Previsión del Flujo de Caja: El Método de Previsión Rotatoria de 13 Semanas

Esta guía proporciona un método sencillo, con calidad de CFO, para gestionar la liquidez de su empresa. Al construir una previsión rotatoria de flujo de caja de 13 semanas, puede ver su disponibilidad de efectivo por semana, dirigir estratégicamente los cobros y pagos, y eliminar sorpresas financieras. Es un sistema creado para fundadores que funciona en perfecta armonía con su libro mayor de Beancount.

¿Por Qué 13 Semanas?​

Una previsión de 13 semanas es el estándar de oro para la gestión operativa del efectivo por varias razones clave:

• Control a Corto Plazo: Cubre aproximadamente un trimestre empresarial, dándole una visión clara de su liquidez inmediata. Este horizonte es lo suficientemente largo como para incluir 2–3 ciclos de nómina, remesas de impuestos y plazos de pago típicos de proveedores, pero lo suficientemente corto como para seguir siendo muy preciso y práctico.
• Vista de Ingresos y Egresos: La previsión utiliza el "método directo", centrándose puramente en el efectivo que entra y sale. No se trata de contabilidad de devengo o rentabilidad; se trata de lo que realmente llegará o saldrá de su cuenta bancaria, asegurando que la previsión se vincule directamente a su saldo bancario.
• Rotatoria, No Estática: No es un presupuesto único. Cada semana, elimina la semana que acaba de pasar, añade una nueva semana al final (semana 13) y actualiza sus supuestos. Esto mantiene constante el horizonte de previsión, convirtiendo la previsión en una disciplina dinámica y semanal.

Lo Que Construirás​

1. Una Única Hoja de Cálculo: El núcleo del sistema es una hoja con 13 columnas (Semana 1 hasta Semana 13) y secciones claramente definidas: Efectivo Inicial, Ingresos, Egresos, Efectivo Neto y Efectivo Final.
2. Mapeo de Categorías: Un sistema sencillo para mapear las transacciones de su libro mayor a las categorías de previsión (por ejemplo, todos los pagos de Stripe se mapean a "Ingresos de Clientes"; los pagos de Gusto se mapean a "Nómina").
3. Un Ritmo Semanal: Un proceso repetible para actualizar la previsión, realizar un seguimiento de la variación (previsión vs. real) y un conjunto de activadores predefinidos para tomar medidas cuando se alcanzan los umbrales financieros.

Estructura (Las Filas Que Necesita)​

Su hoja de previsión debe estar estructurada con las siguientes filas para capturar todos los movimientos de efectivo.

• Saldo de Caja Inicial (Debe coincidir con el Saldo de Caja Final de la semana anterior)

• Ingresos (Entrada de Efectivo)

  • Ingresos de Clientes: Efectivo que espera cobrar de las facturas existentes (Cuentas por Cobrar).
  • Nuevas Reservas/Pagos Anticipados: Pagos iniciales que espera de nuevos acuerdos que se cierren dentro del plazo de 13 semanas.
  • Otras Entradas: Cualquier otro efectivo que entre, como devoluciones de impuestos, ingresos por intereses o financiación mediante subvenciones.

• Egresos (Salida de Efectivo)

  • Nómina: El coste total en efectivo, incluyendo el pago neto a los empleados y todos los impuestos sobre la nómina a cargo del empleador.
  • Contratistas & Freelancers: Pagos a no empleados.
  • Nube/Hosting (COGS): Costes de infraestructura principal como AWS, GCP, etc.
  • SaaS/Herramientas: Todas sus suscripciones de software.
  • Marketing: Gasto en publicidad, honorarios de agencias y otros costes relacionados con la marca.
  • Alquiler/Oficina: Costes de oficina física.
  • Legal & Contabilidad: Honorarios de servicios profesionales.
  • Hardware/Capex: Compras de ordenadores portátiles y otros equipos.
  • Remesas del Impuesto sobre las Ventas: Pagos del impuesto sobre las ventas recaudado a las agencias gubernamentales.
  • Servicio de la Deuda: Pagos de principal e intereses de cualquier préstamo.
  • Gastos Extraordinarios: Pagos abultados e infrecuentes, como primas de seguros anuales o depósitos de seguridad.

• Flujo de Caja Neto (= Ingresos Totales − Egresos Totales)

• Saldo de Caja Final (= Saldo de Caja Inicial + Flujo de Caja Neto)

La Mecánica Rotatoria (Copie Estas Fórmulas)​

La lógica de la previsión rotatoria es simple y poderosa.

