15 въпроса, които да зададете на вашия счетоводител (и какво да правите с отговорите)

Повечето собственици на малък бизнес се сещат за своя счетоводител само два пъти годишно — по време на данъчния сезон и евентуално когато нещо се обърка. Но ако това е целият обхват на вашите взаимоотношения, вие пропускате значителна стойност.

Добрият счетоводител не е просто човек, който подготвя данъчни декларации. Той е стратегически съветник, който може да ви помогне да намалите данъчната си сметка, да защитите активите си, да управлявате паричните потоци и да вземате по-интелигентни решения за растеж. Уловката? Те могат да ви помогнат само ако зададете правилните въпроси.

Ето 15 въпроса, които всеки собственик на малък бизнес трябва да постави на следващата си среща със счетоводителя — и за какво да внимава в отговорите.

Въпроси за данъчно планиране

1. Какви данъчни облекчения пропускам?

Това е един от най-ценните въпроси, които можете да зададете. Данъчното законодателство е сложно и постоянно се променя, и е лесно да се пренебрегнат облекчения, на които имате право по закон. Често пренебрегваните удръжки включват:

• Разходи за домашен офис — ако работите от вкъщи, част от вашия наем, комунални услуги и интернет могат да бъдат приспаднати
• Пробег на автомобила — шофиране, свързано с бизнеса, с вашия личен автомобил
• Премии за здравно осигуряване — самонаетите собственици на бизнес често могат да ги приспадат
• Вноски за пенсиониране — вноските в SEP-IRA, SIMPLE IRA или Solo 401(k) могат значително да намалят облагаемия доход
• Софтуер и абонаменти — инструментите, които използвате за вашия бизнес, обикновено подлежат на приспадане

Помолете вашия счетоводител да прегледа отчета за приходите и разходите заедно с вас и да отбележи всички категории, където може би не се възползвате максимално от облекченията.

2. Как мога да намаля данъчната си сметка преди края на годината?

Най-доброто време за данъчно планиране е преди 31 декември, а не през април. Попитайте вашия счетоводител какви проактивни стъпки можете да предприемете — като ускоряване на подлежащите на приспадане разходи, отлагане на доходи или покупка на оборудване — които биха могли да намалят дължимото.

Счетоводителите, които гледат само назад (след като годината е приключила), ограничават своята стойност. Имате нужда от някой, който ви помага да планирате напред.

3. Има ли риск от одит от IRS?

Определени финансови модели привличат вниманието на проверяващите: необичайно високи удръжки спрямо доходите, бизнеси с голям обем на плащания в брой, големи благотворителни вноски или постоянно отчитане на загуби. Вашият счетоводител трябва да познава критичните точки за вашата индустрия и да ви помогне да документирате всичко правилно, за да преминете успешно през одит, ако такъв се случи.

Попитайте конкретно: „Какво трябва да правя по различен начин, за да намаля риска от одит?“

4. Как трябва да третирам данъка върху продажбите?

Ако продавате продукти или услуги в различни щати, може да имате задължения за данък върху продажбите (sales tax), за които не подозирате. Правилата за икономическа свързаност (economic nexus) — установени след решението на Върховния съд по делото South Dakota v. Wayfair от 2018 г. — означават, че продажбите в даден щат могат да създадат данъчни задължения дори без физическо присъствие там.

Вашият счетоводител трябва да ви помогне да разберете къде сте изложени на риск и какви системи са ви необходими, за да останете в съответствие със закона.

Въпроси за бизнес структурата и растежа

5. Подходяща ли е все още моята бизнес структура?

Много бизнеси започват като еднолични търговци или LLC с един собственик заради удобството, но оптималната структура може да се промени с растежа ви. Изборът на S-corporation например може значително да намали данъците върху самоосигуряването, след като доходите ви преминат определени прагове.

Помолете вашия счетоводител да моделира данъчните последици от настоящата ви структура спрямо алтернативите — и се връщайте към този въпрос ежегодно или всеки път, когато приходите ви се променят съществено.

6. Как трябва да си изплащам възнаграждение?

Този въпрос обърква много собственици на малък бизнес. Ако сте S-corp, IRS изисква да си плащате „разумна заплата“, преди да теглите разпределения на печалбата — грешка в това може да създаде сериозни данъчни проблеми. Ако сте LLC, правилата са различни.

Вашият счетоводител трябва да може да ви даде конкретен и защитим отговор за вашата ситуация.

7. Кой е най-добрият начин за финансиране на бъдещия растеж?

Когато имате нужда от капитал за растеж — независимо дали за оборудване, наемане на служители или разширяване — вашите възможности включват банкови заеми, SBA заеми, кредитни линии, финансиране на оборудване и в някои случаи инвестиции в собствения капитал. Всеки от тях има различни данъчни последици, влияние върху паричния поток и рисков профил.

Помолете вашия счетоводител да ви преведе през плюсовете и минусите, като вземе предвид текущото ви финансово състояние и целите за растеж.

8. Има ли предстоящи промени в нормативната уредба или данъчното законодателство, които ще ме засегнат?

