Cashflow-Prognose: Die rollierende 13-Wochen-Methode

Dieser Leitfaden bietet eine einfache Methode auf CFO-Niveau zur Verwaltung der Liquidität Ihres Unternehmens. Durch den Aufbau einer rollierenden 13-Wochen-Cashflow-Prognose können Sie Ihren Cash-Runway pro Woche einsehen, Sammlungen und Zahlungen strategisch steuern und finanzielle Überraschungen vermeiden. Es ist ein System für Gründer, das perfekt mit Ihrem Beancount-Hauptbuch zusammenarbeitet.

Warum 13 Wochen?​

Eine 13-Wochen-Prognose ist der Goldstandard für das operative Cash-Management aus mehreren wichtigen Gründen:

• Kurzfristige Kontrolle: Sie deckt ungefähr ein Geschäftsquartal ab und gibt Ihnen einen klaren Überblick über Ihre unmittelbare Liquidität. Dieser Horizont ist lang genug, um 2–3 Gehaltsabrechnungszyklen, Steuerzahlungen und typische Zahlungsbedingungen der Lieferanten zu berücksichtigen, aber kurz genug, um hochgenau und umsetzbar zu bleiben.
• Sicht auf Einnahmen und Ausgaben: Die Prognose verwendet die "direkte Methode", die sich ausschließlich auf Bareinzahlungen und Barauszahlungen konzentriert. Es geht nicht um die periodengerechte Rechnungslegung oder Rentabilität; es geht darum, was tatsächlich auf Ihrem Bankkonto eingeht oder abgebucht wird, um sicherzustellen, dass die Prognose direkt mit Ihrem Bankguthaben übereinstimmt.
• Rollierend, nicht statisch: Dies ist kein einmaliges Budget. Jede Woche lassen Sie die gerade vergangene Woche fallen, fügen eine neue Woche am Ende hinzu (Woche 13) und aktualisieren Ihre Annahmen. Dadurch bleibt der zukunftsorientierte Horizont konstant und die Prognose wird zu einer dynamischen, wöchentlichen Disziplin.

Was Sie erstellen werden​

1. Eine einzelne Tabelle: Das Kernstück des Systems ist eine Tabelle mit 13 Spalten (Woche 1 bis Woche 13) und klar definierten Abschnitten: Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Netto-Cashflow und Endbestand.
2. Kategoriemapping: Ein einfaches System zur Zuordnung von Transaktionen aus Ihrem Hauptbuch zu den Prognosekategorien (z. B. alle Zahlungen von Stripe werden "Kundeneinnahmen" zugeordnet; Gusto-Zahlungen werden "Gehaltsabrechnung" zugeordnet).
3. Ein wöchentlicher Rhythmus: Ein wiederholbarer Prozess zur Aktualisierung der Prognose, zur Verfolgung der Varianz (Prognose vs. Ist) und eine Reihe vordefinierter Auslöser für Maßnahmen, wenn finanzielle Schwellenwerte erreicht werden.

Struktur (Die benötigten Zeilen)​

Ihre Prognosetabelle sollte mit den folgenden Zeilen strukturiert sein, um alle Geldbewegungen zu erfassen.

• Anfangsbestand (Dieser muss mit dem Endbestand der Vorwoche übereinstimmen)

• Einnahmen (Cash In)

  • Kundeneinnahmen: Bares, das Sie voraussichtlich aus bestehenden Rechnungen (Forderungen) einziehen werden.
  • Neue Buchungen/Vorauszahlungen: Vorauszahlungen, die Sie von neuen Abschlüssen innerhalb des 13-Wochen-Fensters erwarten.
  • Andere Zuflüsse: Alle anderen eingehenden Gelder, wie z. B. Steuerrückerstattungen, Zinserträge oder Zuschüsse.

