Previsió de Flux de Caixa: El Mètode de Previsió Rotativa de 13 Setmanes

Aquesta guia proporciona un mètode senzill, de nivell de CFO, per gestionar la liquiditat de la teva empresa. En construir una previsió de caixa rotativa de 13 setmanes, pots veure el teu període de liquiditat setmana a setmana, dirigir estratègicament els cobraments i pagaments, i eliminar sorpreses financeres. És un sistema creat per a fundadors que funciona en perfecta harmonia amb el teu llibre major de Beancount.

Per què 13 Setmanes?​

Una previsió de 13 setmanes és l'estàndard d'or per a la gestió operativa de la caixa per diverses raons clau:

• Control a Curt Termini: Cobreix aproximadament un trimestre empresarial, oferint-te una visió clara de la teva liquiditat immediata. Aquest horitzó és prou llarg per incloure 2–3 cicles de nòmina, remeses d'impostos i terminis de pagament típics dels proveïdors, però prou curt per romandre molt precís i accionable.
• Visió d'Ingressos i Desemborsaments: La previsió utilitza el "mètode directe", centrant-se purament en l'entrada i sortida de caixa. No es tracta de comptabilitat de meritació ni de rendibilitat; es tracta del que realment impactarà o sortirà del teu compte bancari, assegurant que la previsió s'enllaci directament amb el teu saldo bancari.
• Rotativa, No Estàtica: Això no és un pressupost puntual. Cada setmana, elimines la setmana que acaba de passar, afegeixes una nova setmana al final (setmana 13) i actualitzes els teus supòsits. Això manté constant l'horitzó prospectiu, convertint la previsió en una disciplina dinàmica i setmanal.

Què Construiràs​

1. Un Únic Full de Càlcul: El nucli del sistema és un full amb 13 columnes (Setmana 1 fins a Setmana 13) i seccions clarament definides: Caixa Inicial, Ingressos, Desemborsaments, Caixa Neta i Caixa Final.
2. Mapeig de Categories: Un sistema senzill per mapejar les transaccions del teu llibre major a les categories de la previsió (per exemple, tots els pagaments de Stripe es mapegen a "Ingressos de Clients"; els pagaments de Gusto es mapegen a "Nòmina").
3. Un Ritme Setmanal: Un procés repetible per actualitzar la previsió, fer el seguiment de la variància (previsió vs. real) i un conjunt de factors desencadenants predefinits per prendre mesures quan s'assoleixen els llindars financers.

Estructura (Les Files que Necessites)​

El teu full de previsió ha d'estar estructurat amb les següents files per capturar tots els moviments de caixa.

• Saldo de Caixa Inicial (Això s'ha d'enllaçar amb el Saldo de Caixa Final de la setmana anterior)

• Ingressos (Entrada de Caixa)

  • Ingressos de Clients: Caixa que esperes cobrar de les factures existents (Comptes a Cobrar).
  • Noves Reserves/Pagaments Anticipats: Pagaments per avançat que esperes de nous acords que es tanquen dins de la finestra de 13 setmanes.
  • Altres Entrades: Qualsevol altra entrada de caixa, com ara reemborsaments d'impostos, ingressos per interessos o finançament de subvencions.

• Desemborsaments (Sortida de Caixa)

  • Nòmina: El cost total en efectiu, incloent el pagament net als empleats i tots els impostos sobre la nòmina a càrrec de l'empresa.
  • Contractistes i Autònoms: Pagaments a no empleats.
  • Núvol/Allotjament (COGS): Costos d'infraestructura bàsica com AWS, GCP, etc.
  • SaaS/Eines: Totes les teves subscripcions de programari.
  • Màrqueting: Despesa en anuncis, honoraris d'agències i altres costos relacionats amb la marca.
  • Lloguer/Oficina: Costos físics d'oficina.
  • Legal i Comptable: Honoraris per serveis professionals.
  • Maquinari/Capex: Compra d'ordinadors portàtils i altres equips.
  • Remeses d'IVA: Pagaments de l'IVA recaptat a les agències governamentals.
  • Servei del Deute: Pagaments tant de principal com d'interessos de qualsevol préstec.
  • Puntuals: Pagaments grans i infreqüents com les primes anuals d'assegurança o els dipòsits de seguretat.

• Flux de Caixa Net (= Total d'Ingressos − Total de Desemborsaments)

• Saldo de Caixa Final (= Caixa Inicial + Flux de Caixa Net)

La Mecànica Rotativa (Copia Aquestes Fórmules)​

La lògica de la previsió rotativa és senzilla i potent.

