ADP vs. Gusto vs. Paychex: Compara precios publicados, cotizaciones y límites de planes

Las preguntas sobre la compra de servicios de nómina no son “quién tiene la mejor marca”. Son “qué está publicado, qué requiere una cotización, qué cambia la factura y quién sigue siendo legalmente responsable si un depósito o un W-2 se entrega tarde”. ADP, Gusto y Paychex responden a esas preguntas de manera diferente, y solo uno de los tres publica en línea una escalera completa de precios para pequeñas empresas.

Esta guía es para compradores de pequeñas empresas que comparan esos tres productos a partir del 2026-09-11. Presenta una tabla de decisión al principio, detalla los límites de presentación de impuestos y soporte por plan, muestra dos escenarios de costos etiquetados (con cargos desconocidos en blanco), termina con una lista de verificación para cambiar de proveedor y llevar los libros, y mantiene el papel de Beancount en la contabilidad, no en la presentación de impuestos de nómina.

Tabla de decisión: lo que puedes saber antes de una llamada de ventas​

Trata cada celda de dólares que no sea la escalera publicada de Gusto como desconocida hasta la cotización. La ausencia de una página de marketing no es prueba de que una tarifa sea gratuita, ni de que exista.

Por qué el lado fiscal de la compra sigue siendo tuyo​

Los errores de nómina no son abstractos. La sanción por no depositar del IRS (página actualizada el 24-feb-2026) se aplica al depósito no pagado y no se acumula: 2% (1–5 días de retraso), 5% (6–15 días), 10% (más de 15 días) y 15% si el impuesto permanece sin pagar más de 10 días después del primer aviso del IRS. Esos porcentajes cubren depósitos no realizados a tiempo, por el monto correcto o de la manera correcta.

Las sanciones por declaraciones informativas (W-2 y muchos 1099) son por año calendario en que vencen las declaraciones, no una banda atemporal. Para declaraciones y estados de cuenta vencidos en el año calendario 2026, la tabla de sanciones por declaraciones informativas del IRS y las Instrucciones para los Formularios 1099 utilizan:

Se pueden aplicar sanciones separadas por no presentar (IRC §6721) y por no proporcionar declaraciones al beneficiario (IRC §6722). Para pequeñas empresas — ingresos brutos anuales promedio de $5 millones o menos durante los tres años fiscales más recientes que terminan antes del año calendario en que vencen las declaraciones — el máximo anual de 2026 después del 1 de agosto / no presentada es $1,366,000 por tipo de sanción. Los máximos anuales para empresas más grandes son más altos; no trates una cifra de ~$3.5M–$4M para empresas grandes como el límite de pequeñas empresas.

Las sanciones recaen sobre ti como empleador. Algunos proveedores (el detalle de presentación de impuestos de ADP RUN es un ejemplo) anuncian que si ellos cometen un error en una presentación o depósito en el trabajo que realizan, pagan las multas resultantes — eso es una indemnización contractual, no una reescritura de a quién evalúa el IRS. Los problemas fiscales de nómina no resueltos tampoco desaparecen cuando cambias de proveedor; un cambio inicia un nuevo proceso, no borra la exposición anterior.

Publicado vs. cotización: lo que cada proveedor realmente divulga​

Gusto — escalera publicada Simple / Plus / Premium​

Gusto publica los precios de los planes. A partir del 2026-09-11, su página oficial de precios lista (trata como precios de lista publicados; confirma en vivo antes de comprar):

También aparece en esa página un nivel solo para contratistas con una base promocional de $0 en algunas indexaciones — trata las promociones como temporales hasta que confirmes la tarifa continua. Los planes de Gusto incluyen ejecuciones de nómina ilimitadas, cálculo/presentación de impuestos automáticos y generación de W-2 / 1099 sin un “SKU de presentación de impuestos” separado. Teléfono y chat durante horas hábiles más un centro de ayuda 24/7 son parte del modelo de soporte documentado; Priority Support es un complemento con precio en Simple (indexado aproximadamente en $30/mes + $3 PEPM) en lugar de una prueba de que el soporte telefónico “no existe”.

Paychex — paquetes Flex que requieren cotización​

La página comparar soluciones de nómina de Paychex documenta los nombres de los paquetes (Flex Select / Pro / Enterprise, HR Pro, HR PEO) y los niveles de soporte. No publica una tabla de precios en dólares. Cualquier rumor de precio inicial, clasificación de “el más barato de los tres”, tarifa de configuración, tarifa de depósito directo o tarifa por ejecución que veas en otros lugares no está verificado aquí — pon esas líneas en tu lista de verificación de cotización en lugar de tratarlas como hechos.

Lo que puedes tomar de la página oficial de comparación: Taxpay® / administración de impuestos de nómina es parte de la narrativa del producto (confirma que está en tu SKU cotizado), los SKU de soporte van desde En línea hasta Premium, y existe una opción HR PEO si deseas un paquete más profundo de RR. HH./beneficios. La sincronización de cambios a mitad de año y la ayuda para equilibrar el YTD aparecen en las preguntas frecuentes de Paychex; úsalas como preguntas de proceso, no como afirmaciones de precios.

