Patriot vs. OnPay vs. SurePayroll: Die günstigste Full-Service-Lohnabrechnung für ein Kleinstunternehmen

Ein Betrieb mit drei Mitarbeitern kann zwischen etwa 50 und etwa 67 Dollar im Monat dafür zahlen, dass jemand anderes seine Lohnsteuern berechnet, einreicht und einzahlt — dieselben Einreichungen, dieselben Einzahlungen, eine Spanne von 34 Prozent. Wer den Vergleich falsch anstellt, zahlt jahrelang jeden Monat zu viel; wer die Einreichung falsch macht, für den beginnt die IRS-Strafe für versäumte Einzahlungen bei 2 Prozent der nicht gezahlten Steuer und steigt auf 15 Prozent, bevor ein Bundesstaat seine eigene draufsattelt. Für ein Kleinstunternehmen, das seine Lohnabrechnung auf knappen Margen betreibt, ist die günstigste korrekte Option kein Rundungsfehler. Sie ist das ganze Spiel.

Dieser Leitfaden vergleicht die drei günstigen Full-Service-Anbieter, die Kleinstunternehmen tatsächlich in die engere Wahl ziehen — Patriot Full-Service Payroll, OnPay und SurePayroll von Paychex — hinsichtlich Grundpreis, Gebühren pro Mitarbeiter, Umfang der Steuereinreichung, Kosten für Jahresendformulare und Unterstützung mehrerer Bundesstaaten, mit der monatlichen Rechnung für einen, fünf, zehn und fünfundzwanzig Mitarbeiter.

Was „Full-Service" Ihnen tatsächlich bringt​

Lohnabrechnungsanbieter verwenden den Begriff „Full-Service", um zu sagen, dass sie Ihnen die Compliance-Arbeit vom Schreibtisch nehmen, nicht nur die Arithmetik. Bevor Sie Preise vergleichen, prüfen Sie, ob jeder Tarif alle fünf dieser Leistungen enthält:

• Steuerberechnung bei jedem Lauf: föderaler Lohnsteuereinbehalt, Social Security und Medicare, staatlicher Lohnsteuereinbehalt, staatliche Arbeitslosenversicherung (SUTA) und kommunale Steuern, wo sie existieren.
• Steuereinzahlungen, die zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Behörden gesendet werden, sodass Sie selbst nie eine EFTPS-Frist anfassen müssen.
• Steuereinreichungen, vorbereitet und eingereicht: Formulare 940 und 941 auf föderaler Ebene, dazu staatliche Quartalserklärungen und kommunale Erklärungen.
• Jahresendformulare: W-2 für Mitarbeiter und 1099 für Auftragnehmer, eingereicht bei den Behörden und den Arbeitskräften ausgehändigt.
• Meldung neuer Mitarbeiter an den Staat, die die meisten Bundesstaaten innerhalb von etwa 20 Tagen nach Einstellung verlangen.

Patriot verkauft Full-Service als Upgrade-Stufe; sein günstigerer Basic-Tarif berechnet Steuern, überlässt Ihnen aber Einreichung und Einzahlungen. OnPay hat einen einzigen Tarif, der standardmäßig Full-Service ist. SurePayroll verkauft sowohl einen Self-Service-Tarif als auch einen Full-Service-Tarif, stellen Sie also sicher, dass Sie beim Vergleichen den Full-Service-Tarif bepreisen. Jeder Preis unten ist die Full-Service-Option mit übernommenen Steuern.

Die drei Anwärter im Überblick​

Alle drei führen unbegrenzt viele Lohnläufe durch, zahlen W-2-Mitarbeiter und 1099-Auftragnehmer per Direkteinzahlung aus und reichen föderale, staatliche und kommunale Lohnsteuern ein. Die Unterschiede sind die Preisstruktur, was extra kostet und wie viel HR im Paket enthalten ist.

Die Preise sind die veröffentlichten Listenpreise der Anbieter zum Zeitpunkt der Erstellung; alle drei bieten häufig Einführungsrabatte an, prüfen Sie also das aktuelle Angebot, bevor Sie kaufen. Die Gebühren pro Mitarbeiter gelten für im Monat tatsächlich bezahlte Arbeitskräfte, was zählt, wenn Ihre Mitarbeiterzahl mit Saisonkräften schwankt.

Die monatliche Rechnung: Wer ist bei welcher Größe am günstigsten?​

Listenpreise täuschen, weil ein niedriger Grundpreis mit hoher Gebühr pro Mitarbeiter einen hohen Grundpreis mit niedriger Gebühr pro Mitarbeiter überholt, wenn Sie wachsen. Ausgerechnet für einen Arbeitgeber in einem einzigen Bundesstaat:

Ein Mitarbeiter (nur Sie, mit Gehalt aus Ihrer eigenen S-Corp):

• SurePayroll: 29 plus 7, also 36 Dollar
• Patriot: 37 plus 5, also 42 Dollar
• OnPay: 49 plus 6, also 55 Dollar

SurePayroll gewinnt den Solo-Inhaber-Fall mit klaren sechs Dollar pro Monat.

