15 preguntas que debe hacerle a su contador (y qué hacer con las respuestas)

La mayoría de los dueños de pequeñas empresas solo piensan en su contador dos veces al año: durante la temporada de impuestos y, tal vez, cuando algo sale mal. Pero si ese es el alcance de su relación, está dejando pasar un valor significativo.

Un buen contador no es solo un preparador de impuestos. Es un asesor estratégico que puede ayudarle a reducir su factura fiscal, proteger sus activos, gestionar el flujo de caja y tomar decisiones de crecimiento más inteligentes. ¿El truco? Solo pueden ayudarle si usted hace las preguntas adecuadas.

Aquí hay 15 preguntas que todo dueño de una pequeña empresa debería llevar a su próxima reunión con su contador, y en qué fijarse al escuchar las respuestas.

Preguntas sobre planificación fiscal

1. ¿Qué deducciones se me están escapando?

Esta es una de las preguntas de mayor valor que puede hacer. La legislación fiscal es compleja y cambia constantemente, y es fácil pasar por alto deducciones a las que tiene derecho legalmente. Las deducciones que se suelen pasar por alto incluyen:

• Gastos de oficina en casa: si trabaja desde casa, una parte de su alquiler, servicios públicos e internet puede ser deducible.
• Kilometraje del vehículo: conducción relacionada con el negocio utilizando su vehículo personal.
• Primas de seguro médico: los dueños de negocios por cuenta propia a menudo pueden deducir estas primas.
• Contribuciones para la jubilación: las aportaciones a planes SEP-IRA, SIMPLE IRA o Solo 401(k) pueden reducir significativamente la renta imponible.
• Software y suscripciones: las herramientas que utiliza para su negocio suelen ser deducibles.

Pídale a su contador que revise su estado de pérdidas y ganancias con usted y señale cualquier categoría donde podría estar deduciendo menos de lo debido.

2. ¿Cómo puedo reducir mi factura de impuestos antes del cierre del año?

El mejor momento para hacer la planificación fiscal es antes del 31 de diciembre, no en abril. Pregunte a su contador qué movimientos proactivos puede realizar, como acelerar gastos deducibles, diferir ingresos o realizar compras de equipos, que podrían reducir lo que debe.

Los contadores que solo miran hacia atrás (después de que termina el año) están limitando su valor. Usted quiere a alguien que le ayude a planificar hacia adelante.

3. ¿Corro el riesgo de una auditoría del IRS?

Ciertos patrones financieros activan el escrutinio: deducciones inusualmente altas en relación con los ingresos, negocios que manejan mucho efectivo, grandes contribuciones caritativas o el reporte constante de pérdidas. Su contador debe conocer las señales de alerta de su industria y ayudarle a documentar todo adecuadamente para sobrevivir a una auditoría si llegara a ocurrir.

Pregunte específicamente: "¿Qué debería estar haciendo de manera diferente para reducir el riesgo de auditoría?".

4. ¿Cómo debería gestionar el impuesto sobre las ventas?

Si vende productos o servicios a través de fronteras estatales, es posible que tenga obligaciones de impuestos sobre las ventas (sales tax) que desconoce. Las reglas de nexo económico, establecidas tras la decisión de la Corte Suprema en South Dakota v. Wayfair en 2018, significan que vender en un estado puede crear obligaciones tributarias incluso sin tener presencia física allí.

Su contador debe ayudarle a comprender dónde está expuesto y qué sistemas necesita para cumplir con la normativa.

Preguntas sobre estructura empresarial y crecimiento

5. ¿Sigue siendo adecuada mi estructura empresarial?

Muchos negocios comienzan como empresas unipersonales o sociedades de responsabilidad limitada (LLC) de un solo miembro por conveniencia, pero la estructura óptima puede cambiar a medida que crece. Una elección de corporación tipo S (S-corp), por ejemplo, puede reducir significativamente los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia una vez que sus ingresos superan ciertos umbrales.

Pídale a su contador que modele las implicaciones fiscales de su estructura actual frente a otras alternativas, y retome esta pregunta anualmente o cada vez que sus ingresos cambien sustancialmente.

6. ¿Cómo debería pagarme a mí mismo?

Esta pregunta confunde a muchos dueños de pequeñas empresas. Si tiene una S-corp, el IRS requiere que se pague un "salario razonable" antes de tomar distribuciones; equivocarse en esto puede crear problemas fiscales serios. Si es una LLC, las reglas son distintas.

Su contador debería ser capaz de darle una respuesta específica y defendible para su situación.

7. ¿Cuál es la mejor manera de financiar el crecimiento futuro?

Cuando necesite capital para crecer, ya sea para equipos, contratación o expansión, sus opciones incluyen préstamos bancarios, préstamos de la SBA, líneas de crédito, financiamiento de equipos y, en algunos casos, inversión de capital. Cada una tiene diferentes implicaciones fiscales, impactos en el flujo de caja y perfiles de riesgo.

Pídale a su contador que le explique las ventajas y desventajas dada su posición financiera actual y sus objetivos de crecimiento.