ADP RUN — matriz de paquetes que requiere cotización para 1–49 empleados​

Para esta comparación, quédate con los paquetes RUN Powered by ADP® dirigidos a 1–49 empleados (Essential / Enhanced / Complete Payroll & HR Plus / HR Pro). Existen otras plataformas de ADP para organizaciones más grandes; están fuera de alcance para hablar de dólares aquí porque esta página de paquetes ya está restringida a cotización.

Lenguaje oficial de la matriz (a partir del 2026-09-11): depósito directo, formularios W-2 y 1099 y presentación de impuestos están listados como Incluidos en Essential y superiores — no asumas que “los formularios de fin de año siempre son un complemento de ADP RUN”. Soporte al cliente 24/7 está listado en Essential. Las preguntas frecuentes de los paquetes indican que no se requiere contrato a largo plazo. Las preguntas frecuentes de costos indican que las tarifas de nómina aumentan con la frecuencia de pago y que una tarifa de procesamiento por nómina es común — por lo que semanal vs. mensual es una entrada con precio incluso cuando la página pública no muestra dólares.

ADP también afirma que si ADP comete un error en depósitos o declaraciones que ellos presentan, ADP paga las multas/sanciones resultantes. Léelo como una indemnización acotada, no una transferencia general de la evaluación del IRS.

Dos escenarios de costos etiquetados (entradas declaradas; desconocidos en blanco)​

Estos son equipos ficticios para practicar matemáticas. No son recomendaciones, reglas de punto de equilibrio ni clasificaciones de “más barato en general”.

Escenario A — 5 empleados, un estado, nómina mensual, quiere un precio publicado​

Entradas declaradas: 5 personas activas pagadas cada mes · un solo estado · ciclo de pago mensual · sin extras de seguimiento de tiempo / multiestatal / asesor designado requeridos para la columna de Gusto.

Gusto Simple (solo matemática publicada):

\$49 base + (5 × \$6 PEPM) = \$79 / mes

Semanal vs. mensual no cambia ese total mensual publicado bajo la regla de ejecuciones ilimitadas de Gusto (mismo $79 bajo estos supuestos).

Paychex y ADP RUN: deja espacios en blanco en la cotización — no inventes totales.

Escenario B — mismos 5 empleados, pero multiestatal (o necesita seguimiento de tiempo)​

Entradas declaradas: todavía 5 personas · ahora multiestatal (o seguimiento de tiempo que te saca de Simple) · ciclo de pago mensual.

Gusto Plus (solo matemática publicada):

\$80 base + (5 × \$12 PEPM) = \$140 / mes

Eso no es una afirmación de que Plus sea más barato que una cotización de Paychex o ADP — esas columnas permanecen desconocidas hasta que se cotizan. Sí es una afirmación de que el límite de un solo estado de Simple es el SKU incorrecto de Gusto para este conjunto de entradas.

Variante de frecuencia (misma plantilla, nómina semanal): el total mensual publicado de Gusto bajo los Escenarios A/B permanece igual si te quedas en el mismo plan (ejecuciones ilimitadas). Para ADP RUN, trata la frecuencia semanal como un incremento desconocido además de cualquier cotización base — las preguntas frecuentes dicen que las tarifas aumentan con la frecuencia, pero la página pública no publica el dólar. Para Paychex, pide en la cotización que precios tu cadencia de ejecución real.

Variante con mucho soporte (sin dólares): si el requisito de compra es “asesor designado / soporte telefónico intensivo”, compara SKU — complemento Priority de Gusto o Premium, Paychex Enhanced/Premium, ADP Essential 24/7 vs. HR Pro — todavía sin coronar un ganador a partir de promedios de sitios de reseñas.

Resumen lado a lado (sin clasificación de plantilla)​

Un marco rápido para elegir​

En lugar de preguntar “cuál es el mejor proveedor de nómina”, pregunta:

1. ¿Con qué frecuencia ejecutas la nómina? Si el candidato cobra por ejecución, incluye la frecuencia en la cotización antes de comparar tarifas base. El modelo de ejecuciones ilimitadas de Gusto mantiene estable la matemática mensual publicada entre semanal y mensual bajo los escenarios anteriores; las preguntas frecuentes de ADP dicen que la frecuencia mueve la factura.
2. ¿Un solo estado o multiestatal? Solo eso puede mover a Gusto de Simple a Plus. Pon cada estado de trabajo en la hoja de cotización de Paychex/ADP.
3. ¿Qué SKU de soporte estás comprando realmente? Básico vs. Priority vs. Dedicado (Gusto), En línea vs. Mejorado vs. Premium (Paychex), Essential 24/7 vs. paquetes RR. HH. superiores (ADP) — compara el nivel nombrado, no calificaciones de estrellas sin fecha.
4. ¿Qué está publicado vs. qué sigue en blanco? Una comparación completa de Paychex o ADP incluye base, PEPM, configuración, por ejecución/por nómina, SKU de presentación de impuestos y nivel de soporte. Hasta que esas celdas se llenen, no tienes un total.

