Cashflowprognose: De 13-Weken Rolling Forecast Methode

Deze gids biedt een eenvoudige, CFO-waardige methode om de liquiditeit van uw bedrijf te beheren. Door een 13-weken rolling cashflowprognose op te stellen, kunt u uw cash runway per week inzien, collecties en betalingen strategisch sturen en financiële verrassingen elimineren. Het is een systeem gebouwd voor oprichters dat perfect samenwerkt met uw Beancount grootboek.

Waarom 13 Weken?​

Een 13-weken prognose is de gouden standaard voor operationeel cashmanagement om een aantal belangrijke redenen:

• Kortetermijncontrole: Het dekt ongeveer één business kwartaal, waardoor u een duidelijk beeld krijgt van uw directe liquiditeit. Deze horizon is lang genoeg om 2–3 salariscycli, belastingafdrachten en typische betalingstermijnen van leveranciers te omvatten, maar kort genoeg om zeer nauwkeurig en bruikbaar te blijven.
• Overzicht van ontvangsten en uitgaven: De prognose gebruikt de "directe methode", waarbij puur wordt gefocust op inkomend en uitgaand geld. Het gaat hier niet om accrual accounting of winstgevendheid; het gaat om wat er daadwerkelijk op uw bankrekening binnenkomt of verlaat, waardoor de prognose direct aansluit op uw banksaldo.
• Rolling, niet statisch: Dit is geen eenmalige budget. Elke week laat u de week die net is verstreken vallen, voegt u een nieuwe week aan het einde toe (week 13) en werkt u uw aannames bij. Dit houdt de vooruitkijkende horizon constant, waardoor prognoses een dynamische, wekelijkse discipline worden.

Wat u gaat bouwen​

1. Een enkel spreadsheet: De kern van het systeem is één sheet met 13 kolommen (Week 1 tot en met Week 13) en duidelijk gedefinieerde secties: Openingssaldo, Ontvangsten, Uitgaven, Netto Cash, en Eindsaldo.
2. Categorie mapping: Een eenvoudig systeem om transacties uit uw grootboek te mappen naar de prognose categorieën (bijv. alle betalingen van Stripe worden gemapt naar "Klanten Ontvangsten"; Gusto betalingen worden gemapt naar "Salarissen").
3. Een wekelijks ritme: Een herhaalbaar proces voor het bijwerken van de prognose, het volgen van variantie (prognose vs. werkelijk), en een set van vooraf gedefinieerde triggers voor het ondernemen van actie wanneer financiële drempels worden bereikt.

Structuur (De rijen die u nodig heeft)​

Uw prognose sheet moet gestructureerd zijn met de volgende rijen om alle cash bewegingen vast te leggen.

• Openingssaldo (Dit moet aansluiten op het eindsaldo van de vorige week)

• Ontvangsten (Cash In)

  • Klanten Ontvangsten: Geld dat u verwacht te ontvangen van bestaande facturen (Debiteuren).
  • Nieuwe Boekingen/Vooruitbetalingen: Vooruitbetalingen die u verwacht van nieuwe deals die binnen het 13-weken venster worden gesloten.
  • Overige Instroom: Alle andere inkomende geldstromen, zoals belastingteruggaven, rente-inkomsten of subsidiefinanciering.

• Uitgaven (Cash Out)

  • Salarissen: De volledige cash kosten, inclusief netto loon aan werknemers en alle werkgeverslasten.
  • Contractors & Freelancers: Betalingen aan niet-werknemers.
  • Cloud/Hosting (COGS): Core infrastructuurkosten zoals AWS, GCP, etc.
  • SaaS/Tools: Al uw software abonnementen.
  • Marketing: Advertentiebudget, agency fees en andere merk gerelateerde kosten.
  • Huur/Kantoor: Fysieke kantoorkosten.
  • Juridisch & Accounting: Professionele service kosten.
  • Hardware/Capex: Aankoop van laptops en andere apparatuur.
  • Omzetbelasting Afdrachten: Betalingen van geïnde omzetbelasting aan overheidsinstanties.
  • Schuldendienst: Zowel aflossing als rentebetalingen op leningen.
  • Eenmalige Uitgaven: Forfaitaire, incidentele betalingen zoals jaarlijkse verzekeringspremies of borg.

• Netto Cashflow (= Totale Ontvangsten − Totale Uitgaven)

• Eindsaldo (= Openingssaldo + Netto Cashflow)

De Rolling Mechanica (Kopieer deze formules)​

De logica van de rolling forecast is simpel en krachtig.