Fünf Mitarbeiter:

• Patriot: 37 plus 25, also 62 Dollar
• SurePayroll: 29 plus 35, also 64 Dollar
• OnPay: 49 plus 30, also 79 Dollar

Patriot übernimmt die Führung. Seine Gebühr von fünf Dollar pro Mitarbeiter schlägt SurePayrolls Gebühr von sieben Dollar um genug, um den höheren Grundpreis auszugleichen.

Zehn Mitarbeiter:

• Patriot: 37 plus 50, also 87 Dollar
• SurePayroll: 29 plus 70, also 99 Dollar
• OnPay: 49 plus 60, also 109 Dollar

Patriot baut den Vorsprung auf zwölf Dollar pro Monat gegenüber SurePayroll aus.

Fünfundzwanzig Mitarbeiter:

• Patriot: 37 plus 125, also 162 Dollar
• OnPay: 49 plus 150, also 199 Dollar
• SurePayroll: 29 plus 175, also 204 Dollar

Bei fünfundzwanzig Mitarbeitern unterbietet OnPays Gebühr von sechs Dollar pro Mitarbeiter endlich SurePayrolls sieben Dollar, und Patriot bleibt mit großem Abstand am günstigsten.

Das Muster: SurePayroll ist bei einem Mitarbeiter am günstigsten, Patriot ist ab etwa drei Mitarbeitern am günstigsten, und OnPay ist allein nach Listenpreis nie am günstigsten. Aber der Listenpreis ist nur das Eröffnungsgebot. Das Kleingedruckte unten bewegt echtes Geld.

Das Kleingedruckte, das den Sieger ändert​

Gebühren für mehrere Bundesstaaten​

Stellen Sie einen Remote-Mitarbeiter jenseits der Staatsgrenze ein, verschiebt sich das Ranking. Patriot berechnet 12 Dollar pro zusätzlichem Bundesstaat pro Monat. SurePayroll berechnet pauschal 9,99 Dollar pro Monat für mehrere Bundesstaaten, egal wie viele zusätzliche Bundesstaaten Sie hinzufügen. OnPay schließt alle fünfzig Bundesstaaten ohne Aufpreis ein.

Rechnen Sie das Fünf-Mitarbeiter-Beispiel mit Beschäftigten in zwei Bundesstaaten neu: Patriot steigt auf 74 Dollar, SurePayroll auf etwa 74 Dollar, und OnPay bleibt bei 79 Dollar. Mit Beschäftigten in vier Bundesstaaten klettert Patriot auf 98 Dollar, während SurePayroll bei etwa 74 Dollar und OnPay bei 79 Dollar bleibt. Wenn Ihr Team über Bundesstaaten verstreut ist, löschen SurePayrolls Pauschalgebühr und OnPays inkludierte Abdeckung Patriots Grundpreisvorteil schnell aus.

Gebühren für Jahresendformulare​

Patriot und OnPay schließen W-2- und 1099-Erstellung und -Einreichung im Monatspreis ein. SurePayroll berechnet Jahresendformulare separat — etwa 5 Dollar pro Formular plus eine Bearbeitungsgebühr. Zehn Mitarbeiter bedeuten jeden Januar etwa 50 Dollar plus die Gebühr, was SurePayrolls tatsächliche Kosten umgerechnet um etwa fünf Dollar pro Monat erhöht. Das kippt das Ranking selten für sich allein, aber es verringert SurePayrolls Solo-Inhaber-Vorsprung und vergrößert seinen Abstand hinter Patriot bei jeder größeren Größe.

Kommunale Steuern​

Wenn Sie dort tätig sind, wo kommunale oder Bezirks-Lohnsteuern existieren, prüfen Sie, ob die kommunale Einreichung abgedeckt ist. Patriot und OnPay schließen kommunale Steuereinreichungen und -einzahlungen im Full-Service ein. SurePayroll bearbeitet kommunale Steuern in vielen Jurisdiktionen, behandelt aber manche kommunalen Einreichungen als Zusatzmodule, bepreisen Sie also Ihre tatsächliche Kommune, statt Abdeckung anzunehmen.