Ninguno de estos proveedores está “mal”. El error costoso es tratar un precio inicial de marketing — o un promedio de reseñas de terceros — como la factura que realmente pagarás.

Lista de verificación para cambiar de proveedor (cronológica)​

Un cambio a mitad de año es viable; una transición no verificada no lo es. Trabaja los pasos en orden. Las sanciones y los depósitos no pagados siguen siendo tuyos como empleador (consulta la sección del IRS anterior) — un nuevo proveedor inicia un nuevo proceso; no absorbe la exposición anterior ni reemplaza tu calendario de presentación.

1. Alcance y fecha de transición (antes de la primera ejecución paralela)​

2. Registros de empleados / YTD y pasivos abiertos (exportar del sistema anterior)​

Descarga esto antes de perder el acceso al portal:

• Lista de empleados, tipos de pago, detalles bancarios/ACH y elecciones de retención actuales
• Bruto, neto, retenciones de empleados e impuestos de empleador acumulados hasta la fecha (YTD) por persona (y por estado si es multiestatal)
• Saldos de PTO / beneficios que el nuevo proveedor trasladará
• Pasivos de impuestos de nómina abiertos (federal, estatal, local) y cualquier declaración no presentada que el proveedor anterior aún posea
• El último registro de nómina completo y la liquidación bancaria que lo financió

Entrega los totales del YTD al nuevo proveedor (o reintrodúcelos) para que los W-2 y las declaraciones trimestrales no se reinicien en cero a mitad de año.

3. Presentaciones esperadas hasta la transición​

Lista cada depósito y declaración informativa que aún venza bajo el EIN/proceso anterior hasta la fecha de transición, luego cada uno que el nuevo proveedor asumirá desde el día uno. Conserva copias de los acuses de recibo. Los problemas fiscales de nómina no resueltos no migran cuando cambias de proveedor.

4. Acceso y archivos del proveedor anterior​

Descarga registros de nómina en PDF/CSV, presentaciones de impuestos e informes de YTD que puedas necesitar para correcciones de W-2 o una auditoría. Confirma cuánto tiempo permanece legible el portal anterior después de la cancelación. No cierres la cuenta hasta que pase el paso 5.

5. Conciliación antes de que el sistema anterior esté “cerrado”​

Trata la transición como verificada solo cuando los totales a continuación coincidan entre (a) el registro final del proveedor anterior, (b) el efectivo bancario que salió para ese pago y (c) la entrada contable que registras para el mismo período. Compara campo por campo — no hay un conector nativo verificado de ADP/Gusto/Paychex → Beancount en esta guía; trabajas a partir de la exportación del propio proveedor.

Comparación trabajada (un período de pago ficticio — reemplaza con tu exportación):

Registro del proveedor:  bruto \$12,000.00
                         retenciones de empleados \$3,100.00
                         impuestos del empleador        \$918.00
                         beneficios del empleador     \$400.00
                         pago neto              \$8,900.00
Banco:                  \$8,900.00 ACH de empleados + ACH de remisión de impuestos/beneficios que coinciden con el registro
Libros:                 Expenses:Wages          \$12,000.00
                        Expenses:PayrollTaxes     \$918.00
                        Expenses:Benefits         \$400.00
                          Liabilities:PayrollWithheld           \$3,100.00
                          Liabilities:EmployerPayrollTax          \$918.00
                          Liabilities:BenefitsPayable             \$400.00
                          Assets:Bank                            \$8,900.00

La transición está verificada cuando: bruto − retenciones de empleados = neto; el neto es igual al ACH bancario del empleado; las líneas de impuestos del empleador y beneficios en el registro son iguales a los créditos de pasivos que registraste; y cualquier ACH de remisión de impuestos del mismo día es igual al pasivo que liquidaste. Si una línea no coincide, corrige los libros o los totales del proveedor antes de cancelar el portal anterior.

Mantén las ejecuciones de nómina en el libro mayor (límite honesto)​

Cualquiera que sea el proveedor que elijas, cada ciclo de pago aún necesita salarios, pasivos de impuestos, beneficios y efectivo en el libro mayor general, categorizados y conciliados con el banco. Un proveedor puede presentar los impuestos de empleo correctamente mientras el libro mayor sigue mal. Beancount registra esas contabilizaciones; no calcula ni presenta impuestos de nómina por ti.

Después de exportar una nómina revisada o un CSV bancario, el convertidor de CSV a Beancount del navegador convierte esa hoja de cálculo en entradas borrador que inspeccionas antes de pegarlas en un libro mayor. Es una ayuda de conversión para tu archivo revisado — no un procesador de nómina ni un conector nativo verificado para ADP, Gusto o Paychex. Para la disposición de cuentas y las primeras contabilizaciones, consulta Cómo empezar.