یک مهندس نرمافزار در تامپا هر روز صبح وارد سیستم میشود، در چند جلسه Zoom شرکت میکند، کدهایی را ارسال میکند و هرگز قدم به منهتن نمیگذارد. دفتر مرکزی کارفرمای او در آنجاست. وقتی ماه آوریل فرا میرسد، او یک فرم W-2 نیویورک را دریافت میکند که در آن مالیات بر درآمد ایالتی برای هر روزی که کار کرده کسر شده است — با وجود اینکه او صفر روز را در نیویورک سپری کرده است. به عجیبترین گوشه لیست حقوق و دستمزد آمریکا خوش آمدید: قانون "راحتی کارفرما" (convenience of the employer).
تعدادی از ایالتها از کارکنان دورکار به گونهای مالیات میگیرند که گویی پشت میزی در دفتر کار نشستهاند، صرفنظر از اینکه کارمند به صورت فیزیکی از کجا وارد سیستم شده است. قدمت این قانون به دههها قبل از پاندمی بازمیگردد، اما انفجار دورکاری، یک دکترین آرام را به یکی از گرانترین غافلگیریهای مالیاتی تبدیل کرد که یک کارمند دورکار — یا یک کارفرمای فعال در چند ایالت — میتواند با آن مواجه شود. در مه ۲۰۲۵، دادگاه تجدیدنظر مالیاتی نیویورک بار دیگر در پرونده طولانیمدت زلینسکی (Zelinsky) بر این قانون صحه گذاشت و اعلام کرد که قانون راحتی کارفرما تا سال ۲۰۲۶ و پس از آن پابرجا خواهد بود.
اگر در یک ایالت زندگی میکنید و برای کارفرمایی کار میکنید که دفتر مرکزی آن در ایالت دیگری است، این مقاله مکانیسمها، وضعیت ایالت به ایالت، نحوه جبران (یا عدم جبران) مالیات مضاعف توسط توافقات دوجانبه و اعتبارات اقامتی، و آنچه کارفرمایان باید در سال ۲۰۲۶ کسر کنند را بررسی میکند.
قانون راحتی کارفرما دقیقاً چه میگوید
در اکثر ایالتها، دستمزدها به مکانی که کارمند به صورت فیزیکی کار را انجام میدهد نسبت داده میشوند. اگر در تگزاس زندگی و کار میکنید، درآمد شما منشأ تگزاسی دارد. اگر سه روز در هفته به ایلینوی رفت و آمد میکنید، آن روزها دارای منشأ ایلینوی هستند.
قانون راحتی کارفرما این پیشفرض را برای دورکاران تغییر میدهد. اگر یک کارمند غیرمقیم به جای "ضرورت" برای کارفرما، برای "راحتی خود" به صورت دورکاری فعالیت کند، روزهایی که در خانه کار شده است همچنان به عنوان روزهای کاری در ایالت کارفرما تلقی میشود. کارمند در آنجا بدهکار مالیات بر درآمد خواهد بود و کارفرما باید مالیات را مطابق با آن کسر کند.
منطق اولیه این قانون محدود بود: این قانون مانع از آن میشد که مدیران مستقر در نیویورک ادعا کنند خانه تابستانی آنها در ورمونت یک "شعبه" است تا از مالیات نیویورک فرار کنند. کاربرد مدرن آن اصلاً محدود نیست. پس از سال ۲۰۲۰، همین مقررات شامل مهندسان نرمافزار، حسابداران، دستیاران حقوقی و اساتید دانشگاهی میشود که صرفاً به طور تصادفی در جای دیگری زندگی میکنند.
قبولی در آزمون "ضرورت" (necessity) بسیار دشوار است. طبق مقررات نیویورک (20 NYCRR 132.18(a))، دفتر خانگی یک کارمند تنها در صورتی واجد شرایط میشود که کار نتواند در دفتر کارفرما انجام شود — به این معنی که کارفرما به دلایل تجاری خود به آن محل دورافتاده نیاز داشته باشد. راحتی برای کارگر، خانواده کارگر، رفت و آمد، یا حتی بسته بودن کامل دفتر نیویورک کافی نیست. حکم دادگاه در مه ۲۰۲۵ مجدداً تأیید کرد که حتی زمانی که دفتر کارفرما در طول دوره کووید به صورت فیزیکی بسته بود، روزهایی که یک استاد ساکن کنتیکت از خانه کار میکرد، همچنان به عنوان روزهای کاری نیویورک محسوب میشد.