Auftragnehmer​

Alle drei zahlen 1099-Auftragnehmer aus und reichen 1099er ein, aber die Wirtschaftlichkeit unterscheidet sich, wenn Auftragnehmer den Großteil Ihrer Verbindlichkeiten ausmachen. Patriot und OnPay zählen Auftragnehmer als bezahlte Arbeitskräfte zum selben Satz pro Mitarbeiter. Wenn Sie ausschließlich Auftragnehmer bezahlen und überhaupt keine W-2-Mitarbeiter haben, ist keiner dieser drei die günstigste Antwort — mehrere Anbieter verkaufen reine Auftragnehmer-Tarife ohne Grundgebühr — aber unter den dreien ist Patriots Satz von fünf Dollar pro Mitarbeiter die niedrigste Kosten pro Auftragnehmer.

HR, Benefits und Zeiterfassung​

Hier verdient OnPay seinen höheren Listenpreis zurück. OnPay bündelt HR-Tools, Vorlagen für Stellenangebote, PTO-Erfassung, Benefits-Verwaltung, 401(k)-Integrationen und Arbeitnehmerunfallversicherung nach Verbrauch in seinem einen Tarif. Patriot berechnet HR-Software und Zeiterfassung separat, mit sechs Dollar Grundpreis plus zwei Dollar pro Mitarbeiter jeweils pro Monat. SurePayroll liegt dazwischen, mit bescheidener integrierter HR-Unterstützung plus einem speziellen Haushaltsarbeitgeber-Tarif, den kein Wettbewerber bietet. Wenn Sie auch nur ein HR-Zusatzmodul von Patriot kaufen wollten, ist OnPays All-in-Preis plötzlich wettbewerbsfähig: Patriot Full-Service plus HR für fünf Mitarbeiter kostet etwa 78 Dollar, im Wesentlichen gleichauf mit OnPays 79 Dollar — und OnPay legt Benefits-Verwaltung und PTO obendrauf.

Welcher passt zu Ihrem Kleinstunternehmen?​

Solo-Inhaber, der nur sich selbst bezahlt. SurePayroll Full-Service ist die günstigste konforme Option bei etwa 36 Dollar pro Monat. Denken Sie nur an die Formularrechnung im Januar und prüfen Sie, ob Ihr Bundesstaat keine kommunale Steuerüberraschung bereithält.

Zwei bis zehn Mitarbeiter in einem Bundesstaat. Patriot Full-Service gewinnt beim Preis und schließt Jahresendformulare und kommunale Einreichungen ein. Es ist die Standardantwort für das klassische Kleinstunternehmen an einem Standort: das Café, die Zahnarztpraxis, die Agentur mit fünf Personen.

Beschäftigte in drei oder mehr Bundesstaaten. Bepreisen Sie es dreifach, bevor Sie sich festlegen. SurePayrolls pauschale Mehrstaaten-Gebühr von 9,99 Dollar gewinnt meist bei den Kosten, OnPays inkludierte Mehrstaaten-Abdeckung plus gebündeltes HR gewinnt oft beim Wert, und Patriots Gebühr pro Bundesstaat summiert sich mit jedem Bundesstaat, den Sie hinzufügen, gegen es.

Ein Haushaltsarbeitgeber (Nanny, Pflegekraft, Haushälterin). SurePayrolls spezieller Haushaltstarif ist dafür maßgeschneidert und der Grund, warum viele Familien dort landen. Weder Patriot noch OnPay zielt speziell auf Haushaltslohnabrechnung.

Ein Team, das auch HR-, PTO- oder Benefits-Hilfe braucht. OnPays einzelner Tarif bündelt, was die anderen beiden extra berechnen oder nicht haben. Vergleichen Sie OnPays All-in-Zahl mit Patriot-plus-Zusatzmodulen, nicht mit Patriots nacktem Grundpreis, und die Lücke verschwindet weitgehend.

Nur Auftragnehmer, keine Mitarbeiter. Überdenken Sie, ob Sie überhaupt Full-Service-Mitarbeiterlohnabrechnung brauchen. Ein reiner Auftragnehmer-Tarif eines anderen Anbieters kostet in der Regel weniger als jeder dieser drei; wenn Sie in diesem Trio bleiben, ist Patriots Satz pro Mitarbeiter am niedrigsten.

Lohnabrechnung in Ihrem eigenen Hauptbuch verbuchen​

Welchen Anbieter Sie auch wählen, seine monatliche Abbuchung von Ihrem Bankkonto ist keine einzelne Ausgabe. Sie bündelt Bruttolöhne, den Arbeitgeberanteil an den Lohnsteuern, einbehaltene Steuern, die Sie lediglich an Behörden weiterleiten, und die Gebühr des Anbieters selbst — und Ihre Bücher sollten jeden Posten separat zeigen, sonst unterschätzt Ihre Gewinn- und Verlustrechnung die Personalkosten und Ihre Verbindlichkeiten gleichen sich nie ab.

