15 preguntes per fer al teu comptable (i què fer amb les respostes)

La majoria dels propietaris de petites empreses només pensen en el seu comptable dues vegades l'any — durant la temporada d'impostos i potser quan alguna cosa va malament. Però si aquest és tot l'abast de la vostra relació, esteu perdent un valor significatiu.

Un bon comptable no és només un preparador d'impostos. És un assessor estratègic que us pot ajudar a reduir la factura fiscal, protegir els vostres actius, gestionar el flux de caixa i prendre decisions més intel·ligents per al creixement. El truc? Només us poden ajudar si feu les preguntes adequades.

Aquí teniu 15 preguntes que tot propietari de petita empresa hauria de portar a la seva propera reunió amb el comptable — i què cal escoltar en les respostes.

Preguntes sobre planificació fiscal

1. Quines deduccions m'estic perdent?

Aquesta és una de les preguntes de més valor que podeu fer. La llei fiscal és complexa i canvia constantment, i és fàcil passar per alt deduccions a les quals teniu dret legalment. Les deduccions comunes que se solen ometre inclouen:

• Despeses d'oficina a casa — si treballeu des de casa, una part del lloguer, els serveis públics i la connexió a internet pot ser deduïble.
• Kilometratge del vehicle — desplaçaments relacionats amb el negoci fets amb el vostre vehicle personal.
• Primes d'assegurança mèdica — els propietaris de negocis autònoms sovint poden deduir-les.
• Aportacions a la jubilació — les aportacions a plans de pensions o instruments similars poden reduir significativament la base imposable.
• Programari i subscripcions — les eines que utilitzeu per al vostre negoci solen ser deduïbles.

Demaneu al vostre comptable que revisi el compte de pèrdues i guanys amb vosaltres i assenyali qualsevol categoria on podríeu estar deduint de menys.

2. Com puc reduir la meva factura fiscal abans de final d'any?

El millor moment per fer la planificació fiscal és abans del 31 de desembre, no a l'abril. Pregunteu al vostre comptable quins moviments proactius podeu fer — com accelerar despeses deduïbles, ajornar ingressos o realitzar compres d'equips — que podrien reduir el que deveu.

Els comptables que només miren cap enrere (un cop acabat l'any) estan limitant el seu valor. Voleu algú que us ajudi a planificar amb antelació.

3. Tinc risc de patir una auditoria fiscal?

Certs patrons financers activen l'escrutini: deduccions inusualment altes en relació amb els ingressos, negocis amb molt moviment d'efectiu, grans contribucions benèfiques o la notificació constant de pèrdues. El vostre comptable hauria de conèixer els senyals d'alerta del vostre sector i ajudar-vos a documentar-ho tot correctament per sobreviure a una auditoria si es produeix.

Pregunteu específicament: "Què hauria de fer de manera diferent per reduir el risc d'auditoria?"

4. Com hauria de gestionar l'impost sobre les vendes?

Si veneu productes o serveis a través de diferents regions o estats, és possible que tingueu obligacions d'impostos sobre les vendes (com l'IVA) que desconegueu. Les regles de nexe econòmic fan que vendre en un territori pugui crear obligacions fiscals fins i tot sense tenir-hi presència física.

El vostre comptable hauria d'ajudar-vos a entendre on esteu exposats i quins sistemes necessiteu per complir la normativa.

Preguntes sobre estructura empresarial i creixement

5. La meva estructura empresarial continua sent l'adequada?

Molts negocis comencen com a empresaris individuals o societats limitades unipersonals per conveniència, però l'estructura òptima pot canviar a mesura que creixeu. Una elecció d'estructura diferent pot reduir significativament certs impostos un cop els vostres ingressos superen certs llindars.

Demaneu al vostre comptable que modeli les implicacions fiscals de la vostra estructura actual en comparació amb les alternatives — i reviseu aquesta pregunta anualment o cada vegada que els vostres ingressos canviïn substancialment.

6. Com m'hauria de pagar a mi mateix?

Aquesta pregunta fa ensopegar molts propietaris de petites empreses. Depenent de l'estructura legal, pot ser que hàgiu de pagar-vos un "salari raonable" abans de fer distribucions de dividends; fer-ho malament pot crear problemes fiscals greus.

El vostre comptable hauria de ser capaç de donar-vos una resposta específica i defensable per a la vostra situació.

7. Quina és la millor manera de finançar el creixement futur?

Quan necessiteu capital per créixer — ja sigui per a equipament, contractació o expansió — les opcions inclouen préstecs bancaris, línies de crèdit, finançament d'equips i, en alguns casos, inversió de capital. Cadascuna té diferents implicacions fiscals, impactes en el flux de caixa i perfils de risc.

Demaneu al vostre comptable que us expliqui els pros i els contres tenint en compte la vostra posició financera actual i els objectius de creixement.

8. Hi ha canvis regulatoris o de la llei fiscal que m'afectaran pròximament?

Les lleis fiscals canvien. En els últims anys, els canvis en les regles d'amortització, les deduccions per a determinades entitats, els límits dels comptes de jubilació i les regulacions sanitàries han tingut impactes significatius en els propietaris de petites empreses. Un bon comptable es manté al dia i hauria d'avisar-vos proactivament dels canvis que s'acosten.

