استخدام اولین کارمند خود در یک ایالت جدید ساده به نظر میرسد تا زمانی که خودتان این کار را انجام دهید. شما نیاز به ثبت صلاحیت خارجی در دفتر وزیر امور خارجه، یک حساب مالیات کسر ایالتی، ثبت بیمه بیکاری، پوشش غرامت کارگران و یک گزارش استخدام جدید دارید — همه اینها قبل از اینکه اولین حقوق آن شخص صادر شود. اگر یکی را از دست بدهید، جریمهها ماهها بعد ظاهر میشوند، اغلب به صورت نامهای غافلگیرکننده از آژانسی که نمیدانستید باید در آن ثبت نام کنید.
این شکاف بین «من کسی را استخدام کردم» و «من کاملاً در این ایالت مطابقت دارم» دقیقاً همان چیزی است که شرکت حقوق و دستمزد Gusto با خرید Mosey، یک پلتفرم انطباق کسبوکار مبتنی بر هوش مصنوعی که ثبتهای ایالتی و محلی، مدیریت نهادها و پروندههای جاری را خودکار میکند، در تلاش است آن را پر کند. این یک قطعه کوچک از اخبار شرکتی است، اما به یک مشکل واقعی و رو به رشد برای کسبوکارهای کوچک اشاره دارد: انطباق، بیصدا، به یکی از بزرگترین هزینههای پنهان رشد تبدیل شده است.
چرا این معامله انجام شد
نرمافزار حقوق و دستمزد همیشه به برخی تنظیمات در سطح ایالتی نیاز داشته است — شما نمیتوانید بدون یک حساب کسر مالیات و یک شماره بیمه بیکاری در یک ایالت حقوق و دستمزد را اجرا کنید. اما این خرید نشاندهنده چیز بزرگتری است: ارائهدهندگان حقوق و دستمزد در حال تشخیص این هستند که کار ثبت و انطباق یک مشکل بزرگ، دردناک و قبلاً جداگانه است که در کنار کاری که قبلاً انجام میدهند قرار دارد.
اعداد دلیل آن را توضیح میدهند. کسبوکارهای با کمتر از ۵۰ کارمند سالانه حدود ۱۴,۷۰۰ دلار به ازای هر کارمند صرف انطباق نظارتی میکنند — حدود ۲۰٪ بیشتر از هر کارمند نسبت به شرکتهای بزرگ، زیرا کسبوکارهای کوچک نمیتوانند هزینههای ثابت انطباق را بر تعداد زیادی کارمند تقسیم کنند. هر سال حدود ۱۵,۰۰۰ قانون جدید ایالتی و محلی تصویب میشود که هر کدام یک تعهد بالقوه جدید برای یک کسبوکار فعال در آن حوزه قضایی است. و در نظرسنجیها، بیش از نیمی از صاحبان کسبوکارهای کوچک میگویند که کار انطباق به طور فعال رشد آنها را کند میکند.
Mosey به طور خاص به جنبه عملیاتی این مشکل میپردازد: ثبت یک کسبوکار به عنوان یک نهاد خارجی در یک ایالت جدید، باز کردن حسابهای مالیاتی و آژانسی مناسب ایالتی، پیگیری مهلتهای تمدید و حل و فصل نامههای فیزیکی که آژانسهای ایالتی به یک آدرس ثبتشده ارسال میکنند. هیچکدام از اینها دقیقاً حقوق و دستمزد نیست — اما همه آنها به محض اینکه یک کسبوکار یک کارمند، یک انبار یا حتی فعالیت فروش قابل توجهی در یک ایالت جدید داشته باشد، غیرقابل اجتناب میشوند.
چه چیزی واقعاً الزامات انطباق یک ایالت جدید را آغاز میکند
اگر هرگز مجبور نبودهاید یک کسبوکار را «به عنوان یک نهاد خارجی» در ایالت دیگری ثبت کنید، محرکها گستردهتر از آن چیزی هستند که اکثر مالکان انتظار دارند:
- استخدام یک کارمند از راه دور که در ایالتی زندگی و کار میکند که شما حضور دیگری در آن ندارید. ارتباط مالیات حقوق و دستمزد معمولاً مکان فیزیکی کار کارمند را دنبال میکند، نه دفتر مرکزی شرکت شما.
- افتتاح یک مکان فیزیکی — یک دفتر، انبار یا فروشگاه خردهفروشی — در یک ایالت جدید.
- عبور از آستانه ارتباط اقتصادی برای مالیات بر فروش، که میتواند صرفاً از حجم فروش آنلاین بدون هیچ حضور فیزیکی رخ دهد.
- اضافه کردن یک دستور جدید توسط یک ایالت که به طور گذشتهنگر برای هر کسبوکاری که قبلاً در آنجا فعالیت میکند اعمال میشود — به عنوان مثال، چندین ایالت اخیراً الزامات ثبتنام اجباری در طرح بازنشستگی برای کارفرمایان بالاتر از اندازه خاصی اضافه کردهاند، حتی اگر هیچ چیز دیگری در مورد کسبوکار تغییر نکرده باشد.