8. ¿Hay cambios regulatorios o legales en materia fiscal que me afectarán próximamente?

Las leyes fiscales cambian. En años recientes, los cambios en las reglas de depreciación, las deducciones de transferencia (Sección 199A), los límites de las cuentas de jubilación y las regulaciones de salud han tenido impactos significativos en los dueños de pequeñas empresas. Un buen contador se mantiene al día y debería alertarle proactivamente sobre los cambios que se avecinan.

Preguntas sobre flujo de caja y salud financiera

9. ¿Cómo se ve mi flujo de caja para los próximos 90 días?

El beneficio y el flujo de caja no son lo mismo. Un negocio puede ser rentable sobre el papel pero quedarse sin efectivo si las cuentas por cobrar son lentas o los gastos se acumulan. Pídale a su contador que le ayude a crear un pronóstico de flujo de caja sencillo: 90 días es un horizonte manejable que le da suficiente tiempo de maniobra para actuar.

10. ¿Qué indicadores clave de desempeño (KPI) debería estar monitoreando?

Su contador trabaja con estados financieros de docenas o cientos de empresas. Ellos pueden decirle qué métricas realmente importan para negocios como el suyo y qué se considera un "buen" resultado.

Los KPI comunes para las pequeñas empresas incluyen el margen bruto, los días de cuentas por cobrar, el costo de adquisición de clientes y el flujo de caja operativo. Conocer sus números le permite recibir una advertencia temprana cuando algo se está desviando del camino.

11. ¿Qué área de mi negocio debería ser mi máxima prioridad?

A veces se necesita una perspectiva externa. Su contador ve los números sin el apego emocional que usted tiene por su negocio; a menudo pueden identificar dónde está invirtiendo insuficientemente, dónde se están disparando los costos o dónde se esconde una oportunidad a plena vista.

Haga esta pregunta y escuche atentamente. La respuesta podría sorprenderle.

Preguntas sobre Registro de Operaciones

12. ¿Qué registros debo conservar y por cuánto tiempo?

El IRS generalmente tiene tres años para auditar una declaración de impuestos, pero hasta seis años si sospecha una omisión sustancial de ingresos, e indefinidamente en casos de fraude. Su contador puede proporcionarle una política de retención de documentos específica adaptada a su tipo de negocio y estado.

Como mínimo, la mayoría de las empresas deben conservar:

• Declaraciones de impuestos y documentos de respaldo durante al menos 7 años
• Recibos y facturas del negocio
• Extractos bancarios y de tarjetas de crédito
• Registros de nómina
• Contratos y acuerdos legales

13. ¿Cómo puedo separar mejor mis finanzas personales de las del negocio?

Mezclar los gastos personales y comerciales es uno de los errores de contabilidad más comunes y uno de los más peligrosos. Puede anular la protección de responsabilidad de su LLC, crear problemas fiscales y hacer que sus libros sean casi imposibles de limpiar más adelante.

Pida a su contador que revise sus cuentas y señale cualquier área donde las líneas se estén desdibujando.

14. ¿Qué software de contabilidad me recomienda?

Su contador trabaja con muchas herramientas diferentes y tiene una visión clara de qué funciona y qué genera dolores de cabeza en la época de impuestos. Su recomendación también se verá influenciada por lo que se integra con su propio flujo de trabajo, lo que puede hacer que el cierre de año sea mucho más fluido para todos.

15. Si estuviera en mi posición, ¿qué haría?

Esta es la pregunta que la mayoría de los dueños de negocios olvidan hacer y, a menudo, es la más valiosa.

Su contador ha visto cientos de empresas triunfar y fracasar. Entienden patrones que no son obvios desde adentro. Al pedir su perspectiva franca, usted está aprovechando esa experiencia de manera directa.

Un buen contador le dará una respuesta directa y honesta. Si evaden la pregunta o se niegan a tomar una posición, eso también le dice algo.

Aprovechando al Máximo la Relación con su Contador

Llegar a las reuniones con preguntas preparadas transforma a su contador de un preparador de impuestos en un socio estratégico. Algunos consejos prácticos:

• Programe una revisión de mitad de año además de las reuniones de la temporada de impuestos; la planificación proactiva tiene mucho más valor que la limpieza reactiva.
• Traiga sus números: tenga listos su estado de resultados más reciente, el balance general y los extractos bancarios.
• Tome notas, o pregunte si puede grabar la llamada para su propia referencia.
• Haga un seguimiento por escrito: resuma cualquier punto de acción que surja de la reunión.

Las empresas que obtienen el máximo provecho de sus relaciones con los contadores no son necesariamente las que tienen las finanzas más complejas. Son aquellas que tratan a su contador como un asesor de confianza y se relacionan con él en consecuencia.

Mantenga sus Finanzas Listas para Cada Conversación

Las reuniones productivas con el contador comienzan con libros limpios y precisos. Cuando sus registros financieros están actualizados y organizados, su contador puede centrarse en la estrategia en lugar de en la limpieza, y usted se irá con mejores consejos.

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