Su periodo de pago terminó un miércoles. Su mes terminó un viernes. Sus empleados trabajaron jueves y viernes — y no cobrarán por esos días hasta la siguiente ejecución de nómina, que cae en el mes siguiente. Por lo tanto, cuando cierre sus libros, ¿a dónde van esos dos días de salarios?
Si su respuesta es "a ninguna parte, los incluiré el mes que viene", sus estados financieros son incorrectos. No catastróficamente incorrectos, pero sí de una manera que distorsiona silenciosamente cada informe de fin de mes que produce. La solución es un único asiento contable llamado asiento de nómina devengada y, una vez que lo entienda, nunca volverá a ver un desajuste en el calendario de la misma manera.
Qué es realmente la nómina devengada
La nómina devengada es el total de todos los gastos relacionados con la nómina en los que su empresa ha incurrido pero que aún no ha pagado a una fecha específica, generalmente el último día de un periodo contable.
La palabra clave es incurrido. Bajo la contabilidad de devengo, un gasto pertenece al periodo en el que ocurrió el trabajo, no al periodo en el que el efectivo salió de su cuenta bancaria. Cuando un empleado trabaja un turno, usted le debe dinero en el instante en que termina el turno. El hecho de que su sistema de nómina no emita el cheque hasta dentro de una o dos semanas no cambia el momento en que se generó el gasto.
La nómina devengada es un pasivo. Aparece en su balance general junto con las cuentas por pagar y otros montos que adeuda. Es dinero que pertenece a sus empleados y a las agencias tributarias; usted simplemente lo retiene hasta la fecha de pago programada.
Algunos elementos que comúnmente se incluyen en la cifra de nómina devengada:
- Salarios por hora y sueldos ganados pero aún no pagados
- Horas extras trabajadas en el periodo
- Comisiones y bonificaciones que el empleado ha ganado, incluso si el pago ocurre más tarde
- Impuestos sobre la nómina — tanto las retenciones del empleado como la parte correspondiente al empleador
- Tiempo libre pagado (PTO) que los empleados devengaron durante el periodo
- Aportaciones del empleador a seguros de salud y planes de jubilación
Si cualquiera de estos se ganó antes de la fecha de cierre de su periodo pero se pagó después, pertenecen al devengo.
Por qué es importante el desfase temporal
Imagine una empresa con 40.000 en nómina mensual. Si dos días de salarios — por ejemplo, 3.000 más rentable de lo que realmente fue. El mes siguiente absorbe un gasto extra de 3.000 $ que en realidad no generó.
En un solo mes, esto podría no parecer grave. Pero tres problemas se agravan:
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Toma decisiones basadas en números erróneos. Si está decidiendo si contratar, subir los precios o realizar una distribución, una cifra de beneficios inflada le empuja a tomar decisiones que los números reales no respaldarían.
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Puede gastar dinero que no es suyo. La nómina devengada es un recordatorio de que el efectivo que está en su cuenta ya está comprometido. Las empresas que ignoran el devengo a veces gastan fondos destinados a salarios o impuestos sobre la nómina, y un depósito de impuestos omitido genera penalizaciones rápidamente.
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Las comparaciones se rompen. Las comparaciones mes a mes y año tras año solo tienen sentido si cada periodo asume sus propios costes reales. Los devengos son los que hacen que esas comparaciones sean honestas.
Este es el principio de correlación (matching principle) en acción: los gastos deben registrarse en el mismo periodo que los ingresos que ayudaron a generar. El trabajo que sus empleados realizaron en mayo ayudó a generar los ingresos de mayo, por lo que debe aparecer en el estado de resultados de mayo, independientemente de cuándo caiga el día de pago.
Cómo calcular la nómina devengada
El cálculo es sencillo una vez que se desglosa en sus componentes. Una fórmula útil:
Nómina devengada = salarios no pagados + horas extras no pagadas + bonificaciones/comisiones no pagadas + impuestos sobre la nómina del empleador + PTO devengado + aportaciones a beneficios del empleador
Trabaje en ello pieza por pieza.
