Si tu empresa individual danesa superó los 300.000 DKK en ventas tanto en 2024 como en 2025, tu hoja de cálculo dejó de ser legal el 1 de enero de 2026. A partir de esa fecha, debes llevar tu contabilidad en un sistema digital conforme: uno que pueda enviar y recibir facturas electrónicas estructuradas, bloquear cada asiento contra la retrodatación, realizar copias de seguridad semanales y entregar a la autoridad tributaria un archivo de datos estandarizado bajo demanda.
Esta es la última ola de la Ley de Contabilidad de 2022 de Dinamarca que finalmente llega a las empresas de propiedad personal. La Autoridad Empresarial Danesa sitúa al nuevo grupo cubierto en aproximadamente 118.000 empresas individuales, sociedades y asociaciones. Si eres uno de ellos, esta guía te explica la prueba de facturación, qué significa realmente "digital", los errores que provocan sanciones y una lista de verificación práctica para la migración.
Quiénes Están Cubiertos a Partir del 1 de Enero de 2026
El despliegue se realizó por fases para que las empresas más grandes fueran primero:
- Desde enero de 2024: las empresas en las clases de presentación de informes B, C y D (las que presentan informes anuales) tuvieron que migrar primero a la contabilidad digital conforme.
- 1 de enero de 2026: la red se cierra para todos los demás con volumen real. Las empresas de propiedad personal, sociedades, asociaciones y ciertas entidades financieras con facturación neta superior a 300.000 DKK en cada uno de los dos ejercicios fiscales anteriores deben contabilizar digitalmente a partir de 2026. En la práctica, eso significa que tanto 2024 como 2025 deben estar por encima del umbral.
- 1 de julio de 2026: las empresas que utilicen software de contabilidad desarrollado íntegramente internamente obtienen un período de gracia de seis meses para poner esa configuración personalizada a la altura del estándar.
300.000 DKK son aproximadamente 40.200 EUR según la vinculación de la corona danesa al euro; es decir, una práctica independiente modesta, un puesto de mercado concurrido con ventas en línea o una consultoría a tiempo parcial con dos clientes ancla. Es facturación neta (ventas excluyendo el IVA), no beneficios ni depósitos bancarios.
Tres reglas límite son importantes:
- Dos años consecutivos, no un pico puntual. Un año fuerte por encima de los 300.000 DKK seguido de un año tranquilo te mantiene fuera. Dos años por encima del umbral te incluye, y permaneces incluido hasta que caigas por debajo durante dos años seguidos.
- Por debajo del umbral ambos años significa exento, por ahora. Si estás por debajo del umbral, puedes mantener registros más simples, pero vigila la trayectoria. Si lo superas en 2025 y 2026, te unes a la obligación en 2027.
- Los vendedores extranjeros registrados a efectos del IVA no quedan automáticamente exentos. Las directrices extienden la obligación de 2026 a las entidades registradas a efectos del IVA con facturación danesa superior al umbral, incluso sin domicilio en Dinamarca. Si vendes en Dinamarca con un número de IVA danés y un volumen real, asume que estás dentro del ámbito de aplicación y confírmalo con tu asesor.
Si no estás seguro de en qué lado caes, revisa hoy mismo tus declaraciones de IVA de 2024 y 2025 y tus resúmenes anuales de ventas. Esa prueba de dos números decide todo lo demás.
Qué Significa Realmente "Contabilidad Digital" en Dinamarca
Dinamarca no se limita a decir "deja de usar papel". Una configuración conforme tiene cinco propiedades concretas, y tu sistema debe tenerlas todas, tanto si lo has comprado como si lo has construido.
1. Un sistema que cumpla el estándar: registrado o equivalente
La vía más fácil es utilizar un sistema estándar digital registrado que figure en la lista de la Autoridad Empresarial Danesa. El registro significa que el proveedor ha declarado que el sistema cumple los anexos de la Ley, y tú, como usuario, heredas ese cumplimiento para las funciones del sistema.