• Efectivo Inicial (Semana n) = Efectivo Final (Semana n−1)
• Efectivo Neto (Semana n) = Σ Ingresos (Semana n) − Σ Egresos (Semana n)
• Efectivo Final (Semana n) = Efectivo Inicial (Semana n) + Efectivo Neto (Semana n)

Su Ritmo Semanal del Lunes Por la Mañana:

1. Rotar la Ventana: Mueva toda la previsión hacia adelante una semana. La antigua Semana 2 se convierte en la nueva Semana 1. Elimine la semana que acaba de pasar y añada una nueva Semana 13 al final.
2. Actualizar con Datos Reales: Reemplace la previsión de la semana pasada con los movimientos de efectivo reales de su banco y libro mayor.
3. Reestimar el Futuro: Actualice su previsión para las próximas 2–4 semanas con la información más reciente que tenga (facturas recién enviadas, pagos a proveedores próximos, fechas de nómina confirmadas).

Mapeo de Beancount a Su Previsión​

• Fuente de Datos Reales de Efectivo: Sus datos reales semanales son la suma de todas las contabilizaciones en Assets:Bank:* y los pagos de Liabilities:CreditCard:*, agrupados por fecha.
• Categorías de Ingresos: Mapee los pagos de Stripe, PayPal, etc., a su línea de "Ingresos de Clientes". Mapee las entradas no operativas a "Otros".
• Categorías de Egresos: Cree un mapeo sencillo de proveedores a sus categorías de previsión. Por ejemplo, AWS y GCP se mapean a "Nube/Hosting"; Gusto o ADP se mapean a "Nómina"; su bufete de abogados se mapea a "Legal/Contabilidad".
• Gestión del Impuesto sobre las Ventas: Aunque el impuesto sobre las ventas no es un ingreso, es un elemento del flujo de caja. Trate la recaudación del impuesto sobre las ventas como un ingreso de efectivo y la remesa al gobierno como un egreso. El impacto en los ingresos reside en sus libros de devengo, pero el movimiento de efectivo importa aquí.

Consejo: Mantenga una pequeña pestaña de "Mapeo de Proveedores" en su hoja de cálculo. Esto asegura que clasifique los pagos a proveedores de forma consistente de mes a mes, lo cual es crucial para un análisis de varianza preciso.

El Ritmo de Actualización (30–45 Minutos Semanales)​

1. Extraer Datos Reales (15 min): Descargue las transacciones de sus cuentas bancarias y tarjetas de crédito. Confirme que su "Efectivo Final" para la semana anterior coincide perfectamente con su saldo bancario real. Esta conciliación es innegociable.
2. Revisar Cuentas por Cobrar (10 min): Enumere todas las facturas pendientes y colóquelas en la semana en la que espera el pago. Sea conservador y aplique retrasos de cobro realistas basados en el rendimiento pasado.
3. Revisar Cuentas por Pagar & Nómina (10 min): Coloque las fechas de vencimiento de todas las facturas próximas conocidas. Rellene previamente sus fechas y cantidades de nómina para todo el trimestre. Programe los egresos no críticos para los viernes para preservar la opcionalidad de efectivo durante la semana.
4. Reunión de Varianza (10 min): Compare brevemente la previsión de la semana pasada con los resultados reales. Observe las causas de cualquier diferencia significativa y decida si necesita ajustar sus reglas de previsión en el futuro.

Precisión y Toma de Decisiones​

Reglas Empíricas de Precisión​

• Semanas 1–2: Apunte a un error de ±5–10%. Estas fechas y cantidades deben ser muy ciertas.
• Semanas 3–6: Espere un error de ±10–20%. Este período será una mezcla de facturas conocidas y estimaciones basadas en patrones.
• Semanas 7–13: Esta parte de la previsión es direccional. Está impulsada por su pipeline de ventas y los gastos corrientes.

Códigos de Confianza: Para que la previsión sea más fácil de leer, marque cada fila de previsión con un código de confianza: Comprometido (por ejemplo, nómina, alquiler), Probable (por ejemplo, facturas a buenos clientes) o Potencial (por ejemplo, nuevos acuerdos del pipeline).

Activadores & Acciones (Decida Esto Por Adelantado)​

Una previsión es inútil sin un plan. Predefina sus acciones para cuando alcance ciertos umbrales.

• Mínimo de Caja: Por ejemplo, su regla podría ser "Debemos mantener un efectivo ≥ 1.5× la siguiente cantidad total de la nómina en todo momento". Si la previsión muestra que va a incumplir este mínimo, ejecute inmediatamente un plan preacordado, como una campaña de cobros y una pausa en todo gasto discrecional.
• Protección de la Disponibilidad: Por ejemplo, "Si el Efectivo Final en la Semana 13 implica menos de X meses de burn rate, iniciaremos nuestro plan de financiación". Esto podría implicar buscar una carta de intenciones, ofrecer a los clientes un descuento por el prepago de ingresos o recurrir a una línea de crédito.
• Regla de Gran Salida: Por ejemplo, "Cualquier egreso individual no relacionado con la nómina que sea superior al 5% de nuestro saldo de caja actual debe ser aprobado con dos semanas de antelación y tener un plan de respaldo".

