Estados financieros con base fiscal, explicados: la alternativa OCBOA más económica a GAAP, lo que su prestamista cede y cuándo una compilación es suficiente

Su prestamista le pidió estados financieros, y su CPA le cotizó dos cifras: una para estados GAAP y otra mucho menor para estados con base fiscal. La diferencia entre ambas puede ser de miles de dólares al año, cada año — y el conjunto más económico se prepara a partir de los mismos libros, por el mismo CPA, bajo reglas que su CPA ya aplicó a su declaración de impuestos. La única pregunta es si las personas que leen sus estados los aceptarán.

Por lo general, sí lo harán, si pregunta primero. Los estados financieros con base fiscal son un marco de información legítimo y respaldado por las normas — no un atajo ni una desviación de las reglas. Pero cambian lo que sus cifras significan de maneras que importan para obtener financiamiento, fianzas y vender su negocio. Esta guía explica qué son los estados con base fiscal, en qué se diferencian de GAAP, qué cede su prestamista al aceptarlos y cuándo una compilación de bajo costo sobre la base fiscal es todo lo que necesita.

Qué son los estados financieros con base fiscal​

Los estados financieros con base fiscal presentan la situación financiera y los resultados de su empresa utilizando las mismas reglas contables que su declaración federal de impuestos sobre la renta. Los ingresos, gastos, activos y pasivos se miden como los mide el Código de Rentas Internas (Internal Revenue Code) — no como lo hacen los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).

Pertenecen a una familia llamada formalmente Otras Bases Integrales de Contabilidad, u OCBOA (Other Comprehensive Bases of Accounting). Las normas de auditoría definen cuatro miembros de la familia: la base del impuesto sobre la renta, las bases de efectivo y efectivo modificado, las bases estatutarias (como la contabilidad de compañías de seguros prescrita por reguladores estatales) y cualquier otro conjunto definido de criterios con respaldo sustancial en la literatura. En la práctica, los estados con base fiscal y los de base de efectivo modificado son las dos OCBOA que realmente usan las pequeñas empresas. La literatura de auditoría vigente del AICPA llama a toda la familia "marcos de propósito especial", así que puede ver ese término en la carta de encargo de su CPA — significa lo mismo.

Tres hechos hacen que los estados con base fiscal sean prácticos más que exóticos:

• Su CPA puede auditarlos, revisarlos o compilarlos. Cada nivel de servicio de CPA disponible para estados GAAP está disponible para estados con base fiscal, con informes redactados para la base fiscal.
• Muchos prestamistas ya los aceptan. Los bancos y aseguradoras que prestan a empresas privadas ven estados con base fiscal de forma rutinaria, y el ahorro de costos es real precisamente porque el CPA aborda las cuestiones de medición una vez, en la declaración de impuestos, en lugar de dos veces.
• Son más simples de entender para los dueños. Si puede leer su propia declaración de impuestos, puede leer estados con base fiscal. No puede decirse lo mismo de GAAP, con sus mediciones a valor razonable, modelos de deterioro y notas de divulgación de varias páginas.

Un análisis del Journal of Accountancy encontró que los estados OCBOA pueden ahorrar a los clientes entre 20 y 30 por ciento del costo de preparación en comparación con GAAP, y más en algunos casos — porque en los estados con base fiscal, muchas de las cuestiones de medición más difíciles de GAAP simplemente no existen.

En qué se diferencia la base fiscal de GAAP​

Las diferencias entre el ingreso contable y el ingreso gravable son toda la historia. Algunas son diferencias temporales que se revierten con los años (diferencias temporarias); otras nunca se revierten (diferencias permanentes). Estas son las que más mueven las cifras de una pequeña empresa.

Depreciación: MACRS y Sección 179 vs. línea recta​

Bajo GAAP, usted deprecia el equipo a lo largo de su vida útil estimada, a menudo en línea recta. Bajo la base fiscal, usted utiliza el Sistema Acelerado de Recuperación de Costos Modificado (MACRS) — y puede gastar la compra completa de inmediato bajo la Sección 179 o la depreciación adicional (bonus depreciation) cuando esas disposiciones lo permiten.

El efecto puede ser dramático. Compre $100,000 de equipo y GAAP podría mostrar $10,000 de gasto por depreciación en el primer año; la base fiscal podría mostrar los $100,000 completos. Su ingreso con base fiscal es menor, su base de activos con base fiscal es más pequeña, y un activo totalmente amortizado para fines fiscales puede seguir siendo productivo durante años. Cualquiera que compare sus estados con los de un par bajo GAAP debe ajustar por esto, o la comparación no tiene sentido.

