Прогнозиране на паричния поток: Метод на 13-седмичния плаващ (rolling) прогнозен период

Това ръководство предоставя прост, CFO-клас метод за управление на ликвидността на вашата компания. Чрез изграждане на 13-седмична плаваща парична прогноза, можете да видите периода на изчерпване на паричните средства (cash runway) по седмици, стратегически да управлявате събиранията и плащанията и да елиминирате финансовите изненади. Това е система, създадена за основатели, която работи в перфектна хармония с вашия Beancount счетоводен регистър.

Защо 13 седмици?​

13-седмичната прогноза е златен стандарт за оперативно управление на паричните средства по няколко ключови причини:

• Краткосрочен контрол: Тя обхваща приблизително едно бизнес тримесечие, давайки ви ясна представа за вашата непосредствена ликвидност. Този хоризонт е достатъчно дълъг, за да включва 2–3 цикъла на заплати, данъчни плащания и типични условия за плащане на доставчици, но достатъчно кратък, за да остане много точен и приложим.
• Преглед на постъпленията и плащанията: Прогнозата използва "директния метод", фокусирайки се чисто върху входящите и изходящите парични потоци. Това не е за начисляване на приходи и разходи или за рентабилност; става въпрос за това какво действително ще постъпи или напусне банковата ви сметка, гарантирайки, че прогнозата е пряко свързана с вашето банково салдо.
• Плаваща, а не статична: Това не е еднократен бюджет. Всяка седмица премахвате седмицата, която току-що е минала, добавяте нова седмица в края (седмица 13) и актуализирате вашите предположения. Това поддържа постоянния перспективен хоризонт, превръщайки прогнозирането в динамична, седмична дисциплина.

Какво ще изградите​

1. Единен електронна таблица: Ядрото на системата е един лист с 13 колони (Седмица 1 до Седмица 13) и ясно дефинирани секции: Начален паричен баланс, Постъпления, Плащания, Нетен паричен поток и Краен паричен баланс.
2. Категоризиране: Проста система за свързване на транзакции от вашия счетоводен регистър към прогнозните категории (напр. всички плащания от Stripe се свързват с "Постъпления от клиенти"; плащанията на Gusto се свързват със "Заплати").
3. Седмичен ритъм: Повтарящ се процес за актуализиране на прогнозата, проследяване на отклоненията (прогноза спрямо действителност) и набор от предварително зададени тригери за предприемане на действия, когато бъдат достигнати финансови прагове.

Структура (Необходимите редове)​

Вашата прогнозна таблица трябва да бъде структурирана със следните редове, за да улови всички парични движения.

• Начален паричен баланс (Това трябва да съответства на крайния паричен баланс от предходната седмица)

• Постъпления (Парични потоци)

  • Постъпления от клиенти: Пари, които очаквате да съберете от съществуващи фактури (Вземания от клиенти).
  • Нови поръчки/Предплащания: Авансови плащания, които очаквате от нови сделки, сключени в рамките на 13-седмичния период.
  • Други входящи потоци: Всички други входящи парични потоци, като възстановяване на данъци, приходи от лихви или финансиране с безвъзмездни средства.

• Плащания (Парични изходящи потоци)

  • Заплати: Пълната парична стойност, включително нетното заплащане на служителите и всички данъци върху заплатите, плащани от работодателя.
  • Изпълнители и фрийлансъри: Плащания към лица, които не са служители.
  • Облак/Хостинг (Себестойност на продажбите - COGS): Основни инфраструктурни разходи като AWS, GCP и др.
  • SaaS/Инструменти: Всички ваши софтуерни абонаменти.
  • Маркетинг: Разходи за реклама, такси за агенции и други разходи, свързани с марката.
  • Наем/Офис: Разходи за физически офис.
  • Юридически и счетоводни услуги: Такси за професионални услуги.
  • Хардуер/Капиталови разходи (Capex): Закупуване на лаптопи и друго оборудване.
  • Плащания на данък върху продажбите: Плащания на събран данък върху продажбите към държавни агенции.
  • Обслужване на дълга: Плащания както на главницата, така и на лихвите по всякакви заеми.
  • Еднократни плащания: Еднократни, редки плащания като годишни застрахователни премии или гаранционни депозити.

• Нетен паричен поток (= Общо постъпления − Общо плащания)

• Краен паричен баланс (= Начален паричен баланс + Нетен паричен поток)

Плаваща механика (Копирайте тези формули)​

Логиката на плаващата прогноза е проста и мощна.