کدام ایالتها در سال ۲۰۲۶ آن را اجرا میکنند
در حال حاضر هشت ایالت نسخهای از این قانون را اجرا میکنند، هرچند سختگیری آنها متفاوت است:
- نیویورک — تهاجمیترین مجری. یک آزمون "ضرورت" سختگیرانه را اعمال میکند و هر ساله افراد با درآمد بالا که آدرس خارج از ایالت دارند را حسابرسی میکند.
- پنسیلوانیا — این قانون را به طور گسترده برای دورکاران غیرمقیمِ کارفرمایان پنسیلوانیا اعمال میکند.
- دلاور — دارای قانون راحتی دیرینه، به ویژه برای کارکنان بخش مالی و کارتهای اعتباری که دفتر مرکزی آنها در ویلمینگتون است.
- نبراسکا — این قانون را برای غیرمقیمهای کارفرمایان نبراسکا اعمال میکند.
- کنتیکت — در سال ۲۰۱۹ یک نسخه "متقابل" را تصویب کرد. این قانون تنها زمانی فعال میشود که کارمند در ایالت دیگری زندگی کند که خود آن ایالت قانون راحتی داشته باشد (نیویورک، پنسیلوانیا، دلاور یا نبراسکا). در غیر این صورت، کنتیکت منشأ درآمد را بر اساس جایی که کار فیزیکی انجام شده است تعیین میکند.
- آرکانزاس — این قانون را اعمال میکند، اگرچه اجرای آن کمتر تهاجمی است.
- نیوجرسی — در سال ۲۰۲۳ یک قانون راحتی متقابل را تصویب کرد که مشابه رویکرد کنتیکت است.
- آلاباما و اورگان — نسخههای محدودتری را در شرایط خاص اعمال میکنند.
اگر دفتر مرکزی کارفرمای شما در هر یک از این ایالتها باشد و شما در خانهای در ایالتی کار میکنید که قانون راحتی ندارد، ممکن است برای هر روز کاری — حتی روزهایی که در آشپزخانه خود گذراندهاید — با قبض مالیاتی در ایالت کارفرما مواجه شوید.
تصمیم زلینسکی و چرا برای سال ۲۰۲۶ اهمیت دارد
پروفسور ادوارد زلینسکی در دانشکده حقوق کاردوزو در شهر نیویورک تدریس میکند. او در کنتیکت زندگی میکند. او قبل از پاندمی حدود دو روز در هفته از خانه کار میکرد و در طول تعطیلیهای کووید مجبور شد کاملاً دورکار شود. او از نیویورک برای بازپرداخت مالیات مربوط به آن روزهای کار در خانه شکایت کرد.
او در مرحله اول در سال ۱۹۹۹ باخت. او در مرحله دوم در مه ۲۰۲۵ باخت. دادگاه تجدیدنظر مالیاتی اعلام کرد که او "حداقل تماس کافی" با نیویورک داشته است تا فرآیند دادرسی عادلانه (due process) رعایت شود، زیرا او از طریق کارفرمای مستقر در نیویورک خود، از بازار اقتصادی نیویورک بهرهمند شده است. بسته بودن دفتر فیزیکی کارفرمای او در طول دوره کووید اهمیتی نداشت. این واقعیت که او کمتر از ۱۰٪ از روزهای کاری خود را در نیویورک سپری کرده بود، اهمیتی نداشت. قانون راحتی برای تکتک روزهای کاری در خانه اعمال شد.
زلینسکی اعلام کرده است که درخواست تجدیدنظر خواهد داد، اما در حال حاضر پیام به کارکنان دورکار کاملاً روشن است: کارفرمای نیویورکی به اضافه دفتر خانگی مساوی است با مالیات نیویورک بر ۱۰۰٪ دستمزد شما، با استثنائات بسیار محدود.
مالیات مضاعف چگونه اتفاق میافتد — و اعتبار مالیاتی اقامت چگونه سعی در رفع آن دارد
این بخش دردناک ماجراست. ایالت محل اقامت کارگر نیز میخواهد بر همان درآمد مالیات وضع کند، زیرا ایالتهای محل اقامت، ساکنان خود را بر اساس درآمد جهانیشان مشمول مالیات میکنند.
راه حل استاندارد، اعتبار مالیاتی اقامت (Resident Credit) است: ایالت محل سکونت شما به شما اجازه میدهد برای مالیات بر درآمدی که عملاً به ایالت دیگری برای همان درآمد پرداخت شده است، درخواست اعتبار (تخفیف مالیاتی) کنید. از لحاظ نظری، کارگر فقط نرخ بالاتر از میان نرخهای دو ایالت را پرداخت میکند و هرگز مالیاتها روی هم انباشته نمیشوند.
