Wenn Sie das nächste Mal einen Menschen beim IRS brauchen – um eine einbehaltene Rückerstattung freizugeben, eine falsch zugeordnete geschätzte Zahlung zu korrigieren oder eine Mitteilung zu entwirren, die Sie nicht verstehen –, sollten Sie damit rechnen, fast doppelt so lange zu warten, um jemanden zu erreichen, und es ist ein Glücksspiel, ob überhaupt jemand abhebt. Das ist keine Vorhersage. Es ist das, was die eigenen Aufsichtsbehörden der Behörde nach der Steuersaison 2026 dokumentiert haben, und der Personalbestand hinter diesen Zahlen ist seitdem nur noch weiter geschrumpft.
Dieser Beitrag handelt nicht von Steuerpolitik. Er handelt von der betrieblichen Realität: was ein kleineres IRS für Ihre Telefonate, Ihre Papieranträge, Ihre Rückerstattungen, Ihre Prüfungen und – am wichtigsten – für die wenigen Gewohnheiten bedeutet, die Ihr Unternehmen aus dem Rückstau heraushalten.
Was tatsächlich passiert ist, in Zahlen
Unabhängige Aufsichtsinstanzen – der Treasury Inspector General for Tax Administration (TIGTA), das Government Accountability Office (GAO) und der Taxpayer Advocate Service (TAS) – haben alle ihre Bewertungen veröffentlicht. Das Bild ist konsistent:
- Die Belegschaft schrumpfte 2025 um rund 31.000 Personen (28 %), so TIGTA. Die Abteilung Taxpayer Services, die Steuererklärungen bearbeitet und Telefone beantwortet, verlor etwa 11.000 Mitarbeiter (26 %). Die IT-Abteilung verlor 29 %.
- Die Personalstärke bei Durchsetzung und Einziehung fiel um 27 %, wobei die Personalzahl bei Prüfung und Einziehung von 27.217 Ende des Geschäftsjahres 2024 auf 19.612 Ende des Geschäftsjahres 2025 sank – und Anfang des Geschäftsjahres 2026 noch niedriger lag. Rund ein Drittel der Revenue Agents und Tax Examiners verließ die Behörde.
- Der Telefonservice verschlechterte sich erheblich. Daten des TAS zeigen, dass die durchschnittliche Wartezeit auf einen Kundendienstmitarbeiter von 8 Minuten in der Steuersaison 2025 auf 14 Minuten in 2026 stieg – rund eine Million zusätzliche Wartestunden für Steuerzahler. Der „Level of Service“ (der Anteil der weitergeleiteten Anrufe, die tatsächlich beantwortet wurden) fiel von 70 % auf 56 %.
- Die Papierverarbeitung verlangsamte sich. Das GAO berichtete, dass die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Papiersteuererklärungen von 27 Tagen im Geschäftsjahr 2024 auf 36 Tage im Geschäftsjahr 2025 anstieg, und die Zahl der Papiererklärungen, die auf Bearbeitung warteten, vervierfachte sich bis zur Saison 2026. Die Bestände, die manuelle Bearbeitung erforderten, stiegen im Jahresvergleich um 17 %.
- Die Prüfungseinnahmen brachen ein. Die Einnahmen aus Prüfungen fielen im Geschäftsjahr 2025 um 35 %, von 10 Milliarden Dollar auf 6,5 Milliarden Dollar, so TIGTA. Die Prüfungen von Personengesellschaften fielen zwischen 2023 und 2025 um 76 %. Die geschätzte Steuerlücke – jährlich geschuldete, aber nicht gezahlte Steuern – liegt bei fast 696 Milliarden Dollar.
Die Behörde versuchte, die Lücken zu stopfen. Sie war autorisiert, etwa 5.400 Mitarbeiter für Verarbeitung und Korrespondenz einzustellen, hatte aber bis zum 1. Januar nur zwei Drittel der Korrespondenz-Einstellungen und nur 3 % der Einstellungen für die Steuererklärungsverarbeitung an Bord. Im Februar 2026 erhielt sie die Notfallbefugnis, 8.000 weitere Mitarbeiter einzustellen. Außerdem versetzte sie etwa 1.200 IT- und HR-Mitarbeiter zwangsweise in die Steuererklärungsverarbeitung – viele ohne relevante Erfahrung, und Hunderte fielen bei ihren ersten Zertifizierungsprüfungen durch.