Ingresos: gravados al recibirse vs. devengados a lo largo del tiempo​

GAAP reconoce los ingresos cuando usted los devenga, independientemente de cuándo llegue el efectivo. Las reglas fiscales son menos pacientes: en muchos casos los ingresos se reconocen cuando se devengan o cuando se recibe el efectivo, lo que ocurra primero. Los pagos anticipados — renta cobrada por adelantado, suscripciones, ventas de tarjetas de regalo — a menudo impactan el ingreso gravable al recibirse, mientras que GAAP los diferiría hasta que usted entregue.

Así, un negocio que cobra efectivo antes de realizar el servicio puede mostrar un ingreso mayor en la base fiscal que en GAAP en un año de crecimiento, y el balance no lleva ningún pasivo por ingresos diferidos por obligaciones que todavía debe a sus clientes. Eso favorece el estado de resultados mientras oculta obligaciones de desempeño futuras — exactamente el tipo de cosa que un prestamista quiere saber antes de confiar en las cifras.

Reservas que no puede registrar​

GAAP empareja los costos futuros estimados con los ingresos actuales: la provisión para cuentas incobrables, las reservas por garantía, las vacaciones acumuladas, los pasivos contingentes. La base fiscal generalmente permite una deducción solo cuando el costo se incurre realmente — la cuenta por cobrar se da de baja, el reclamo de garantía se paga.

Por lo tanto, los estados con base fiscal no muestran ninguna provisión contra las cuentas por cobrar, ningún pasivo por garantía y ninguna acumulación por costos que usted sabe que vienen pero que aún no ha pagado. Las cuentas por cobrar se ven más fuertes y los pasivos se ven más ligeros que sus equivalentes GAAP, no porque el negocio esté más sano, sino porque las reglas de medición prohíben la reserva.

Sin impuestos diferidos​

Como los estados con base fiscal utilizan mediciones fiscales en todo, no hay activos ni pasivos por impuestos diferidos ni nota sobre impuestos diferidos. Esta es una simplificación genuina — la contabilidad de impuestos diferidos bajo GAAP es una de las áreas más complejas de la información financiera — pero también significa que los estados no muestran nada sobre consecuencias fiscales futuras. Una empresa que arrastra grandes diferencias temporarias tiene facturas (o beneficios) fiscales futuros que simplemente no aparecen en ningún lugar de los estados con base fiscal.

Los ingresos no gravables y los gastos no deducibles permanecen visibles​

Los estados con base fiscal pueden incluir partidas que nunca tocan la declaración de impuestos: ingresos por intereses exentos de impuestos en el lado de los ingresos, multas no deducibles o la mitad no deducible de las comidas de negocios en el lado de los gastos. El marco es la base fiscal de contabilidad, no una copia del Formulario 1120 — informa la economía del negocio medida por las reglas fiscales, incluyendo las partidas que el Código excluye o rechaza.

Lo que su prestamista cede​

Cuando un banco acepta estados con base fiscal en lugar de GAAP, renuncia a tres cosas. Ninguna es fatal, pero cada una cambia cómo el banco — y usted — debería leer las cifras.

Comparabilidad. Un banco suscribe cientos de prestatarios. GAAP le da una sola vara de medir; los prestatarios con base fiscal llegan medidos con otra. La depreciación acelerada subestima sus activos y su patrimonio en relación con un par bajo GAAP, mientras que los ingresos por pagos anticipados sobreestiman sus ganancias. Un buen prestamista comercial se ajusta por esto mecánicamente, pero el ajuste es tan bueno como la información que proporcionan sus notas.

Conservadurismo en cuentas específicas. Las reservas y diferimientos de GAAP existen para mantener el optimismo fuera del balance. Las cuentas por cobrar con base fiscal sin provisión, los ingresos cobrados antes de devengarse y el equipo totalmente depreciado todavía en servicio inclinan los estados hacia el lado favorecedor. Los prestamistas compensan recortando las cuentas por cobrar, sumando de nuevo las deducciones fiscales únicas y preguntando sobre los ingresos diferidos en la diligencia debida — por eso la nota sobre la base de contabilidad importa más de lo que los dueños esperan.

