظایف عادی شغلی در محل کار به ایمیل دسترسی داشته باشد، یا کارمند صراحتاً با ارسال الکترونیکی موافقت کرده و تأیید نموده باشد که میداند میتواند درخواست نسخه کاغذی بدهد.
ضربالاجل اصلاح سند طرح
انطباق عملیاتی برای سال طرح ۲۰۲۵ و بعد از آن الزامی است. انطباق سند طرح — به این معنی که سند کتبی رسمی باید بیانگر کاری باشد که شما واقعاً انجام میدهید — ضربالاجل دیرتری دارد.
اکثر طرحها باید تا ۳۱ دسامبر ۲۰۲۶ اصلاح شوند تا تغییرات SECURE 2.0 را در خود جای دهند. برای طرحهایی که از طریق چانهزنی دستهجمعی منعقد شدهاند، این ضربالاجل تا ۳۱ دسامبر ۲۰۲۸ تمدید میشود. برای اکثر طرحهای دولتی، ضربالاجل ۳۱ دسامبر ۲۰۲۹ است.
اگر از سند طرح پیشتأیید شده توسط یک متولی سوابق استفاده میکنید، متولی سوابق معمولاً مجموعهای از اصلاحیه SECURE 2.0 را برای بررسی و تصویب شما ارسال میکند. اگر از سندی استفاده میکنید که بهصورت اختصاصی طراحی شده است، مشاور ERISA شما باید پیشنویس اصلاحیه را تهیه کند. در هر صورت، اصلاحیه باید قبل از قطعیت ۳۱ دسامبر ۲۰۲۶ امضا و تصویب شود تا در حاشیه امنیت انطباق عملیاتی که IRS برای مفاد SECURE 2.0 تمدید کرده است، باقی بماند.
بخش جریمهها: اگر این کار را اشتباه انجام دهید چه میشود
یک طرح 401(k) که نتواند شرایط بخش 414A را برآورده کند، طبق بخش 401(a) قانون IRC یک طرح واجد شرایط (Qualified Plan) محسوب نمیشود. پیامدهای بعدی در صورت عدم اصلاح این مورد عبارتند از:
- از دست دادن کسر مالیاتی کارفرما برای حقمشارکتها
- مالیاتبندی فوری ماندهحساب شرکتکنندگان دارای حق تملک (Vested)
- درآمدهای تراست مشمول مالیات جاری میشوند
- احتمال مواجهه با مالیات غیرمستقیم (Excise Tax) تحت بخش 4979A قانون IRC برای تخصیصهای ممنوعه خاص
- هزینههای ثبتنام در برنامه اصلاح داوطلبانه IRS و مشارکتهای اصلاحی برای جبران خسارت شرکتکنندگان
سازمان IRS برنامههای خوداصلاحی و اصلاح داوطلبانه را از طریق EPCRS (سیستم حلوفصل انطباق طرحهای کارکنان) ارائه میدهد، اما هزینه مشارکت اصلاحی برای فرصتهای تعویق از دست رفته — که معمولاً شامل ۲۵٪ از تعویق از دست رفته بهعلاوه ۱۰۰٪ از مشارکت معادل (Match) از دست رفته، با تعدیل سود است — در یک نیروی کار پنجاه یا صد نفری در طول چندین سال طرح، به سرعت افزایش مییابد.