• Начален паричен поток (Седмица n) = Краен паричен поток (Седмица n−1)
• Нетен паричен поток (Седмица n) = Σ Постъпления (Седмица n) − Σ Плащания (Седмица n)
• Краен паричен поток (Седмица n) = Начален паричен поток (Седмица n) + Нетен паричен поток (Седмица n)

Вашият седмичен ритъм в понеделник сутрин:

1. Превъртете прозореца: Преместете цялата прогноза напред с една седмица. Старата Седмица 2 става новата Седмица 1. Премахнете седмицата, която току-що е минала, и добавете нова Седмица 13 в края.
2. Актуализирайте с реални данни: Заменете прогнозата за миналата седмица с действителните парични движения от вашата банка и счетоводен регистър.
3. Преоценете бъдещето: Актуализирайте прогнозата си за следващите 2–4 седмици с най-новата информация, която имате (новоизпратени фактури, предстоящи плащания към доставчици, потвърдени дати за заплати).

Свързване от Beancount към вашата прогноза​

• Източник на действителните парични потоци: Вашите седмични реални данни са сумата от всички записи в Assets:Bank:* и плащания от Liabilities:CreditCard:*, групирани по дата.
• Категории за постъпления: Свържете плащанията от Stripe, PayPal и т.н. към реда "Постъпления от клиенти". Свържете неоперативните входящи потоци към "Други".
• Категории за плащания: Създайте просто свързване на доставчици към вашите прогнозни категории. Например, AWS и GCP се свързват с "Облак/Хостинг"; Gusto или ADP се свързват със "Заплати"; вашата адвокатска кантора се свързва с "Юридически/Счетоводни услуги".
• Обработване на данък върху продажбите: Въпреки че данъкът върху продажбите не е приход, той е елемент от паричния поток. Третирайте събирането на данък върху продажбите като парично постъпление, а плащането към правителството като изходящ паричен поток. Въздействието върху приходите е във вашите счетоводни книги на база начисление, но паричното движение е важно тук.

Съвет: Поддържайте малък раздел "Категоризиране на доставчици" в електронната си таблица. Това гарантира, че класифицирате плащанията на доставчици последователно от месец на месец, което е от решаващо значение за точен анализ на отклоненията.

Ритъм на актуализиране (30–45 минути седмично)​

1. Извличане на реални данни (15 мин): Изтеглете транзакции от вашите банкови сметки и кредитни карти. Уверете се, че вашият "Краен паричен поток" за предходната седмица съвпада перфектно с действителния ви банков баланс. Това съгласуване е задължително.
2. Преглед на вземанията от клиенти (10 мин): Избройте всички неизплатени фактури и ги поставете в седмицата, в която очаквате плащане. Бъдете консервативни и прилагайте реалистични закъснения при събирането въз основа на минали резултати.
3. Преглед на задълженията към доставчици и заплатите (10 мин): Поставете датите на падеж за всички известни предстоящи сметки. Предварително попълнете датите и сумите на заплатите си за цялото тримесечие. Подредете некритичните плащания за петък, за да запазите парична опционалност през седмицата.
4. Среща за отклоненията (10 мин): Накратко сравнете прогнозата за миналата седмица с действителните резултати. Отбележете причините за значителни разлики и решете дали трябва да коригирате правилата си за прогнозиране в бъдеще.

Точност и вземане на решения​

Правила за оценка на точността​

• Седмици 1–2: Стремете се към грешка от ±5–10%. Тези дати и суми трябва да бъдат много сигурни.
• Седмици 3–6: Очаквайте грешка от ±10–20%. Този период ще бъде комбинация от известни сметки и оценки, базирани на модели.
• Седмици 7–13: Тази част от прогнозата е насочваща. Тя се определя от вашия процес на продажби и текущите разходи.

Кодове за увереност: За да направите прогнозата по-лесна за четене, маркирайте всеки прогнозен ред с код за увереност: Потвърдено (напр. заплати, наем), Вероятно (напр. фактури към добри клиенти) или Потенциал (напр. нови сделки от процеса на продажби).

Тригери и действия (Решете ги предварително)​

Прогнозата е безполезна без план. Предварително дефинирайте вашите действия, когато достигнете определени прагове.