در عمل، سه مورد این محاسبات را بر هم میزند:
۱. سقف اعتبار، برابر با مالیات خود ایالت محل سکونت بر آن درآمد است. اگر نرخ ایالت نیویورک ۶.۸۵٪ و نرخ ایالت محل سکونت شما ۵٪ باشد، شما ۵٪ اعتبار دریافت میکنید و عملاً مابهالتفاوت ۱.۸۵٪ را به نیویورک پرداخت میکنید. شما هرگز پولی از ایالت محل سکونت خود پس نمیگیرید. ۲. برخی ایالتهای محل سکونت، در صورتی که ادعای ایالت دیگر را «نابهجا» بدانند، از اعطای اعتبار خودداری میکنند. تعداد کمی از ایالتها تاریخی این موضع را داشتهاند که تخصیص منابع بر اساس «قانون تسهیلات» (Convenience Rule)، جزو «مالیات قانوناً بدهکار» به ایالت دیگر محسوب نمیشود و این امر باعث میشود کارگر دچار مالیات مضاعف کامل شود. اصلاحات سال ۲۰۲۳ نیوجرسی تا حدی برای مقابله با این موضوع طراحی شده بود. ۳. مالیات شهری همیشه مشمول اعتبار نمیشود. شهر نیویورک و یانکرز از ساکنان خود مالیات میگیرند اما از افراد غیرمقیم نه؛ بنابراین ساکن شهر نیویورک، علاوه بر مالیات ایالتی، مالیات شهر نیویورک را نیز پرداخت میکند. ساکن کنتیکت که برای مقاصد ایالتی مشمول قانون تسهیلات شده است، لزومی به پرداخت مالیات شهر نیویورک ندارد — اما تداخل در سطح ایالتی به تنهایی برای آسیب رساندن کافی است.
اگر ایالت محل سکونت شما با ایالت محل کار توافقنامه متقابل (Reciprocity Agreement) داشته باشد، قانون تسهیلات باز هم به نفع شما نخواهد بود. پیمانهای متقابل معمولاً به کارفرمایان میگویند که فقط برای ایالت محل سکونت مالیات کسر کنند — اما معامله متقابل یک توافق جداگانه بین ایالتهاست و ایالتهایی که قانون تسهیلات دارند معمولاً در آن شرکت نمیکنند. پیمانهای نیوجرسی-پنسیلوانیا، ایلینوی-ویسکانسین و دی.سی-مریلند-ویرجینیا نمونههایی از معاملات متقابل واقعی و فعال هستند. نیویورک هیچ توافق قابل توجهی ندارد.
توافقنامههای متقابل: یک نقشه کوتاه
برای کارگرانی که کارفرمایشان در ایالتی با توافقنامه متقابل است، تصویر بسیار سادهتر است. معامله متقابل میگوید: اگر در ایالت الف زندگی میکنید و در ایالت ب کار میکنید و دو ایالت توافقنامه دارند، فقط ایالت الف مالیات کسر و دریافت میکند. کارفرما یک فرم معافیت از کسر مالیات (اغلب یک فرم تکبرگی) را به سازمان امور مالیاتی ایالت ب ارائه میدهد.
جفتهای متقابل رایج که در سال ۲۰۲۶ اهمیت دارند:
- پنسیلوانیا با ایندیانا، مریلند، نیوجرسی، اوهایو، ویرجینیا و ویرجینیای غربی توافق متقابل دارد — اما پنسیلوانیا همچنان قانون تسهیلات خود را برای کارگران در ایالتهای خارج از این توافقنامهها اعمال میکند.
- ایلینوی با آیووا، کنتاکی، میشیگان و ویسکانسین توافق متقابل دارد.
- ویرجینیا با دی.سی، کنتاکی، مریلند، پنسیلوانیا و ویرجینیای غربی توافق متقابل دارد.
- نیوجرسی فقط با پنسیلوانیا توافق متقابل دارد.
- دی.سی برای ساکنان خود با تمام ایالتها توافق متقابل دارد، زیرا دی.سی نمیتواند از افراد غیرمقیم مالیات بگیرد.
هیچیک از ایالتهای نیویورک، دلاور، نبراسکا، کنتیکت یا آرکانزاس توافق متقابل گستردهای ندارند. ساکن کنتیکت که به صورت دورکاری برای کارفرمای نیویورکی کار میکند، اظهارنامه غیرمقیم نیویورک را پر میکند، اعتبار اقامت را در اظهارنامه کنتیکت لحاظ میکند و نرخ بالاتر از میان دو ایالت را میپردازد.
