15 otázok, ktoré by ste mali položiť svojmu účtovníkovi (a čo robiť s odpoveďami)

Väčšina majiteľov malých firiem myslí na svojho účtovníka len dvakrát do roka – počas daňového obdobia a možno vtedy, keď sa niečo pokazí. Ak je to však celý rozsah vášho vzťahu, prichádzate o značnú hodnotu.

Dobrý účtovník nie je len spracovateľom daní. Je to strategický poradca, ktorý vám môže pomôcť znížiť dane, chrániť váš majetok, spravovať cash flow a robiť rozumnejšie rozhodnutia pre rast. V čom je háčik? Pomôcť vám môžu len vtedy, ak sa pýtate správne otázky.

Tu je 15 otázok, ktoré by mal každý majiteľ malej firmy priniesť na najbližšie stretnutie s účtovníkom – a čo by mal v odpovediach sledovať.

Otázky týkajúce sa daňového plánovania

1. O aké odpočítateľné položky prichádzam?

Toto je jedna z najhodnotnejších otázok, ktoré môžete položiť. Daňové zákony sú zložité a neustále sa menia a je ľahké prehliadnuť odpočty, na ktoré máte zákonný nárok. Medzi bežne prehliadané položky patria:

• Výdavky na prácu z domu (home office) – ak pracujete z domu, časť vášho nájmu, energií a internetu môže byť daňovo uznateľná.
• Kilometrovné – jazda súkromným vozidlom na podnikateľské účely.
• Poistné na zdravotné poistenie – samostatne zárobkovo činné osoby si ho často môžu odpočítať.
• Príspevky na dôchodkové sporenie – príspevky do SEP-IRA, SIMPLE IRA alebo Solo 401(k) môžu výrazne znížiť zdaniteľný príjem.
• Softvér a predplatné – nástroje, ktoré používate pre svoje podnikanie, sú zvyčajne odpočítateľné.

Požiadajte svojho účtovníka, aby s vami prešiel výkaz ziskov a strát a označil kategórie, v ktorých možno vykazujete nízke výdavky.

2. Ako môžem znížiť svoju daňovú povinnosť pred koncom roka?

Najlepší čas na daňové plánovanie je pred 31. decembrom, nie v apríli. Opýtajte sa svojho účtovníka, aké proaktívne kroky môžete podniknúť – napríklad urýchlenie uplatnenia odpočítateľných výdavkov, odklad príjmov alebo nákup vybavenia – ktoré by mohli znížiť sumu, ktorú dlhujete.

Účtovníci, ktorí sa pozerajú len dozadu (po skončení roka), obmedzujú svoju hodnotu. Chcete niekoho, kto vám pomôže plánovať dopredu.

3. Hrozí mi daňová kontrola?

Určité finančné vzorce vyvolávajú zvýšenú pozornosť: nezvyčajne vysoké odpočty v pomere k príjmom, podnikanie s veľkým podielom hotovosti, veľké dary na charitu alebo konzistentné vykazovanie strát. Váš účtovník by mal poznať varovné signály pre vaše odvetvie a pomôcť vám všetko riadne zdokumentovať, aby ste v prípade kontroly obstáli.

Opýtajte sa konkrétne: „Čo by som mal robiť inak, aby som znížil riziko daňovej kontroly?“

4. Ako by som mal riešiť daň z predaja?

Ak predávate produkty alebo služby cez hranice štátov (alebo krajín), môžete mať povinnosti v oblasti dane z predaja (alebo DPH), o ktorých neviete. Pravidlá ekonomickej väzby (nexus) znamenajú, že predaj v určitom regióne môže vytvoriť daňovú povinnosť aj bez fyzickej prítomnosti v danom mieste.

Váš účtovník by vám mal pomôcť pochopiť, kde ste vystavení riziku a aké systémy potrebujete na dodržiavanie predpisov.

