Прогнозування грошових потоків: Метод ковзного прогнозу на 13 тижнів

Цей посібник пропонує простий метод рівня фінансового директора для управління ліквідністю вашої компанії. Створивши 13-тижневий ковзний прогноз грошових потоків, ви зможете бачити свій запас готівки по тижнях, стратегічно керувати надходженнями та платежами та усунути фінансові несподіванки. Це система, розроблена для засновників, яка ідеально працює з вашою книгою Beancount.

Чому 13 тижнів?​

13-тижневий прогноз є золотим стандартом для оперативного управління грошовими коштами з кількох ключових причин:

• Короткостроковий контроль: Він охоплює приблизно один бізнес-квартал, даючи вам чітке уявлення про вашу негайну ліквідність. Цей горизонт є достатньо довгим, щоб включити 2–3 цикли виплати заробітної плати, податкові перекази та типові умови оплати постачальникам, але достатньо коротким, щоб залишатися дуже точним та дієвим.
• Перегляд надходжень і виплат: Прогноз використовує "прямий метод", зосереджуючись виключно на надходженні та виході грошових коштів. Йдеться не про облік нарахувань чи прибутковість; йдеться про те, що насправді надійде або вийде з вашого банківського рахунку, гарантуючи, що прогноз безпосередньо пов’язаний із залишком на вашому банківському рахунку.
• Ковзний, а не статичний: Це не одноразовий бюджет. Щотижня ви відкидаєте тиждень, який щойно минув, додаєте новий тиждень в кінці (тиждень 13) і оновлюєте свої припущення. Це підтримує постійний перспективний горизонт, перетворюючи прогнозування на динамічну щотижневу дисципліну.

Що ви створите​

1. Одна електронна таблиця: Основою системи є один аркуш із 13 стовпцями (Тиждень 1 – Тиждень 13) і чітко визначеними розділами: Початкові грошові кошти, Надходження, Виплати, Чисті грошові кошти та Кінцеві грошові кошти.
2. Відображення категорій: Проста система для відображення транзакцій з вашої книги обліку в категорії прогнозу (наприклад, усі платежі зі Stripe відображаються на "Надходження від клієнтів"; платежі Gusto відображаються на "Заробітна плата").
3. Щотижневий ритм: Повторюваний процес оновлення прогнозу, відстеження відхилень (прогноз проти фактичних даних) і набір попередньо визначених тригерів для вжиття заходів у разі досягнення фінансових порогів.

Структура (Необхідні рядки)​

Ваша таблиця прогнозу повинна бути структурована з наступними рядками, щоб охопити всі рухи грошових коштів.

• Початковий залишок грошових коштів (Має відповідати кінцевому залишку грошових коштів попереднього тижня)

• Надходження (Cash In)

  • Надходження від клієнтів: Готівка, яку ви очікуєте отримати від існуючих рахунків-фактур (дебіторська заборгованість).
  • Нові бронювання/Передоплата: Авансові платежі, які ви очікуєте від нових угод, закритих протягом 13-тижневого періоду.
  • Інші надходження: Будь-які інші грошові кошти, що надходять, наприклад, відшкодування податків, відсоткові доходи або грантове фінансування.

• Виплати (Cash Out)

  • Заробітна плата: Повна вартість готівки, включаючи чисту виплату працівникам і всі податки на заробітну плату з боку роботодавця.
  • Підрядники та фрілансери: Платежі непрацівникам.
  • Хмара/Хостинг (COGS): Основні витрати на інфраструктуру, такі як AWS, GCP тощо.
  • SaaS/Інструменти: Усі ваші підписки на програмне забезпечення.
  • Маркетинг: Витрати на рекламу, комісії агентствам та інші витрати, пов’язані з брендом.
  • Оренда/Офіс: Витрати на фізичний офіс.
  • Юридичні та бухгалтерські послуги: Плата за професійні послуги.
  • Обладнання/Капітальні витрати: Придбання ноутбуків та іншого обладнання.
  • Перерахування податку з продажів: Платежі зібраного податку з продажів державним установам.
  • Обслуговування боргу: Виплати основної суми та відсотків за будь-якими позиками.
  • Одноразові виплати: Великі, нерегулярні платежі, такі як щорічні страхові внески або заставні депозити.

• Чистий грошовий потік (= Загальна сума надходжень − Загальна сума виплат)

• Кінцевий залишок грошових коштів (= Початкові грошові кошти + Чистий грошовий потік)

Механіка ковзання (Скопіюйте ці формули)​

Логіка ковзного прогнозу проста та потужна.