وظایف کارفرما
برای شرکتی که چکهای حقوق و دستمزد را صادر میکند، این قوانین تعهدات انطباق واقعی ایجاد میکند. در سال ۲۰۲۶، کارفرمایانی که در چندین ایالت فعالیت دارند باید اقدامات زیر را انجام دهند:
به محض شروع کارمند در یک ایالت جدید، نکسوس (رابطه مالیاتی) کسر مالیات ایجاد کنید. وجود یک کارمند دورکار تماموقت در یک ایالت جدید به طور کلی نکسوس کسر مالیات برای آن ایالت ایجاد میکند. کارفرما باید در اداره درآمدهای آن ایالت ثبتنام کند، اظهارنامههای دورهای کسر مالیات را ارسال کند و فرم W-2 را برای گزارش دستمزدهای آن ایالت صادر کند.
تحلیل قانون تسهیلات را برای هر کارمند دورکار انجام دهید. برای کارکنان ایالتهای نیویورک، پنسیلوانیا، دلاور، نبراسکا و آرکانزاس که برای کارفرمایان خارج از ایالت کار میکنند — یا کارکنان خارج از ایالت که برای کارفرمایان داخل این ایالتها کار میکنند — کارفرما باید تصمیم بگیرد که منبع دستمزد را ایالت دفتر در نظر بگیرد یا ایالت محل سکونت. پیشفرض در ایالتهای دارای قانون تسهیلات، تخصیص به ایالت دفتر است. تغییر این وضعیت نیازمند شواهد مستند از «ضرورت» است — بسته بودن دفتر کافی نیست؛ شرح وظایف کتبی که تصریح کند نقش باید از یک مکان خاص در خارج از ایالت انجام شود، به پذیرش نزدیکتر است.
در صورت تردید، کسر مالیات دوگانه را مدیریت کنید. زمانی که ایالت محل سکونت کارگر و ایالت دارای قانون تسهیلات هر دو تقاضای کسر مالیات دارند، برخی کارفرمایان از هر دو کسر میکنند و اجازه میدهند کارمند در پایان سال از طریق اعتبار اقامت آن را تسویه کند. برخی دیگر فقط برای ایالت دارای قانون تسهیلات کسر میکنند و به کارمند در مورد نحوه درخواست اعتبار آموزش میدهند. روش اول برای کارفرما ایمنتر است؛ روش دوم برای جریان نقدی کارمند مناسبتر است.
بیمه بیکاری ایالتی (SUI) را فراموش نکنید. SUI بر اساس تست چهار عاملی فدرال «بومیسازی کار» تخصیص مییابد، نه قانون تسهیلات. SUI تقریباً همیشه به ایالتی تعلق میگیرد که کارمند دورکار به صورت فیزیکی در آنجا کار میکند، حتی اگر مالیات بر درآمد به ایالت دفتر تعلق گیرد. این بدان معناست که یک کارمند ممکن است باعث ثبت اظهارنامه مالیات بر درآمد در دو ایالت و اظهارنامه SUI در ایالت سوم شود. کارفرمای نیویورکی با کارمند دورکار در فلوریدا، SUI فلوریدا را پرداخت میکند (فلوریدا مالیات بر درآمد ندارد، بنابراین کسر مالیات بر درآمد وجود ندارد) اما مالیات بر درآمد نیویورک را برای هر روز کاری کسر میکند.
در صورت نیاز به عنوان یک نهاد خارجی ثبتنام کنید. بسیاری از ایالتها از کارفرمای خارج از ایالت که دارای کارمند مقیم است میخواهند قبل از افتتاح حسابهای حقوق و دستمزد، نزد وزیر ایالت (Secretary of State) به عنوان یک نهاد خارجی (Foreign Entity) ثبتنام کند. این مرحلهای جدا از ثبتنام در اداره درآمد است.
همه چیز را مستند کنید. گزارشهای تاریخدار محل کار، دفترچههای راهنمای کارکنان که سیاستهای دورکاری را توصیف میکنند و مبنای قانونی برای هرگونه تعیین «ضرورت» را نگه دارید. حسابرسان نیویورک معمولاً سه تا پنج سال بعد درخواست این سوابق را میدهند.