Der Taxpayer Advocate fasste das Dilemma der Behörde in einem Satz zusammen: Dem IRS „fehlen die Personalstärke und die Technologie, um gleichzeitig einen qualitativ hochwertigen Telefonservice und eine zeitnahe Fallbearbeitung zu gewährleisten.“ Es wählte die Bearbeitung. Die Anrufer zahlten den Preis.
Was es für Ihr Unternehmen bedeutet
Übersetzen Sie diese Statistiken auf Behördenebene in die Momente, in denen sie Sie tatsächlich Zeit und Geld kosten werden:
1. Das IRS anzurufen ist jetzt der letzte Ausweg, nicht der erste Schritt
Da kaum die Hälfte der weitergeleiteten Anrufe beantwortet wird und die durchschnittlichen Wartezeiten 14 Minuten betragen (zu Stoßzeiten noch schlimmer), spart Ihnen jedes Problem, das Sie online lösen können, einen Nachmittag. Wenn Ihr aktueller Arbeitsablauf für IRS-Probleme mit „rufen Sie am Montag die Praktiker-Hotline an“ beginnt, ist dieser Arbeitsablauf kaputt. Bauen Sie ihn um – zuerst Self-Service (mehr zu den Tools unten).
2. Papier ist der Ort, an dem Steuererklärungen warten
Ein Durchschnitt von 36 Tagen für die Papierverarbeitung – mit einer Vervierfachung der Rückstände – bedeutet, dass jede Papiersteuererklärung, jede Papierantwort und jede Papierzahlung, die Sie senden, in die langsamste Warteschlange des Gebäudes gerät. Geänderte Steuererklärungen, Wahlen zur Klassifizierung von Rechtsträgern und per Post eingereichte geschätzte Zahlungen sind alle davon betroffen. Wenn Sie elektronisch einreichen oder antworten können, tun Sie es.
3. Rückerstattungen und Lösungen dauern länger, wenn ein Mensch sie anfassen muss
Unkomplizierte elektronisch eingereichte Steuererklärungen mit direkter Einzahlung liefen größtenteils problemlos durch; der Schmerz konzentriert sich dort, wo eine manuelle Überprüfung erforderlich ist – Identitätsprüfungen, Korrespondenzprüfungen, Ansprüche auf verletzte Ehegatten, Anträge auf Straferlass. Eine Rückerstattung, die wegen einer Überprüfung einbehalten wird, wartet jetzt hinter einem um 17 % größeren Stapel unverarbeiteter Korrespondenz. Bauen Sie Pufferzeit in jeden Cashflow-Plan ein, der von einer Rückerstattung oder Gutschrift abhängt.
4. Die Landschaft des kostenlosen Steuerprogramms hat sich verschoben
Die Behörde stellte Direct File, ihr hauseigenes kostenloses Einreichungsprogramm, ein. Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter es genutzt haben, organisieren Sie vor der nächsten Saison eine Alternative, anstatt die Lücke im April zu entdecken.
Das Prüfungsparadoxon: Weniger Prüfungen bedeuten nicht weniger Risiko
Hier ist die Falle, in die einige Geschäftsinhaber tappen: Die Prüfungseinnahmen sind auf Mehrjahrestiefs, die Prüfungen von Personengesellschaften fielen um 76 %, und Schlagzeilen sinnieren, dass „das IRS mich nicht erwischen wird“. Eine ausgehöhlte Durchsetzungsabteilung als Erlaubnis zu behandeln, nachlässig zu werden, ist eine ernste Fehleinschätzung, aus vier Gründen:
Automatisierte Durchsetzung ist nie verschwunden. Die meiste Durchsetzung bei kleinen Unternehmen war nie ein Revenue Agent, der Ihr Büro besuchte – es ist der Abgleich von Dokumenten. CP2000-Unterberichtsmitteilungen, 1099-K-Abweichungen und Unstimmigkeiten bei Lohnsteuerzahlungen werden von Computern generiert, die die über Sie eingereichten Formulare mit Ihrer eingereichten Steuererklärung vergleichen. Diese Systeme laufen mit oder ohne Prüfer. Eine schlampige 1099-Abstimmung wird immer noch eine Mitteilung erzeugen; Sie warten nur länger in der Warteschleife, um sie zu lösen.