• Ausgaben (Cash Out)

  • Gehaltsabrechnung: Die vollen Barkosten, einschließlich des Nettogehalts für die Mitarbeiter und aller Arbeitgeberseitigen Lohnsteuern.
  • Auftragnehmer & Freiberufler: Zahlungen an Nicht-Angestellte.
  • Cloud/Hosting (COGS): Wichtige Infrastrukturkosten wie AWS, GCP usw.
  • SaaS/Tools: Alle Ihre Software-Abonnements.
  • Marketing: Werbeausgaben, Agenturgebühren und andere markenbezogene Kosten.
  • Miete/Büro: Physische Büroflächenkosten.
  • Recht & Buchhaltung: Honorare für professionelle Dienstleistungen.
  • Hardware/Capex: Anschaffung von Laptops und anderer Ausrüstung.
  • Umsatzsteuerzahlungen: Zahlungen der erhobenen Umsatzsteuer an staatliche Stellen.
  • Schuldendienst: Sowohl Tilgungs- als auch Zinszahlungen auf Kredite.
  • Einmalige Zahlungen: Pauschale, unregelmäßige Zahlungen wie jährliche Versicherungsprämien oder Kautionen.

• Netto-Cashflow (= Gesamteinnahmen − Gesamtausgaben)

• Endbestand (= Anfangsbestand + Netto-Cashflow)

Die rollierende Mechanik (Kopieren Sie diese Formeln)​

Die Logik der rollierenden Prognose ist einfach und leistungsstark.

• Anfangsbestand (Woche n) = Endbestand (Woche n−1)
• Netto-Cashflow (Woche n) = Σ Einnahmen (Woche n) − Σ Ausgaben (Woche n)
• Endbestand (Woche n) = Anfangsbestand (Woche n) + Netto-Cashflow (Woche n)

Ihr wöchentlicher Montagmorgen-Rhythmus:

1. Rollen Sie das Fenster: Verschieben Sie die gesamte Prognose um eine Woche nach vorne. Die alte Woche 2 wird zur neuen Woche 1. Lassen Sie die gerade vergangene Woche fallen und fügen Sie am Ende eine neue Woche 13 hinzu.
2. Mit Ist-Werten aktualisieren: Ersetzen Sie die Prognose der letzten Woche durch die tatsächlichen Geldbewegungen von Ihrer Bank und Ihrem Hauptbuch.
3. Schätzen Sie die Zukunft neu: Aktualisieren Sie Ihre Prognose für die kommenden 2–4 Wochen mit den neuesten Informationen, die Sie haben (neu versandte Rechnungen, anstehende Lieferantenzahlungen, bestätigte Gehaltsabrechnungstermine).

Zuordnung von Beancount zu Ihrer Prognose​

• Quelle der tatsächlichen Barmittel: Ihre wöchentlichen Ist-Werte sind die Summe aller Buchungen auf Assets:Bank:* und Zahlungen von Liabilities:CreditCard:*, gruppiert nach Datum.
• Einnahmenkategorien: Ordnen Sie Auszahlungen von Stripe, PayPal usw. Ihrer Zeile "Kundeneinnahmen" zu. Ordnen Sie nicht-operative Zuflüsse "Andere" zu.
• Ausgabenkategorien: Erstellen Sie eine einfache Zuordnung von Lieferanten zu Ihren Prognose-Buckets. Beispielsweise werden AWS und GCP "Cloud/Hosting" zugeordnet; Gusto oder ADP werden "Gehaltsabrechnung" zugeordnet; Ihre Anwaltskanzlei wird "Recht/Buchhaltung" zugeordnet.
• Umgang mit der Umsatzsteuer: Auch wenn die Umsatzsteuer keine Einnahme ist, ist sie ein Cashflow-Posten. Behandeln Sie die Vereinnahmung der Umsatzsteuer als Bareinnahme und die Zahlung an die Regierung als Barausgabe. Die Auswirkung auf den Umsatz liegt in Ihren periodengerechten Büchern, aber die Geldbewegung ist hier wichtig.

Tipp: Führen Sie eine kleine Registerkarte "Lieferantenzuordnung" in Ihrer Tabelle. Dies stellt sicher, dass Sie Lieferantenzahlungen von Monat zu Monat konsistent klassifizieren, was für eine genaue Varianzanalyse entscheidend ist.