Paso 1: Sueldos y salarios
Para los empleados por hora, multiplique la tarifa por hora por el número de horas trabajadas en el tramo no pagado. Si un empleado gana 30 .
Para los empleados asalariados, divida el salario anual por el número de periodos de pago y luego prorratee los días no pagados. Un salario de 78.000 por periodo de pago; si la mitad de ese periodo no se ha pagado al final del mes, usted devenga 1.625 $.
Paso 2: Horas extras, bonificaciones y comisiones
Sume cualquier hora extra trabajada en la ventana no pagada a la tarifa premium correcta. Luego, sume las bonificaciones y comisiones que el empleado haya ganado; si un vendedor cerró un trato en mayo que paga una comisión de 1.000 son un gasto de mayo.
Paso 3: Impuestos sobre la nómina del empleador
Usted debe algo más que solo los salarios. Como empleador, paga la mitad correspondiente de FICA — 6,2% para el Seguro Social y 1,45% para Medicare — además de los impuestos federales y estatales por desempleo. Aplique estas tasas a los salarios brutos devengados.
Una trampa a vigilar: los límites de la base salarial. El impuesto del Seguro Social deja de aplicarse una vez que un empleado supera la base salarial anual, y los impuestos por desempleo tienen bases salariales bajas que la mayoría de los empleados superan a principios de año. A finales de año, la porción de impuestos del empleador de un devengo puede ser mucho menor de lo que sugeriría un simple 7,65%. Verifique los salarios acumulados de cada empleado antes de asumir que se aplica la tasa completa.
Paso 4: Tiempo libre remunerado (PTO) acumulado
Si los empleados ganan tiempo libre remunerado a medida que trabajan, ese PTO es un pasivo real y creciente. Una forma común de valorarlo es: comparar las horas de PTO ganadas con las horas trabajadas y luego aplicar esa proporción a los salarios.
Por ejemplo, si un empleado gana 4 horas de PTO por cada 80 horas trabajadas, su PTO se acumula al 5% de los salarios. Sobre $2,000 de salarios devengados, eso equivale a $100 de PTO acumulado.
Paso 5: Contribuciones de beneficios
Sume la parte correspondiente al empleador de las primas de seguro médico y las contribuciones al plan de jubilación atribuibles al periodo no pagado.
Un ejemplo práctico
Chris gana $50 por hora, trabajó 40 horas no pagadas al cierre del mes y también ganó $900 en comisiones durante ese tramo. Chris acumula medio día de vacaciones por periodo de pago.
- Salarios: $50 × 40 = $2,000
- Comisiones: $900
- FICA del empleador (7.65% de $2,900): $222
- PTO acumulado (4 horas ganadas sobre 40 trabajadas = 10% de los salarios): $200
Nómina total acumulada para Chris: $3,322.
El asiento contable
Una vez que tenga el total, registrarlo requiere un asiento el último día del periodo.
Al cierre del mes (el devengo):
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Gastos de Sueldos y Salarios | $2,900 | |
| Gastos de Impuestos sobre la Nómina | $222 | |
| Gasto de PTO | $200 | |
| Pasivos por Nómina Acumulada | $3,322 |
Los débitos imputan el gasto al periodo en el que se realizó el trabajo. El crédito crea el pasivo: la obligación que se traslada al mes siguiente.
Su estado de resultados refleja ahora el verdadero costo laboral del periodo, y su balance general muestra la obligación correspondiente. Los libros vuelven a ser honestos.
Revertir el asiento el mes siguiente
Aquí es donde muchos contadores de pequeñas empresas se confunden. Cuando la siguiente nómina se ejecuta realmente, su sistema de nómina registra el cheque de pago completo como un gasto, incluyendo los días que ya acumuló. Si no hace nada, esos días acumulados se contarán dos veces.
