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Nómina
Gestión de nóminas, procesamiento y cumplimiento para empresas de todos los tamaños
Sección 409A: Estructuración de bonificaciones, indemnizaciones y capital fantasma para evitar la penalización del 20%
La Sección 409A grava la compensación diferida que no cumple con la normativa en el año de su devengo y añade una penalización federal fija del 20% más intereses. Esta guía explica las excepciones de diferimiento a corto plazo y de pago por separación, los seis activadores de pago reconocidos, el retraso de seis meses para empleados específicos y cómo estructurar bonificaciones, indemnizaciones, RSU, acciones fantasma y opciones sobre acciones con descuento para que los fundadores eviten la penalización.
Planes de Rendición de Cuentas: Cómo Reembolsar a Dueños y Empleados Libre de Impuestos
Un plan de rendición de cuentas permite que una corporación S reembolse a dueños y empleados por millaje, oficina en casa y suministros libre de impuestos bajo el Reglamento del Tesoro 1.62-2. Requiere tres elementos—conexión comercial, justificación en un plazo de 60 días y devolución del exceso en un plazo de 120 días—y sustituye la deducción de gastos de empleados que la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos eliminó.
Formulario 8850 y la ventana de preselección de 28 días: Cómo los empleadores aseguran hasta $9,600 por cada contratación calificada
El Formulario 8850 debe firmarse en la fecha de la oferta de trabajo o antes, y enviarse a la agencia estatal de empleo dentro de los 28 días naturales posteriores a la fecha de inicio del empleado; si se incumple cualquiera de los plazos, el Crédito Fiscal por Oportunidad de Trabajo, con un valor de hasta $9,600 por contratación calificada en diez grupos específicos, se pierde permanentemente.
Sección 105(h): La regla del plan de salud autofinanciado que puede gravar silenciosamente a sus mejores empleados
La Sección 105(h) requiere que los planes de salud autofinanciados, incluidos los ICHRA y HRA, superen una prueba de elegibilidad y una prueba de beneficios cada año. De no ser así, una parte de los reembolsos de un individuo altamente remunerado se convierte en ingresos gravables del W-2, calculados como el reembolso excedente.
Sección 119 Comidas y Alojamiento por Conveniencia del Empleador: Cómo los empleadores de hospitalidad, hospitales y cuidadores mantienen la vivienda en las instalaciones y las comidas de cafetería fuera de los salarios
La Sección 119 permite a los empleadores excluir las comidas en las instalaciones y el alojamiento en la residencia requerida de los salarios de los empleados, sin FICA ni retención de impuestos sobre la renta. Esta guía recorre la prueba de conveniencia del empleador, el puerto seguro de "más de la mitad", el alojamiento calificado en el campus, la regla de efectivo de Kowalski y lo que cambia y lo que no cambia con el vencimiento de la deducción de la Sección 274(o) en 2026.
Sección 119: Cómo los empleadores otorgan comidas y vivienda libres de impuestos a los trabajadores en las instalaciones de la empresa
La Sección 119 permite a los empleadores proporcionar comidas y alojamiento libres de impuestos cuando se encuentran en las instalaciones de la empresa y para conveniencia del empleador — y el alojamiento también debe ser una condición de empleo. El valor calificado también se excluye de los salarios sujetos a FICA y FUTA.
Seguimiento semanal del costo primario para restaurantes: Alcance el benchmark del 55–65% y detecte fugas de margen antes del cierre de mes
Una guía operativa para calcular el costo primario de un restaurante cada siete días, el benchmark del 55–65% por segmento de servicio, las cinco fugas que el seguimiento semanal revela primero y la configuración contable que esta cadencia requiere.
Regla Final del DOL sobre Contratistas Independientes: La Prueba de Realidades Económicas de Seis Factores y lo que las Pequeñas Empresas Deben Documentar en 2026
La Regla Final del DOL de 2024 sobre Contratistas Independientes y su prueba de realidades económicas de seis factores aún rigen la clasificación de trabajadores bajo la FLSA en demandas privadas, a pesar de la pausa de cumplimiento de mayo de 2025. Las pequeñas empresas que clasifican erróneamente a los empleados se enfrentan a salarios atrasados de dos a tres años, daños liquidados, multas civiles superiores a $2,300 por infracción y exposición a impuestos sobre la nómina del IRS; riesgos que una contabilidad limpia y documentación contemporánea están diseñadas para mitigar.
Cumplimiento del Crédito por Retención de Empleados en 2026: Defensa de Auditoría bajo el Estatuto de Seis Años de la OBBBA
Una guía práctica de 2026 para empresas con exposición al ERC — el cierre de la ventana de divulgación voluntaria, el estatuto de seis años de la OBBBA para reclamos del T3/T4 de 2021, la denegación categórica de presentaciones tardías después del 31 de enero de 2024, las sanciones a promotores que se remontan al 12 de marzo de 2020 y el archivo de auditoría que los examinadores realmente solicitan.
Después del Programa de Divulgación Voluntaria del ERC 2.0: Cómo las pequeñas empresas aún pueden corregir reclamos indebidos en 2026
Con el segundo Programa de Divulgación Voluntaria del ERC cerrado desde noviembre de 2024, las pequeñas empresas con reclamos exagerados del Crédito por Retención de Empleados aún tienen tres recursos en 2026: el retiro del reclamo, la autoenmienda mediante el Formulario 941-X o responder a una carta de recuperación del IRS. El IRS tiene una ventana de auditoría de seis años abierta hasta el 15 de abril de 2027 para los reclamos del tercer y cuarto trimestre de 2021, además de una multa del 20% relacionada con la exactitud por reembolsos erróneos.
Formulario 1095-C y Sección 4980H: Multas para Empleadores de la ACA 2026 y Puertos Seguros
Para 2026, los ALE enfrentan una multa 4980H(a) de $3,340 por empleado y una multa 4980H(b) de $5,010 por empleado, con una asequibilidad establecida en el 9.96 por ciento del salario. Esta guía cubre los puertos seguros de FPL, W-2 y tasa de pago, la codificación línea por línea del Formulario 1095-C y los errores que generan las evaluaciones de la Carta 226-J.
Formulario 3800 Crédito General por Actividades Empresariales: Acumulación de Créditos de I+D, WOTC, Propinas FICA y Cuidado de Niños bajo el Límite 25/75 del TMT
Cómo el Formulario 3800 agrega más de 40 créditos fiscales empresariales en una sola limitación, por qué es importante el piso del 25/75 del impuesto mínimo tentativo y cómo las pequeñas empresas elegibles (ingresos brutos ≤$50M) pueden compensar el AMT con los créditos de I+D, WOTC, propinas FICA y otros créditos específicos.