Die Charta der Steuerzahlerrechte: Ihre 10 IRS-Rechte bei Prüfungen, Einsprüchen und Vollstreckung

Die IRS schickt Ihnen einen Brief, in dem sie 18.000 $ zusätzliche Steuern fordert, und Ihnen rutscht das Herz in die Hose. Bevor Sie auch nur einen Dollar zahlen, den Sie möglicherweise nicht schulden – oder eine Frist verstreichen lassen, die Sie sich nicht leisten können zu verpassen –, sollten Sie eines wissen: Sie haben zehn konkrete, kodifizierte Rechte bei jeder Interaktion mit der IRS, und die Mitarbeiter der Behörde sind gesetzlich verpflichtet, diese zu wahren.

Dies sind keine vagen Höflichkeiten. Im Jahr 2014 hat die IRS formell eine Charta der Steuerzahlerrechte (Taxpayer Bill of Rights) verabschiedet, und 2015 hat der Kongress sie in IRC Section 7803(a)(3) in das Steuergesetz aufgenommen, wodurch der Commissioner verpflichtet wird, sicherzustellen, dass jeder IRS-Mitarbeiter mit diesen Rechten vertraut ist und in Übereinstimmung mit ihnen handelt. Sie sind auch in der IRS Publication 1, Your Rights as a Taxpayer, zusammengefasst, die die IRS Ihnen mit der ersten Mitteilung bei den meisten Prüfungen und Vollstreckungsmaßnahmen zusenden muss.

Hier erfahren Sie, was jedes Recht in der Praxis bedeutet – und, entscheidend, wie Sie es tatsächlich geltend machen, wenn es darauf ankommt.

1. Das Recht, informiert zu werden​

Sie haben das Recht zu wissen, was Sie tun müssen, um die Steuergesetze einzuhalten, klare Erklärungen der IRS-Verfahren zu erhalten und darüber informiert zu werden, was die IRS über Ihr Konto entschieden hat und warum.

So nutzen Sie es: Wenn eine Mitteilung unklar ist, rufen Sie die Telefonnummer auf der Mitteilung an und bitten Sie um eine Erklärung in verständlicher Sprache – das Recht, in einer für Sie verständlichen Weise angesprochen zu werden, ist Teil dieses Schutzes. Wenn ein Prüfer Änderungen vorschlägt, verlangen Sie schriftlich die Angabe des konkreten Gesetzesparagraphen und der sachlichen Grundlage. Vage Behauptungen wie „Ihre Abzüge erscheinen überhöht" sind keine Feststellung, die Sie einfach glauben müssen.

2. Das Recht auf qualitativ hochwertigen Service​

Ihnen steht schnelle, höfliche und professionelle Unterstützung zu – und das Recht, mit einem Vorgesetzten über unzureichenden Service zu sprechen.

So nutzen Sie es: Dieses Recht hat bei Prüfungen Gewicht. Wenn ein Prüfer nicht reagiert, sich weigert, seine Position zu erklären, oder Ihre Unterlagen nicht berücksichtigen will, können Sie ein Gespräch mit dem Vorgesetzten des Prüfers verlangen. Dokumentieren Sie jede Interaktion: Daten, Namen, Mitarbeiterausweisnummern und was gesagt wurde. Diese Aufzeichnung wird wertvoll, wenn Sie später Einspruch einlegen oder Hilfe beim Taxpayer Advocate Service suchen.

3. Das Recht, nicht mehr als den korrekten Steuerbetrag zu zahlen​

Sie schulden nur die gesetzlich geschuldete Steuer – einschließlich nur der Zinsen und Strafen, die das Gesetz tatsächlich vorschreibt – und die IRS muss Ihre Zahlungen ordnungsgemäß verbuchen.