Der Aktualisierungsrhythmus (30–45 Minuten wöchentlich)​

1. Ist-Werte abrufen (15 Min.): Laden Sie Transaktionen von Ihren Bank- und Kreditkartenkonten herunter. Bestätigen Sie, dass Ihr "Endbestand" für die Vorwoche perfekt mit Ihrem tatsächlichen Bankguthaben übereinstimmt. Diese Abstimmung ist nicht verhandelbar.
2. Forderungen überprüfen (10 Min.): Listen Sie alle ausstehenden Rechnungen auf und ordnen Sie sie der Woche zu, in der Sie die Zahlung erwarten. Seien Sie konservativ und wenden Sie realistische Inkassoverzögerungen basierend auf der bisherigen Leistung an.
3. Verbindlichkeiten & Gehaltsabrechnung überprüfen (10 Min.): Tragen Sie die Fälligkeitstermine für alle bekannten anstehenden Rechnungen ein. Füllen Sie Ihre Gehaltsabrechnungstermine und -beträge für das gesamte Quartal vorab aus. Planen Sie nicht-kritische Auszahlungen für freitags, um die Cash-Optionalität während der Woche zu erhalten.
4. Varianzbesprechung (10 Min.): Vergleichen Sie kurz die Prognose der letzten Woche mit den tatsächlichen Ergebnissen. Notieren Sie die Ursachen für wesentliche Unterschiede und entscheiden Sie, ob Sie Ihre Prognoseregeln für die Zukunft anpassen müssen.

Genauigkeit und Entscheidungsfindung​

Faustregeln für die Genauigkeit​

• Wochen 1–2: Streben Sie einen Fehler von ±5–10 % an. Diese Daten und Beträge sollten sehr sicher sein.
• Wochen 3–6: Erwarten Sie einen Fehler von ±10–20 %. Dieser Zeitraum wird eine Mischung aus bekannten Rechnungen und mustergestützten Schätzungen sein.
• Wochen 7–13: Dieser Teil der Prognose ist richtungsweisend. Er wird von Ihrer Vertriebspipeline und den laufenden Ausgaben bestimmt.

Vertrauenscodes: Um die Prognose übersichtlicher zu gestalten, kennzeichnen Sie jede Prognosezeile mit einem Vertrauenscode: Festgelegt (z. B. Gehaltsabrechnung, Miete), Wahrscheinlich (z. B. Rechnungen an gute Kunden) oder Potenzial (z. B. neue Abschlüsse aus der Pipeline).

Auslöser & Aktionen (Vorab festlegen)​

Eine Prognose ist ohne einen Plan nutzlos. Definieren Sie vorab Ihre Maßnahmen, wenn Sie bestimmte Schwellenwerte erreichen.

• Minimaler Cash-Bestand: Ihre Regel könnte beispielsweise lauten: "Wir müssen jederzeit einen Cash-Bestand ≥ dem 1,5-fachen des nächsten vollen Gehaltsabrechnungsbetrags halten." Wenn die Prognose zeigt, dass Sie diese Untergrenze unterschreiten, führen Sie sofort einen vorab vereinbarten Plan aus, z. B. einen Inkasso-Sprint und eine Aussetzung aller diskretionären Ausgaben.
• Runway-Leitplanke: Zum Beispiel: "Wenn der Endbestand in Woche 13 weniger als X Monate Burn impliziert, werden wir unseren Finanzierungsplan einleiten." Dies könnte die Einholung eines Term Sheets, das Anbieten eines Rabatts für Revenue Prepayment an Kunden oder die Inanspruchnahme einer Kreditlinie beinhalten.
• Regel für große Abflüsse: Zum Beispiel: "Jede einzelne Nicht-Gehaltsabrechnungs-Auszahlung, die größer als 5 % unseres aktuellen Cash-Bestands ist, muss zwei Wochen im Voraus genehmigt werden und einen Notfallplan haben."

Vorlage und Szenarien​

Einfacher Kategoriensatz (Für ein SaaS-Unternehmen in der Seed-Phase)​

• Einnahmen: Kundeneinnahmen, andere Zuflüsse (Zinsen, Rückerstattungen, Zuschüsse)
• Ausgaben: Gehaltsabrechnung (netto + AG-Steuern), Auftragnehmer, Cloud/Hosting (COGS), Software/SaaS (OpEx), Marketing (bezahlt/Marke), Miete/Büro, Recht/Buchhaltung, Steuern & Gebühren, Schuldendienst, Einmalige Zahlungen/Jährliche Zahlungen
• Berechnet: Netto-Cash, Endbestand

Vorlage (In Ihre Tabelle kopieren)​

Beschriften Sie jede Spalte mit dem Wochenstartdatum (z. B. 2025-08-18, 2025-08-25 usw.). Fixieren Sie die Kopfzeile und die erste Spalte.

