Wenn Sie die kalifornische Gehaltsdatenmeldung einreichen und Ihre Lohndaten Auftragnehmer und erweiterte demografische Felder enthalten, wird die Vorlage, die Sie letztes Jahr verwendet haben, in diesem Mai abgelehnt.
Was erweitert wurde
Die Civil Rights Department (CRD) Kaliforniens hat die Gehaltsdatenmeldungsvorlage für 2026 erweitert, um die arbeitsrechtlichen Gehaltsdaten (Labor Code 432.3) an die erweiterte Abdeckung des Datenschutzgesetzes anzugleichen:
- Wer gemeldet wird: Nicht nur Vollzeit-W-2-Beschäftigte, sondern auch 1099-Auftragnehmer, die einen erheblichen Teil ihrer Arbeitsstunden in Kalifornien leisten, sofern sie die Meldeschwelle erreichen (in vielen Fällen 100+ Zahlungsempfänger).
- Was gemeldet wird: Die alten 10 Gehaltsbänder sind jetzt 12, wobei das oberste Band aufgeteilt wurde. Stunden und Vergütung werden nach Betriebsstätte, Berufskategorie und nun auch nach einem erweiterten kombinierten Feld für Rasse/Ethnie und Geschlecht gemeldet, das mit dem Dateninventar des Datenschutzgesetzes übereinstimmt.
Betroffene Arbeitgeber: Private Arbeitgeber mit 100+ Beschäftigten und/oder 100+ über Arbeitsvermittler eingestellten Arbeitnehmern im vorangegangenen Kalenderjahr, mit mindestens einem Zahlungsempfänger in Kalifornien. Die Schwelle zählt Auftragnehmer, nicht nur Beschäftigte.
Mai-Einreichung, Überschneidung mit Datenschutzgesetz
Der Gehaltsdatenbericht ist am zweiten Mittwoch im Mai fällig. Im Jahr 2026 führt die CRD-Vorlage eine Quervalidierung mit dem Dateninventar des California Privacy Rights Act (CPRA) durch: Die demografischen Felder in den Gehaltsdaten müssen mit den Kategorien übereinstimmen, die Sie in Ihrer Datenschutzerklärung für dieselbe Belegschaft offenlegen.
Das bedeutet, dass die Lohnabrechnung und das Datenschutzinventar aus derselben Wahrheitsquelle stammen müssen – nicht aus zwei Tabellenkalkulationen, die sich im April unterscheiden.
Buchhaltung, die den Bericht übersteht
- Vergütungsgruppierung: Das W-2-Feld 1 oder die 1099-Bruttovergütung jedes Zahlungsempfängers, die Stunden (oder Proxy-Stunden für Befreite), die Betriebsstätte und die Berufskategorie müssen markierbar sein. Wenn Ihr Lohnabrechnungssystem nicht nach Betriebsstätte und Auftragnehmer vs. Beschäftigtem markieren kann, exportieren und fügen Sie die Markierungen vor der Vorlage hinzu.
- Stunden für Befreite und Auftragnehmer: Befreite Stunden werden für Vollzeitbeschäftigte mit 40 pro Woche angesetzt; die Stunden der Auftragnehmer werden über Rechnungen oder Zeiterfassungen verfolgt, nicht über Lohnstunden, die sie nicht haben.
- Abgleich Datenschutz vs. Lohnabrechnung: Die Anzahl der Personen nach demografischer Kategorie in den Gehaltsdaten muss mit dem Belegschaftszähler des Datenschutzinventars übereinstimmen. Führen Sie eine einzige Belegschaftszählung, die beide speist.
Halten Sie Ihre Finanzen von Anfang an organisiert
Die Gehaltsdatenmeldung ist eine Lohnmeldung mit einer Bürgerrechts-Komponente. Die Arbeitgeber, die sauber einreichen, sind diejenigen, deren Lohnabrechnung, Auftragnehmerbuch und Datenschutzinventar aus einer Zählung stammen, versioniert und im April bereit, nicht erst im Mai.
Beancount.io hält diese Zählung als Klartext – jeder Zahlungsempfänger als Transaktion mit Betriebsstätte, Kategorie und Demografie – bereit, bevor die Vorlage fällig ist. Jetzt kostenlos starten und den Mai zum Einreichen machen, nicht zum Rekonstruieren.