Kann das IRS Ihre Kirche prüfen? Wie der Zwei-Notice-Prozess nach Section 7611 tatsächlich funktioniert

Ihre Gemeinde hat noch nie das Formular 990 eingereicht. Sie hat nie den Status der Steuerbefreiung beantragt, weil Kirchen das nicht müssen. Keine Steuererklärung geht raus, keine kommt zurück, und in den meisten Jahren denkt niemand beim IRS über Sie nach.

Diese Stille fühlt sich an wie Immunität. Das ist sie nicht. Das IRS kann Ihre Kirche prüfen – es muss nur eine Reihe von Verfahrenshürden überwinden, die für keinen anderen Steuerzahler in Amerika gelten. Diese Hürden stehen in Section 7611 des Steuergesetzbuchs, und wenn Sie eine Kirche leiten, im Vorstand sitzen oder die Bücher führen, sollten Sie genau wissen, wie der Prozess funktioniert, bevor ein Brief eintrifft. Denn sobald die erste Mitteilung eintrifft, läuft die Uhr bereits, und die Kirchen, die am schlechtesten abschneiden, sind diejenigen, deren Aufzeichnungen die gestellten Fragen nicht beantworten können.

Warum Kirchen einen Prozess bekommen, den sonst niemand bekommt​

Der Kongress schrieb Section 7611 aus Vorsicht gegenüber dem Ersten Verfassungszusatz. Eine Prüfung einer Kirche bedeutet, dass Regierungsbeamte Predigten, Mitgliederlisten und interne religiöse Beratungen lesen, um zu entscheiden, ob eine Organisation „ist" eine Kirche. Um diesen Eingriff minimal zu halten, zwingt das Gesetz das IRS, sich schriftlich zu rechtfertigen, die Kirche zweimal zu warnen, schnell abzuschließen und sie dann jahrelang in Ruhe zu lassen.

Drei Hintergrundfakten machen den Schutz bedeutsam:

• Kirchen sind automatisch befreit. Eine Kirche, die die Anforderungen von Section 501(c)(3) erfüllt, muss kein Formular 1023 einreichen oder das IRS um Anerkennung bitten. Die Befreiung besteht kraft Gesetzes – aber auch die Beweislast, dass man sie verdient, wenn sie in Frage gestellt wird.
• Kirchen reichen in der Regel kein Formular 990 ein. Anders als jede andere öffentliche Wohltätigkeitsorganisation reicht eine Kirche keine jährliche Informationserklärung ein. Das bedeutet, dass das IRS weitaus weniger routinemäßige Einblicke in Ihre Finanzen hat, weshalb Ermittlungen genau deshalb von externen Hinweisen, öffentlichen Aufzeichnungen und den von Ihnen eingereichten Unterlagen ausgehen.
• „Befreit" bedeutet nicht „auf alles steuerfrei". Löhne sind immer noch Löhne, kommerzielle Nebengeschäfte können immer noch unrelated business income tax schulden, und politische Kampagneneinmischung kann Ihnen die Befreiung vollständig kosten. Die meisten steuerlichen Probleme von Kirchen beginnen an einer dieser drei Stellen.

Der Auslöser: Eine „vernünftige Überzeugung", schriftlich festgehalten​

Das IRS darf eine kirchliche Steuerermittlung nicht aufgrund einer Ahnung, einer Quote oder einer Fischerei-Expedition eröffnen. Es darf eine solche nur beginnen, wenn ein angemessener hochrangiger Finanzbeamter vernünftigerweise glaubt, basierend auf Tatsachen und Umständen, die schriftlich festgehalten wurden, dass entweder:

1. Die Organisation möglicherweise nicht als Kirche für die Befreiung qualifiziert, oder
2. Sie führt möglicherweise ein unrelated trade or business aus oder ist anderweitig steuerpflichtig tätig.

Diese schriftliche Feststellung ist das Fundament, auf dem alles andere steht. Keine schriftliche Feststellung einer vernünftigen Überzeugung, keine Ermittlung – und Gerichte haben die Durchsetzung von IRS-Vorladungen verworfen, wenn die Papierspur fehlte.