Szenario-Umschalter (Leichtgewichtig halten)​

Sie können eine einfache Szenarioplanung erstellen, ohne ein komplexes Modell zu erstellen. Fügen Sie oben in Ihrer Tabelle eine "Umschaltezelle" für wichtige Treiber hinzu. Zum Beispiel:

• Inkassotage-Umschalter: [1.0] (Ändern Sie auf 1.2, um eine Verlangsamung der Inkassos um 20 % zu modellieren)
• Neubuchungen-Umschalter: [1.0] (Ändern Sie auf 0.8, um ein Verfehlen des Plans um 20 % zu modellieren)

Multiplizieren Sie die relevanten Prognosezeilen mit diesen Umschaltern, um die Auswirkungen zu sehen.

Lernen und Fehler vermeiden​

Varianzverfolgung (Lernen zusammensetzen)​

Fügen Sie in der gerade abgeschlossenen Woche zwei Spalten hinzu: "Prognose der letzten Woche" und "Tatsächlich". Berechnen Sie die Varianz. Wenn Sie die Varianz überprüfen, kennzeichnen Sie die Gründe für größere Unterschiede: Inkassoverzögerung, Umfangsrutsch, ungeplanter Lieferantenkauf, Zeitverschiebung. Wenn sich dieselbe Art von Varianz wiederholt, ändern Sie die zugrunde liegende Regel Ihres Modells. Wenn sich Inkassos beispielsweise konsequent um eine Woche verzögern, ändern Sie Ihre standardmäßige Annahme für die Inkassoverzögerung von 21 Tagen auf 28 Tage.

Häufige Fallstricke (Vermeiden Sie diese)​

• Mischen von periodengerechter Rechnungslegung und Barmitteln: Diese Prognose ist nur für Barmittel. Umsatzrealisierung, Abschreibungen und andere periodengerechte Konzepte gehören in Ihr Hauptbuch, nicht hierher.
• Vergessen von pauschalen jährlichen Zahlungen: Jährliche Versicherungsprämien, große SaaS-Verlängerungen und vierteljährliche Steuerzahlungen können große Überraschungen sein. Planen Sie diese in Ihrer Prognose ein, sobald Sie davon erfahren.
• Ignorieren von Umsatzsteuerzahlungen: Auch wenn es sich um eine durchlaufende Verbindlichkeit handelt, befindet sich das Geld auf Ihrem Bankkonto, bis Sie es abführen. Modellieren Sie sowohl den Zufluss als auch den Abfluss.
• Keine Abstimmung: Wenn der Endbestand Ihrer Prognose nicht mit Ihrem tatsächlichen Bankguthaben übereinstimmt, liegt ein Zuordnungsfehler vor. Sie müssen ihn beheben, bevor Sie der Prognose vertrauen können.
• Kein klarer Verantwortlicher: Weisen Sie einer Person die Verantwortung zu, die Prognose jede Woche zu aktualisieren. Benennen Sie einen Stellvertreter für Urlaube.

Schnelle Beancount-Anbindungen​

• Kontenplan: Halten Sie Ihre Cash-Buckets sauber (z. B. Assets:Bank:Checking, Liabilities:CreditCard:Amex). Dadurch wird das Abrufen wöchentlicher Ist-Werte trivial.
• Fava-Checks: Führen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung in Fava mit interval: week aus, um Ihre prognostizierte Burn Rate mit Ihrer aktuellen tatsächlichen Burn Rate abzugleichen.
• Dokumentation: Wenn Sie einen großen einmaligen Posten haben, fügen Sie die Rechnungs-PDF-Datei in Ihrem Beancount-Ordner documents/ hinzu und verlinken Sie in der Notizenspalte Ihrer Prognose darauf.

Board/Investor Pack (Eine Folie)​

1. Diagramm: Ein einfaches Liniendiagramm Ihres Endbestands nach Woche für alle 13 Wochen. Fügen Sie eine horizontale Linie hinzu, die Ihren minimalen Cash-Bestand anzeigt.
2. Tabelle: Eine kleine Tabelle mit den Endbestandszahlen für die Wochen 1–13 sowie einer Liste mit Aufzählungszeichen der 5 größten Zu- und Abflüsse, die im Quartal erwartet werden.
3. Notizen: Einige Stichpunkte zu wichtigen Annahmen, die sich seit dem letzten Update geändert haben, und allen Auslösern, die Sie erreicht haben oder erwarten zu erreichen.