Данъчните закони се променят. През последните години промените в правилата за амортизация, удръжките за субекти с преходно облагане (Section 199A), лимитите за пенсионни сметки и здравните разпоредби оказаха значително влияние върху собствениците на малък бизнес. Добрият счетоводител следи новостите и трябва проактивно да ви предупреждава за промените, които предстоят.

Въпроси за паричния поток и финансовото здраве

9. Как изглежда моят паричен поток през следващите 90 дни?

Печалбата и паричният поток не са едно и също нещо. Един бизнес може да бъде печеливш на хартия, но да остане без пари в брой, ако вземанията се бавят или разходите се натрупат едновременно. Помолете вашия счетоводител да ви помогне да изградите проста прогноза за паричния поток — 90 дни е управляем хоризонт, който ви дава достатъчно време за реакция.

10. Кои ключови показатели за ефективност (KPI) трябва да проследявам?

Вашият счетоводител работи с финансови отчети на десетки или стотици фирми. Той може да ви каже кои показатели всъщност имат значение за бизнеси като вашия — и как изглежда един „добър“ резултат.

Общите KPI за малкия бизнес включват брутен марж, период на събиране на вземанията, разходи за придобиване на клиенти и оперативен паричен поток. Познаването на вашите числа ви дава ранно предупреждение, когато нещо излезе извън релси.

11. Коя област от моя бизнес трябва да бъде мой основен приоритет?

Понякога се нуждаете от страничен поглед. Вашият счетоводител вижда числата без емоционалната привързаност, която имате към вашия бизнес — той често може да идентифицира къде инвестирате недостатъчно, къде разходите излизат извън контрол или къде се крие възможност точно пред очите ви.

Задайте този въпрос и слушайте внимателно. Може да останете изненадани от отговора.

Въпроси относно воденето на записи и операциите

12. Какви записи трябва да пазя и за колко време?

Данъчните служби (като IRS) обикновено имат три години за одит на данъчна декларация — но до шест години, ако подозират значително подценяване на доходите, и безсрочно в случаи на измама. Вашият счетоводител може да ви даде конкретна политика за съхранение на документи, съобразена с вашия тип бизнес и местното законодателство.

Като минимум, повечето бизнеси трябва да пазят:

• Данъчни декларации и подкрепящи документи за поне 7 години
• Бизнес касови бележки и фактури
• Извлечения от банкови и кредитни карти
• Ведомости за заплати
• Договори и правни споразумения

13. Как мога по-добре да разделя личните от бизнес финансите си?

Смесването на лични и бизнес разходи е една от най-честите счетоводни грешки — и една от най-опасните. То може да анулира защитата от отговорност на вашето дружество (LLC/ООД), да създаде данъчни проблеми и да направи счетоводните ви книги почти невъзможни за изчистване по-късно.

Помолете вашия счетоводител да прегледа сметките ви и да отбележи всички области, където линиите се размиват.

14. Какъв софтуер за счетоводство или отчетност препоръчвате?

Вашият счетоводител работи с много различни инструменти и има ясна представа какво работи и какво създава главоболия по време на данъчния сезон. Тяхната препоръка също ще бъде повлияна от това какво се интегрира с техния собствен работен процес — което може да направи края на годината много по-лек за всички.

15. Ако бяхте на мое място, какво бихте направили?

Това е въпросът, който повечето собственици на бизнес забравят да зададат — а често е най-ценният.

Вашият счетоводител е виждал стотици бизнеси да успяват и да се провалят. Той разбира модели, които не са очевидни отвътре. Като поискате неговата откровена гледна точка, вие черпите от този опит по директен начин.

Добрият счетоводител ще ви даде директен и честен отговор. Ако избягва конкретиката или отказва да заеме позиция, това също ви казва нещо.

Извличане на максимума от отношенията с вашия счетоводител

Идването на срещи с подготвени въпроси трансформира вашия счетоводител от обикновен съставител на данъчни декларации в стратегически партньор. Няколко практически съвета:

• Планирайте средногодишен преглед в допълнение към срещите в данъчния сезон — проактивното планиране има много по-голяма стойност от реактивното почистване на грешки.
• Носете вашите числа — подгответе най-новия си отчет за приходите и разходите, баланса и банковите извлечения.
• Водете си бележки — или попитайте дали можете да запишете разговора за ваша справка.
• Последвайте срещата писмено — обобщете всички точки за действие, произтекли от срещата.

Бизнесите, които получават най-много от отношенията си със счетоводителя, не са непременно тези с най-сложните финанси. Това са тези, които се отнасят към своя счетоводител като към доверен съветник и си взаимодействат с него по съответния начин.

Дръжте финансите си готови за всеки разговор

Продуктивните срещи със счетоводителя започват с чисти и точни счетоводни книги. Когато вашите финансови записи са актуални и организирани, вашият счетоводител може да се съсредоточи върху стратегията вместо върху изчистването на грешки — а вие си тръгвате с по-добри съвети.

Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текстов формат (plain-text accounting), което ви дава пълна видимост върху вашите финанси: с контрол на версиите, прозрачно и лесно за споделяне с вашия счетоводител във всеки формат, от който се нуждае. Започнете безплатно и вижте как plain-text accounting може да трансформира начина, по който управлявате бизнес финансите си.