Hay dos formas limpias de manejar esto.
Opción 1: El asiento de reversión. El primer día del nuevo mes, registre un asiento que sea exactamente lo opuesto al devengo:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Pasivos por Nómina Acumulada | $3,322 | |
| Gastos de Sueldos y Salarios | $2,900 | |
| Gastos de Impuestos sobre la Nómina | $222 | |
| Gasto de PTO | $200 |
Esto elimina el pasivo y crea un pequeño saldo negativo en las cuentas de gastos. Cuando la nómina real se registre unos días después por su valor total, el saldo negativo y el monto total se compensan para dar exactamente la porción que realmente pertenece al nuevo mes. Nunca tendrá que pensar en qué días fueron pre-acumulados.
Los asientos de reversión son el enfoque estándar porque son a prueba de errores: el sistema hace los cálculos por usted y no hay riesgo de doble contabilización. De hecho, muchos contadores consideran que un devengo no está completo hasta que tiene su reversión correspondiente.
Opción 2: El ajuste sin reversión. Alternativamente, puede dejar el devengo en su lugar y, cuando se ejecute la nómina, dividir el cheque de pago manualmente: debitando los Pasivos por Nómina Acumulada por la parte pre-acumulada y el Gasto de Salarios por el resto. Esto funciona, pero requiere que recuerde la división en cada periodo y la calcule correctamente. Para la mayoría de las pequeñas empresas, los asientos de reversión son más sencillos y seguros.
Cualquiera que elija, el principio es el mismo: cada dólar de gasto de nómina se cuenta exactamente una vez, en el mes exacto que corresponde.
Errores comunes a evitar
Omitir el devengo por completo. El error más común es simplemente no hacerlo. Si sus periodos de pago se alinean perfectamente con los cierres de mes todos los meses, podría salirse con la suya, pero casi nunca es así.
Olvidar la parte de los impuestos del empleador. La nómina acumulada no son solo los salarios que ven los empleados. La contrapartida del empleador de FICA e impuestos por desempleo es un gasto real que pertenece al mismo periodo.
Ignorar los límites de la base salarial. Aplicar una tasa impositiva plana del empleador del 7.65% a finales de año exagera el devengo para los trabajadores de altos ingresos que ya han superado la base salarial del Seguro Social. Verifique las cifras acumuladas del año a la fecha.
Dejar fuera bonos y comisiones. Si el empleado lo ganó en el periodo, se devenga en el periodo, incluso si el pago se realiza meses después.
Acumular pero nunca revertir. Un devengo sin un plan para el mes siguiente conduce directamente a gastos duplicados. Decida de antemano si va a revertir o ajustar, y sea constante.
Tratar el PTO como algo secundario. El PTO no utilizado es un pasivo que crece silenciosamente. Si nunca lo acumula, el día que un empleado con mucha antigüedad liquide un saldo grande, sus libros sufrirán un impacto repentino e inexplicable.
Mantenga sus finanzas organizadas desde el primer día
La nómina acumulada es un asiento pequeño con un efecto desproporcionado en si sus números mensuales dicen la verdad. Hacerlo bien depende de registros claros y rastreables: saber exactamente qué días se devengaron, qué tasa se aplicó y cuándo se publica la reversión. Beancount.io ofrece contabilidad en texto plano que hace que cada asiento de diario sea transparente, con control de versiones y fácil de auditar, sin cajas negras que oculten cómo se construyó una cifra. Comience gratis y vea por qué los desarrolladores y profesionales de las finanzas se están pasando a la contabilidad en texto plano. También puede explorar la documentación para aprender cómo encajan los asientos recurrentes, como los devengos de nómina, en un libro mayor de texto plano.
Fuentes: ADP — Accrued Payroll, QuickBooks — What is accrued payroll?, Eddy — Payroll Accrual: 3 Steps to Calculate, PLANERGY — Reversing Entries in Accounting.