• Початкові грошові кошти (Тиждень n) = Кінцеві грошові кошти (Тиждень n−1)
• Чисті грошові кошти (Тиждень n) = Σ Надходження (Тиждень n) − Σ Виплати (Тиждень n)
• Кінцеві грошові кошти (Тиждень n) = Початкові грошові кошти (Тиждень n) + Чисті грошові кошти (Тиждень n)

Ваш щотижневий ритм у понеділок вранці:

1. Зсуньте вікно: Перемістіть весь прогноз на один тиждень вперед. Старий Тиждень 2 стає новим Тижнем 1. Відкиньте тиждень, який щойно минув, і додайте новий Тиждень 13 в кінці.
2. Оновіть фактичними даними: Замініть прогноз минулого тижня фактичними рухами грошових коштів з вашого банку та книги обліку.
3. Переоцініть майбутнє: Оновіть свій прогноз на найближчі 2–4 тижні найсвіжішою інформацією, яку маєте (щойно надіслані рахунки-фактури, майбутні платежі постачальникам, підтверджені дати виплати заробітної плати).

Відображення з Beancount у ваш прогноз​

• Джерело фактичних даних про готівку: Ваші щотижневі фактичні дані – це сума всіх проводок до Assets:Bank:* і платежів з Liabilities:CreditCard:*, згрупованих за датою.
• Категорії надходжень: Відображайте виплати від Stripe, PayPal тощо на рядок "Надходження від клієнтів". Відображайте неопераційні надходження на "Інші".
• Категорії виплат: Створіть просте відображення постачальників у ваші прогнозні групи. Наприклад, AWS і GCP відображаються на "Хмара/Хостинг"; Gusto або ADP відображаються на "Заробітна плата"; ваша юридична фірма відображається на "Юридичні/Бухгалтерські послуги".
• Обробка податку з продажів: Навіть якщо податок з продажів не є доходом, це стаття грошового потоку. Розглядайте збір податку з продажів як надходження грошових коштів, а переказ уряду – як виплату. Вплив на дохід відображається у вашій книзі обліку нарахувань, але рух грошових коштів має значення тут.

Порада: Зберігайте невелику вкладку "Відображення постачальників" у вашій електронній таблиці. Це гарантує, що ви класифікуєте платежі постачальникам послідовно з місяця в місяць, що має вирішальне значення для точного аналізу відхилень.

Ритм оновлення (30–45 хвилин щотижня)​

1. Отримайте фактичні дані (15 хв): Завантажте транзакції зі своїх банківських і кредитних карткових рахунків. Переконайтеся, що ваші "Кінцеві грошові кошти" за попередній тиждень ідеально збігаються з вашим фактичним банківським залишком. Ця звірка є обов'язковою.
2. Перегляньте дебіторську заборгованість (10 хв): Перелічіть усі непогашені рахунки-фактури та розмістіть їх у тиждень, коли ви очікуєте оплату. Будьте консервативними та застосовуйте реалістичні затримки збору на основі минулих показників.
3. Перегляньте кредиторську заборгованість і заробітну плату (10 хв): Розмістіть терміни оплати для всіх відомих майбутніх рахунків. Заздалегідь заповніть свої дати та суми виплати заробітної плати за весь квартал. Організуйте некритичні виплати на п’ятниці, щоб зберегти можливість використання готівки протягом тижня.
4. Нарада щодо відхилень (10 хв): Коротко порівняйте прогноз минулого тижня з фактичними результатами. Зазначте причини будь-яких значних відмінностей і вирішіть, чи потрібно вам коригувати свої правила прогнозування в майбутньому.

Точність і прийняття рішень​

Емпіричні правила точності​

• Тижні 1–2: Прагніть до похибки ±5–10%. Ці дати та суми мають бути дуже точними.
• Тижні 3–6: Очікуйте похибку ±10–20%. Цей період складатиметься із суміші відомих рахунків і оцінок на основі шаблонів.
• Тижні 7–13: Ця частина прогнозу є орієнтовною. Вона визначається вашим конвеєром продажів і поточними витратами.

Коди впевненості: Щоб полегшити читання прогнозу, позначте кожен рядок прогнозу кодом впевненості: Зобов’язання (наприклад, заробітна плата, оренда), Вірогідно (наприклад, рахунки-фактури хорошим клієнтам) або Потенціал (наприклад, нові угоди з конвеєра).

Тригери та дії (Визначте їх заздалегідь)​

Прогноз марний без плану. Попередньо визначте свої дії на випадок досягнення певних порогів.