So nutzen Sie es: Dies ist das Recht hinter dem Straferlass. Wenn Sie mit einer Verspätungs- oder Zahlungsverzugstrafe belegt wurden, aber einen wichtigen Grund haben (eine Naturkatastrophe, schwere Krankheit, Vertrauen auf professionellen Rat oder ein IRS-Fehler), beantragen Sie einen Erlass der Erstverfehlungsstrafe oder eine Befreiung aus wichtigem Grund – telefonisch bei einfacheren Fällen oder schriftlich. Überprüfen Sie auch die Zahlungsverbuchung: Wenn Sie eine Vorauszahlung geleistet haben, die die IRS dem falschen Jahr oder dem Konto des falschen Ehepartners zugeordnet hat, können Sie eine Umbuchung verlangen, statt doppelt zu zahlen.

4. Das Recht, die Position der IRS anzufechten und gehört zu werden​

Sie können Einwände erheben, zusätzliche Unterlagen als Antwort auf IRS-Maßnahmen einreichen und eine zeitnahe, faire Antwort erwarten – einschließlich einer Erklärung, falls die IRS anderer Meinung ist.

So nutzen Sie es: Lassen Sie die anfängliche Position eines Prüfers niemals unwidersprochen, wenn Sie Beweise haben. Antworten Sie auf jede Aufforderung zur Vorlage von Informationen schriftlich, behalten Sie Kopien und senden Sie wichtige Antworten per Einschreiben mit Rückschein. Wenn die IRS einen 30-Tage-Brief mit vorgeschlagenen Prüfungsänderungen versendet, ist es dieses Recht, das Ihr schriftlicher Einspruch oder Ihr Small Case Request ausübt (siehe Recht 5). Schweigen wird routinemäßig als Zustimmung gewertet, also antworten Sie auf alles, fristgerecht und schriftlich.

5. Das Recht, eine IRS-Entscheidung in einem unabhängigen Forum anzufechten​

Ihnen steht ein faires, unparteiisches Verwaltungsverfahren (Appeal) gegen die meisten IRS-Entscheidungen zu – und in der Regel auch der Gang vor Gericht.

So nutzen Sie es: Dieses Recht bestimmt die wichtigsten Fristen im Steuerstreit:

• Der 30-Tage-Brief. Nach den meisten Prüfungen sendet die IRS einen Brief, der Ihnen 30 Tage gibt, zuzustimmen oder beim unabhängigen Office of Appeals Einspruch einzulegen. Wenn die strittige Steuer, Strafen und Zinsen insgesamt 25.000 $ oder weniger pro Steuerperiode betragen, können Sie einen vereinfachten Small Case Request einreichen – eine kurze schriftliche Erklärung. Über diesem Betrag müssen Sie einen förmlichen schriftlichen Einspruch einlegen, der Sachverhalt, Recht und Argumentation darlegt.
• Der 90-Tage-Brief. Wenn Sie Appeals überspringen oder es scheitert, sendet die IRS eine gesetzliche Notice of Deficiency (Mitteilung über die Feststellung eines Fehlbetrags). Sie haben dann 90 Tage (150, wenn Sie sich außerhalb der Vereinigten Staaten befinden), um beim U.S. Tax Court eine Klage einzureichen – und diese Frist ist zwingend, was bedeutet: keine Verlängerung und keine Ausreden. Das Senden weiterer Unterlagen an die IRS stoppt diese Uhr nicht; nur eine eingereichte Klage beim Tax Court tut dies.
• Vollstreckungseinspruch. Bevor die IRS Ihr Bankkonto oder Ihren Lohn pfändet, muss sie eine Final Notice of Intent to Levy (Letzte Mitteilung über die Absicht einer Pfändung) senden, die Ihr Recht auf eine Collection Due Process (CDP)-Anhörung vor Appeals auslöst. Reichen Sie Formular 12153 innerhalb von 30 Tagen nach dem Datum der Mitteilung ein. Ein rechtzeitiger Antrag stoppt in der Regel die Vollstreckung, während Appeals Ihren Fall prüft, und Sie können Alternativen wie eine Ratenzahlungsvereinbarung oder einen Offer in Compromise vorschlagen. Verpassen Sie die 30 Tage, reichen aber innerhalb eines Jahres ein, erhalten Sie eine „equivalent hearing" – nützlich, aber ohne das Recht, die Entscheidung von Appeals vor den Tax Court zu bringen.