Plantilla y Escenarios​

Conjunto de Categorías Simple (Para un SaaS en Etapa Semilla)​

• Ingresos: Ingresos de Clientes, Otras Entradas (intereses, reembolsos, subvenciones)
• Egresos: Nómina (neta + impuestos del empleador), Contratistas, Nube/Hosting (COGS), Software/SaaS (OpEx), Marketing (de pago/marca), Alquiler/Oficina, Legal/Contabilidad, Impuestos & Tasas, Servicio de la Deuda, Gastos Extraordinarios / Anuales
• Calculado: Efectivo Neto, Efectivo Final

Plantilla (Copiar a Su Hoja de Cálculo)​

Etiquete cada columna con la fecha de inicio de la semana (por ejemplo, 2025-08-18, 2025-08-25, etc.). Congele la fila de encabezado y la primera columna.

Alternativas de Escenarios (Manténgalo Ligero)​

Puede construir una planificación de escenarios simple sin crear un modelo complejo. Añada una celda de "alternativa" en la parte superior de su hoja para los impulsores clave. Por ejemplo:

• Alternativa de Días de Cobro: [1.0] (Cambie a 1.2 para modelar una desaceleración del 20% en los cobros)
• Alternativa de Nuevas Reservas: [1.0] (Cambie a 0.8 para modelar un incumplimiento del 20% con respecto al plan)

Multiplique las filas de previsión relevantes por estas alternativas para ver el impacto.

Aprendizaje y Evitar Errores​

Seguimiento de la Varianza (Haga que el Aprendizaje se Acumule)​

En la semana que acaba de cerrar, añada dos columnas: "Previsión de la Semana Pasada" y "Real". Calcule la varianza. Cuando revise, etiquete las razones de las principales diferencias: retraso en el cobro, deslizamiento del alcance, compra no planificada a un proveedor, cambio de calendario. Si el mismo tipo de varianza se repite, cambie la regla subyacente de su modelo. Por ejemplo, si los cobros se retrasan constantemente una semana, cambie su supuesto de retraso de cobro predeterminado de 21 días a 28 días.

Errores Comunes (Evite Estos)​

• Mezclar Devengo y Efectivo: Esta previsión es solo para efectivo. Los ingresos reconocidos, la depreciación y otros conceptos de devengo pertenecen a su libro mayor principal, no aquí.
• Olvidar los Gastos Anuales Abultados: Las primas de seguros anuales, las grandes renovaciones de SaaS y los pagos de impuestos trimestrales pueden ser grandes sorpresas. Prográmelos en su previsión tan pronto como los conozca.
• Ignorar el Efectivo del Impuesto sobre las Ventas: Incluso si es una obligación de paso, el efectivo está en su cuenta bancaria hasta que lo remita. Modele tanto la entrada como la salida.
• No Conciliar: Si el Efectivo Final de su previsión no coincide con su saldo bancario real, tiene un error de mapeo. Debe solucionarlo antes de poder confiar en la previsión.
• Sin Propietario Claro: Asigne a una persona la responsabilidad de actualizar la previsión cada semana. Nombre a un suplente para las vacaciones.

Integraciones Rápidas con Beancount​

• Plan de Cuentas: Mantenga sus categorías de efectivo limpias (por ejemplo, Assets:Bank:Checking, Liabilities:CreditCard:Amex). Esto hace que extraer los datos reales semanales sea trivial.
• Comprobaciones de Fava: Ejecute un Estado de Resultados en Fava con interval: week para verificar el burn rate previsto con su burn rate real reciente.
• Documentación: Cuando tenga un elemento extraordinario grande, adjunte el PDF de la factura en su carpeta documents/ de Beancount y enlace a él en la columna de notas de su previsión.

Paquete para la Junta/Inversores (Una Diapositiva)​

1. Gráfico: Un gráfico de líneas simple de su Efectivo Final por semana para las 13 semanas. Añada una línea horizontal que muestre su mínimo de caja.
2. Tabla: Una pequeña tabla que muestre los números de Efectivo Final de la S1–S13, más una lista con viñetas de las 5 principales entradas y salidas más grandes esperadas en el trimestre.
3. Notas: Algunos puntos con viñetas sobre los supuestos clave que han cambiado desde la última actualización y cualquier activador que haya alcanzado o espere alcanzar.