• Caixa Inicial (Setmana n) = Caixa Final (Setmana n−1)
• Caixa Neta (Setmana n) = Σ Ingressos (Setmana n) − Σ Desemborsaments (Setmana n)
• Caixa Final (Setmana n) = Caixa Inicial (Setmana n) + Caixa Neta (Setmana n)

El Teu Ritme Setmanal de Dilluns al Matí:

1. Gira la Finestra: Mou tota la previsió cap endavant una setmana. La vella Setmana 2 es converteix en la nova Setmana 1. Elimina la setmana que acaba de passar i afegeix una nova Setmana 13 al final.
2. Actualitza amb Reals: Substitueix la previsió de la setmana passada pels moviments de caixa reals del teu banc i llibre major.
3. Reestima el Futur: Actualitza la teva previsió per a les properes 2–4 setmanes amb la informació més recent que tinguis (factures enviades recentment, propers pagaments a proveïdors, dates de nòmina confirmades).

Mapeig de Beancount a la Teva Previsió​

• Font d'Ingressos Reals: Els teus ingressos reals setmanals són la suma de tots els assentaments a Assets:Bank:* i els pagaments de Liabilities:CreditCard:*, agrupats per data.
• Categories d'Ingressos: Mapeja els pagaments de Stripe, PayPal, etc., a la teva línia "Ingressos de Clients". Mapeja les entrades no operatives a "Altres".
• Categories de Desemborsaments: Crea un mapeig senzill de proveïdors a les teves categories de previsió. Per exemple, AWS i GCP es mapegen a "Núvol/Allotjament"; Gusto o ADP es mapegen a "Nòmina"; el teu despatx d'advocats es mapeja a "Legal/Comptable".
• Gestió de l'IVA: Tot i que l'IVA no són ingressos, és un element de flux de caixa. Tracta la recaptació de l'IVA com un ingrés de caixa i la remesa al govern com un desemborsament. L'impacte en els ingressos resideix en els teus llibres de meritació, però el moviment de caixa importa aquí.

Consell: Mantén una petita pestanya de "Mapeig de Proveïdors" al teu full de càlcul. Això garanteix que classifiques els pagaments als proveïdors de manera coherent de mes a mes, cosa que és crucial per a una anàlisi de variància precisa.

El Ritme d'Actualització (30–45 Minuts Setmanals)​

1. Extreu els Reals (15 min): Descarrega les transaccions dels teus comptes bancaris i de targeta de crèdit. Confirma que la teva "Caixa Final" de la setmana anterior coincideix perfectament amb el teu saldo bancari real. Aquesta reconciliació no és negociable.
2. Revisa els Comptes a Cobrar (10 min): Enumera totes les factures pendents i situa-les a la setmana en què esperes el pagament. Sigues conservador i aplica retards de cobrament realistes basats en el rendiment passat.
3. Revisa els Comptes a Pagar i la Nòmina (10 min): Situa les dates de venciment de totes les factures properes conegudes. Preemplena les teves dates i imports de nòmina per a tot el trimestre. Programa els desemborsaments no crítics per als divendres per preservar l'opcionalitat de la caixa durant la setmana.
4. Reunió de Variància (10 min): Compara breument la previsió de la setmana passada amb els resultats reals. Pren nota de les causes de qualsevol diferència significativa i decideix si necessites ajustar les teves regles de previsió en el futur.

Precisió i Presa de Decisions​

Regles Generals de Precisió​

• Setmanes 1–2: Apunta a un error de ±5–10%. Aquestes dates i imports haurien de ser altament certs.
• Setmanes 3–6: Espera un error de ±10–20%. Aquest període serà una barreja de factures conegudes i estimacions basades en patrons.
• Setmanes 7–13: Aquesta part de la previsió és direccional. Està impulsada pel teu pipeline de vendes i les despeses recurrents.

Codis de Confiança: Per facilitar la lectura de la previsió, marca cada fila de la previsió amb un codi de confiança: Compromès (per exemple, nòmina, lloguer), Probable (per exemple, factures a bons clients) o Potencial (per exemple, nous acords del pipeline).

Factors Desencadenants i Accions (Decideix-ho Per Avançat)​

Una previsió és inútil sense un pla. Defineix prèviament les teves accions per quan arribis a determinats llindars.

• Mínim de Caixa: Per exemple, la teva regla podria ser "Hem de mantenir una caixa ≥ 1,5× l'import de la propera nòmina completa en tot moment". Si la previsió mostra que infringiràs aquest mínim, executaràs immediatament un pla pre-acordat, com ara una campanya de cobrament i una pausa en totes les despeses discrecionals.
• Protecció del Període de Liquiditat: Per exemple, "Si la Caixa Final a la Setmana 13 implica menys de X mesos de consum, iniciarem el nostre pla de finançament". Això podria implicar la recerca d'un full de condicions, oferir als clients un descompte per al pagament anticipat dels ingressos o fer ús d'una línia de crèdit.
• Regla de Sortida Gran: Per exemple, "Qualsevol desemborsament únic no relacionat amb la nòmina superior al 5% del nostre saldo de caixa actual ha de ser aprovat amb dues setmanes d'antelació i tenir un pla de contingència".