Appeals-Beauftragte vergleichen die Mehrheit der Fälle, die sie erreichen, oft auf Basis der Prozessrisiken (hazards of litigation). Zu Appeals zu gehen ist keine Eskalation – es ist das System, das wie vorgesehen funktioniert.

6. Das Recht auf Endgültigkeit​

Sie haben das Recht, die Fristen auf beiden Seiten zu kennen: wie lange Sie haben, um die IRS anzufechten, und wie lange die IRS hat, um Sie zu prüfen oder von Ihnen einzuziehen.

So nutzen Sie es: Die drei Uhren, die am wichtigsten sind:

• Festsetzung: Die IRS hat in der Regel 3 Jahre ab dem Einreichungsdatum (oder Fälligkeitsdatum, falls später), um Ihre Steuererklärung zu prüfen und zusätzliche Steuern festzusetzen. Eine Untererfassung von Einkommen um mehr als 25 % verlängert dies auf 6 Jahre, und eine betrügerische oder nicht eingereichte Steuererklärung hat überhaupt keine Frist.
• Vollstreckung: Sobald die Steuer festgesetzt ist, hat die IRS in der Regel 10 Jahre, um sie einzuziehen. Bestimmte Maßnahmen – Ratenzahlungsvereinbarungen, Offers in Compromise, CDP-Anhörungen – pausieren diese Uhr, also berücksichtigen Sie dies, bevor Sie sie beantragen.
• Rückerstattungen: Sie müssen eine Rückerstattung in der Regel innerhalb von 3 Jahren nach Einreichung oder 2 Jahren nach Zahlung geltend machen, je nachdem, was später liegt.

Unterschreiben Sie niemals ein Formular 872 zur Zustimmung einer Verlängerung der Festsetzungsfrist, ohne zu verstehen, was Sie dafür gewinnen – und unterschreiben Sie niemals eines unter Druck am selben Tag.

7. Das Recht auf Privatsphäre​

IRS-Anfragen, Prüfungen und Vollstreckungsmaßnahmen müssen dem Gesetz entsprechen, nicht intrusiver als nötig sein und das ordnungsgemäße Verfahren respektieren – einschließlich Ihres Rechts auf eine Collection Due Process-Anhörung.

So nutzen Sie es: Bei einer Prüfung bedeutet dieses Recht, dass die Dokumentenanforderungen des Prüfers für die geprüften Steuerjahre relevant sein müssen. Eine Fischzüge in unrelated Jahre oder in Unterlagen ohne Bezug zu den Streitfragen kann – höflich, über den Vorgesetzten des Prüfers oder Appeals, falls nötig – zurückgewiesen werden. Bei persönlichen Befragungen haben Sie zudem nach Section 7521 das Recht, einen Vertreter hinzuzuziehen, und mit vorheriger Ankündigung eine Audioaufnahme der Befragung zu erstellen.

8. Das Recht auf Vertraulichkeit​

Informationen, die Sie der IRS geben, dürfen in der Regel nicht ohne Ihre Genehmigung oder eine rechtliche Grundlage offengelegt werden – und eine unrechtmäßige Offenlegung durch Mitarbeiter, Steuerberater oder andere hat Konsequenzen.

So nutzen Sie es: Seien Sie bedacht mit Vollmachten. Formular 2848 (Power of Attorney) und Formular 8821 (Tax Information Authorization) definieren genau, wer was und für welche Jahre einsehen darf – schränken Sie den Umfang ein, statt pauschalen Zugriff zu unterschreiben. Wenn ein Kreditgeber, Investor oder Partner Steuertranskripte anfordert, nutzen Sie die einwilligungsbasierten Offenlegungswerkzeuge der IRS, statt Steuererklärungen per E-Mail herumzuschicken. Und wissen Sie, dass Section 7216 Ihren Steuerberater daran hindert, Ihre Erklärungsinformationen ohne Ihre Zustimmung zu verwenden oder offenzulegen.