Woher kommen die zugrunde liegenden Fakten? Das IRS veröffentlicht eine bemerkenswert offene Liste: Zeitungs- und Zeitschriftenartikel, Fernseh- und Radiobeiträge, Internet-Webseiten, Wählerleitfäden, die die Kirche erstellt oder verteilt, Dokumente, die bereits beim IRS hinterlegt sind (wie ein von der Kirche eingereichtes Formular 990-T), Berichte von besorgten Mitgliedern oder der allgemeinen Öffentlichkeit sowie Aufzeichnungen, die sich im Besitz Dritter oder von Informanten befinden. Zwei Einschränkungen sind wichtig. Die Informationen müssen rechtmäßig erlangt worden sein, Informationen von Informanten dürfen nicht bekanntermaßen unzuverlässig sein – und wenn Ihre Kirche wiederholte routinemäßige Informationsanfragen des IRS ignoriert hat, zählt dieses Schweigen selbst als Faktor, der einen vernünftigen Grund für die Eröffnung einer Ermittlung stützt.

Die praktische Schlussfolgerung für Schatzmeister: Der Auslöser ist fast nie eine Zufallsziehung. Es ist etwas Sichtbares – eine Nachrichtengeschichte, eine Website, ein Wählerleitfaden, ein unzufriedener Insider, eine 990-T, die mehr Fragen aufwirft als sie beantwortet. Gehen Sie davon aus, dass alles Öffentliche gelesen wird.

Erste Mitteilung: Die Ermittlung beginnt schriftlich​

Sobald die Anforderung der vernünftigen Überzeugung erfüllt ist, muss das IRS die Ermittlung eröffnen, indem es der Kirche eine schriftliche Mitteilung sendet, die eine Erläuterung ihrer Bedenken enthält. Dies ist die erste der berühmten zwei Mitteilungen, manchmal auch Notice of Church Tax Inquiry genannt.

Die Kirche erhält dann eine angemessene Frist, um mit einer schriftlichen Erklärung zu antworten, die die Bedenken des IRS zerstreut. Dies ist die wichtigste Phase des gesamten Prozesses und diejenige, die Kirchen zu wenig nutzen. Wenn die Kirche zu irgendeinem Zeitpunkt während der Ermittlung ausreichende Informationen liefert, um die Bedenken zu klären, wird die Angelegenheit ohne Prüfung von Büchern und Aufzeichnungen abgeschlossen.

Eine Antwort, die funktioniert, hat drei Eigenschaften: Sie ist schriftlich, sie ist spezifisch für jedes geäußerte Anliegen und sie wird durch Unterlagen gestützt – Satzung, Vorstandsprotokolle, Buchhaltungsjournale, Lohnabrechnungen, Kontoauszüge. Eine einseitige Zusicherung, dass alles in Ordnung sei, unterschrieben vom Pastor, ist der Weg, wie aus Ermittlungen Prüfungen werden.

Zweite Mitteilung: Die Prüfung (und Ihr Recht auf eine Besprechung)​

Wenn die Kirche nicht rechtzeitig antwortet oder ihre Antwort die Bedenken nicht ausräumt, kann das IRS – in der Regel innerhalb von 90 Tagen – eine zweite Mitteilung ausstellen, in der die Kirche informiert wird, dass es notwendig ist, Bücher und Aufzeichnungen zu prüfen.

Die zweite Mitteilung bringt echte Rechte mit sich:

• Eine Besprechung vor der Prüfung. Nach der zweiten Mitteilung, aber bevor eine Prüfung beginnt, kann die Kirche eine Besprechung mit einem IRS-Beamten beantragen, um die Bedenken zu erörtern. Fordern Sie sie an. Es ist Ihre letzte strukturierte Chance, die Angelegenheit einzugrenzen oder zu beenden, bevor Beamte damit beginnen, Unterlagen zu beschaffen.
• Die eigene Akte des IRS im Voraus. Die zweite Mitteilung enthält Kopien der Dokumente, die das IRS für die Prüfung gesammelt oder erstellt hat (vorbehaltlich der FOIA-Offenlegungsregeln und der Vertraulichkeitsschutzbestimmungen von Section 6103 für Steuererklärungsinformationen). Sie sehen vieles von dem, was sie zu verwenden planen.
• Ein begrenzter Umfang. Die Prüfung kirchlicher Aufzeichnungen darf nur so weit gehen, wie es notwendig ist, um die Steuerschuld und -beträge festzustellen – und jede Untersuchung religiöser Aktivitäten darf nur so weit gehen, wie es notwendig ist, um festzustellen, ob die Organisation eine Kirche ist. „Soweit erforderlich" ist eine echte rechtliche Grenze, keine Floskel.