• Openingssaldo (Week n) = Eindsaldo (Week n−1)
• Netto Cash (Week n) = Σ Ontvangsten (Week n) − Σ Uitgaven (Week n)
• Eindsaldo (Week n) = Openingssaldo (Week n) + Netto Cash (Week n)

Uw wekelijkse maandagochtend ritme:

1. Rol het venster: Verplaats de gehele prognose één week vooruit. De oude Week 2 wordt de nieuwe Week 1. Laat de week die net is verstreken vallen en voeg een nieuwe Week 13 aan het einde toe.
2. Update met werkelijke cijfers: Vervang de prognose van vorige week door de werkelijke cash bewegingen van uw bank en grootboek.
3. Herschat de toekomst: Update uw prognose voor de komende 2–4 weken met de meest recente informatie die u heeft (nieuw verzonden facturen, aankomende betalingen aan leveranciers, bevestigde salarisdata).

Mapping van Beancount naar uw prognose​

• Cash werkelijke cijfers bron: Uw wekelijkse werkelijke cijfers zijn de som van alle boekingen naar Assets:Bank:* en betalingen van Liabilities:CreditCard:*, gegroepeerd op datum.
• Ontvangsten Categorieën: Map uitbetalingen van Stripe, PayPal, etc., naar uw "Klanten Ontvangsten" regel. Map niet-operationele instroom naar "Overig".
• Uitgaven Categorieën: Maak een eenvoudige mapping van leveranciers naar uw prognose buckets. Bijvoorbeeld, AWS en GCP mappen naar "Cloud/Hosting"; Gusto of ADP mappen naar "Salarissen"; uw advocatenkantoor mapt naar "Juridisch/Accounting".
• Omgaan met Omzetbelasting: Ook al is omzetbelasting geen omzet, het is wel een cashflow item. Behandel de ontvangst van omzetbelasting als een ontvangst en de afdracht aan de overheid als een uitgave. De impact op de omzet staat in uw accrual boeken, maar de cash beweging is hier van belang.

Tip: Houd een klein "Leveranciers Mapping" tabblad in uw spreadsheet. Dit zorgt ervoor dat u leveranciers betalingen consistent classificeert van maand tot maand, wat cruciaal is voor accurate variantie analyse.

Het Update Ritme (30–45 Minuten Wekelijks)​

1. Haal Werkelijke Cijfers op (15 min): Download transacties van uw bank- en creditcardrekeningen. Bevestig dat uw "Eindsaldo" voor de vorige week perfect overeenkomt met uw werkelijke banksaldo. Deze reconciliatie is niet onderhandelbaar.
2. Review Debiteuren (10 min): Maak een lijst van alle openstaande facturen en plan ze in de week waarin u betaling verwacht. Wees conservatief en pas realistische incassovertragingen toe op basis van eerdere prestaties.
3. Review Crediteuren & Salarisadministratie (10 min): Plan de vervaldatums voor alle bekende aankomende facturen. Vul uw salarisdata en bedragen voor het hele kwartaal in. Plan niet-kritische uitgaven op vrijdag om de cash flexibiliteit gedurende de week te behouden.
4. Variantie Meeting (10 min): Vergelijk kort de prognose van vorige week met de werkelijke resultaten. Noteer de oorzaken van eventuele significante verschillen en beslis of u uw prognose regels voor de toekomst moet aanpassen.

Nauwkeurigheid en Besluitvorming​

Nauwkeurigheids vuistregels​

• Weken 1–2: Streef naar ±5–10% fout. Deze data en bedragen moeten zeer zeker zijn.
• Weken 3–6: Verwacht ±10–20% fout. Deze periode zal een mix zijn van bekende facturen en op patronen gebaseerde schattingen.
• Weken 7–13: Dit deel van de prognose is directioneel. Het wordt gedreven door uw sales pipeline en run-rate kosten.

Betrouwbaarheidscodes: Om de prognose gemakkelijker leesbaar te maken, markeert u elke prognose rij met een betrouwbaarheidscode: Vastgelegd (bijv. salaris, huur), Waarschijnlijk (bijv. facturen aan goede klanten), of Potentieel (bijv. nieuwe deals uit de pipeline).

Triggers & Acties (Beslis deze van tevoren)​

Een prognose is nutteloos zonder een plan. Definieer vooraf uw acties voor wanneer u bepaalde drempels bereikt.

• Minimale Cash Voorraad: Bijvoorbeeld, uw regel kan zijn "We moeten te allen tijde een cash voorraad ≥ 1.5× het volgende volledige salarisbedrag aanhouden." Als de prognose laat zien dat u deze bodem zult bereiken, voert u onmiddellijk een vooraf afgesproken plan uit, zoals een incasso sprint en een pauze op alle discretionaire uitgaven.
• Runway Bescherming: Bijvoorbeeld, "Als het Eindsaldo in Week 13 minder dan X maanden burn impliceert, zullen we ons financieringsplan starten." Dit kan inhouden dat u een term sheet zoekt, klanten een korting aanbiedt voor vooruitbetaling van de omzet, of een kredietlijn aanspreekt.
• Regel voor Grote Uitstroom: Bijvoorbeeld, "Elke individuele niet-salaris uitgave van meer dan 5% van ons huidige banksaldo moet twee weken van tevoren worden goedgekeurd en een fallback plan hebben."