Otázky týkajúce sa štruktúry podnikania a rastu

5. Je moja právna forma podnikania stále vhodná?

Mnoho firiem začína ako živnosť alebo jednoosobová s.r.o. z praktických dôvodov, ale optimálna štruktúra sa môže s rastom meniť. Napríklad voľba režimu S-corporation (v USA) môže výrazne znížiť dane zo samostatnej zárobkovej činnosti, akonáhle váš príjem prekročí určité hranice.

Požiadajte svojho účtovníka, aby namodeloval daňové dôsledky vašej súčasnej štruktúry v porovnaní s alternatívami – a túto otázku prehodnocujte každoročne alebo kedykoľvek sa výrazne zmenia vaše výnosy.

6. Ako by som si mal vyplácať odmenu?

Táto otázka trápi mnohých majiteľov malých firiem. Ak ste S-corp, úrady (IRS) vyžadujú, aby ste si vyplácali „primeranú mzdu“ predtým, než si začnete vyplácať podiely na zisku – nesprávne nastavenie môže spôsobiť vážne daňové problémy. Ak ste LLC, pravidlá sú opäť iné.

Váš účtovník by mal byť schopný dať vám konkrétnu a obhájiteľnú odpoveď pre vašu situáciu.

7. Aký je najlepší spôsob financovania budúceho rastu?

Keď potrebujete kapitál na rast – či už na vybavenie, nábor zamestnancov alebo expanziu – vaše možnosti zahŕňajú bankové úvery, SBA úvery, kontokorentné úvery, financovanie zariadení a v niektorých prípadoch kapitálové investície. Každá možnosť má iné daňové dôsledky, vplyv na cash flow a rizikový profil.

Požiadajte účtovníka, aby s vami prešiel výhody a nevýhody jednotlivých možností vzhľadom na vašu súčasnú finančnú pozíciu a ciele rastu.

8. Chystajú sa nejaké zmeny v predpisoch alebo daňových zákonoch, ktoré ma ovplyvnia?

Daňové zákony sa menia. V posledných rokoch mali na majiteľov malých firiem výrazný vplyv zmeny v pravidlách odpisovania, odpočtoch pre „pass-through“ subjekty, limitoch dôchodkových účtov a zdravotných predpisoch. Dobrý účtovník sleduje aktuálne dianie a mal by vás proaktívne upozorniť na zmeny, ktoré sa pripravujú.

Otázky týkajúce sa Cash Flow a finančného zdravia

9. Ako vyzerá môj cash flow na nasledujúcich 90 dní?

Zisk a cash flow nie sú to isté. Firma môže byť na papieri zisková, ale môže jej dôjsť hotovosť, ak sú pohľadávky uhrádzané pomaly alebo sa výdavky nahromadia v rovnakom čase. Požiadajte svojho účtovníka, aby vám pomohol vytvoriť jednoduchú prognózu peňažných tokov – 90 dní je zvládnuteľný horizont, ktorý vám poskytne dostatok času na reakciu.

10. Ktoré kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) by som mal sledovať?

Váš účtovník pracuje s finančnými výkazmi desiatok až stoviek firiem. Dokáže vám povedať, ktoré metriky sú pre podniky ako ten váš skutočne dôležité – a ako vyzerá „dobrý“ výsledok.

Bežné KPI pre malé podniky zahŕňajú hrubú maržu, dobu obratu pohľadávok, náklady na získanie zákazníka (CAC) a prevádzkový peňažný tok (cash flow). Poznať svoje čísla vám umožní včas zaregistrovať, ak niečo nejde podľa plánu.

11. Ktorá oblasť môjho podnikania by mala byť mojou hlavnou prioritou?

Niekedy potrebujete pohľad zvonku. Váš účtovník vidí čísla bez citovej väzby, ktorú máte k svojmu podniku vy – často dokáže identifikovať, kde investujete málo, kde vám unikajú náklady alebo kde sa priamo pred vašimi očami skrýva príležitosť.

Položte túto otázku a skutočne počúvajte. Odpoveď vás možno prekvapí.