Puedes utilizar un sistema no registrado, incluida una construcción personalizada, pero entonces tú asumes la carga de demostrar que cumple los requisitos de la orden ejecutiva. Los sistemas comercializados únicamente para empresas con menos de 300.000 DKK están explícitamente excluidos del régimen de registro y deben informarte de ello. Si tu herramienta actual dice que no está "cubierta" por la obligación de registro, eso es una etiqueta de advertencia, no una ganga: no satisface la obligación una vez que superas el umbral.
2. Cada transacción registrada digitalmente, con un procedimiento por escrito
Tus ventas, compras, pagos y ajustes deben registrarse en el sistema digital, y debes mantener una breve descripción del procedimiento por escrito: qué sistema utilizas, quién introduce qué, cuándo y cómo fluyen los comprobantes desde la bandeja de entrada hasta el libro mayor y el archivo. Los inspectores piden este documento al principio. Una descripción de una página siempre gana a una memoria perfecta.
3. Capacidad de facturación electrónica estructurada a través de NemHandel y Peppol
Tu sistema debe ser capaz de enviar y recibir facturas electrónicas estructuradas y notas de crédito (actualmente el formato nacional de Dinamarca, OIOUBL, y el formato internacional Peppol BIS 3.0, con la transición hacia NemHandel BIS 4), así como de devolver respuestas estándar a nivel de mensaje y de factura. Dinamarca exige la facturación electrónica estructurada B2G a través de NemHandel desde 2005; la Ley de Contabilidad extiende la capacidad al B2B ordinario.
Esto es una obligación de capacidad, no una obligación de transmisión por factura: no tienes que obligar a todos tus clientes a pasarse al XML mañana. Pero la infraestructura debe estar activa. Un PDF adjunto a un correo electrónico, por muy bien nombrado que esté, no es una factura electrónica estructurada, y un sistema que no puede conectarse a NemHandel o Peppol no supera la prueba, aunque tus PDF sean preciosos.
4. Almacenamiento a prueba de manipulación durante cinco años, con copias de seguridad reales
Las transacciones registradas y sus comprobantes deben conservarse de modo que no puedan ser alterados, retrodatados o eliminados, y deben conservarse durante al menos cinco años desde el final del ejercicio fiscal al que se refieren. El sistema debe realizar copias de seguridad automáticas con una periodicidad regular (semanalmente es la norma de trabajo en las directrices) alojadas de forma segura, generalmente dentro de la UE o el EEE. La antigua regla que limitaba el almacenamiento a servidores en Dinamarca ha desaparecido, pero "un portátil y un pendrive" nunca fue conforme y sigue sin serlo.
Los comprobantes digitales cuentan: una foto de un recibo tomada con el teléfono solo es aceptable como comprobante si se incorpora al sistema con prontitud, de forma legible y vinculada a su asiento, no si está en el carrete de la cámara hasta fin de año.
5. Exportación SAF-T bajo demanda
Tu sistema debe ser capaz de generar una exportación SAF-T (Standard Audit File for Tax) en el formato de la autoridad cuando se le pida. Dinamarca está desarrollando su perfil SAF-T 2.0 para la presentación de informes a nivel de transacción y el intercambio de datos. No enviarás este archivo de forma rutinaria, pero cuando la autoridad tributaria lo solicite, "nuestro sistema no puede generar eso" es en sí mismo una infracción.
Los Cinco Errores Que Meten en Problemas a las Pequeñas Empresas
Los contables daneses informan de los mismos patrones de error cada vez que una nueva ola entra en vigor. Evítalos y evitarás la mayor parte del riesgo de sanción.
1. Suponer que la hoja de cálculo más los PDF es "suficientemente digital"
No lo es. Una hoja de cálculo no tiene inmutabilidad, ni vinculación de comprobantes, ni canal de facturación electrónica, ni exportación SAF-T, ni un régimen de copias de seguridad auditable. Seguir usando hojas de cálculo después de superar el umbral es la infracción más común y la más fácil de detectar para un inspector.