Die Zwei-Jahres-Uhr​

Hier ist der Schutz, den kein Geschäftssteuerzahler genießt: In der Regel muss die Prüfung der Bücher und Aufzeichnungen einer Kirche innerhalb von zwei Jahren ab dem Datum der zweiten Mitteilung abgeschlossen sein. Das IRS kann eine Kirchenprüfung nicht auf unbestimmte Zeit in der Schwebe lassen, während es jeden Stein umdreht. Notieren Sie sich das Datum am Tag, an dem die zweite Mitteilung eintrifft, denn jede Frist, die Sie aushandeln, und jede Verlängerung, die Sie in Betracht ziehen, sollte daran gemessen werden.

Der Fünf-Jahres-Schutz danach​

Wenn die Prüfung endet, greift ein zweiter Schild. Das IRS kann in der Regel keine weitere Prüfung derselben Kirche für fünf Jahre beginnen – es sei denn, die vorherige Prüfung endete mit dem Entzug des Befreiungsstatus, einer Notice of Deficiency oder Festsetzung oder einer Anforderung einer wesentlichen Änderung der Kirchenbetriebsweise (was ausdrücklich eine wesentliche Änderung der Buchführungspraktiken einschließt).

Lesen Sie diese letzte Ausnahme so, wie es ein Buchhalter tun sollte: Wenn die Prüfung damit endet, dass das IRS Sie auffordert, zu ändern, wie Sie Dinge verbuchen, tun Sie es, dokumentieren Sie, dass Sie es getan haben, und bewahren Sie die Dokumentation auf. Der Fünf-Jahres-Schutz setzt voraus, dass Sie die Praktiken, die Aufmerksamkeit erregt haben, tatsächlich reformiert haben.

Wann Section 7611 Sie nicht schützt: Die fünf Ausnahmen​

Section 7611 ist mächtig, aber eng. Sie gilt überhaupt nicht für fünf Kategorien:

1. Strafrechtliche Ermittlungen. Wenn die Angelegenheit strafrechtlich ist, gelten die Kirchenverfahren nicht.
2. Haftung einer anderen Person. Eine Ermittlung zur Steuerschuld einer anderen Person als der Kirche – die persönliche Steuererklärung eines Pastors, ein überhöhter Abzug eines Spenders, ein Lieferant – läuft nach normalen Regeln, auch wenn Kirchenunterlagen mit einbezogen werden.
3. Beendigungs- und Gefährdungsfestsetzungen. Einschließlich Festsetzungen für flagrante politische Ausgaben durch eine 501(c)(3). Kampagneneinmischung bedroht nicht nur die Befreiung; sie kann die Schnellspur-Festsetzungsmaschinerie auslösen.
4. Vorsätzliche Versuche, Steuern zu hinterziehen oder zu umgehen.
5. Wissentliches Versäumnis, eine erforderliche Steuererklärung einzureichen.

Das Muster dieser Ausnahmen ist Vorsatz und Dritte. Routinemäßige Compliance-Fehler erhalten das Schutzverfahren. Vorsätzliche Hinterziehung, strafbares Verhalten und Steuern anderer nicht.

Die drei Fallen, die tatsächlich Ermittlungen auslösen​

Wenn man das Verfahren beiseitelegt, wächst fast jede kirchliche Steuerermittlung aus einer von drei Wurzeln. Alle drei sind Buchhaltungsprobleme, bevor sie rechtliche Probleme sind.

1. Kommerzielle Aktivität, die wie ein Geschäft aussieht​

Das klassische Muster ist eine Gemeinde, die ein öffentlich ausgerichtetes kommerzielles Unternehmen betreibt – einen Secondhand-Laden, der für alle offen ist, ein Café, einen Buchladen, bezahltes Parken, Vermietung von Einrichtungen an externe Gruppen – ohne dies als potenzielles unrelated business zu behandeln. Wenn die Aktivität ein regelmäßig betriebener Handel oder ein Gewerbe ist, das nicht wesentlich mit der religiösen Mission zusammenhängt, kann ihr Einkommen der unrelated business income tax unterliegen, gemeldet auf Formular 990-T. Die Bücher sollten die Einnahmen und Ausgaben der Aktivität von den Ministeriumsabläufen von Anfang an trennen, denn die Rekonstruktion dieser Trennung zwei Jahre in einer Ermittlung ist genau die Art von Übung, die scheitert.