• Мінімальний резерв готівки: Наприклад, ваше правило може бути таким: "Ми повинні підтримувати готівку ≥ 1,5× наступної повної суми заробітної плати в будь-який час". Якщо прогноз показує, що ви порушите цей поріг, ви негайно виконаєте попередньо узгоджений план, наприклад, спільний збір та призупинення всіх дискреційних витрат.
• Огородження запасу готівки: Наприклад, "Якщо кінцеві грошові кошти на тижні 13 передбачають менше X місяців вигорання, ми ініціюємо наш план фінансування". Це може включати пошук термінового аркуша, пропозицію клієнтам знижки за попередню оплату доходу або використання кредитної лінії.
• Правило великого відтоку: Наприклад, "Будь-яка одноразова виплата, яка не пов’язана із заробітною платою, що перевищує 5% нашого поточного залишку грошових коштів, має бути затверджена за два тижні та мати резервний план".

Шаблон і сценарії​

Простий набір категорій (для SaaS на початковій стадії)​

• Надходження: Надходження від клієнтів, Інші надходження (відсотки, відшкодування, гранти)
• Виплати: Заробітна плата (нетто + податки ER), Підрядники, Хмара/Хостинг (COGS), Програмне забезпечення/SaaS (OpEx), Маркетинг (Платний/Бренд), Оренда/Офіс, Юридичні/Бухгалтерські послуги, Податки та збори, Обслуговування боргу, Одноразові/Річні
• Розрахункові: Чисті грошові кошти, Кінцеві грошові кошти

Шаблон (Скопіюйте у свою електронну таблицю)​

Позначте кожен стовпець датою початку тижня (наприклад, 2025-08-18, 2025-08-25 тощо). Закріпіть рядок заголовка та перший стовпець.

Перемикачі сценаріїв (Залиште їх легкими)​

Ви можете створити просте планування сценаріїв, не створюючи складну модель. Додайте клітинку "перемикач" у верхній частині аркуша для ключових факторів. Наприклад:

• Перемикач днів збору: [1.0] (Змініть на 1.2, щоб змоделювати 20% уповільнення збору)
• Перемикач нових бронювань: [1.0] (Змініть на 0.8, щоб змоделювати 20% недосягнення плану)

Помножте відповідні рядки прогнозу на ці перемикачі, щоб побачити вплив.

Навчання та уникнення помилок​

Відстеження відхилень (Зробіть навчання комплексним)​

У тижні, який щойно завершився, додайте два стовпці: "Прогноз минулого тижня" та "Фактичні дані". Обчисліть відхилення. Під час перегляду позначте причини основних відмінностей: затримка збору, відхилення від обсягу, незапланована покупка у постачальника, зміна термінів. Якщо повторюється один і той же тип відхилення, змініть основне правило вашої моделі. Наприклад, якщо збір коштів постійно затримується на тиждень, змініть припущення про затримку збору за замовчуванням з 21 дня на 28 днів.

Типові помилки (Уникайте їх)​

• Змішування нарахувань і готівки: Цей прогноз призначений лише для готівки. Визнаний дохід, амортизація та інші концепції нарахувань належать до вашої основної книги обліку, а не сюди.
• Забуття про одноразові річні виплати: Щорічні страхові внески, велике оновлення SaaS і щоквартальні податкові платежі можуть стати величезними несподіванками. Заплануйте їх у своєму прогнозі, щойно дізнаєтеся про них.
• Ігнорування готівки податку з продажів: Навіть якщо це транзитне зобов’язання, готівка знаходиться на вашому банківському рахунку, доки ви не перерахуєте її. Змоделюйте як надходження, так і виплату.
• Відсутність чіткого власника: Призначте одну особу, відповідальну за оновлення прогнозу щотижня. Назначте заступника на час відпусток.

Швидкі інтеграції Beancount​

• План рахунків: Підтримуйте чистоту своїх готівкових груп (наприклад, Assets:Bank:Checking, Liabilities:CreditCard:Amex). Це робить отримання щотижневих фактичних даних тривіальним.
• Перевірки Fava: Запустіть звіт про прибутки та збитки у Fava з interval: week, щоб перевірити відповідність вашого прогнозованого рівня вигорання з вашим нещодавнім фактичним вигоранням.
• Документація: Якщо у вас є велика одноразова стаття, додайте PDF-файл рахунку-фактури в папку documents/ Beancount і додайте посилання на нього в стовпці приміток вашого прогнозу.

Пакет для ради директорів/інвесторів (Один слайд)​

1. Графік: Проста лінійна діаграма ваших кінцевих грошових коштів по тижнях за всі 13 тижнів. Додайте горизонтальну лінію, що показує ваш мінімальний резерв готівки.
2. Таблиця: Невелика таблиця, що показує кінцеві грошові кошти Т1–Т13, а також маркований список 5 найбільших надходжень і виплат, очікуваних у кварталі.
3. Примітки: Кілька пунктів щодо ключових припущень, які змінилися з часу останнього оновлення, і будь-яких тригерів, які ви досягли або очікуєте досягти.