Ein typischer Monatsabschluss-Lohnbuchungssatz in der Klartext-Buchhaltung sieht so aus:

2026-10-31 * "Oktober-Lohnabrechnung" "Lohnperiode 16.10.-31.10."
  Expenses:Payroll:Wages            8,400.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer-Taxes     642.60 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding  -1,680.00 USD
  Liabilities:Payroll:Employer-Tax   -642.60 USD
  Assets:Checking:Operating        -6,720.00 USD

Bruttolöhne und der Arbeitgebersteueranteil treffen Aufwandskonten; die einbehaltene Einkommensteuer und beide Hälften der FICA liegen auf Verbindlichkeitskonten, bis der Anbieter sie abführt; der Nettolohn verlässt das Girokonto. Buchen Sie die Monatsgebühr des Anbieters separat als Verwaltungsaufwand, damit Sie sehen, was Ihnen die Lohnabrechnung selbst pro Jahr kostet. Wenn Sie mit der doppelten Buchführung der Lohnabrechnung neu sind, führt die Dokumentation Sie Schritt für Schritt durch Kontoeinrichtung und Abstimmung.

Stimmen Sie den Bericht des Anbieters bei jedem Lohnlauf mit der Bankabbuchung ab, nicht nur zum Jahresende. Das häufigste Lohnabrechnungs-Chaos in kleinen Unternehmen ist eine Anbieterabbuchung, die elf Monate lang niemand einer Lohnabrechnung zugeordnet hat und die erst entdeckt wird, wenn im Januar die W-3-Summen sich partout nicht ausgleichen lassen.

Fünf Fehler, die mehr kosten als das Abonnement​

Nur nach dem Grundpreis einkaufen. Der Grundpreis ist für fast jeden Arbeitgeber die kleinere Hälfte der Rechnung. Multiplizieren Sie die Gebühr pro Mitarbeiter mit Ihrer Mitarbeiterzahl, addieren Sie Mehrstaaten- und Jahresendgebühren und vergleichen Sie dann. Ein Grundpreis von 29 Dollar mit einer Gebühr von sieben Dollar pro Mitarbeiter kostet mehr als ein Grundpreis von 37 Dollar mit einer Gebühr von fünf Dollar bei jeder Mitarbeiterzahl über vier.

Die Januar-Rechnung vergessen. Gebühren für Jahresendformulare fallen einmal im Jahr an und werden aus jedem Monatsvergleich ausgelassen. Amortisieren Sie sie — bei SurePayroll etwa fünf Dollar pro Formular — bevor Sie einen Sieger erklären.

Arbeitskräfte falsch einstufen, um die Gebühr pro Mitarbeiter zu umgehen. Eine Arbeitskraft von der Lohnabrechnung fernzuhalten, um fünf Dollar im Monat zu sparen, riskiert Nachzahlungen, Strafen und Zinsen, die ein Jahrzehnt an Abonnementgebühren in den Schatten stellen. Wenn jemand nach dem Test Ihres Bundesstaats wie ein Mitarbeiter aussieht, nehmen Sie ihn in die Lohnabrechnung auf.

Annehmen, dass Ihr Bundesstaat abgedeckt ist. Alle drei reichen in allen fünfzig Bundesstaaten ein, aber die Abdeckung kommunaler Steuern und die Einrichtungszeiten neuer Konten variieren. Bestätigen Sie Ihre spezifischen staatlichen und kommunalen Registrierungen vor Ihrem ersten Zahltag, nicht danach.

Nie abstimmen. Der Anbieter reicht Ihre Steuern ein; er führt nicht Ihre Bücher. Gleichen Sie jeden Lohnlauf mit der Bankabbuchung ab und klären Sie die Einbehaltungsverbindlichkeiten monatlich, damit der Dezember keine Überraschungen birgt.

Ihr nächster Schritt​

Zählen Sie Ihre W-2-Mitarbeiter und 1099-Auftragnehmer, listen Sie die Bundesstaaten auf, in denen sie arbeiten, und bepreisen Sie alle drei Anbieter anhand dieser beiden Zahlen — Grundpreis plus Gebühr pro Mitarbeiter mal Mitarbeiterzahl, plus die Mehrstaaten- und Jahresend-Zusatzmodule, die für Sie gelten. Für die meisten Kleinstunternehmen in einem einzigen Bundesstaat mit zwei oder mehr Mitarbeitern weist diese Rechnung auf Patriot; Solo-Inhaber landen meist bei SurePayroll; verstreute Teams und alle, die HR mitgebündelt brauchen, sollten OnPays All-in-Tarif bepreisen, bevor sie entscheiden. Rechnen Sie mit Ihrer tatsächlichen Mitarbeiterzahl, bestätigen Sie die kommunale Steuerabdeckung für Ihre Kommune und starten Sie die kostenlose Testphase einen vollen Lohnzyklus, bevor die erste Einzahlung erfolgen muss.