9. Das Recht auf Vertretung​

Sie dürfen einen autorisierten Vertreter Ihrer Wahl beauftragen – einen CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt –, um in Ihrem Namen mit der IRS zu verhandeln, und Sie können Hilfe von einer Low Income Taxpayer Clinic (LITC) suchen, wenn Sie sich keine leisten können.

So nutzen Sie es: Sobald ein gültiges Formular 2848 vorliegt, muss die IRS in der Regel über Ihren Vertreter arbeiten, statt Sie direkt zu kontaktieren. Allein das kann eine stressige Prüfung entschärfen. Wenn die Kosten das Hindernis sind, vertreten LITCs Steuerzahler, deren Einkommen in der Regel bei oder unter 250 % der föderalen Armutsrichtlinien liegt, bei Prüfungen, Einsprüchen und Vollstreckungsstreitigkeiten – einschließlich vor dem Tax Court – kostenlos oder gegen eine nominelle Gebühr. Finden Sie eine in IRS Publication 4134. Eine Vertretung ist kein Schuldeingeständnis; Prüfer erwarten sie.

10. Das Recht auf ein faires und gerechtes Steuersystem​

Dies ist das Auffangrecht: Sie können Hilfe vom Taxpayer Advocate Service (TAS) suchen – einer unabhängigen Organisation innerhalb der IRS –, wenn Sie finanziellen Schaden erleiden oder die normalen Kanäle Ihr Problem nicht ordnungsgemäß und rechtzeitig lösen konnten.

So nutzen Sie es: Reichen Sie Formular 911, Request for Taxpayer Advocate Service Assistance, ein oder rufen Sie TAS unter 877-777-4778 an. TAS kann eine Taxpayer Assistance Order erlassen, die die IRS anweist, in Härtefällen zu handeln, zu beschleunigen oder die Vollstreckung zu stoppen. Klassische TAS-Fälle sind Pfändungen, die Sie außerstande setzen würden, Grundausgaben zu decken, Rückerstattungen, die monatelang ohne Erklärung verzögert werden, und Fälle, die zwischen IRS-Abteilungen hin- und hergeschoben werden, ohne gelöst zu werden. Sie benötigen keinen Vertreter, um Formular 911 einzureichen.

Was gute Aufzeichnungen mit all dem zu tun haben​

Nahezu jedes der oben genannten Rechte ist mit sauberen Büchern leichter auszuüben. Die Position eines Prüfers anzufechten erfordert Dokumentation. Ein Straferlass erfordert den Nachweis eines wichtigen Grundes, was mit Aufzeichnungen beginnt. Appeals-Vergleiche hängen von der Belegbarkeit ab. Und TAS-Fälle bewegen sich schneller, wenn Sie dem Advocate eine vollständige Akte übergeben können statt eines Schuhkartons.

Erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben zeitnah, bewahren Sie Belege auf, die mit Transaktionen verknüpft sind, und gleichen Sie Ihre Bankkonten monatlich ab. Sollte jemals eine Prüfungsmitteilung eintreffen, ist der Unterschied zwischen einem stressigen Durcheinander und einer souveränen Antwort meist nur der Zustand Ihrer Bücher. Für Hintergrundinformationen zur Führung von Aufzeichnungen, die die IRS respektiert, siehe die Dokumentationshinweise in /docs/.

Halten Sie Ihre Finanzverwaltung prüfungsbereit​

Ob Sie jemals mit einer Prüfung konfrontiert werden oder nicht: Klare, vollständige Finanzaufzeichnungen zu führen ist das, was diese zehn Rechte von Theorie in Hebelwirkung verwandelt. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt – jede Transaktion versioniert und überprüfbar, damit Ihre Dokumentation bereit ist, wann immer Sie sie brauchen. Starten Sie kostenlos und erstellen Sie Bücher, die einer Prüfung standhalten.