Strafen und Zinsen sind automatisch. Strafen für verspätete Einreichung, verspätete Zahlung und Unterzahlung fallen gesetzlich an, nicht nach Ermessen des Prüfers. Ein unterbesetztes IRS erlässt sie nicht proaktiv – und die Genehmigung eines Ersterlassens dauert länger, wenn Korrespondenz unbearbeitet liegt.
Die Verjährungsfrist begünstigt die geduldige Behörde. Das IRS hat im Allgemeinen drei Jahre Zeit, eine Steuererklärung zu prüfen – sechs, wenn Sie Ihr Einkommen um mehr als 25 % unterberichten. Personalerholung, Einstellungswellen und Automatisierungsinitiativen können alle in dieses Fenster fallen. Eine Steuererklärung, die Sie dieses Jahr einreichen, kann 2028 oder 2029 noch von einer wiederaufgebauten Behörde geprüft werden.
Bundesstaaten machen mit. Viele Bundesstaaten erhalten Bundesprüfungsergebnisse und Abgleichsdaten automatisch und führen ihre eigene Durchsetzung durch. Ein ruhiges Jahr auf Bundesebene bedeutet nicht ein ruhiges Jahr von Ihrer staatlichen Finanzbehörde.
Die rationale Reaktion auf schwächere Durchsetzung ist nicht schwächere Compliance – es ist genau dieselbe Compliance, die so ausgeführt wird, dass sie keine IRS-Mitarbeiter benötigt, um Ihnen zu helfen.
Was Sie anders machen sollten: Ein Leitfaden für kleine Unternehmen
Verlagern Sie alles, was Sie können, in das Business Tax Account
Das IRS hat sein Business Tax Account (BTA), das Online-Self-Service-Portal für Arbeitgeber und Rechtsträger, stetig erweitert. Der Zugriff umfasst jetzt Einzelunternehmer, S- und C-Corporations, Personengesellschaften, gemeinnützige Organisationen und staatliche Einrichtungen. 2026 fügte die Behörde digitale Kopien weiterer Mitteilungen (einschließlich Rückerstattungs- und Verlängerungsmitteilungen), Online-Zahlungs- und Kontoauszugsfunktionen sowie die Möglichkeit hinzu, auf bestimmte Mitteilungen elektronisch zu antworten.
Richten Sie Ihr BTA jetzt ein, bevor Sie es brauchen: Überprüfen Sie Ihren Saldo, bestätigen Sie den Firmennamen und die Adresse, die das IRS in seinen Unterlagen hat, und ziehen Sie Kontoauszüge selbst, anstatt sie anzufordern. Jede Aufgabe, die Sie dort erledigen, ist ein Telefonat, das Sie nie führen müssen.
Reichen Sie alles elektronisch ein, auch die Dinge, die Sie früher per Post geschickt haben
Elektronisch eingereichte Steuererklärungen mit direkter Einzahlung bleiben der schnellste Weg durch die Behörde. Dieselbe Logik gilt für Informationserklärungen – das IRS bietet ein Online-Portal für die elektronische Einreichung von Formularen 1099 – und für Antworten: Wo die Behörde eine Online-Antwort auf eine Mitteilung akzeptiert, nutzen Sie diese, anstatt einen Brief in den Rückstau zu schicken.
Reagieren Sie sofort und vollständig auf Mitteilungen
Wenn die Korrespondenzbestände um 17 % wachsen, kann eine unvollständige Antwort, die eine zweite Runde auslöst, Monate kosten. Öffnen Sie jede IRS-Mitteilung am Tag ihres Eintreffens, antworten Sie bis zur Frist mit allem Angeforderten in einem einzigen vollständigen Paket und bewahren Sie Nachweise über alles auf, was Sie gesendet haben. Wenn eine Mitteilung einen QR-Code oder eine Online-Antwortoption enthält, nutzen Sie diese – sie landet in einem nachverfolgbaren System, nicht in einem Poststapel.