Preguntes sobre flux de caixa i salut financera

9. Quin aspecte té el meu flux de caixa per als propers 90 dies?

El benefici i el flux de caixa no són la mateixa cosa. Un negoci pot ser rendible sobre el paper però quedar-se sense efectiu si els cobraments són lents o les despeses s'agrupen. Demaneu al vostre comptable que us ajudi a crear una previsió senzilla de flux de caixa — 90 dies és un horitzó gestionable que us dóna prou temps per actuar.

10. Quins indicadors clau de rendiment (KPI) hauria de seguir?

El seu comptable treballa amb estats financers de dotzenes o centenars d'empreses. Pot dir-li quines mètriques realment importen per a negocis com el seu —i com és un "bon" resultat.

Els KPI comuns per a les petites empreses inclouen el marge brut, els dies de comptes a cobrar, el cost d'adquisició de clients i el flux de caixa operatiu. Conèixer els seus números li permet tenir un avís precoç quan alguna cosa es desvia del camí previst.

11. Quina àrea del meu negoci hauria de ser la meva prioritat principal?

De vegades es necessita una perspectiva externa. El seu comptable veu els números sense el lligam emocional que vostè té amb el seu negoci —sovint pot identificar on s'està invertint per sota del necessari, on els costos s'estan descontrolant o on s'amaga una oportunitat a plena vista.

Faci aquesta pregunta i escolti de debò. El resultat podria sorprendre'l.

Preguntes sobre el manteniment de registres i operacions

12. Quins registres he de conservar i durant quant de temps?

L'IRS generalment té tres anys per auditar una declaració d'impostos —però fins a sis anys si sospita d'una infravaloració substancial dels ingressos, i indefinidament en casos de frau. El seu comptable pot donar-li una política de retenció de documents específica adaptada al seu tipus de negoci i estat.

Com a mínim, la majoria de les empreses haurien de conservar:

• Declaracions d'impostos i documents justificatius durant almenys 7 anys
• Rebuts i factures de l'empresa
• Extractes bancaris i de targetes de crèdit
• Registres de nòmines
• Contractes i acords legals

13. Com puc separar millor les meves finances personals de les del negoci?

Barrejar les despeses personals i les del negoci és un dels errors comptables més comuns —i un dels més perillosos. Pot anul·lar la protecció de responsabilitat de la seva LLC, crear problemes fiscals i fer que els seus llibres siguin gairebé impossibles de netejar més endavant.

Demani al seu comptable que revisi els seus comptes i senyali qualsevol àrea on les línies s'estiguin difuminant.

14. Quin programari de comptabilitat em recomana?

El seu comptable treballa amb moltes eines diferents i té una visió clara de què funciona i què genera maldecaps en el moment de declarar impostos. La seva recomanació també estarà influenciada pel que s'integra amb el seu propi flux de treball —cosa que pot fer que el final d'any sigui molt més fluid per a tothom.

15. Si estigués en la meva posició, què faria?

Aquesta és la pregunta que la majoria de propietaris de negocis obliden fer —i sovint la més valuosa.

El seu comptable ha vist centenars d'empreses triomfar i fracassar. Entén patrons que no són obvis des de dins. En demanar la seva perspectiva sincera, està aprofitant aquesta experiència de manera directa.

Un bon comptable li donarà una resposta directa i honesta. Si ho esquiva tot o es nega a prendre una posició, això també li està dient alguna cosa.

Com treure el màxim profit de la relació amb el seu comptable

Arribar a les reunions amb preguntes preparades transforma el seu comptable d'un gestor d'impostos en un soci estratègic. Alguns consells pràctics:

• Programi una revisió a meitat d'any a més de les reunions de la temporada d'impostos —la planificació proactiva té molt més valor que la neteja reactiva
• Porti els seus números —tingui a punt el seu compte de pèrdues i guanys, el balanç de situació i els extractes bancaris més recents
• Prengui notes —o pregunti si pot gravar la trucada per a la seva pròpia consulta
• Feu un seguiment per escrit —resumeixi qualsevol punt d'acció que sorgeixi de la reunió

Les empreses que treuen més profit de les seves relacions amb els comptables no són necessàriament les que tenen les finances més complexes. Són les que tracten el seu comptable com un assessor de confiança i hi interactuen en conseqüència.

Mantingueu les vostres finances a punt per a cada conversa

Les reunions productives amb el comptable comencen amb uns llibres nets i precisos. Quan els seus registres financers estan al dia i organitzats, el seu comptable pot centrar-se en l'estratègia en lloc de la neteja —i vostè marxarà amb un millor assessorament.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que li dóna una visibilitat completa de les seves finances: amb control de versions, transparent i fàcil de compartir amb el seu comptable en qualsevol format que necessiti. Comenci gratuïtament i vegi com la comptabilitat en text pla pot transformar la manera com gestiona les finances del seu negoci.