Plantilla i Escenaris​

Conjunt de Categories Senzill (Per a un SaaS en Fase Inicial)​

• Ingressos: Ingressos de Clients, Altres Entrades (interessos, reemborsaments, subvencions)
• Desemborsaments: Nòmina (neta + impostos de l'ER), Contractistes, Núvol/Allotjament (COGS), Programari/SaaS (OpEx), Màrqueting (Pagat/Marca), Lloguer/Oficina, Legal/Comptable, Impostos i Taxes, Servei del Deute, Puntuals / Anuals
• Calculat: Caixa Neta, Caixa Final

Plantilla (Copia al Teu Full de Càlcul)​

Etiqueta cada columna amb la data d'inici de la setmana (per exemple, 2025-08-18, 2025-08-25, etc.). Congela la fila de l'encapçalament i la primera columna.

Interruptors d'Escenaris (Mantén-ho Lleuger)​

Pots construir una planificació d'escenaris senzilla sense crear un model complex. Afegeix una cel·la "interruptor" a la part superior del teu full per als factors clau. Per exemple:

• Interruptor de Dies de Cobrament: [1.0] (Canvia a 1.2 per modelar una desacceleració del 20% en els cobraments)
• Interruptor de Noves Reserves: [1.0] (Canvia a 0.8 per modelar un incompliment del 20% en comparació amb el pla)

Multiplica les files de previsió rellevants per aquests interruptors per veure l'impacte.

Aprenentatge i Evitar Errors​

Seguiment de la Variància (Fes que l'Aprenentatge Sigui Composta)​

A la setmana que acaba de tancar, afegeix dues columnes: "Previsió de la Setmana Passada" i "Real". Calcula la variància. Quan ho revisis, etiqueta els motius de les principals diferències: retard en el cobrament, desviament de l'abast, compra no planificada a un proveïdor, canvi de temps. Si el mateix tipus de variància es repeteix, canvia la regla subjacent del teu model. Per exemple, si els cobraments són constantment una setmana tard, canvia el teu supòsit de retard de cobrament predeterminat de 21 dies a 28 dies.

Trampes Comunes (Evita-les)​

• Barrejar Meritació i Caixa: Aquesta previsió és només per a caixa. Els ingressos reconeguts, la depreciació i altres conceptes de meritació pertanyen al teu llibre major principal, no aquí.
• Oblidar els Anuals Grans: Les primes anuals d'assegurança, les renovacions grans de SaaS i els pagaments trimestrals d'impostos poden ser grans sorpreses. Programa-les a la teva previsió tan aviat com en sàpigues.
• Ignorar la Caixa de l'IVA: Fins i tot si és una responsabilitat de trànsit, la caixa està al teu compte bancari fins que la remets. Modela tant l'entrada com la sortida.
• No Reconciliar: Si la Caixa Final de la teva previsió no coincideix amb el teu saldo bancari real, tens un error de mapeig. L'has de solucionar abans de poder confiar en la previsió.
• Sense Propietari Clar: Assigna a una persona la responsabilitat d'actualitzar la previsió cada setmana. Anomena un suplent per a les vacances.

Enllaços Ràpids a Beancount​

• Pla de Comptes: Mantén les teves categories de caixa netes (per exemple, Assets:Bank:Checking, Liabilities:CreditCard:Amex). Això fa que l'extracció d'ingressos reals setmanals sigui trivial.
• Comprovacions de Fava: Executa un compte de resultats a Fava amb interval: week per comprovar la teva taxa de consum prevista amb la teva taxa de consum real recent.
• Documentació: Quan tinguis un element puntual gran, adjunta el PDF de la factura a la teva carpeta documents/ de Beancount i enllaça-ho a la columna de notes de la teva previsió.

Paquet de Consell/Inversor (Una Diapositiva)​

1. Gràfic: Un gràfic de línies senzill de la teva Caixa Final per setmana per a totes les 13 setmanes. Afegeix una línia horitzontal que mostri el teu mínim de caixa.
2. Taula: Una petita taula que mostri els números de Caixa Final S1–S13, més una llista amb punts de les 5 entrades i sortides més grans que s'esperen al trimestre.
3. Notes: Uns quants punts sobre els supòsits clau que han canviat des de l'última actualització i qualsevol factor desencadenant que hagis assolit o esperis assolir.