Zahlen Sie elektronisch und pünktlich
Elektronische Zahlungen werden schneller verbucht und seltener falsch zugeordnet als per Post eingereichte Schecks, und pünktlich geleistete geschätzte Zahlungen vermeiden die Unterzahlungsstrafen, die eine unterbesetzte Behörde weiterhin automatisch festsetzen wird. Wenn Sie schulden und nicht vollständig zahlen können, richten Sie eine Ratenzahlungsvereinbarung online ein, anstatt zu warten, bis die Einziehungsabteilung Sie kontaktiert – Online-Vereinbarungen sind ohne Telefonat für berechtigte Salden verfügbar.
Dokumentieren Sie, als ob Sie es nie persönlich erklären könnten
Weil Sie es vielleicht nicht können. Führen Sie zeitnahe Kilometerprotokolle, Belegbilder und Vertragsdateien, geordnet nach Steuerjahr. Wenn in zwei Jahren eine Mitteilung eintrifft, wird Ihre Antwort aus Unterlagen zusammengestellt, nicht aus dem Gedächtnis. Saubere, abgestimmte Bücher sind das, womit Sie eine CP2000 an einem Nachmittag beantworten können, statt in einem Monat.
Kennen Sie Ihren Eskalationsweg, bevor Sie feststecken
Wenn normale Kanäle scheitern – Ihre Rückerstattung wird über die veröffentlichten Zeitrahmen hinaus einbehalten oder Sie sind durch Verzögerungen der Behörde in Notlage –, existiert der Taxpayer Advocate Service genau für diese Fälle, und die eigenen Berichte der Behörde zeigen, dass Härtefälle zunehmen. Stellen Sie auch sicher, dass Ihr Steuerberater eine gültige Vollmacht in den Unterlagen hat (Formular 2844 oder das Online-Tax-Pro-Account), damit er ohne Papierverzögerung für Sie handeln kann, wenn Minuten zählen.
Planen Sie Verlängerungen und Wahlen frühzeitig
Alles, was eine IRS-Bearbeitung bis zu einer Frist erfordert – Verlängerungen, S-Wahlen, Klassifizierung von Rechtsträgern, EIN-Anträge für neue Rechtsträger – sollte so früh wie möglich eingereicht werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass die veröffentlichten Bearbeitungszeiten noch gelten, und entdecken Sie keine abgelehnte elektronische Einreichung am Fälligkeitstag.
Halten Sie Ihre Bücher prüfungsbereit, auch wenn Prüfungen selten sind
Jeder Punkt im obigen Leitfaden wird einfacher – oder schwieriger – je nachdem, wie Ihre Bücher aussehen. In einem Jahr, in dem es doppelt so lange dauert, das IRS zu erreichen, und jede Papierantwort in einem Berg von Korrespondenz liegt, leiden die Unternehmen am wenigsten, deren Unterlagen Fragen beantworten, bevor sie gestellt werden: Einkommen, das mit jeder 1099 abgestimmt ist, Ausgaben, die kategorisiert und mit Belegen versehen sind, Lohnsteuerzahlungen, die monatlich abgestimmt sind, und Entnahmen des Inhabers, die sauber von geschäftlichen Ausgaben getrennt sind.
Das ist ein Problem der Buchhaltungsdisziplin, kein Problem der Steuersaison. Die Gewohnheit, die sich auszahlt, ist ein monatlicher Abschluss – Abstimmen von Bank- und Kreditkartenkonten, Überprüfen nicht kategorisierter Transaktionen und Aufbewahren unterstützender Dokumente –, sodass eine Mitteilung, ein Kreditantrag oder eine eventuelle Prüfung Sie nie dazu zwingt, ein Jahr aus Kontoauszügen zu rekonstruieren.
Vereinfachen Sie Ihre Finanzverwaltung
Während Sie sich an ein langsameres, dünneres IRS anpassen, ist die Führung klarer Finanzunterlagen der wirksamste Schritt, den Sie kontrollieren können. Beancount.io bietet Textdatei-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt – keine Black Boxes, keine Anbieterbindung. Starten Sie kostenlos und sehen Sie, warum Entwickler und Finanzprofis auf Textdatei-Buchhaltung umsteigen.