اقدامات عملی برای کارگرانی که گرفتار این قانون شدهاند
اگر در یک ایالت زندگی میکنید و برای کارفرمایی در ایالتی با «قانون راحتی» (Convenience State) کار میکنید، چند اقدام میتواند آسیبها را کاهش دهد:
۱. هر سال یک اظهارنامه مالیاتی غیرمقیم در ایالت محل دفتر پر کنید، حتی اگر کارفرمای شما قبلاً مالیات W-2 را در آنجا کسر کرده باشد. نادیده گرفتن این اظهارنامه تضمین میکند که نمیتوانید در ایالت محل زندگی خود ادعای اعتبار مالیاتی کنید. ۲. در اظهارنامه ایالت محل سکونت خود، اعتبار اقامتگاهی را مطالبه کنید. از کاربرگ مربوط به «اعتبار مالیات بر درآمد پرداخت شده به ایالتی دیگر» استفاده کنید. یک کپی از اظهارنامه غیرمقیم را پیوست نمایید. ۳. هر روز کاری را در داخل و خارج از ایالت محل دفتر پیگیری کنید. یک صفحهگسترده شامل تاریخ، مکان و دلیل، سابقهای قابل دفاع است. برخی ایالتها خروجی تقویم از Outlook یا Google به همراه شواهد موقعیت جغرافیایی (Geolocation) را میپذیرند. ۴. در مورد زبان صریح «ضرورت» با کارفرمای خود مذاکره کنید. اگر شرکت شما را برای نقشی استخدام میکند که مستلزم حضور فیزیکی شما در ایالت محل سکونتتان است — برای یک مشتری منطقهای، در یک منطقه نظارتی، یا به این دلیل که این نقش جایگزین یک دفتر محلی میشود — آن را به صورت کتبی ثبت کنید. این تنها راه واقعبینانه برای رهایی کامل از قانون «راحتی کارفرما» است. ۵. اگر قصد جابجایی دارید، اقامتگاه قانونی خود را با دقت بررسی کنید. اگر محل سکونت خود را از یک ایالت دارای قانون راحتی با مالیات بالا به ایالتی بدون مالیات بر درآمد تغییر دهید، قانون راحتی همچنان شامل تمام روزهای کاری برای کارفرمای سابق میشود. این تغییر تنها زمانی سودمند است که کارفرمای خود را نیز تغییر دهید، یا اگر کارفرمای شما به طور رسمی ساختار نقش شما را به عنوان «ضروری» در خارج از ایالت بازنگری کند.
چه چیزهایی ممکن است تغییر کند
تلاشهای اصلاحی سالهاست که متوقف شده است. «قانون فدرال عدالت مالیاتی کارگران چندایالتی» که قوانین راحتی ایالتی را ملغی میکند، بارها بدون تصویب ارائه شده است. نیوهمپشایر در طول دوران کووید به دلیل یک قانون موقت دورکاری از ماساچوست شکایت کرد و در دادگاه عالی شکست خورد، چرا که دادگاه از پذیرش پرونده خودداری کرد.
محتملترین تغییر در کوتاهمدت این است که دادگاه عالی ایالات متحده در نهایت به یک فرجامخواهی به سبک زلینسکی (Zelinsky-style) بر اساس «بند تجارت» (Commerce Clause) رسیدگی کند. تا آن زمان، انتظار داشته باشید که قانون راحتی همچنان اعمال شود — و انتظار داشته باشید ایالتهای بیشتری یا نسخه مخصوص خود را بپذیرند (تا درآمد حاصل از کارفرمایان مقیم خود را حفظ کنند) یا قوانین متقابل «اگر شما از ساکنان ما به این شکل مالیات بگیرید، ما هم از ساکنان شما مالیات میگیریم» را تصویب کنند، همانطور که کنتیکت و نیوجرسی انجام دادهاند.
سوابق چندایالتی خود را شفاف نگه دارید
اگر به صورت دورکار در ایالتهای مختلف فعالیت میکنید یا شرکتی را اداره میکنید که کارکنان آن در چندین ایالت پراکنده هستند، «ردپای حسابرسی» (Audit Trail) همه چیز است. شما به یک گزارش روزانه از محل کار، تفکیک دقیق دستمزدها بر اساس ایالت و توانایی بازسازی جزئیات حقوق و دستمزد سه تا پنج سال گذشته در صورت درخواست سازمان مالیاتی نیاز دارید. Beancount.io حسابداری متنساده را با کنترل نسخه کامل و یک ردپای حسابرسی شفاف فراهم میکند — بدون پایگاه داده اختصاصی، بدون وابستگی به فروشنده، و با قابلیت بازرسی هر ورودی در یک ویرایشگر متن. برای دورکارانی که روزهای کاری را در ایالتهای مختلف پیگیری میکنند، یا کسبوکارهایی که حقوق و دستمزد چندایالتی و اعتبارات مالیاتی را مدیریت میکنند، این شفافیت یک حسابرسی استرسزا را به یک پرسوجوی پنج دقیقهای تبدیل میکند. رایگان شروع کنید و همان دقتی را به امور مالی خود بیاورید که IRS و سازمانهای مالیاتی ایالتی به امور شما میآورند.