Oregons SB 906, das am 1. Januar 2026 in Kraft tritt, verwandelt die Gehaltsabrechnung von einer Zusammenfassung in ein Offenlegungsdokument. Jeder Abzug benötigt nun einen schriftlichen Lohnabrechnungscode und eine Erläuterung, die der Arbeitnehmer schriftlich anfordern kann – und die der Arbeitgeber innerhalb von 10 Tagen bereitstellen muss.
Was SB 906 verlangt
- Detailgrad der Gehaltsabrechnung: Bruttovergütung, Nettovergütung, Stunden, Satz und jeder Abzug mit seinem Lohnabrechnungscode und einer Beschreibung in verständlicher Sprache.
- Schriftliche Offenlegung auf Anfrage: Ein Arbeitnehmer kann schriftlich eine detaillierte Erläuterung der Lohnabrechnungscodes und aller Abzüge, die nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, anfordern. Der Arbeitgeber hat 10 Tage Zeit, diese bereitzustellen, und die Offenlegung muss spezifisch für die Vergütung dieses Arbeitnehmers sein, nicht eine generische Codeliste.
- Aufbewahrung: Lohnabrechnungsunterlagen, einschließlich der Codeerläuterungen, sechs Jahre lang aufbewahren und sie dem Bureau of Labor and Industries (BOLI) auf Anfrage zur Verfügung stellen.
Lohnabrechnungskontrollen
- Codetabelle: Eine Mastertabelle mit Lohnabrechnungscodes und Beschreibungen in verständlicher Sprache, die bei Hinzufügen eines Abzugs aktualisiert wird. Die Gehaltsabrechnung bezieht sich auf die Tabelle, nicht auf Freitext.
- Protokoll schriftlicher Anfragen: Datum, Arbeitnehmer, angefragter Abzug, Antwortdatum und die gegebene Erläuterung. Dieses Protokoll dient als Nachweis, wenn BOLI fragt, ob die 10-Tage-Frist eingehalten wurde.
- System vs. manuell: Wenn Ihr Lohnabrechnungsdienstleister die Detailgenauigkeit auf Codeebene nicht liefern kann, exportieren Sie die Details und fügen Sie die Erläuterung bei. Die Anforderung liegt beim Arbeitgeber, nicht beim Dienstleister.
Halten Sie Ihre Finanzen von Anfang an organisiert
Eine Gehaltsabrechnung, die auch ein Offenlegungsdokument ist, ist eine Lohnabrechnung, die geschrieben werden muss, bevor sie gedruckt wird. Eine aktuelle Codetabelle, ein datiertes Anfragenprotokoll und eine vollständige Aufbewahrungsdatei machen das Transparenzgesetz zu einer geplanten Offenlegung und nicht zu einer Strafe von 500 $ pro Abrechnungszeitraum.
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