نخ مشترک: تعهدات انطباق منتظر نمیمانند تا شما متوجه آنها شوید. آنها به طور خودکار بر اساس حقایق مربوط به کسبوکار شما — جایی که کارمندان شما کار میکنند، کجا میفروشید، کجا ثبت شدهاید — اعمال میشوند و جریمههای از دست دادن مهلت ثبت نام صرف نظر از اینکه آیا از وجود تعهد مطلع بودید یا خیر، تعلق میگیرد.
چکلیستی که هیچکس به شما نمیدهد
برای اولین استخدام در یک ایالت واقعاً جدید، توالی معمولی به این صورت است:
- صلاحیت خارجی با دفتر وزیر امور خارجه ایالت — ثبت یک نهاد خارج از ایالت برای انجام قانونی تجارت در آنجا. این معمولاً بسته به ایالت از چند روز تا چند هفته طول میکشد.
- حساب کسر مالیات بر درآمد ایالتی — یک ثبت نام جداگانه از EIN فدرال شما، که قبل از اینکه بتوانید به طور قانونی مالیات بر درآمد ایالتی را از حقوق آن کارمند کسر کنید، الزامی است.
- ثبت بیمه بیکاری ایالتی (SUTA) — نرخ مالیات بیکاری و حساب شما را برای آن ایالت تعیین میکند.
- پوشش غرامت کارگران — اکثر ایالتها این را قبل از اولین روز کاری یک کارمند الزامی میکنند، و اگر از قبل بیمهنامه دارید، شرکت بیمه شما باید به طور رسمی ایالت جدید را به آن اضافه کند.
- گزارش استخدام جدید — تقریباً هر ایالت از کارفرمایان میخواهد که استخدامهای جدید را ظرف چند روز به یک آژانس ایالتی گزارش دهند، که به پایگاههای داده اجرای نفقه کودک تغذیه میکند.
- پروندهها و تمدیدهای جاری — گزارشهای سالانه، پروندههای مالیات حق امتیاز و نگهداری نماینده ثبتشده که پس از راهاندازی اولیه پایان نمییابند.
هر مرحله معمولاً در یک آژانس متفاوت قرار دارد، مهلت خاص خود را دارد و — مهمتر از آن — ساختار جریمه خاص خود را برای از دست دادن آن دارد. این همان تکهتکهشدنی است که ابزارهای اتوماسیون انطباق مانند Mosey برای حل آن ساخته شدهاند و دلیل آن است که یک شرکت حقوق و دستمزد به اندازه کافی همپوشانی میبیند تا یکی را به طور کامل خریداری کند.
این چه معنایی برای شما دارد اگر در حال گسترش هستید
اگر کسبوکار شما از طریق استخدامهای از راه دور، مکانهای اداری جدید یا صرفاً رشد فروش به ایالتهای جدید در حال گسترش است، چند نکته عملی:
- منتظر نمانید تا یک مشکل شما را مجبور به ثبت نام کند. بهترین زمان برای ثبت نام در یک ایالت جدید قبل از اولین حقوق یا اولین فروشی است که از ارتباط عبور میکند، نه پس از رسیدن یک اخطار دیرکرد.
- تعهدات انطباق را مانند مهلتهایی که پول واقعی به آنها متصل است پیگیری کنید — زیرا آنها همینطور هستند. هزینههای ثبت نام، مالیاتهای حق امتیاز و نرخهای بیمه بیکاری همه هزینههای واقعی و مکرر فعالیت در یک ایالت هستند، نه صرفاً کاغذبازی یکباره.
- ادغام در این دسته در راه است. چه از Gusto استفاده کنید یا نه، انتظار داشته باشید که پلتفرمهای بیشتری از حقوق و دستمزد، منابع انسانی و حسابداری ویژگیهای اتوماسیون انطباق را بستهبندی کنند، زیرا بازار به وضوح نشان داده است که این مشکلی است که ارزش حل کردن در مقیاس را دارد، نه اینکه به صاحبان فردی و حسابدارانشان واگذار شود.
- یک ثبت نام از دست رفته یک بدهی است، نه فقط یک ناراحتی. نهادهای خارجی ثبتنشده میتوانند حق اجرای قراردادها در دادگاههای آن ایالت را از دست بدهند، با مالیاتها و جریمههای معوقه مواجه شوند و در برخی موارد افسران میتوانند شخصاً مسئول تعهدات پرداختنشده ایالتی شوند.
با رشد خود، امور مالی چندایالتی خود را سازماندهی کنید
هر ایالت جدیدی که به آن گسترش مییابید، نرخهای مالیاتی، مهلتهای پرونده و شماره حسابهای خاص خود را برای پیگیری اضافه میکند — و این پیچیدگی تنها در صورتی تشدید میشود که سوابق مالی زیربنایی شما از قبل تمیز و خوب ساختاردهی نشده باشند. Beancount.io حسابداری متنساده را ارائه میدهد که به شما شفافیت کامل و یک ردپای حسابرسی کامل در تمام نهادها و حوزههای قضایی، بدون قفل فروشنده میدهد. هماکنون به صورت رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متنساده روی میآورند.