2. Lohnabrechnung auf informelle Weise​

Kirchen müssen wie jeder Arbeitgeber Einkommensteuer von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehalten, und Fehler häufen sich bei der Vergütung von Leitern: Gehälter, die ohne Einbehaltung gezahlt werden, Wohnungsbeihilfen, die falsch angewendet oder nicht dokumentiert werden, Liebesgaben, die an Mitarbeiter weitergeleitet werden, als wären sie keine Löhne. Ermittlungen zur Beschäftigungssteuer sind besonders gefährlich, weil sie auch die Ausnahme der „Haftung einer anderen Person" für die betroffenen Personen mit einbeziehen können. Jede Zahlung an jeden Arbeitnehmer – Pastor, Hausmeister, Musiker, Kita-Aushilfe – sollte in Ihren Aufzeichnungen als Lohn, Wohnungsbeihilfe unter einer rechenschaftspflichtigen Festlegung oder ordnungsgemäß dokumentierte Auftragnehmervergütung klassifizierbar sein, mit passenden Formularen W-2, 941 und W-3.

3. Politische Kampagneneinmischung​

Dies ist der Punkt, der die Befreiung selbst beenden kann. Kirchen dürfen sich in Grenzen an Themeninteressenvertretung beteiligen, aber das Unterstützen oder Ablehnen von Kandidaten – von der Kanzel, im Gemeindebrief, in einem von der Kirche verteilten Wählerleitfaden – ist verbotene Kampagneneinmischung für eine 501(c)(3). Denken Sie daran, dass Wählerleitfäden namentlich auf der eigenen Liste des IRS als Quellen für eine vernünftige Überzeugung erscheinen. Halten Sie jede Wählerbildung strikt überparteilich, dokumentieren Sie den Überprüfungsprozess in Vorstandsprotokollen und bewahren Sie diese Protokolle an einem Ort auf, an dem Sie sie finden können.

Führen Sie Bücher, die die erste Mitteilung beantworten können​

Beachten Sie, was die gesamte 7611-Struktur belohnt: eine Kirche, die auf die erste Mitteilung mit Dokumenten antworten kann. Die Ermittlung schließt ohne Prüfung nur ab, wenn Ihre schriftliche Erklärung, gestützt durch Aufzeichnungen, die Bedenken des IRS ausräumt. Das bedeutet, dass die eigentliche Compliance-Arbeit Jahre vor jedem Brief in der gewöhnlichen Buchhaltung passiert:

• Kommerzielle Aktivität trennen. Separate Einnahmen- und Ausgabenkonten für Buchläden, Cafés, Vermietungen und jeden anderen geschäftsähnlichen Betrieb, damit das UBIT-Risiko jederzeit messbar ist.
• Führen Sie die Lohnabrechnung wie ein Arbeitgeber durch, weil Sie einer sind. Rechtzeitige Einzahlungen, eingereichte Formulare 941, W-2, die zum Hauptbuch passen, schriftliche Wohnungsbeihilfe-Festlegungen im Voraus.
• Protokollieren Sie sensible Entscheidungen. Befreiungsrelevante Entscheidungen – Überprüfungen politischer Aktivitäten, Festlegung der Vergütung, Transaktionen mit verbundenen Parteien – gehören in zeitnahe Vorstandsprotokolle, nicht in die Erinnerung von jemandem.
• Bewahren Sie die Unterlagen auf. Spendenbescheinigungen, Bankunterlagen und Lohnabrechnungen, die aufbewahrt und auffindbar sind, schlagen einen Aktenschrank, den niemand durchsuchen kann.

Gemeinden kommen mit ehrenamtlichen Schatzmeistern und Teilzeit-Verwaltungskräften zu dieser Arbeit, weshalb das System einfach, transparent und für den nächsten Freiwilligen, der es erbt, überprüfbar sein sollte. Ein Klartext-Hauptbuch, das jedes Vorstandsmitglied lesen, diffen und sichern kann – mit Lohnabrechnung, UBIT-Aktivitäten und eingeschränkten Mitteln, die in klar benannten Konten verfolgt werden – verwandelt die Antwort auf die erste Mitteilung von einem Chaos in einen Export. Ihre Bücher sind Ihre erste Verteidigungslinie; machen Sie sie lesbar für Menschen, die nicht dabei waren, als die Einträge gemacht wurden.

Vereinfachen Sie Ihr Finanzmanagement​

Die Antwort auf eine Section-7611-Ermittlung läuft darauf hinaus, klare, vollständige Finanzunterlagen unter Einhaltung einer Frist zu erstellen – was genau das ist, was gute Buchhaltung Ihnen jede Woche bietet, nicht nur wenn das IRS schreibt. Beancount.io bietet Klartext-Buchhaltung, die Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt, mit Versionsverlauf, der zeigt, was sich wann geändert hat. Starten Sie kostenlos und halten Sie die Bücher Ihrer Gemeinde bereit für jede Frage, vom Vorstand oder darüber hinaus.