• Минимален паричен резерв: Например, вашето правило може да бъде "Трябва да поддържаме парични средства ≥ 1.5× сумата на следващата пълна заплата по всяко време." Ако прогнозата показва, че ще нарушите този резерв, незабавно изпълнете предварително договорен план, като например спринт за събиране на вземания и пауза на всички дискреционни разходи.
• Предпазен механизъм за времето до изчерпване на средствата: Например, "Ако крайният паричен поток в седмица 13 предполага по-малко от X месеца до изчерпване на средствата, ще инициираме нашия план за финансиране." Това може да включва търсене на предложение за условия, предлагане на отстъпка на клиентите за предплащане на приходи или теглене от кредитна линия.
• Правило за голям изходящ поток: Например, "Всяко единично плащане, което не е заплата, по-голямо от 5% от текущия ни паричен баланс, трябва да бъде одобрено две седмици предварително и да има резервен план."

Шаблон и сценарии​

Опростен набор от категории (За SaaS компания в начален етап)​

• Постъпления: Постъпления от клиенти, Други входящи потоци (лихви, възстановявания, безвъзмездни средства)
• Плащания: Заплати (нето + данъци на работодателя), Изпълнители, Облак/Хостинг (Себестойност на продажбите - COGS), Софтуер/SaaS (Оперативни разходи - OpEx), Маркетинг (Платен/Бранд), Наем/Офис, Юридически/Счетоводни услуги, Данъци и такси, Обслужване на дълга, Еднократни плащания / Годишни
• Изчислено: Нетен паричен поток, Краен паричен поток

Шаблон (Копирайте в електронната си таблица)​

Означете всяка колона с датата на начало на седмицата (напр. 2025-08-18, 2025-08-25 и т.н.). Замразете заглавния ред и първата колона.

Сценарийни превключватели (Поддържайте ги леки)​

Можете да изградите просто планиране на сценарии, без да създавате сложен модел. Добавете клетка за "превключване" в горната част на вашия лист за ключови фактори. Например:

• Превключвател за дните за събиране: [1.0] (Променете на 1.2, за да моделирате 20% забавяне в събиранията)
• Превключвател за нови поръчки: [1.0] (Променете на 0.8, за да моделирате 20% пропуск спрямо плана)

Умножете съответните редове на прогнозата по тези превключватели, за да видите въздействието.

Учене и избягване на грешки​

Проследяване на отклоненията (Направете ученето комплексно)​

В седмицата, която току-що приключи, добавете две колони: "Прогноза за миналата седмица" и "Действително". Изчислете отклонението. Когато преглеждате, маркирайте причините за големите разлики: забавяне на събирането, промяна в обхвата, непланирана покупка от доставчик, промяна във времето. Ако един и същ тип отклонение се повтаря, променете основното правило на вашия модел. Например, ако събиранията са последователно със седмица закъснение, променете вашето предположение за закъснение при събирането от 21 дни на 28 дни.

Чести грешки (Избягвайте ги)​

• Смесване на начисление и паричен поток: Тази прогноза е само за парични потоци. Признатите приходи, амортизацията и други концепции за начисляване принадлежат към вашия основен счетоводен регистър, а не тук.
• Забравяне на еднократните годишни плащания: Годишните застрахователни премии, големите подновявания на SaaS и тримесечните данъчни плащания могат да бъдат огромни изненади. Планирайте ги в прогнозата си веднага щом научите за тях.
• Игнориране на парите от данъка върху продажбите: Дори ако е транзитен пасив, парите са във вашата банкова сметка, докато не ги платите. Моделирайте както входящия, така и изходящия поток.
• Липса на ясно отговорно лице: Възложете на един човек отговорността за актуализиране на прогнозата всяка седмица. Назначете заместник за отпуски.

Бързи връзки към Beancount​

• Сметкоплан: Поддържайте паричните си категории чисти (напр. Assets:Bank:Checking, Liabilities:CreditCard:Amex). Това прави извличането на седмични реални данни тривиално.
• Проверки на Fava: Изпълнете отчет за приходите и разходите във Fava с interval: week, за да проверите прогнозната ви степен на изгаряне спрямо вашата скорошна действителна степен на изгаряне.
• Документация: Когато имате голям еднократен елемент, прикачете PDF файла с фактурата във вашата папка documents/ на Beancount и го свържете в колоната с бележки на вашата прогноза.

Пакет за борд/инвеститор (Един слайд)​

1. Графика: Обикновена линейна графика на вашия краен паричен поток по седмици за всичките 13 седмици. Добавете хоризонтална линия, показваща вашия минимален паричен резерв.
2. Таблица: Малка таблица, показваща числата на крайния паричен поток за С1–С13, плюс списък с водещите 5 най-големи входящи и изходящи потоци, очаквани през тримесечието.
3. Бележки: Няколко основни точки за ключови предположения, които са се променили от последната актуализация, и всички тригери, които сте достигнали или очаквате да достигнете.