Template en Scenario's​

Eenvoudige Categorie Set (Voor een Seed-Stage SaaS)​

• Ontvangsten: Klanten Ontvangsten, Overige Instroom (rente, teruggaven, subsidies)
• Uitgaven: Salaris (netto + werkgeverslasten), Contractors, Cloud/Hosting (COGS), Software/SaaS (OpEx), Marketing (Betaald/Merk), Huur/Kantoor, Juridisch/Accounting, Belastingen & Kosten, Schuldendienst, Eenmalige Uitgaven / Jaarlijks
• Berekend: Netto Cash, Eindsaldo

Template (Kopieer naar uw Spreadsheet)​

Label elke kolom met de week-startdatum (bijv. 2025-08-18, 2025-08-25, etc.). Vries de header rij en de eerste kolom in.

Scenario Toggles (Houd het lichtgewicht)​

U kunt eenvoudige scenario planning bouwen zonder een complex model te creëren. Voeg een "toggle" cel toe aan de bovenkant van uw sheet voor belangrijke drivers. Bijvoorbeeld:

• Incasso Dagen Toggle: [1.0] (Verander naar 1.2 om een vertraging van 20% in incasso's te modelleren)
• Nieuwe Boekingen Toggle: [1.0] (Verander naar 0.8 om een miss van 20% ten opzichte van plan te modelleren)

Vermenigvuldig de relevante prognose rijen met deze toggles om de impact te zien.

Leren en Fouten Vermijden​

Variantie Tracking (Maak Leren Compound)​

In de week die net is afgesloten, voegt u twee kolommen toe: "Prognose Vorige Week" en "Werkelijk". Bereken de variantie. Wanneer u reviewt, tag dan de redenen voor grote verschillen: incassovertraging, scope slip, ongeplande aankoop van een leverancier, timing verschuiving. Als hetzelfde type variantie zich herhaalt, wijzig dan de onderliggende regel van uw model. Bijvoorbeeld, als incasso's consequent een week te laat zijn, wijzig dan uw standaard incasso vertragings aanname van 21 dagen naar 28 dagen.

Veelvoorkomende valkuilen (Vermijd deze)​

• Accrual en Cash Mixen: Deze prognose is alleen voor cash. Omzet, afschrijvingen en andere accrual concepten horen in uw hoofd grootboek, niet hier.
• Forfaitaire Jaarlijkse Kosten Vergeten: Jaarlijkse verzekeringspremies, grote SaaS verlengingen en driemaandelijkse belastingbetalingen kunnen enorme verrassingen zijn. Plan ze in uw prognose zodra u er vanaf weet.
• Omzetbelasting Cash Negeren: Zelfs als het een doorstroom verplichting is, staat het geld op uw bankrekening totdat u het afdraagt. Model zowel de instroom als de uitstroom.
• Geen Duidelijke Eigenaar: Wijs één persoon de verantwoordelijkheid toe om de prognose elke week bij te werken. Benoem een plaatsvervanger voor vakanties.
• Niet Reconciliëren: Als het Eindsaldo van uw prognose niet overeenkomt met uw werkelijke banksaldo, heeft u een mapping fout. U moet dit oplossen voordat u de prognose kunt vertrouwen.

Snelle Beancount Tie-Ins​

• Rekenschema: Houd uw cash buckets schoon (bijv. Assets:Bank:Checking, Liabilities:CreditCard:Amex). Dit maakt het ophalen van wekelijkse werkelijke cijfers triviaal.
• Fava Checks: Draai een winst- en verliesrekening in Fava met interval: week om uw geprognosticeerde burn rate te controleren aan de hand van uw recente werkelijke burn.
• Documentatie: Wanneer u een groot eenmalig item heeft, voegt u de factuur PDF toe in uw Beancount documents/ folder en linkt u ernaar in de notities kolom van uw prognose.

Board/Investeerder Pack (Eén Slide)​

1. Grafiek: Een eenvoudige lijngrafiek van uw Eindsaldo per week voor alle 13 weken. Voeg een horizontale lijn toe die uw minimale cash voorraad weergeeft.
2. Tabel: Een kleine tabel met de W1–W13 Eindsaldo cijfers, plus een bulleted lijst van de top 5 grootste instroom en uitstroom die in het kwartaal worden verwacht.
3. Notities: Een paar bullet points over belangrijke aannames die zijn veranderd sinds de laatste update en eventuele triggers die u heeft bereikt of verwacht te bereiken.