El estado de flujos de efectivo. GAAP exige un estado de flujos de efectivo; los marcos OCBOA no. El flujo de efectivo operativo es a menudo la primera cifra que mira un prestamista, y en un encargo con base fiscal puede no existir a menos que le pida a su CPA que lo prepare. Si sus cláusulas de préstamo hacen referencia al flujo de efectivo o a la cobertura del servicio de la deuda, confirme con el banco cómo se calculan esas razones a partir de estados con base fiscal antes de elegir el marco — las definiciones de cláusulas redactadas en torno a partidas de GAAP no siempre se traducen limpiamente.

Nada de esto significa que los estados con base fiscal sean peores. Significa que responden a una pregunta diferente: "¿cómo se ve este negocio medido por las reglas fiscales?" en lugar de "¿cómo se ve medido por GAAP?" Para muchos préstamos de pequeñas empresas, la primera respuesta es suficiente — a un costo entre 20 y 30 por ciento menor.

Los tres niveles de servicio de CPA (y lo que cuesta cada uno)​

El marco de información (base fiscal vs. GAAP) y el nivel de servicio de CPA (compilación, revisión, auditoría) son elecciones independientes. Puede obtener cualquier nivel de servicio en cualquiera de los dos marcos. Esto es lo que significa cada nivel y lo que típicamente pagan las pequeñas empresas:

• Compilación: ninguna seguridad. El CPA pone las cifras de la administración en el formato adecuado de estados financieros sin verificarlas. El costo típico para una pequeña empresa va de aproximadamente $2,000 a $7,000. El CPA ni siquiera necesita ser independiente, aunque cualquier falta de independencia debe divulgarse. Las compilaciones son la elección correcta para uso interno y para prestamistas que las permiten explícitamente.
• Revisión: seguridad limitada. El CPA realiza indagaciones y procedimientos analíticos e informa si algo llamó su atención que sugiera que los estados necesitan cambios importantes. El costo típico va de aproximadamente $5,000 a $25,000 según la complejidad. Este es el punto medio que piden la mayoría de los prestamistas de pequeñas empresas.
• Auditoría: seguridad razonable. El CPA examina la evidencia, confirma saldos, evalúa controles y expresa una opinión. El costo típico comienza alrededor de $10,000 y supera los $50,000 para negocios complejos. Las auditorías por lo general solo se requieren para facilidades de crédito más grandes, fianzas, inversionistas o reguladores.

Dos notas sobre costos. Primero, espere que las tarifas del primer año sean entre 20 y 30 por ciento más altas con una firma nueva mientras esta aprende su negocio. Segundo, las normas de revisión permiten que un CPA compile estados que omitan sustancialmente todas las divulgaciones cuando la administración elige esa opción — una forma legítima de reducir aún más el costo de la compilación para estados usados internamente, aunque ningún prestamista aceptará estados con divulgaciones omitidas para la suscripción de crédito.

Cuándo una compilación con base fiscal es suficiente​

Una compilación con base fiscal es el producto de CPA más económico que aún produce estados financieros asociados a un CPA, y para muchos negocios es genuinamente suficiente:

• Su contrato de préstamo lo permite. Algunos bancos aceptan estados compilados con base fiscal para líneas más pequeñas y préstamos de bienes raíces ocupados por el propietario. Obtenga la aceptación por escrito antes de que comience el encargo, no cuando se entreguen los estados.
• Los estados son para la administración. Estados compilados mensuales o trimestrales con base fiscal dan a los dueños una visión consistente, organizada por el CPA, del negocio a una fracción del costo de GAAP.
• Su negocio es simple. Pocas estimaciones, ningún instrumento complejo, ninguna estructura de múltiples entidades — las situaciones en que la maquinaria de medición adicional de GAAP justifica su costo no aplican a usted.
• Usted ya declara con el mismo método. Si su declaración de impuestos es el producto natural de sus libros, los estados con base fiscal añaden casi ningún trabajo contable incremental.

Y las situaciones en que no es suficiente:

• El contrato de préstamo dice "GAAP" o "revisado". El lenguaje de las cláusulas manda. Una compilación entregada contra un requisito de revisión es un incumplimiento técnico esperando ser notado.
• Fianzas y garantías. Los suscriptores de fianzas casi siempre quieren estados GAAP revisados o auditados; las compilaciones con base fiscal rara vez pasan su escritorio.
• Inversionistas externos o un proceso de venta. Los compradores e inversionistas comparan objetivos bajo GAAP. Los estados con base fiscal en una sala de datos invitan a un ajuste del precio de compra, no a un cumplido sobre su frugalidad.
• Informes regulatorios o de franquicia. Si un regulador o franquiciador prescribe GAAP, ningún otro marco lo sustituye.