2. Comprar una herramienta extranjera que nunca se unió al régimen danés
Una aplicación de facturación elegante de otro mercado puede gestionar el IVA perfectamente y aun así no cumplir los anexos daneses: sin conexión NemHandel, sin soporte OIOUBL o Peppol BIS, sin perfil SAF-T, copias de seguridad fuera del ámbito permitido. Antes de comprometerte, consulta el registro de la Autoridad Empresarial y haz al proveedor tres preguntas por escrito: ¿Está registrado? ¿Qué formatos y respuestas de factura electrónica admite? ¿Cómo genera el archivo SAF-T danés? Las respuestas vagas ya son una respuesta.
3. Olvidar la descripción del procedimiento
Las empresas compran el software adecuado y se saltan la nota de procedimiento de una página. Luego, una inspección o una revisión bancaria pregunta "¿cómo garantiza la integridad?" y no hay nada que mostrar. Anota el nombre del sistema, el flujo de comprobantes, quién aprueba qué, la disposición de las copias de seguridad y dónde está el archivo. Actualízalo cuando cambies de herramienta.
4. Mezclar dinero privado y de la empresa sin cierre mensual
Las pequeñas empresas individuales suelen cargar los gastos de la empresa a una cuenta privada "temporalmente". Con la contabilidad digital, ese hábito envenena el rastro de las transacciones: transferencias sin vincular, comprobantes faltantes y un proyecto de reconstrucción en diciembre. Dale a la empresa su propia cuenta, concilia mensualmente y adjunta los comprobantes sobre la marcha. Diez minutos a la semana ganan a diez horas en enero.
5. Tratar la capacidad de facturación electrónica como opcional porque los clientes aún aceptan PDF
La norma exige que la capacidad esté presente y funcione, incluso si algunos clientes siguen aceptando PDF. Las empresas que desactivan el módulo NemHandel "para simplificar las cosas" fallan en la propia capacidad. Mantén el canal registrado bajo tu número CVR (Registro Central de Empresas) y pruébalo con al menos un envío y una recepción reales antes de necesitarlo.
Tu Lista de Verificación para la Migración
Sigue estos pasos en orden. La mayoría de las empresas unipersonales lo terminan en un fin de semana más una semana de funcionamiento en paralelo.
Paso 1. Confirma que estás dentro del ámbito de aplicación
Revisa la facturación neta de 2024 y 2025. Si ambos superan los 300.000 DKK, estás incluido a partir del 1 de enero de 2026. Si 2025 es tu segundo año por encima del umbral, anota ya el inicio de 2027 en el calendario y migra antes de todas formas: el cumplimiento temprano es más barato que una migración apresurada en diciembre.
Paso 2. Elige un sistema registrado adaptado a un autónomo
Selecciona dos o tres sistemas registrados orientados a pequeñas empresas danesas, no un ERP empresarial. Compara el soporte en danés, la incorporación a NemHandel, la cobertura de fuentes bancarias para bancos daneses, las aplicaciones de captura de comprobantes, el acceso para contables y el precio según tu volumen de facturación. Pregunta a tu contable cuáles dos prefiere recibir realmente en SAF-T: su respuesta os ahorrará dinero a ambos.
Paso 3. Regístrate para la facturación electrónica con tu número CVR
Activa el envío y la recepción en el sistema y registra tu número CVR (Registro Central de Empresas) en NemHandel, la red abierta de facturación electrónica de Dinamarca. Envía una factura estructurada de prueba a un cliente dispuesto o a tu contable, recibe una de vuelta y confirma que fluyen los mensajes de respuesta a la factura. Guarda las capturas de pantalla en tu archivo de procedimiento como prueba de que el canal funciona.