هماهنگی با سایر موارد تقویم انطباق سال ۲۰۲۶ شما
بخش 414A یکی از چندین مقررات قانون SECURE 2.0 است که در سال ۲۰۲۶ اجرایی میشود:
- الزام مشارکت جبرانی Roth برای شرکتکنندگان با دستمزد بالا (دستمزد FICA بالای ۱۴۵,۰۰۰ دلار، تعدیل شده با شاخص)
- سقفهای بالاتر مشارکت جبرانی برای شرکتکنندگان ۶۰ تا ۶۳ ساله
- الزام ارائه صورتحساب مزایای کاغذی تحت بخش ۳۳۸ قانون SECURE 2.0، که مستلزم ارائه صورتحساب سالانه کاغذی به شرکتکنندگان طرح مشارکت معین است، مگر اینکه صراحتاً روش الکترونیکی را انتخاب کنند
- ادامه گسترش قوانین واجد شرایط بودن کارمندان پارهوقت بلندمدت
ایجاد یک تقویم سالانه یکپارچه که هر مهلت مقرر در SECURE 2.0 را با چرخههای حقوق و دستمزد، خروجیهای ثبتکننده سوابق، برنامه حسابرسی (اگر پروندهگذار طرح بزرگ هستید) و ثبت فرم ۵۵۰۰ مطابقت دهد، تمیزترین راه برای پیشی گرفتن از بخشهای متغیر است.
یک چکلیست کاربردی برای شش ماه پایانی قبل از پایان سال
اگر کارفرمایی هستید که حامی یک طرح 401(k) یا 403(b) ایجاد شده پس از ۲۹ دسامبر ۲۰۲۲ هستید و واجد شرایط معافیت نیستید، در اینجا کارهایی که باید از الان تا ۳۱ دسامبر ۲۰۲۶ انجام دهید آورده شده است:
۱. تأیید وضعیت معافیت. تاریخ ایجاد طرح، تعداد کارکنان تحت تست COBRA و تاریخی که خود کسبوکار فعالیتش را آغاز کرده است، بررسی کنید. ۲. حسابرسی سند طرح. آیا در حال حاضر شامل EACA با کف ۳٪، افزایش سالانه ۱٪، سقف ۱۰٪ تا ۱۵٪، انتخاب QDIA و برداشت مجاز ۹۰ روزه هست؟ اگر نه، همین حالا برای اصلاحیه برنامهریزی کنید. ۳. تأیید پیکربندی سیستم حقوق و دستمزد. کد تعویق پیشفرض، قوانین افزایش، مدیریت برداشت و صدور فرم 1099-R همگی باید به درستی تنظیم شده باشند. ۴. صدور اطلاعیه سالانه. زمانبندی ۳۰ تا ۹۰ روز قبل از سال طرح ۲۰۲۷ و تأیید انطباق با تحویل الکترونیکی. ۵. آموزش کارکنان منابع انسانی و حقوق و دستمزد. کارمندان تازه استخدام شده باید طراحی ثبتنام خودکار و حق خود برای انصراف یا تغییر میزان تعویق را درک کنند. ۶. مستندسازی فرآیند انتخاب QDIA. کمیتههای امانی باید صورتجلساتی داشته باشند که فرآیند محتاطانه برای انتخاب سرمایهگذاری پیشفرض را نشان دهد. ۷. تطبیق گزارشدهی فرم ۵۵۰۰. مطمئن شوید که حسابرس شما (در صورت وجود) وضعیت انطباق جدید را درک میکند.
سوابق طرح خود را منظم و آماده حسابرسی نگه دارید
حمایت از یک طرح بازنشستگی در سال ۲۰۲۶ دیگر فقط انتخاب سرمایهگذاری و مشارکت معادل نیست — بلکه درباره سوابق تمیز و قابل دفاعی است که بتواند در برابر بازرسیهای IRS و DOL مقاومت کند. حسابداری متنساده (Plain-text accounting) هر مشارکت، کسر، تعویق حقوق و سند اصلاحی را در یک دفتر کل شفاف قرار میدهد که دارای کنترل نسخه (version-controlled)، آماده برای هوش مصنوعی و عاری از وابستگی به فروشنده (vendor lock-in) است. Beancount.io به تیمهای مالی همان ردپای حسابرسی را میدهد که نیاز دارند، بدون اینکه کنترل را به یک پلتفرم حسابداری جعبهسیاه واگذار کنند. رایگان شروع کنید و همان انضباط مهندسی را که در انطباق طرح بازنشستگی خود به کار میبرید، در بقیه دفاتر مالی خود پیاده کنید.