Otázky k vedeniu evidencie a prevádzke

12. Aké záznamy si musím uchovávať a ako dlho?

Daňový úrad má spravidla tri roky na vykonanie auditu daňového priznania – ale až šesť rokov, ak má podozrenie na podstatné podhodnotenie príjmov, a v prípade podvodu je to neobmedzene. Váš účtovník vám môže poskytnúť konkrétne pravidlá uchovávania dokumentov prispôsobené vášmu typu podnikania a legislatíve.

Väčšina firiem by mala uchovávať minimálne:

• Daňové priznania a podporné dokumenty aspoň 7 rokov
• Firemné účtenky a faktúry
• Bankové výpisy a výpisy z kreditných kariet
• Mzdovú evidenciu
• Zmluvy a právne dohody

13. Ako môžem lepšie oddeliť svoje osobné a firemné financie?

Miešanie osobných a firemných výdavkov je jednou z najčastejších chýb v účtovníctve – a jednou z najnebezpečnejších. Môže to zneplatniť ochranu pred ručením vašej s.r.o., vytvoriť daňové problémy a neskôr takmer znemožniť upratanie vašich účtovných kníh.

Požiadajte svojho účtovníka, aby skontroloval vaše účty a upozornil na oblasti, kde sa tieto hranice stierajú.

14. Aký účtovný softvér odporúčate?

Váš účtovník pracuje s mnohými rôznymi nástrojmi a má jasnú predstavu o tom, čo funguje a čo spôsobuje problémy v čase podávania daňových priznaní. Jeho odporúčanie bude ovplyvnené aj tým, čo sa dá integrovať do jeho vlastných procesov – čo môže výrazne uľahčiť záver roka pre všetkých.

15. Keby ste boli na mojom mieste, čo by ste urobili?

Toto je otázka, ktorú väčšina majiteľov firiem zabúda položiť – a pritom je často tá najhodnotnejšia.

Váš účtovník videl stovky firiem prosperovať aj krachovať. Chápe vzorce, ktoré zvnútra nie sú zrejmé. Tým, že požiadate o jeho úprimný pohľad, priamo využívate tieto skúsenosti.

Dobrý účtovník vám dá priamu a úprimnú odpoveď. Ak sa vyhýba odpovedi alebo odmieta zaujať stanovisko, aj to vám niečo napovie.

Ako vyťažiť maximum zo vzťahu s vaším účtovníkom

Ak prídete na stretnutie s pripravenými otázkami, zmeníte svojho účtovníka zo spracovateľa daní na strategického partnera. Niekoľko praktických tipov:

• Naplánujte si polročné preskúmanie okrem stretnutí počas daňovej sezóny – proaktívne plánovanie má oveľa väčšiu hodnotu než reaktívne upratovanie
• Prineste si svoje čísla – pripravte si aktuálny výkaz ziskov a strát, súvahu a bankové výpisy
• Robte si poznámky – alebo sa opýtajte, či si môžete hovor nahrať pre vlastnú potrebu
• Nadviažte na stretnutie písomne – zhrňte všetky úlohy, ktoré zo stretnutia vyplynuli

Firmy, ktoré zo vzťahu so svojím účtovníkom vyťažia najviac, nie sú nevyhnutne tie s najzložitejšími financiami. Sú to tie, ktoré považujú svojho účtovníka za dôveryhodného poradcu a podľa toho s ním komunikujú.

Udržujte svoje financie pripravené na každú konverzáciu

Produktívne stretnutia s účtovníkom začínajú čistým a presným účtovníctvom. Keď sú vaše finančné záznamy aktuálne a usporiadané, váš účtovník sa môže sústrediť na stratégiu namiesto upratovania – a vy odídete s lepšou radou.

Beancount.io poskytuje plain-text účtovníctvo, ktoré vám dáva úplný prehľad o vašich financiách: s verziovaním, transparentné a ľahko zdieľateľné s vaším účtovníkom v akomkoľvek formáte, ktorý potrebuje. Začnite zadarmo a zistite, ako môže plain-text účtovníctvo zmeniť spôsob, akým spravujete svoje firemné financie.