La regla práctica: empareje el producto con el lector. Los lectores internos reciben compilaciones; los bancos reciben lo que nombre el contrato de crédito; los compradores reciben GAAP.

La mecánica: títulos, notas y comparativos​

Los estados con base fiscal siguen una lista corta de reglas mecánicas que los mantienen en cumplimiento — y evitan que un prestamista los confunda con GAAP:

• Los títulos deben nombrar la base. Los estados dicen "Estado de activos, pasivos y patrimonio — Base del impuesto sobre la renta" y "Estado de ingresos y gastos — Base del impuesto sobre la renta", no "Balance general" y "Estado de resultados". Usar títulos de GAAP sobre cifras con base fiscal engaña al lector y viola las normas.
• Una nota de políticas describe el marco. La Nota 1 explica que los estados se preparan sobre la base utilizada para fines del impuesto federal sobre la renta y resume las diferencias significativas con GAAP. No se requiere que el CPA cuantifique esas diferencias — basta una descripción narrativa.
• Las divulgaciones son paralelas a GAAP. Si los estados con base fiscal contienen una partida para la que GAAP requeriría divulgaciones — transacciones con partes relacionadas, concentraciones, contingencias, eventos posteriores — los estados llevan divulgaciones equivalentes que comunican la misma sustancia. Las partidas que la base fiscal no registra, como los impuestos diferidos, no necesitan divulgación. No hay descuento de divulgación por elegir una compilación en lugar de una auditoría; el ahorro proviene del marco, no del nivel de servicio.
• Cambiar de marco reexpresa los comparativos. Pasar de GAAP a la base fiscal (o viceversa) requiere reexpresar los estados comparativos del período anterior sobre la nueva base, para que los dos años lado a lado se midan de la misma manera.

Errores comunes que evitar​

Modificar en exceso un conjunto de base de efectivo hasta convertirlo en GAAP con desviaciones. La OCBOA hermana, la base de efectivo modificada, permite modificaciones lógicas con respaldo sustancial — registrar activos fijos con depreciación, registrar deuda bancaria con intereses. Pero acumular cuentas por cobrar y por pagar comerciales, registrar impuestos diferidos o capitalizar arrendamientos cruza la línea: usted ha construido estados GAAP, perdió la ventaja de costo de OCBOA y aún así se desvió de GAAP. Si sus estados de "efectivo modificado" necesitan acumulaciones para ser útiles, cambie a la base fiscal en su lugar.

Entregar estados con base fiscal contra cláusulas de GAAP. Lea el contrato de crédito antes de elegir el marco. Las razones de cláusulas definidas sobre partidas de GAAP — razón corriente, cobertura del servicio de la deuda, patrimonio neto tangible — se calculan de manera diferente sobre la base fiscal, y algunos prestamistas no reharán las cláusulas a mitad del proceso.

Asumir la aceptación en lugar de preguntar. Las políticas de los prestamistas varían según el banco, el tamaño del préstamo y el oficial de crédito. Una conversación de cinco minutos con su banquero antes del cierre del año supera a un paquete de estados rechazado en marzo.

Olvidar el estado de flujos de efectivo. Como es opcional, nadie lo prepara — y luego el prestamista lo pide durante la suscripción de crédito. Si su banquero se basa en él, encargue al CPA que lo prepare junto con los estados con base fiscal.

Presentar años comparativos no comparables. El año anterior bajo GAAP junto al año actual con base fiscal, sin reexpresión, hace que cada línea de tendencia del paquete sea incorrecta. Reexprese u omita la columna comparativa.

Mantenga sus libros listos para el prestamista desde el primer día​

Ya sea que sus estados terminen siendo GAAP o base fiscal, compilados o revisados, todo lo que está aguas abajo depende de la calidad de los libros aguas arriba. Los registros limpios y bien organizados reducen el tiempo de preparación de su CPA — que es la mayor parte de lo que usted paga — y le permiten responder las preguntas de seguimiento de un prestamista con evidencia en lugar de memoria.

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