Paso 4. Migra los saldos iniciales de forma limpia
Congela tus libros antiguos a 31 de diciembre de 2025. Traslada los saldos iniciales de banco, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, IVA y cualquier activo al nuevo sistema a partir del 1 de enero de 2026, y concílialos con el balance de comprobación antiguo hasta el último céntimo. Importa los saldos abiertos de clientes y proveedores con las fechas originales de las facturas para que el cálculo de antigüedad y la declaración del IVA sigan siendo correctos.
Paso 5. Digitaliza el flujo de comprobantes
Dirige cada comprobante de compra a la nueva bandeja de entrada desde el primer día: correos de proveedores reenviados a la bandeja de entrada del libro mayor, capturas con la aplicación del teléfono para recibos en papel, nada de cajas de zapatos. Vincula cada asiento a su comprobante antes de conciliar la línea bancaria. Para compras en efectivo, fotografíale el recibo en el mostrador: el papel térmico desteñido es ilegible en marzo.
Paso 6. Redacta el procedimiento y configura el archivo
Redacta el procedimiento de una página, confirma el ajuste de retención de cinco años, verifica que las copias de seguridad automáticas estén activadas y restringe quién puede editar los períodos cerrados. Bloquea los meses anteriores una vez conciliados para que nada pueda retrodatarse. Si mantienes un libro mayor de texto plano en paralelo para tu propio análisis, los patrones de importación de /docs/ y los paneles de /fava/ son lugares convenientes para verificar saldos sin tocar los libros legales bloqueados.
Paso 7. Ensaya las dos cosas que piden los inspectores
Practica la generación de una exportación SAF-T y un rastro de comprobantes completo para un mes de muestra. Si cualquiera de las dos tarda más de unos minutos, arregla la configuración ahora. También confirma dónde viven las copias de seguridad y cómo restaurarías: "lo gestiona el proveedor" solo vale cuando puedes nombrar la ubicación y el ciclo de copias de seguridad del proveedor.
Cómo Es la Aplicación de la Norma
Operar por encima del umbral sin un sistema conforme, o utilizar un sistema que no puede conectarse a NemHandel o Peppol, es una infracción de la Ley aplicada por la Autoridad Empresarial. Espera órdenes de subsanación con una fecha límite, seguidas de multas por incumplimiento continuado. Las facturas no conformes pueden ser rechazadas por los sistemas de las contrapartes, lo que convierte un problema contable en un problema de flujo de caja cuando el pago se estanca por errores de formato. Nada de esto requiere una redada dramática: suele salir a la luz durante un control del IVA, una revisión bancaria o una disputa en la que no puedes presentar el rastro de comprobantes.
La buena noticia es que el cumplimiento, una vez configurado, es en su mayoría automático. Las fuentes bancarias, las facturas estructuradas y los períodos bloqueados hacen el trabajo pesado que las hojas de cálculo manuales nunca pudieron hacer.
¿Y Si Estás Justo por Debajo del Umbral?
Sigue exento, pero actúa como si la línea estuviera más cerca de lo que parece. Dos movimientos prácticos dan resultados:
- Adopta un sistema registrado pronto. Los precios de los niveles para pequeñas empresas son modestos, y migrar un libro mayor pequeño es muchísimo más fácil que migrar dos años de atrasos después de cruzar el umbral. También obtienes la preparación para la facturación electrónica y el SAF-T de forma gratuita.
- Haz un seguimiento mensual de la facturación frente a la prueba de dos años. Un sencillo gráfico móvil de la facturación neta de los últimos 24 meses te dice en octubre si enero trae una nueva obligación, en lugar de descubrirlo durante la temporada de impuestos.
Si Dinamarca es uno de los varios países en los que operas, ten en cuenta la dirección que toma el mundo: la facturación electrónica estructurada y la presentación de informes a nivel de transacción se están extendiendo por la UE según el calendario del IVA en la Era Digital (ViDA) hacia 2030. Los hábitos que construyas para Dinamarca (facturas estructuradas, comprobantes vinculados, datos exportables) se transfieren directamente.
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